CEPINA

III. 1.1.d.1. Woordje uitleg

Aanbevelingen voor arbiters

Tijdschema van de procedure

Een van de eerste taken van de alleenzetelende arbiter of van het scheidsgerecht bestaat erin in samenspraak met de partijen een procedurekalender vast te leggen
(art. 16 van het arbitragereglement).

Het is belangrijk er in dit verband aan te herinneren dat de partijen, en in het bijzonder de ondernemingen, een beroep doen op arbitrage omdat deze procedure het mogelijk maakt sneller een beslissing te verkrijgen in vergelijking met de traditionele rechtsgang. Het is evenwel zo dat velen klagen dat de arbitrageprocedure nog te lang duurt.

Het scheidsgerecht moet er absoluut voor zorgen dat de procedurekalender korte termijnen bevat en dat die strikt worden nageleefd.

Elke termijnverlenging die door het scheidsgerecht aan het Secretariaat wordt gevraagd, moet uitvoerig gerechtvaardigd en gemotiveerd worden.

Het Secretariaat informeert regelmatig de partijen over beslissingen van het scheidsgerecht die gevolgen hebben voor de duur van de procedure (procedurekalender, verzoek om uitstel…).

Het is wenselijk dat het scheidsgerecht de partijen zo snel mogelijk uitnodigt om deel te nemen aan het opstellen van de procedurekalender en de ondertekening van de akte van opdracht.

BTW

Sommige arbiters zijn BTW-plichtig en moeten BTW aanrekenen op hun honoraria en kosten, terwijl andere daarvan zijn vrijgesteld.

CEPINA is bereid die BTW te innen wanneer de arbiter binnen een termijn van 8 dagen na zijn benoeming aan het Secretariaat laat weten dat hij BTW-plichtig is. Doet hij dat niet, dan dient hij zelf rechtstreeks bij de partijen de BTW in te vorderen die deze verschuldigd zijn.

Het Secretariaat zal dus niet instaan voor de invordering van de BTW wanneer zij bijvoorbeeld pas in de loop van of aan het einde van een arbitrageprocedure van de BTW-plichtigheid in kennis wordt gesteld.

Kosten gemaakt tijdens de arbitrage

Wanneer de arbitrale uitspraak werd gedaan, deelt iedere arbiter onverwijld aan het Secretariaat het bedrag mee van de kosten die zij persoonlijk hebben gemaakt (secretariaat, vervoer, hotel ...).

De Voorzitter van het scheidsgerecht deelt tezelfdertijd aan het Secretariaat mee welke kosten het scheidsgerecht gezamenlijk heeft gemaakt (vertaalkosten, huur van lokalen ...).

Honoraria

Op basis van de tarieflijst voor arbitrage, die een bijlage vormt aan het CEPINA-reglement, bepaalt het Secretariaat een provisie voor arbitragekosten ter dekking van de honoraria van het scheidsgerecht en administratieve kosten van het Secretariaat.

De arbiter wordt pas aangewezen zodra de provisie voor arbitragekosten integraal werd betaald.

Indien in de loop van de arbitrage blijkt dat het door de partijen gevorderde bedrag niet meer overeenstemt met de oorspronkelijke inzet van het geschil moet de alleen zetelende arbiter of de voorzitter van het scheidsgerecht het Secretariaat vragen om de provisie aan te passen. Het is niet wenselijk het einde van de procedure af te wachten om eventueel een aanpassing van de provisie te vragen.

Van de uitspraak wordt aan de partijen pas kennis gegeven wanneer de integrale provisie werd betaald. Iedere vertraging in de mededeling van gegevens waardoor de oorspronkelijke provisie verhoogd kan worden, vertraagt bijgevolg de kennisgeving van de arbitrale uitspraak.

Wanneer het door de partijen gevorderde bedrag niet gepreciseerd is, bestaat de eerste taak van de arbiter of het scheidsgerecht erin het te kwantificeren.

Wanneer een drieledig scheidsgerecht werd benoemd, ontvangt de voorzitter 40% van de gestorte provisie verminderd met de administratieve kosten van het Secretariaat en de kosten van de arbiters (secretariaat,…), en de overige arbiters 30%.

Indien onder de arbiters wordt overeengekomen dat de verdeelsleutel anders is, dan dient dit ten laatste op het ogenblik van de verzending van de arbitrale uitspraak, aan het Secretariaat te worden meegedeeld

Wanneer er tussen de partijen een minnelijke schikking tot stand komt vóór het einde van de procedure, wordt een deel van de provisie voor arbitragekosten aan de partijen terugbetaald. De omvang van deze terugbetaling is afhankelijk van het door de arbiters reeds verrichte werk en wordt vastgesteld door het Secretariaat.

Indien in de loop van de procedure blijkt dat het geschil bijzonder complex is, kan de alleen zetelende arbiter of de voorzitter van het scheidsgerecht dit melden aan het Secretariaat, dat de mogelijkheid zal onderzoeken om een aanvullende provisie te vragen.

Kennisgeving

De alleenzetelende arbiter of de voorzitter van het scheidsgerecht deelt iedere procedurele ordonnantie mee aan het Secretariaat en aan de partijen.

De arbitrale uitspraak wordt uitsluitend door het Secretariaat aan de partijen meegedeeld.

Het is dus niet aan de arbiters om van deze uitspraak kennis te geven en evenmin om een datum op te geven waarop die aan de partijen zal worden meegedeeld.

Bij deze kennisgeving vraagt het Secretariaat aan de partijen of zij wensen dat het de uitspraak neerlegt bij de griffie van de rechtbank van eerste aanleg van de plaats waar de uitspraak is verleend.

Partijen

Bij de aanvang van de arbitrage, moeten de arbiters aan de partijen de naam, de hoedanigheid, het juiste adres, alsook het telefoonnummer, faxnummer en emailadres vragen van de persoon aan wie de briefwisseling kan worden gericht.

Dit is vooral van belang wanneer de partijen handelsvennootschappen zijn.

Deze informatie moet onverwijld aan het Secretariaat worden meegedeeld.

Drie- of vijfledig scheidsgerecht

Wanneer meerdere arbiters worden benoemd om over een bepaald geschil te oordelen, gebeurt alle briefwisseling met het Secretariaat uitsluitend via de voorzitter van het scheidsgerecht.

Deze kan altijd, net zoals de alleen etelende arbiter, zich informeren bij het Secretariaat over de praktische regelingen voor het verloop van een arbitrageprocedure, of zelfs over de juridische interpretatie van sommige bepalingen van het CEPINA-reglement.

De Arbitrale uitspraak

De alleenzetelende arbiter of de voorzitter van het scheidsgerecht bezorgt de arbitrale uitspraak aan het Secretariaat in zoveel exemplaren als er partijen zijn, vermeerderd met één exemplaar voor het Secretariaat.

Tevens wordt de alleenzetelende arbiter of de voorzitter van het scheidsgerecht verzocht om een electronische versie van de arbitrale uitspraak, hetzij per e-mail, hetzij op diskette aan het Secretariaat te bezorgen en dit om de bewaring te vergemakkelijken van uitspraken die zijn gedaan in het kader van een CEPINA-arbitrageprocedure.