CEPINA

III. 1.1.e.1. I.v.m. Procedure

Welke geschillen kunnen door middel van het CEPINA Arbitragereglement beslecht worden?

Alle geschillen waarvoor partijen volgens de toepasselijke wetten een arbitrageovereenkomst kunnen afsluiten, kunnen aan CEPINA worden voorgelegd.

Naar Belgisch recht, kunnen de partijen een arbitrageovereenkomst afsluiten voor alle geschillen waarover dadingen kunnen worden aangegaan. De materies waarover geen dading kan worden aangegaan, moeten aan de overheidsrechter worden voorgelegd.

De geschillen die aan de arbitrage van CEPINA worden voorgelegd, betreffen voornamelijk het handels- en vennootschapsrecht. Om een juist beeld te krijgen van de aard van de zaken, het aantal zaken en waarde ervan, worden de jaarlijkse statistieken in een Newsletter opgenomen.

Hoelang duurt de gemiddelde CEPINA-arbitrage?

De gemiddelde duur van een arbitrageprocedure ligt tussen de 9 à 10 maanden. Onder duur wordt verstaan de tijdsduur tussen het ogenblik waarop het scheidsgerecht wordt benoemd en de dossiers ontvangt en de dag waarop de arbitrale uitspraak wordt verleend.

De arbitrages waarin het scheidsgerecht uit slechts één arbiter is samengesteld verlopen iets sneller dan wanneer drie arbiters werden benoemd.

Wat is het verschil tussen de gewone arbitrageprocedure en de procedure voor geschillen met beperkt geldelijk belang.

Voor kleine geschillen voorziet CEPINA een snellere en ook goedkopere procedure, met name de Arbitrage met beperkt geldelijk belang. Een klein geschil is een geschil waarvan de hoofdvordering en de eventuele tegenvordering samen de waarde van 12.500,00 EUR niet overschrijdt.

Deze procedure verloopt sneller om volgende redenen:
• het scheidsgerecht is altijd samengesteld uit één arbiter;
• in principe verloopt de procedure schriftelijk
• de procedure is eenvoudiger, zo moet er geen akte van opdracht worden opgesteld.
• de termijnen werden ingekort. In principe mag de procedure vanaf de inleiding van de arbitrage tot aan de uitspraak niet langer dan 112 dagen duren.

Hoeveel kost een arbitrage bij CEPINA?

De kosten van een CEPINA-arbitrage omvatten enerzijds de honoraria en kosten van de arbiters en anderzijds de administratieve kosten van het Secretariaat, die 10% van de honoraria en de kosten van de arbiters bedragen.

Onmiddellijk na ontvangst van het verzoek om arbitrage ontvangt, vraagt CEPINA aan de betrokken partijen om binnen de maand een provisie voor arbitragekosten te voldoen. Deze provisie wordt berekend op basis van de tarieflijst voor arbitrage, waarbij rekening wordt gehouden met de financiële waarde van het geschil. Aan iedere partij wordt gevraagd een gelijk deel van de provisie te voldoen.

Belangrijk hierbij is te weten dat CEPINA slechts overgaat tot de benoeming van het scheidsgerecht nadat de provisie voor arbitragekosten integraal werd betaald. Wanneer één partij weigert haar deel van de provisie te voldoen, zal CEPINA, met het oog op de vooruitgang van de arbitrage, de andere partij verzoeken ook dit deel ten laste te nemen. Uiteindelijk zal het scheidsgerecht in zijn arbitrale uitspraak de definitieve verdeling van de arbitragekosten bepalen.

Goed om weten is tevens dat partijen die de arbitrale uitspraak vrijwillig ten uitvoer leggen het registratierecht van 3% dat op elke gerechtelijke veroordeling van toepassing is, vermijden.

Hoe bereken ik de provisie voor arbitragekosten?

Voorbeeld:

Een arbitrageprocedure met een totale financiële waarde van 250.000,00 EUR wordt ingeleid. Partijen vragen de benoeming van een drieledig scheidscheidsgerecht.

De provisie voor arbitragekosten kan als volgt berekend worden:

· Toepasselijk barema 100.001 tot 500.000 EUR

Minimum: 3.000 EUR + 1,5% van het bedrag boven 100.000 EUR
3.000 + 1,5% van (250.000 - 100.000)
3.000 + 1,5% van 150.000
3.000 + 2.250
5.250

Maximum: 6.000 EUR + 1,5% van het bedrag boven 100.000 EUR
6.000 + 1,5% van (250.000 - 100.000)
6.000 + 1,5% van 150.000
6.000 + 2.250
8.250

Weerhouden provisie voor honoraria 6.750,00 EUR

· Administratieve kosten

10% van de provisie voor honoraria 675,00 EUR
te vermeerderen met 21% BTW 141,25 EUR

TOTALE PROVISIE VOOR ARBITRAGEKOSTEN 7.566,25 EUR

te vermenigvuldigen met 2,5 voor een drieledig scheidsgerecht 18.915,62 EUR

In hoeveel exemplaren moet het verzoek tot arbitrage en de bijlagen hiertoe ingediend worden?

Het verzoek tot arbitrage en de bijlagen hiertoe moeten ingediend worden in zoveel exemplaren als er arbiters te benoemen zijn, vermeerderd met één exemplaar voor het Secretariaat.
Het Secretariaat zal iedere arbiter bij zijn benoeming een volledig dossier bezorgen.
Het exemplaar voor het Secretariaat laat dit laatste toe de procedure op de voet te volgen.

Hoe lever ik het bewijs van verzending van het verzoek tot arbitrage en de bijlagen hiertoe aan de tegenpartij en wat is het belang hiervan?

Het bewijs van de verzending van het verzoek tot arbitrage aan de tegenpartij kan geleverd worden door het overmaken van een kopie van het afgestempelde bewijs van aangetekende verzending, een kopie van het verzendingsbewijs per koerier, een kopie van het faxrapport waaruit de verzending blijkt, enz.
Het is van belang dat dit bewijs bij het verzoek tot arbitrage gevoegd werd, zodat het Secretariaat met zekerheid kan vaststellen dat de verweerder reeds in kennis werd gesteld van het verzoek tot arbitrage en de stukken hierbij. Deze laatste moet immers binnen een termijn van één maand na de inleiding van het verzoek tot arbitrage zijn antwoord hierop formuleren. Het laattijdig overmaken van het verzoek tot arbitrage aan de verweerder verhindert dat de arbitrage vlot van start gaat en vertraagt de procedure nodeloos.

Wanneer gaat het Benoemingscomité of de Voorzitter over tot benoeming van het scheidsgerecht?

Het Benoemingscomité of de Voorzitter gaat over tot benoeming van het scheidsgerecht nadat de provisie voor arbitragekosten integraal werd betaald door één of beide partijen. Wanneer één van de partijen weigert haar deel van de provisie voor arbitragekosten te betalen, kan de andere partij dit deel ten laste nemen. Op die manier kan de voortgang van de arbitrage worden versneld.
De provisie voor arbitragekosten geldt als voorschot. Het is het scheidsgerecht dat in zijn definitieve einduitspraak zal oordelen over de verdeling van de arbitragekosten.

De verwerende partij formuleerde een antwoord op het verzoek tot arbitrage. Heb ik nu nog de mogelijkheid om hierop te antwoorden en binnen welke termijn?

De partijen worden niet verondersteld om in het verzoek tot arbitrage of in het antwoord daarop hun integraal standpunt weer te geven. Beiden gelden veeleer als een sumiere samenvatting van hoofd- en/of tegenvordering.
Het arbitragereglement voorziet niet in een antwoordtermijn voor de eisende partij. Het is evenwel zo dat wanneer beide partijen de provisie voor arbitragekosten binnen de hen toebedeelde termijn van één maand betaalden, zal de benoeming van het scheidsgerecht gebeuren nadat het antwoord op het verzoek tot arbitrage door het Secretariaat van CEPINA werd ontvangen. De eerste taak van het scheidsgerecht bestaat er onder meer in om een procedurekalender op te stellen, waarin de uitwisseling van de memories of conclusies wordt geregeld.
Laten de partijen na om de provisie voor arbitragekosten tijdig te betalen, dan zal de benoeming van het scheidsgerecht uitgesteld worden tot aan de betaling. Niets verhinderd evenwel de eisende partij om – zonder dat enige strikte termijn werd opgelegd – een wederantwoord te formuleren.

Wat zal het scheidsgerecht eerst doen na zijn benoeming?

De eerste taak van het scheidsgerecht bestaat in de redactie, samen met de partijen van enerzijds een akte van opdracht en anderzijds een procedurekalender. Hiertoe stelt het scheidsgerecht normaliter een ontwerp op dat aan de partijen wordt voorgelegd en zal het, met het oog op de ondertekening van de akte van opdracht en om overleg te plegen over de procedurekalender, een eerste samenkomst beleggen.

Wat is een akte van opdracht en wat is het nut ervan?

In de akte van opdracht omschrijft het scheidsgerecht onder meer duidelijk de vorderingen van de partijen, de correspondentieadressen, de taal en de zetel van de arbitrage en de lijst van de te beslechten geschilpunten.
De akte van opdracht biedt het voordeel dat voor zowel de partijen als het scheidsgerecht een duidelijk kader van de arbitrage beschreven wordt.
De lijst van de te beslechten geschilpunten verhindert in grote mate dat het scheidsgerecht ‘vergeet’ of nalaat uitspraak te doen over een bepaald punt, hetgeen de rechtszekerheid enkel ten goede komt.

Wat zijn de gevolgen voor de provisie voor arbitragekosten wanneer de verwerende partij een tegenvordering instelt of de eisende partij zijn vordering uitbreidt ?

Wanneer de verweerder een tegenvordering instelt of de eiser haar hoofdvordering uitbreidt, geeft dit aanleiding tot het vorderen van een aanvullende provisie voor arbitragekosten. In principe zijn beide partijen gehouden tot de betaling van een evenredig deel van de aanvullende provisie.
Wanneer evenwel een tegenvordering werd ingesteld die in omvang de hoofdvordering benaderd of overschrijdt kunnen gescheiden provisies bepaald worden. Dit betekent dat voor de hoofd- en de tegenvordering afzonderlijk provisies berekend worden. Iedere partij staat dan in voor de betaling van de provisie berekend op haar vordering. Belangrijk is dat het scheidsgerecht enkel uitspraak doet over de vorderingen waarvoor de provisie voor arbitragekosten integraal werd betaald.

Hoe kunnen de termijnen bepaald in het reglement verlengd worden?

Er zijn twee soorten termijnen. Enerzijds de termijnen die door het CEPINA-reglement worden toegekend aan hetzij de partijen, hetzij het scheidsgerecht en anderzijds de termijnen die door het scheidsgerecht in samenspraak met de partijen worden bepaald.
Een vraag tot verlenging van een termijn moet steeds gemotiveerd worden.
Om een verlenging te bekomen van een door CEPINA opgelegde termijn, moet het scheidsgerecht of de partij een gemotiveerd verzoek richten aan het Secretariaat van CEPINA. Dit verzoek moet het Secretariaat bereiken vóór het verstrijken van de termijn waarvan de verlenging wordt gevraagd.
De verlenging van een termijn toegekend door het scheidsgerecht moet aan het scheidsgerecht gevraagd worden. CEPINA heeft hierin geen enkele bevoegdheid.

Hoe verloopt een expertise tijdens een arbitrage?

Er moet een onderscheid gemaakt worden tussen een expertise die door het scheidsgerecht op vraag van één of beide partijen tijdens de arbitrage wordt georganiseerd en de expertise overeenkomstig deel V van het CEPINA-reglement. Deze laatste verloopt overeenkomstig de bepalingen van dit reglement.
De expertise die door het scheidsgerecht wordt georganiseerd is nauw verwant met de gerechtelijke expertise opgelegd door de gewone rechtbanken. Het scheidsgerecht zal de deskundige benoemen, rekening houdend met de aard en de omstandigheden van de opdracht en de specifieke wensen van de partijen. CEPINA beveelt aan dat het scheidsgerecht voordat de deskundigen zijn opdracht aanvat de partijen verzoekt om een provisie voor expertisekosten te betalen op een door het scheidsgerecht bepaalde rekening. Bij gebrek aan andersluidende overeenkomst tussen de partijen, wordt deze provisie betaald door de meest gerede partij.
Het uiteindelijke verslag van de deskundige zal als advies gelden voor het scheidsgerecht, tenzij de partijen dit anders bepaalden.

Hoe verloopt de kennisgeving van de arbitrale uitspraak?

De kennisgeving van de arbitrale uitspraak wordt door het Secretariaat van CEPINA gedaan nadat de partijen of één van hen de arbitragekosten integraal hebben betaald. Zolang de arbitragekosten niet betaald zijn, wordt de arbitrale uitspraak in geen geval ter kennis gebracht van de partijen. Volledigheidshalve, wordt benadrukt dat – in voorkomend geval – de uitspraak ook niet ter kennis wordt gebracht van de partij die haar deel van de arbitragekosten reeds zou betaald hebben.
Een partij kan de kennisgeving van de arbitrale uitspraak bespoedigen door het nog openstaande saldo te betalen. Het scheidsgerecht bepaalt in de arbitrale uitspraak de verdeling van de arbitragekosten, zodat laatstgenoemde partij het teveel betaalde van de tegenpartij kan terugvorderen.

Wie staat in voor de neerlegging van de arbitrale uitspraak ?

Het Secretariaat van CEPINA legt de arbitrale uitspraak neer ter griffie van de rechtbank van eerste aanleg van de zetel van de arbitrage, wanneer één van de partijen hierom verzoekt binnen een termijn van één maand na de kennisgeving ervan. Deze termijn is geen vervaltermijn. Het staat de partijen vrij om na het verstrijken van deze termijn zelf in te staan voor de neerlegging ter griffie.

Hoe kan ik er toe bijdragen dat de arbitrage snel en vlot verloopt?

Partijen kunnen het verloop van de arbitrage bespoedigen door in eerste instantie de provisie voor arbitragekosten tijdig te betalen, door de nodige medewerking te verlenen bij het opstellen en ondertekenen van de akte van opdracht, door strikte termijnen vast te leggen in de procedurekalender en geen onnodige verlengingen te vragen.
Het CEPINA-reglement kent aan het scheidsgerecht een termijn van 2 maanden toe om de akte van opdracht en de procedurekalender op te stellen, vervolgens beschikt het scheidsgerecht over een termijn van 4 maanden om de arbitrale uitspraak te verlenen. Wanneer de partijen evenwel conclusietermijnen overeenkomen die deze termijn overschrijft, zal deze in navolging van dit akkoord tussen de partijen worden verlengd.

Waarom moet van alle communicatie een kopie aan het Secretariaat worden overgemaakt?

Het Secretariaat van CEPINA moet een kopie ontvangen van alle communicatie tussen de partijen en het scheidsgerecht en ook van de communicatie tussen het scheidsgerecht en de partijen. Op die manier blijft het Secretariaat op de hoogte van het verloop van de procedure en kan het toezien op een vlot verloop ervan.

Wat gebeurt er met de arbitrage in geval van een minnelijke regeling?

Indien de partijen in de loop van de arbitrage tot een minnelijke regeling komen, beschikken zij over 2 mogelijkheden.
Enerzijds kunnen zij het scheidsgerecht verzoeken om het tot stand gekomen akkoord op te nemen in een arbitrale schikkinguitspraak. Hetgeen als voordeel heeft dat het akkoord in een uitvoerbare titel wordt gegoten en afdwingbaar wordt.
Anderzijds kunnen partijen oordelen dat het tot stand gekomen akkoord geen opname in een arbitrale uitspraak behoeft. In dit geval, dienen zij het Secretariaat gezamenlijk op de hoogte te brengen van het feit dat een akkoord tot stand kwam dat een einde maakt aan het tussen hen bestaand geschil en aan de arbitrage.
In beide gevallen zal het Secretariaat van CEPINA aan het scheidsgerecht vragen om een overzicht te maken van de geleverde prestaties en te preciseren of het akkoord al dan niet onder begeleiding van het scheidsgerecht tot stand kwam. Op basis van deze gegevens zal het Secretariaat de arbitragekosten begroten en in voorkomend geval, het teveel betaalde aan de partijen terugstorten.