CEPINA

Spécifique pour arbitre

Comment présenter sa candidature comme arbitre ?

Le CEPANI ne dispose pas de listes d’arbitres auxquels il fait appel. On ne peut normalement pas présenter sa candidature pour être nommé comme arbitre par le Cepani et il n’est pas question d’arbitres agréés ou reconnus.

Lorsque le CEPANI est saisi d’une demande d’arbitrage, le Comité de nomination ou le Président examine, au cas par cas, quelle personne est la plus qualifiée pour trancher le litige. Il tient compte à cet égard de la nature du litige, de la langue, de l’identité et de la personnalité des co-arbitres, des qualifications et de la disponibilité des arbitres, du caractère urgent ou non de l’affaire, de l’importance de l’enjeu, etc. Le Cepani peut faire appel à cet effet à de nombreux arbitres belges et étrangers réputés.

Le CEPANI offre aussi la possibilité à des jeunes arbitres qui ont moins d’expérience de s’initier à la matière de l’arbitrage en les désignant d’abord comme co-arbitres ou en leur confiant des affaires qui ne présentent pas trop de difficultés. En tout état de cause, ils peuvent bénéficier de l’assistance du Secrétariat du Cepani. Si vous souhaitez être pris en considération pour une désignation d’arbitre, vous pouvez compléter le CV qui figure sur notre site et le renvoyer au CEPANI. Il est important de faire mention notamment de votre participation à des colloques, à des journées d’étude ou à des formations en matière d’arbitrage.

Quelle est l’attente du CEPANI à l’égard d’un arbitre ?

Le CEPANI demande à un arbitre qu’il respecte strictement les dispositions du règlement d’arbitrage, les règles de bonne conduite et qu’il l’informe régulièrement de l’état d’avancement de la procédure. D’éventuelles demandes de prolongation des délais doivent être motivées et introduites à temps auprès du Secrétariat. Le Cepani attend en outre des arbitres qu’ils veillent à ce que la procédure ne se prolonge pas inutilement et qu’ils incitent les parties à respecter les délais convenus.

Qu’est-ce qu’un arbitre peut attendre du CEPANI?

Les arbitres peuvent attendre du CEPANI qu’il leur apporte l’assistance nécessaire lorsque des problèmes de nature procédurale se posent. Le Secrétariat est également disponible pour donner des explications sur les dispositions du règlement, le calcul de la provision, les usages etc… Le CEPANI a une bibliothèque qui peut être consultée sur demande. Pour l’organisation d’audiences arbitrales ou pour le délibéré, des salles peuvent être réservées, à l’intervention du Secrétariat du Cepani. Les bureaux du CEPANI sont localisés dans les locaux de la Fédération des Entreprises de Belgique.

Quand un arbitre est-il rémunéré pour ses prestations et comment cette rémunération est-elle calculée ?

Les arbitres désignés dans le cadre d’une procédure du CEPANI ne touchent des honoraires qu’à la fin de la procédure. Sur base des statistiques les plus récentes un arbitrage dure en moyenne de 8 mois à un an. Lorsqu’en raison de circonstances exceptionnelles, l’arbitrage dure longtemps et que l’arbitre a déjà effectué un certain nombre de prestations (établissement de l’acte de mission et du calendrier de procédure, rédaction d’ordonnances ou de sentences intermédiaires) il peut à titre exceptionnel recevoir une avance sur honoraires et ce, au cours de la procédure.

Le montant des honoraires de l’arbitre est arrêté par le Secrétariat et est directement fonction de l’importance de l’enjeu financier du litige. C’est sur base du barème que ce montant est déterminé. Pour couvrir ces honoraires, une provision est demandée aux parties. Le Comité de désignation ou le Président ne procède à la nomination de l’arbitre que lorsque la provision pour frais d’arbitrage est intégralement réglée. Lorsque le tribunal arbitral comprend trois personnes, le président reçoit 40% du montant de la rémunération globale des arbitres et chaque co-arbitre 30 %. Bien entendu, les arbitres peuvent convenir d’une autre clé de répartition mais il faut que le Secrétariat en soit averti au plus tard lorsqu’ils lui remettent la sentence.

Que faut-il faire lorsque les parties ont réglé le litige à l’amiable ?

Lorsque les parties ont réglé le litige à l’amiable, le Secrétariat doit en être informé. Le contenu de l’accord ne doit pas lui être communiqué mais simplement le fait que les parties ont conclu un accord qui met fin au litige. Il faut que cet accord soit confirmé par toutes les parties concernées. Lorsque les parties signalent qu’il y a un accord et qu’il peut être mis fin à la procédure arbitrale, le Secrétariat évalue les coûts de l’arbitrage.

Les parties peuvent aboutir à un accord amiable soit par elles-mêmes soit avec l’aide de leurs conseils soit encore sous les auspices du tribunal arbitral. L’intervention active ou non de ce dernier dans la mise au point de l’accord est un facteur qui est pris en considération pour déterminer le montant des frais d’arbitrage. C’est pourquoi le tribunal arbitral doit remettre au Secrétariat un aperçu détaillé des prestations qu’il a effectuées.

Sauf cas exceptionnels, lorsqu’un accord est réalisé, le Secrétariat du CEPANI procède au remboursement d’une partie de la provision pour frais d’arbitrage.

Dans quels cas la provision pour frais d’arbitrage peut-elle être augmentée ?

La provision pour frais d’arbitrage ne peut être augmentée que lorsque la demande principale et/ou la demande reconventionnelle est augmentée. Il ne peut y avoir d’augmentation sur base du nombre d’heures consacrées par l’arbitre à l’affaire.

L’augmentation se fait toujours conformément au barème en vigueur. Dans des circonstances exceptionnelles, la provision pour frais d’arbitrage peut être fixée à un montant supérieur à celui qui résulte de l’application du barème. Ces circonstances exceptionnelles doivent être dûment motivées et elles sont examinées attentivement par le Secrétariat.

Que faut-il indiquer dans la déclaration d’indépendance ?

Dans la déclaration d’indépendance, il faut signaler tout élément quelconque qui peut faire naître chez les parties le sentiment que l’arbitre n’est pas indépendant.

Le Secrétariat du CEPANI transmet les éléments signalés par l’arbitre aux parties en leur demandant de confirmer par écrit qu’elles n’ont pas d’objection au maintien de l’arbitre en question.

Si les parties formulent des objections qui apparaissent fondées, le Comité de désignation ou le Président procède au remplacement de l’arbitre.

Pourquoi ne pas reprendre le calendrier de procédure dans l’acte de mission ?

L’acte de mission est un document qui doit être signé à la fois par les membres du tribunal arbitral et par toutes les parties à l’arbitrage. La conséquence en est que toute modification ultérieure de l’acte de mission nécessite l’accord de toutes ces parties.

Si le calendrier de procédure est repris dans l’acte de mission, toute modification qui y est portée doit recueillir l’accord de toutes les parties et ensuite il faut modifier l’acte de mission lui-même.

Or, le calendrier de procédure s’il doit dans la mesure du possible être établi de commun accord entre les parties et les arbitres, peut être imposé par ces derniers notamment si une partie fait obstruction.