CEPINA

BROCHURE D'INFORMATION

INTRODUCTION

On recourt de plus en plus à l’arbitrage ainsi qu’à d’autres modes de règlement alternatif des litiges, tels que la médiation, le mini-trial, ... Ceci s’explique essentiellement par les avantages que présentent ces procédures, en particulier la rapidité, la confidentialité et la compétence des arbitres et des médiateurs. Le CEPANI, le Centre belge d’Arbitrage et de Médiation, a été créé en 1969 avec pour objectif l’étude et la pratique de l’arbitrage national et international. Depuis lors, il a étendu son champ d’action à d’autres modes de règlement des litiges. Aujourd’hui, en sa qualité de centre reconnu d’arbitrage et de médiation en Belgique, il entend offrir tant aux chefs d’entreprise qu’aux particuliers un outil efficace et adéquat pour régler leurs différends. Pour ce faire, il a mis au point différents règlements, y compris pour les litiges dans des matières nouvelles, comme les noms de domaine.be. Par ailleurs, il suit pas à pas le déroulement des procédures qui s’engagent sous son égide pour veiller à leur qualité, à leur diligence et à leur efficacité.

L'ARBITRAGE

Qu'est l'arbitrage ?
L’arbitrage est une forme de règlement des litiges, par laquelle les parties conviennent de soumettre leur différend à un tribunal arbitral, composé d’une ou de trois personnes. Sur la base des revendications des parties, ce tribunal rend une décision - une sentence arbitrale - qui est obligatoire. Au besoin, l’exécution de la sentence peut faire l’objet d’une exécution forcée.

Pourquoi l'arbitrage ?

R A P I D I T E
Une procédure d’arbitrage auprès du CEPANI dure en moyenne un an. Cela tient à l’absence de recours, à la simplification de la procédure et à la disponibilité et à l’expertise des arbitres.

C O N F I D E N T I A L I T E
A l’inverse de la procédure auprès des tribunaux ordinaires, l’arbitrage est strictement confidentiel. Les arbitres sont tenus à une discrétion absolue, les parties sont entendues à huis clos et la sentence arbitrale n’est publiée qu’avec l’accord des parties.

C O Û T
Les coûts d’un arbitrage du CEPANI sont calculés conformément à un barème sur base de la valeur financière du litige. Les parties peuvent donc connaître à l’avance le coût de l’arbitrage.
L’absence de recours et la simplification des formes de procédure permettent aussi de faire l’économie de nombreux coûts.

C L I M A T D E C O N F I A N C E
L’arbitrage se déroule en général dans un climat de confiance qui préserve les relations futures entre les parties.

Quels litiges peut-on soumettre à l'arbitrage ?
L’arbitrage est possible dans la plupart des matières, notamment :
- dans les litiges en matière commerciale, industrielle financière ;
- dans les litiges entre associés ;
- dans les litiges en matière de construction ou de copropriété ;
- dans les liquidations de communautés ou de successions ;
- dans les litiges mettant en cause une responsabilité professionnelle.

Le recours à l’arbitrage peut être prévu dans une convention par l’insertion d’une clause faisant référence au règlement du CEPANI ( voy. plus loin sous le terme "la convention d'arbitrage").

Pourquoi l'arbitrage institutionnel ?
Lorsque les parties décident de soumettre leur litige à l’arbitrage, elles peuvent soit opter pour le déroulement d’un arbitrage en dehors de toute institution d'arbitrage (arbitrage ad hoc), soit choisir de confier le déroulement de la procédure à une institution comme le CEPANI (arbitrage institutionnel). En cas d’arbitrage ad hoc, la procédure est réglée par les parties ou les arbitres. Si des problèmes surviennent, il faut recourir aux tribunaux ordinaires. Dans ce cas, la procédure sera interrompue pendant un certain temps. Les parties paient directement aux arbitres les coûts de la procédure et honoraires des arbitres.
L’arbitrage institutionnel offre l’avantage de pouvoir se référer à un règlement, ce qui constitue un élément de sécurité juridique. En outre, il permet d’aboutir rapidement à une sentence arbitrale. Par ailleurs, le CEPANI donne également des conseils juridiques sur le déroulement de la procédure. En contrepartie, les parties doivent intervenir dans les coûts administratifs de l’institution d’arbitrage.

L’ARBITRAGE DU CEPANI

Qu’est le CEPANI ?
Aujourd’hui, le CEPANI est le centre d’arbitrage et de médiation le plus important de Belgique. Contrairement à d’autres centres d’arbitrage, il n’a pas de caractère régional ou sectoriel. Il s’agit d’un organisme national et intersectoriel, qui se profile également sur le plan international. Son terrain d’action couvre l’ensemble du territoire belge, et s’étend même au-delà. Un arbitrage sur quatre, qui lui est soumis, a un caractère international.
Les membres du CEPANI sont principalement des avocats, des notaires, des professeurs d’université, des dirigeants d’entreprises et des juristes d’entreprise.
Le CEPANI n’exerce pas lui-même les fonctions d’arbitre. Son rôle consiste à désigner des arbitres compétents, diligents et indépendants et à surveiller le bon déroulement de la procédure en réglant les difficultés juridiques ou matérielles qui peuvent surgir. Ainsi, si nécessaire, le CEPANI (1) vérifie s’il existe une convention d’arbitrage manifeste, (2) prend une décision concernant le nombre d’arbitres qui devront trancher le litige, (3) désigne les arbitres, (4) prend des décisions concernant la récusation d’arbitres, (5) s’assure que les arbitres respectent le règlement du CEPANI et les remplace le cas échéant, (6) détermine le lieu de l’arbitrage, (7) octroie et prolonge des délais, (8) détermine le coût de l’arbitrage, (9) notifie la sentence arbitrale.
Par ailleurs, le CEPANI développe également une action d’étude et de promotion de l’arbitrage.

Le Secrétariat du CEPANI
Le Secrétariat du CEPANI est chargé de suivre les dossiers d’arbitrage. Il octroie des délais et les prolonge au besoin, calcule la provision pour frais d’arbitrage, signifie la sentence arbitrale aux parties et en assure le dépôt au greffe, à la demande d’une des parties.

La désignation des arbitres
Conformément au règlement du CEPANI, le tribunal arbitral est composé d’un seul ou de plusieurs arbitres. Lorsqu’un seul arbitre est désigné, c’est le CEPANI qui s’en charge, à moins que les parties n’en conviennent autrement. Dans le cas d’un tribunal tripartite, chaque partie désigne un arbitre - sous réserve de son acceptation par le CEPANI.

Le CEPANI désigne le président du tribunal arbitral. Lorsque le nombre d’arbitres n’est pas spécifié, le litige est tranché par un arbitre unique, sauf lorsqu’une des parties demande que soient désignés trois arbitres ou lorsque le CEPANI prend cette décision d’office.

Le CEPANI ne dispose pas d’une liste d’arbitres parmi lesquels il faut opérer un choix, ce qui laisse aux parties toute liberté en la matière. Les arbitres qui siègent dans un arbitrage du CEPANI doivent être indépendants et impartiaux à l’égard des parties et de leurs conseils, et ils doivent accepter et respecter les règles de bonne conduite édictées par le CEPANI.

La surveillance du déroulement de la procédure
Le CEPANI surveille le déroulement de la procédure d’arbitrage dès son introduction jusqu’à ce que la sentence arbitrale soit rendue. Conformément au Règlement d’arbitrage du CEPANI, le tribunal arbitral doit établir un acte de mission dans les deux mois suivant la réception du dossier. Cet acte est un document qui fixe le cadre dans lequel le ou les arbitres doivent opérer. Il s’établit en début de procédure avec les parties et les arbitres et permet de régler des problèmes pratiques comme la langue et le lieu de l’arbitrage. Les dossiers d’arbitrage en cours sont suivis en permanence. Le CEPANI veille à ce qu’ils ne se prolongent pas inutilement et à ce que le règlement soit respecté. A cette fin, le Secrétariat reçoit une copie du courrier échangé entre les parties et des mémoires ou des conclusions.

L’estimation des honoraires des honoraires arbitres
Dans un arbitrage du CEPANI, c’est le Secrétariat qui détermine les honoraires des arbitres. Au début de la procédure, il détermine la provision pour frais d’arbitrage en fonction du montant de la demande et conformément au barème annexé au règlement. Les frais d’arbitrage comprennent les honoraires et les frais des arbitres, ainsi que les frais administratifs du CEPANI. A la fin de la procédure a lieu une estimation définitive des frais d’arbitrage par le Secrétariat du CEPANI. En principe, la provision couvre les frais d’arbitrage. Les arbitres n’interviennent pas personnellement dans la fixation de leurs honoraires.
Par ailleurs, le fait que les frais d’arbitrage soient basés sur le montant de la demande décourage l’introduction de demandes principales et reconventionnelles d’un montant irréaliste.

Notification et dépot de la sentence arbitrale
Lorsque la sentence arbitrale est rendue, le tribunal arbitral la transmet au Secrétariat du CEPANI qui la notifie aux parties et à leurs conseils. Si une des parties le demande, le CEPANI dépose la sentence arbitrale au greffe du tribunal de première instance.

LA CONVENTION D’ARBITRAGE

Un arbitrage auprès du CEPANI n’est possible que moyennant une convention écrite entre les parties.

Le CEPANI conseille d’insérer dans une convention la clause type suivante :

"Tous les différends découlant du présent contrat ou en relation avec celui-ci seront tranchés définitivement suivant le règlement du CEPANI par un ou plusieurs arbitres nommés conformément à ce règlement. "

Cette clause type peut être complétée par les dispositions suivantes :

-" Le tribunal arbitral sera composé (d’un) ou (de trois) arbitre(s). "
- " Le siège de l’arbitrage sera (ville). "
- " La langue de la procédure sera le (...). "
- " Les règles de droit applicables sont (...). "

DE LA DEMANDE D'ARBITRAGE A LA SENTENCE ARBITRALE

Download l'aperçu schématique de la procédure arbitrale

Art. 1
La demande d’arbitrage et les pièces justificatives doivent être adressées au Secrétariat du CEPANI en autant d’exemplaires qu'il y a d'arbitres, c’est-à-dire 1 ou 3, plus un exemplaire pour le Secrétariat du CEPANI, soit au total en 2 ou 4 exemplaires. Lorsque la désignation d’un tribunal tripartite est demandée, le nom et toutes les coordonnées de l’arbitre présenté doivent être repris dans la demande.

Art. 25
Après avoir reçu la demande, le CEPANI calcule la provision pour frais d’arbitrage conformément au barème. La provision est due par parts égales par le demandeur et le défendeur. Ils sont tous deux invités à payer leur part de la provision dans un délai d’un mois.

Art. 2
Le défendeur dispose d’un mois pour formuler sa réponse à la demande d’arbitrage. Cette réponse doit être considérée comme une première réaction sommaire à la demande. Elle doit clairement indiquer si le défendeur marque ou non son accord sur le nombre d’arbitres, la langue et le lieu de l’arbitrage. Lorsque les parties souhaitent la nomination d’un tribunal tripartite, le défendeur doit mentionner dans sa réponse le nom et toutes les coordonnées de l’arbitre qu’il présente. Toute demande reconventionnelle formulée par le défendeur doit être jointe à sa réponse. Si tous les délais sont respectés, le Secrétariat doit avoir reçu la réponse du défendeur et le paiement de la provision dans un délai d’un mois maximum.

Art. 9.
Dès le paiement intégral de la provision pour frais d’arbitrage, le Comité de nomination ou le Président du CEPANI nomme le tribunal arbitral. Ensuite, le Secrétariat du CEPANI transmet le dossier d’arbitrage complet (demande, réponse et pièces justificatives) aux membres du tribunal arbitral. Si la demande est étendue en cours de procédure ou si une demande reconventionnelle est formulée, la provision pour frais d’arbitrage peut être ajustée par le Secrétariat du CEPANI.

Art. 16
La première mission du tribunal arbitral consiste à établir un acte de mission et un calendrier de procédure. L’acte de mission constitue en quelque sorte le document de base de la procédure d’arbitrage. Le tribunal arbitral y décrit sa mission, e.a. en donnant un aperçu du différend (circonstances, position du demandeur et du défendeur, points litigieux à régler, etc.). Cet acte doit être signé par les parties et les membres du tribunal arbitral. Le délai prévu au règlement pour rendre la sentence arbitrale commence à courir à la date de l’acte de mission. Le calendrier pour la procédure règle le déroulement ultérieur de la procédure (délais pour l’échange des mémoires et date de l’audience) et est fixé par le tribunal arbitral en concertation avec les parties. Le CEPANI en est informé et en tient compte lors du suivi de la procédure arbitrale.

Art. 19
En principe, le CEPANI octroie au tribunal arbitral un délai de 4 mois à dater de la date de l’acte de mission pour rendre sa sentence arbitrale.

Art. 23 Le tribunal arbitral transmet la sentence au Secrétariat du CEPANI en autant d’exemplaires originaux qu’il y a de parties et un exemplaire original pour le Secrétariat. Le Secrétariat notifie la sentence aux parties.

Art. 24
La sentence arbitrale est définitive et rendue en dernier ressort. Aucun recours n’est donc possible. Les parties s’engagent à exécuter la sentence arbitrale sans délai.

Mode de calcul de provision pour frais d'arbitrage - exemple

Une procédure d’arbitrage est introduite, concernant un litige d’une valeur financière totale de 250.000 EUR. Les parties demandent que soit désigné un tribunal arbitral tripartite.

La provision pour frais d’arbitrage est calculée comme suit:

a) honoraires

Barême applicable 100.001 à 500.000 EUR

Minimum: 3.000 + 1,5% du montant au-dessus de 100.000
3.000 + 1,5% de ( 250.000 - 100.000)
3.000 + 1,5% de 150.000
3.000 + 2.250
5.250 EUR

Maximum: 6.000 + 1,5% du montant au-dessus de 100.000
6.000 + 1,5% de (250.000 - 100.000)
6.000 + 1,5% de 150.000
6.000 + 2.250
8.250 EUR

Provision pour honoraires retenue                                             6.750,00 EUR

b) frais administratifs
10% de la provision pour honoraire = 675,00 EUR
à majorer de 21% TVA soit 141,25 EUR

PROVISION TOTALE POUR FRAIS D’ARBITRAGE                      7.566,25 EUR
à multiplier avec 2,5 en cas de tribunal arbitral tripartite    18.916,87 EUR

ARBITRAGE DES LITIGES D'IMPORTANCE PECUNIAIRE LIMITEE

Pour les petits litiges, le CEPANI prévoit une procédure plus rapide et moins coûteuse que pour les litiges de plus grande importance pécuniaire. Le CEPANI entend par petits litiges ceux dont la demande principale et la demande reconventionnelle éventuelle ne dépassent pas au total une valeur de 12.500 EUR. Si, en cours de procédure, la demande principale et la demande reconventionnelle dépassent le montant de 12.500 EUR, la procédure accélérée prévue pour les petits litiges reste d’application, sauf si les parties en conviennent autrement. La procédure accélérée présente les caractéristiques suivantes (1) il y a toujours un seul arbitre, (2) en principe, le coût varie entre 625 et 1.250 EUR, (3) la procédure est en principe écrite, (4) la procédure est simplifiée: ainsi, il n’y a pas d’acte de mission, (5) les délais sont écourtés: la procédure ne peut dépasser 120 jours au total, entre l’introduction de la demande d’arbitrage et le prononcé de la sentence.

AUTRES MODES DE REGLEMENT ALETRNATIF DES LITIGES

La décision obligatoire de tiers décideurs pour les litiges relatifs aux noms de domaine
DNS BE, l’organisme belge qui enregistre les noms de domaine, a confié au CEPANI le soin de régler les litiges relatifs aux noms de domaine.be. Dans ce but, le CEPANI a élaboré un règlement ad hoc, qui décrit les différentes phases de la procédure. Cette procédure se caractérise par une très grande rapidité et par le fait qu’elle se déroule entièrement en ligne sans qu’en principe les parties comparaissent devant le Tiers décideur. Les décisions de ce Tiers sont publiées sur le site web du CEPANI et communiquées à DNS BE, qui les met en œuvre en radiant le nom de domaine ou en le cédant au plaignant, sauf si, dans un délai de 30 jours ouvrables à dater de cette décision, une sentence judiciaire ordonne la suspension de la radiation ou de la cession.
Les Tiers désignés par le CEPANI pour trancher le litige en matière de noms de domaine sont puisés dans une liste d’experts régulièrement mise à jour et reprise également sur le site web du CEPANI.
Le coût de cette procédure est de 1.620 EUR, à payer par le plaignant au début de la procédure.   Ce montant n'est pas remboursé, même en cas d'accord ultérieur entre les parties.

Le mini-trial
Le recours au mini-trial implique la mise en place d’un Comité de minitrial composé d’un représentant (assesseur) de haut niveau désigné par chacune des parties et d’un tiers neutre en qualité de Président du Comité de mini-trial.
Les assesseurs doivent pouvoir engager l’entreprise, de sorte qu’ils puissent immédiatement marquer leur accord sur une solution éventuelle au litige.
Le Président du Comité de mini-trial dispose des pouvoirs les plus larges pour dégager un accord entre les parties; à cet effet, il se concerte avec les assesseurs, soit collectivement, soit séparément.
La procédure de mini-trial garantit une confidentialité absolue lorsque la procédure de concertation n’aboutit pas à un accord. Les frais sont supportés pour moitié par chacune des parties, sauf si elles en ont convenu autrement.

La médiation
Si des parties à un litige souhaitent l’assistance d’un tiers pour arriver à une solution par la médiation, le CEPANI désigne un médiateur qui propose aux parties un règlement amiable. Le médiateur a une obligation de discrétion. Les frais sont supportés pour moitié par chacune des parties, sauf si elles en ont convenu autrement.

L’expertise technique
Si les parties ont des problèmes techniques de quelque nature que ce soit, elles peuvent se fonder sur le règlement du CEPANI pour une expertise technique. L’expertise technique peut aider à parvenir à un règlement amiable entre les parties ou à fournir un certain nombre de données contrôlées qui peuvent éventuellement servir lors d’une procédure arbitrale ou judiciaire ultérieure. En principe, les constatations et conclusions de l’expert lient les parties, mais il leur est possible de prévoir qu’il ne s’agit que d’un avis. Les frais de cette procédure sont déterminés en fonction des circonstances de l’affaire, de la nature de la mission et du nombre d’experts. Sauf arrangement contraire, chacune des parties paie une partie égale des frais.

L’adaptation des contrats
Lorsque les circonstances initiales dans lesquelles a été conclu un contrat compliqué et de longue durée ont changé, il peut s’avérer nécessaire de modifier ce contrat. Si les parties le souhaitent, le CEPANI peut désigner un tiers indépendant, soit pour faire une recommandation aux parties, soit - si elles y marquent leur accord - pour formuler une règle qui les engage définitivement. Les frais de cette procédure sont déterminés en fonction des circonstances de l’affaire. Sauf arrangement contraire, chacune des parties paie une part égale des frais.