Frais d'arbitrage
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Règlement en vigueur à compter du 1er janvier 2005
Article 3 Demande d'arbitrage 1. La partie qui désire recourir à l'arbitrage d’importance pécuniaire limitée du CEPANI en adresse la demande au Secrétariat.
La demande d'arbitrage contient notamment les indications suivantes:
a) les nom, prénom, dénomination complète, qualité, adresse, numéro de téléphone et de fax, adresse e-mail et, le cas échéant, le numéro de TVA de chacune des parties;
b) un exposé de la nature et des circonstances du litige à l’origine de la demande;
c) l’objet de la demande, un résumé des moyens invoqués et, si possible, l’estimation des montants réclamés;
d) des indications relatives au siège et à la langue de l’arbitrage ainsi qu’aux règles de droit applicables.
La demande doit être accompagnée de la copie des conventions intervenues, et en tout cas de la convention d’arbitrage, de la correspondance échangée entre parties et de toutes autres pièces utiles.
La demande d’arbitrage et ses annexes doivent être établies en deux exemplaires.
2. Le demandeur joint, en outre, à la demande d’arbitrage la preuve de la notification de la demande et de ses annexes au défendeur.
3. L’arbitrage d’importance pécuniaire limitée est considéré commencer le jour de la réception par le Secrétariat de la demande d’arbitrage et de ses annexes et du paiement des frais d’enregistrement comme déterminé à l’article 2 de l’annexe I.I. Le Secrétariat confirme la date du début de l’arbitrage d’importance pécuniaire limitée aux parties.
(Ainsi modifié par décision de l’assemblée générale du CEPANI du 13 juin 2007) *
Article 4 Réponse à la demande d’arbitrage – demande reconventionnelle
1. Dans le délai de vingt et un jours à compter de la date du début de l’arbitrage, le défendeur transmet au Secrétariat sa réponse à la demande d’arbitrage.
La réponse contient notamment les indications suivantes:
a) les noms, prénoms, dénominations complètes, qualités, adresses, numéros de téléphone et de fax, adresses e-mail et, le cas échéant, numéros de TVA du défendeur;
b) ses commentaires sur la nature et les circonstances du litige à l’origine de la demande;
c) son point de vue sur les chefs de demande;
d) des indications relatives au siège et à la langue de l’arbitrage, ainsi qu’aux règles de droit applicables.
La réponse et ses annexes doivent être établies en deux exemplaires.
2. Le défendeur joint, en outre, à la réponse la preuve de la notification dans le même délai de vingt et un jours de la réponse et de ses annexes au demandeur.
3. Toute demande reconventionnelle formulée par un défendeur doit l’être avec sa réponse à la demande d’arbitrage et contient notamment:
a) un exposé de la nature et des circonstances du litige à l’origine de la demande reconventionnelle;
b) l’objet de la demande reconventionnelle et, dans la mesure du possible, une estimation des montants réclamés.
4. A la demande motivée du défendeur ou au besoin d’office, le Secrétariat peut proroger le délai fixé au paragraphe 1.
Article 5 Echange de mémoires
1. Dans les vingt et un jours du dépôt au Secrétariat de la réponse du défendeur et de ses annexes, le demandeur peut établir un mémoire en réplique qu'il communique au Secrétariat et dans le même délai au défendeur.
2. Dans les vingt et un jours du dépôt au Secrétariat par le demandeur de son mémoire en réplique et de ses annexes, le défendeur peut établir à son tour un mémoire en réplique qu'il communique au Secrétariat et dans le même délai au demandeur.
3. Ensuite, le demandeur dispose d'un délai de quatorze jours à compter du dépôt au Secrétariat par le défendeur de son mémoire en réplique et de ses annexes, pour établir un dernier mémoire, qui doit être communiqué au Secrétariat et dans le même délai au défendeur.
4. Enfin, le défendeur dispose à son tour d'un délai de quatorze jours à compter du dépôt au Secrétariat par le demandeur de son dernier mémoire et de ses annexes, pour établir un dernier mémoire, qui est communiqué au Secrétariat et dans le même délai au demandeur.
5. A la demande motivée d’une ou des parties, les délais fixés dans les paragraphes ci-avant peuvent être prorogés. Une demande à ce sujet est communiquée au tribunal arbitral ou si celui-ci n’a pas encore été nommé au Secrétariat.
Si nécessaire, le Secrétariat peut proroger ces délais d’office.
Article 6 Absence de convention apparente d’arbitrage
A défaut de convention apparente d'arbitrage, celui-ci ne peut avoir lieu si le défendeur ne répond pas dans le délai de vingt et un jours visé à l'article 4, ou s'il décline l'arbitrage à l’intervention du CEPANI.
Article 7 Effet de la convention d’arbitrage
1. Lorsque les parties sont convenues d'avoir recours à l'arbitrage conformément au règlement du CEPANI, elles se soumettent par là même au règlement, en ce compris à ses annexes, en vigueur à la date du début de l’arbitrage, à moins qu’elles ne soient convenues expressément de se soumettre au règlement en vigueur à la date de la convention d’arbitrage.
2. Si nonobstant l’existence d’une convention apparente d'arbitrage, une des parties refuse ou s’abstient de se soumettre à l’arbitrage, celui-ci a néanmoins lieu.
3. Si nonobstant l’existence d’une convention apparente d'arbitrage, une des parties soulève une ou plusieurs exceptions relatives à l'existence, à la validité ou à la portée de la convention d’arbitrage, l’arbitrage a lieu néanmoins sans que le CEPANI se prononce sur la recevabilité ou le bien fondé de ces exceptions. Dans ce cas, il appartient au tribunal arbitral de statuer sur sa propre compétence.
4. Sauf stipulation contraire des parties, la nullité ou l’inexistence du contrat n'entraîne pas l'incompétence du tribunal arbitral, si celui-ci constate la validité de la convention d'arbitrage.
Article 8 Documents
Les conclusions, mémoires et autres communications écrites présentées, par les parties, ainsi que toutes pièces ou documents annexes doivent être envoyés à toutes les parties et à l’arbitre. Le Secrétariat reçoit une copie de toutes ces communications et documents.
Le Secrétariat reçoit aussi une copie de toutes les communications du tribunal arbitral aux parties.
Article 9 Notifications ou communications écrites et délais
1. La demande d’arbitrage, la réponse à la demande d’arbitrage, les mémoires et conclusions, la nomination des arbitres et la notification de la sentence peuvent s’effectuer valablement par remise contre reçu, par lettre recommandée, courrier, télécopie ou par tout autre moyen de télécommunication permettant de fournir une preuve de l’envoi. Les autres notifications ou communications faites en exécution du présent règlement peuvent s’effectuer valablement par toute autre moyen de communication écrite.
Si une des parties est représentée par un conseil, les notifications et les communications sont faites à ce dernier, à moins que cette partie demande qu’il en soit autrement.
Les notifications et les communications sont valablement effectuées à la dernière adresse de la partie qui en est le destinataire, telle qu’elle a été communiquée par celle-ci ou par l’autre partie, le cas échéant.
2. La notification ou la communication est considérée comme faite quand elle est reçue ou aurait dû être reçue, si elle est valablement effectuée conformément au paragraphe 1, soit par la partie elle-même, soit par son représentant, soit par son conseil.
3. Les délais fixés dans le présent règlement commencent à courir le jour suivant celui où la notification ou la communication est considérée comme faite selon le paragraphe précédent. Si le dernier jour du délai imparti est férié ou non ouvrable dans le pays où la notification ou la communication doit être faite, le délai expire à la fin du premier jour ouvrable suivant.
Une notification ou communication faite conformément au paragraphe 1 du présent article avant l’expiration du délai accordé ou le jour de l’expiration du délai accordé, est considérée comme effectuée à temps.
Article 10 Dispositions générales
1. Seules des personnes qui sont indépendantes à l’égard des parties et de leurs conseils et qui respectent les règles de bonne conduite reprises à l’annexe II, peuvent intervenir en qualité d’arbitre dans un arbitrage à l’intervention du CEPANI.
2. Le Comité de désignation ou le Président nomme le tribunal arbitral. Les parties peuvent également le désigner de commun accord, sous réserve de l’agrément du Comité de désignation ou du Président.
3. L’arbitre nommé ou agréé signe une déclaration d’indépendance. Il signale par écrit au Secrétariat les faits ou circonstances qui pourraient être de nature à mettre en cause son indépendance dans l’esprit des parties. Le Secrétariat communique ces informations par écrit aux parties et leur fixe un délai pour faire connaître leurs observations éventuelles.
4. L’arbitre fait connaître immédiatement par écrit au Secrétariat et aux parties les faits ou circonstances de même nature que ceux mentionnés sous le paragraphe 3 du présent article, qui surviendraient pendant l’arbitrage.
5. Le Comité de désignation ou le Président statue sans recours sur la nomination, l’agrément, la récusation ou le remplacement d’un arbitre. Ces décisions ne doivent pas être motivées.
6. En acceptant sa mission, l’arbitre s’engage à l’accomplir jusqu’à son terme au sens du présent règlement.
Article 11 Nomination du tribunal arbitral
Le Comité de désignation ou le Président nomme ou agrée le tribunal arbitral dans un délai de huit jours à dater du paiement par les parties ou par l’une d’entre elles de la provision pour frais d’arbitrage prévue à l’article 26. Il tient compte notamment de la disponibilité, des qualifications et de l’aptitude de l’arbitre à conduire l’arbitrage conformément au présent règlement.
Article 12 Récusation de l’arbitre
1. La demande de récusation, fondée sur une allégation de défaut d’indépendance ou sur tout autre motif, est introduite par l’envoi au Secrétariat d’une déclaration écrite précisant les faits et circonstances sur lesquels est fondée cette demande.
2. Cette demande doit être envoyée par une partie, à peine de forclusion, soit dans le mois suivant la réception par celle-ci de la notification de la nomination de l’arbitre, soit dans le mois suivant la date à laquelle la partie introduisant la demande de récusation a été informée des faits et circonstances qu’elle invoque à l’appui de sa demande, si cette date est postérieure à la réception de la notification susvisée.
3. Le Comité de désignation ou le Président se prononce sur la recevabilité, en même temps que, s’il y a lieu, sur le bien-fondé de la demande de récusation, après que le Secrétariat ait invité l’arbitre et les autres parties à présenter leurs observations par écrit dans le délai fixé par le Secrétariat. Ces observations sont communiquées aux parties et à l’arbitre.
Article 13 Remplacement de l’arbitre
1. Il y a lieu à remplacement de l’arbitre en cas de décès, de récusation, de déport dûment accepté, d’empêchement, de démission ou de demande de toutes les parties.
2. Il y a également lieu à remplacement de l’arbitre à l’initiative du Comité de désignation ou du Président, lorsque celui-ci constate que l’arbitre est empêché pour une raison de droit ou de fait d’accomplir sa mission, ou qu’il ne remplit pas ses fonctions conformément au présent règlement ou dans les délais impartis.
Dans ce cas, le Comité de désignation ou le Président se prononce après que l’arbitre et les parties aient été invités à présenter leurs observations par écrit au Secrétariat, dans le délai fixé par celui-ci. Ces observations sont communiquées aux parties et à l’arbitre.
3. En cas de remplacement de l’arbitre, le Comité de désignation ou le Président décide, à sa discrétion, de suivre ou non la procédure initiale de nomination.
Sitôt reconstitué, le tribunal arbitral décide, après avoir invité les parties à soumettre leurs observations, si et dans quelle mesure la procédure antérieure est reprise
Article 14 Arbitrage multipartite
Lorsque plusieurs contrats contenant la clause d'arbitrage du CEPANI donnent lieu à des litiges qui présentent entre eux un lien de connexité ou d'indivisibilité, le Comité de désignation ou le Président a le pouvoir d'en ordonner la jonction.
Cette décision est prise, soit à la demande du tribunal arbitral, soit, avant tout autre moyen, à la demande des parties ou de la partie la plus diligente, soit même d'office. Le Comité de désignation ou le Président prend sa décision après avoir convoqué les parties et, le cas échéant, l’arbitre déjà désigné.
Il ne peut ordonner la jonction de litiges dans lesquels une décision d'avant dire droit, une décision de recevabilité ou une décision sur le fond de la demande a déjà été rendue.
Article 15 Remise du dossier au tribunal arbitral
Le Secrétariat transmet le dossier au tribunal arbitral après sa nomination ou son agrément, lorsque la provision pour frais d’arbitrage est intégralement payée.
Article 16 Langue de l’arbitrage
1. La langue de l’arbitrage est déterminée de commun accord par les parties.
A défaut d'accord, le tribunal arbitral fixe la ou les langues de l'arbitrage en tenant compte des circonstances et notamment de la langue du contrat.
2. Le tribunal arbitral décide souverainement à qui et dans quelle proportion incombe la charge des éventuels frais de traduction.
Article 17 Siège de l'arbitrage
1. Le Comité de désignation ou le Président fixe le siège de l'arbitrage, à moins que les parties n'en soient convenues.
2. A moins qu’il n’en ait été convenu autrement par les parties et après les avoir consultées, le tribunal arbitral peut tenir des audiences et réunions en tout autre endroit qu’il estime opportun.
3. Le tribunal arbitral peut délibérer en tout endroit qu’il estime opportun.
Article 18 Instruction de la cause
1. Le tribunal arbitral procède, dans les plus brefs délais, à l'instruction de la cause par tous les moyens appropriés. Il peut notamment recueillir des témoignages et désigner un ou plusieurs experts.
2. Le tribunal arbitral statue sur pièces, à moins que les parties ou l'une d'entre elles ne désirent être entendues.
3. A la demande des parties, de l'une d'entre elles, ou d'office, le tribunal arbitral, en observant un délai convenable, invite les parties à comparaître devant lui au jour et au lieu qu'il fixe.
4. Si les parties ou l’une d’entre elles, quoique régulièrement convoquées, ne se présentent pas, le tribunal arbitral, après s'être assuré que la convocation est parvenue aux parties et que celles-ci ne justifient leur absence par aucune excuse valable, a le pouvoir de procéder néanmoins à l'accomplissement de sa mission.
La sentence est, en tous cas, réputée contradictoire.
5. Les audiences ne sont pas publiques. Sauf accord du tribunal arbitral et des parties, elles ne sont pas ouvertes aux personnes étrangères à la procédure.
6. Les parties comparaissent en personne, par représentant dûment mandaté ou conseil.
7. Lorsque les parties forment des demandes nouvelles, qu’elles soient principales ou reconventionnelles, elles sont tenues de le faire par écrit. Le tribunal arbitral peut refuser de se saisir de ces demandes nouvelles, s'il estime que l'examen de celles-ci est de nature à retarder l'instruction ou le règlement de la demande initiale. Il peut également tenir compte de toutes autres circonstances pertinentes.
Article 19 Mesures provisoires et conservatoires
1. Sans préjudice de l'application de l'article 1679, paragraphe 2, du Code judiciaire, chacune des parties peut demander au tribunal arbitral dès sa nomination, d'ordonner des mesures provisoires ou conservatoires, y compris la constitution de garanties ou l'allocation d'une provision. Ces mesures font l’objet d’une ordonnance motivée ou, si le tribunal arbitral l’estime adéquat, d’une sentence.
2. Toutes mesures prises par l’autorité judiciaire concernant le litige doivent être portées sans délai à la connaissance du tribunal arbitral et du Secrétariat.
Article 20 Délai dans lequel la sentence doit être rendue
1. Le tribunal arbitral doit rendre sa sentence dans un délai de vingt et un jours à compter de la réception par le Secrétariat du dernier mémoire en réponse ou, lorsque la procédure écrite n'est pas suivie, de la dernière audition des parties par le tribunal arbitral.
2. Ce délai peut, à demande motivée du tribunal arbitral ou au besoin d'office, être prorogé par décision du Secrétariat.
Article 21 Sentence d'accord parties
Si, après la remise du dossier au tribunal arbitral, les parties s'entendent pour mettre fin au litige, leur accord est constaté dans une sentence d’accord parties, si elles en font la demande et moyennant l’assentiment du tribunal arbitral.
Article 22 Prononcé de la sentence
La sentence est réputée rendue au siège de l'arbitrage et à la date qu’elle mentionne.
Article 23 Notification de la sentence aux parties; dépôt de la sentence
1. La sentence rendue, le tribunal arbitral la transmet au Secrétariat en autant d’exemplaires originaux qu’il y a de parties et un exemplaire original pour le Secrétariat.
2. Le Secrétariat notifie le texte signé par le tribunal arbitral aux parties, après toutefois que celles-ci ou l'une d'elles aient intégralement payé les frais d’arbitrage au CEPANI.
3. La sentence n’est déposée au greffe du tribunal de première instance du siège de l’arbitrage que si l’une des parties en fait la demande au Secrétariat dans le délai d’un mois à dater de sa notification.
Article 24 Caractère définitif et exécutoire de la sentence
1. La sentence est définitive et rendue en dernier ressort. Les parties s’engagent à exécuter sans délai la sentence à intervenir.
2. Par la soumission de leur litige à l'arbitrage du CEPANI et hormis l’hypothèse où une renonciation expresse est requise par la loi, les parties renoncent à toutes voies de recours auxquelles elles peuvent valablement renoncer.
Article 25 Nature et montant des frais d’arbitrage
1. Les frais d’arbitrage comprennent les honoraires et frais des arbitres ainsi que les frais administratifs du CEPANI. Ceux-ci sont déterminés par le Secrétariat en fonction du montant total des demandes principales et reconventionnelles, conformément au barème pour frais d’arbitrage en vigueur au moment de la date du début de l’arbitrage.
2. Les autres frais ou dépenses liés à l’arbitrage, tels que les honoraires et frais des experts nommés par le tribunal arbitral ou les dépenses engagées par les parties, ne sont pas comprises dans les frais d’arbitrage. Le tribunal arbitral peut prendre des décisions sur ces frais ou dépenses.
3. Si des circonstances exceptionnelles le rendent nécessaire le Secrétariat peut fixer les frais d’arbitrage à un montant supérieur ou inférieur à celui qui résulterait de l’application du barème pour frais d’arbitrage.
4. Si au cours de la procédure le montant total des demandes principale et reconventionnelle dépasse € 12.500,00, le Secrétariat peut augmenter les frais d’arbitrage en fonction du barème pour frais d’arbitrage.
Article 26 Provision pour les frais d’arbitrage
1. Les frais d’arbitrage déterminés conformément à l’article 25, paragraphe 1 font l’objet d’un versement en provision pour frais d’arbitrage au CEPANI avant la nomination ou l’agrément du tribunal arbitral par le Comité de désignation ou le Président.
2. L’ajustement éventuel des frais d’arbitrage en cours de procédure donne lieu, à ce moment, à la constitution d’une provision complémentaire.
3. La provision, de même que la provision complémentaire, sont dues en parts égales par le demandeur et le défendeur. Néanmoins, une partie peut payer l’intégralité de la provision si l’autre partie ne verse pas la part qui lui incombe.
4. Au cas où une demande reconventionnelle est formulée, le Secrétariat peut, à la demande des parties, ou d’une d’elles, ou au besoin d’office, fixer des provisions distinctes pour la demande principale et la demande reconventionnelle.
Lorsque des provisions distinctes sont fixées chaque partie doit verser la provision correspondant à sa demande, principale ou reconventionnelle. Le tribunal arbitral ne connaît que des demandes pour lesquelles la provision est versée.
5. Lorsqu’une demande de provision complémentaire n’est pas satisfaite, le Secrétariat peut, après consultation du tribunal arbitral, l’inviter à suspendre ses activités et fixer un délai qui ne saurait être inférieur à quinze jours, à l’expiration duquel la demande principale ou reconventionnelle à laquelle correspond cette provision complémentaire est considérée comme retirée. Un tel retrait ne prive pas la partie concernée du droit de réintroduire ultérieurement la même demande ou demande reconventionnelle dans le cadre d’une autre procédure.
Article 27 Décision sur les frais d’arbitrage
1. Le montant final des frais d’arbitrage est fixé définitivement par le Secrétariat.
2. La sentence finale décide à laquelle des parties incombe la charge finale des frais d’arbitrage tels qu’arrêtés définitivement par le Secrétariat ou dans quelle proportion ils sont partagés entre les parties. Le cas échéant, la sentence constate l’accord des parties sur la répartition des frais d’arbitrage.
Article 28 Règle générale
Sauf si les parties en sont convenues autrement, pour tout ce qui n'est pas expressément visé par les articles précédents, le règlement se réfère à la sixième partie du Code judiciaire belge.
Dès réception du paiement une facture sera adressée au plaignant. |
DISPOSITIONS PRELIMINAIRES