Pour l’arbitre qui est nommé dans un arbitrage d’importance pécuniaire limitée les mêmes règles de bonne conduite sont applicables que celles pour tous les autres arbitres nommés par le CEPANI. Les arbitres nommés dans un arbitrage d’importance pécuniaire limitée doivent aussi signer la déclaration d’indépendance.

Recommandations pour l'arbitre dans un arbitrage d'importance pécuniaire limitée

1. Calendrier de procédure

Le règlement d'arbitrage pour les litiges d'importance pécuniaire limitée prévoit un calendrier de procédure stricte. Le respect rigoureux de ces délais est un des points essentiels de base du succès de cette procédure.

Chaque prolongation d’un délai demandé au secrétariat du CEPANI doit être justifié de manière circonstanciée.

Le secrétariat du CEPANI informe régulièrement les parties de toute décision de l’arbitre ou du tribunal arbitral ayant des conséquences sur la durée de la procédure (calendrier de procédure, demande de report ou de prolongation...).


2. T.V.A.

Certains arbitres doivent appliquer la TVA à leurs honoraires tandis que d’autres en sont exemptés.

Le CEPANI est disposé à recouvrer cette TVA dès lors que l’arbitre lui signale dans un délai de 8 jours de sa désignation qu’il est soumis à la TVA. S’il ne le fait pas, il lui appartient de réclamer lui-même directement aux parties la TVA dont ils doivent s’acquitter.

Il n’appartient pas au secrétariat du CEPANI de le faire dès lors qu’il n’est informé de l’assujettissement à la TVA qu’en cours ou à la fin d’une procédure arbitrale.


3. Frais d’arbitrage

Lorsque l'arbitre a rédigé sa sentence, il fait part sans délai au secrétariat du CEPANI du montant des frais d’arbitrage encourus personnellement (secrétariat, transport, hôtel....).


4. Honoraires

4.1. Un montant de provision correspondant aux honoraires et aux frais administratifs à payer compte tenu de l’importance de la demande d’arbitrage est arrêté par le secrétariat du CEPANI en fonction du barème annexé à son règlement.

L’arbitre n’est désigné que lorsque l’intégralité de cette provision est versée.

Si en cours d’arbitrage, il apparaît que le montant réclamé par les parties ne correspond plus à l’enjeu initial du litige, l’arbitre unique ou le président du tribunal arbitral doit demander au secrétariat du CEPANI de réajuster la provision. Il n’y a donc pas lieu d’attendre la fin de la procédure pour réclamer éventuellement une adaptation de la provision.

La sentence n’est notifiée aux parties que lorsque l’intégralité de la provision est versée. Tout retard dans la communication de données permettant d’augmenter la provision initiale retarde par conséquent la notification de la sentence.

4.2. En cas d’accord amiable entre les parties avant la fin de la procédure, la part de la provision versée aux arbitres et celle qui est ristournée aux parties est fonction du travail déjà accompli par les arbitres. Cette part est déterminée par le secrétariat du CEPANI.

4.3. Si en cours de procédure, il apparaît que le litige est particulièrement complexe, l’arbitre ou le président du tribunal arbitral peut le signaler au secrétariat du CEPANI qui examinera la possibilité de demander une provision complémentaire.


5. Notification

5.1. L’arbitre unique ou le président du tribunal arbitral communique chaque ordonnance de procédure au secrétariat du CEPANI. Celui-ci en adresse une copie aux parties.

5.2 La sentence est communiquée aux parties exclusivement par le secrétariat du CEPANI.

Il n’appartient donc pas aux arbitres de notifier cette sentence ni même de donner une date quant au moment où elle sera communiquée aux parties. Lors de cette notification, le secrétariat du CEPANI demande aux parties si elles souhaitent que celui-ci dépose la sentence au Greffe du tribunal de première instance du lieu où la sentence a été rendue.


6. Parties

Dès l’engagement de la procédure devant l’arbitre ou les arbitres, ceux-ci doivent demander aux parties le nom, la qualité et l’adresse de la personne, le numéro de téléphone, de fax et de mail à qui la correspondance peut être adressée.

Ceci est surtout vrai lorsque les parties sont des sociétés commerciales.

Ce renseignement doit être fourni aussitôt au secrétariat du CEPANI.


7. Sentence arbitrale

7.1. L’arbitre doit remettre au secrétariat du CEPANI un nombre d’exemplaires de la sentence dûment signés et datés, correspondant au nombre de parties en présence.

7.2. En outre pour faciliter la conservation des sentences rendues dans le cadre d’une procédure d’arbitrage du CEPANI, l’arbitre doit remettre au secrétariat du CEPANI une disquette de la sentence.