CEPINA

III. 1.1.e.2. Specifiek voor de arbiter

Hoe kan ik me kandidaat stellen als arbiter?

CEPINA werkt niet met lijsten van erkende arbiters. Strikt gezien kan u zich niet kandiaat stellen om als arbiter benoemd te worden bij CEPINA en is er geen sprake van “erkende of aanvaarde arbiters”.
Bij de benoeming van een arbiter gaat het Benoemingscomité of de Voorzitter, geval per geval na welke personen het best gekwalificeerd zijn om in de voorliggende arbitrage te zetelen. Hierbij houdt het rekening met de aard van de zaak, de taal van het dossier, de identiteit van de co-arbiters, de kwalificaties en beschikbaarheid van de arbiter, het al dan niet dringend karakter van de zaak, de omvang van het geschil enz. CEPINA kan hiervoor beroep doen op een groot aantal gerenomeerde Belgische en internationale arbiters.
CEPINA geeft ook aan jongere en minder ervaren arbiters de kans om zich in deze materie te onderleggen, door deze in eerste instantie als co-arbiter te benoemen of hen een eenvoudig geschil toe te wijzen, waarbij zij kunnen rekenen op bijstand van het Secretariaat.
Wanneer u in aanmerking wil komen om als arbiter benoemd te worden in een CEPINA-arbitrage, kan u het curriculum vitae dat u op onze webiste vindt invullen en doorsturen aan het Secretariaat. Het is belangrijk om melding te maken van uw deelname aan colloquiua, studiedagen of opleidingen inzake opleidingen inzake arbitrage.

Wat verwacht CEPINA van een arbiter?

CEPINA verwacht dat een arbiter strikt de bepalingen van het arbitragereglement opvolgt, de gedragsregels naleeft en het Secretariaat getrouw op de hoogte houdt van de evolutie van de arbitrage. Eventuele vragen tot verlenging moeten gemotiveerd worden en tijdig aan het Secretariaat worden overgemaakt. CEPINA verwacht tevens dat de arbiters er op toe zien dat de procedure niet nodeloos aansleept en partijen er toe aanzetten om de overeengekomen termijnen te respecteren.

Wat kan een arbiter van CEPINA verwachten?

Arbiters kunnen van CEPINA de nodige bijstand verwachten wanneer er zich problemen van procedurele aard stellen. Het Secretariaat is beschikbaar om uitleg te geven bij de bepalingen van het reglement, de berekening van de provisie, de gebruiken enz. CEPINA heeft tevens een bibliotheek ter beschikking die op afspraak kan geraadpleegd worden. Voor het houden van arbitrale zittingen of beraadslagingen kan op afspraak gebruik gemaakt worden van de zalen van Verbond van Belgische Ondernemingen, in wiens lokalen de bureau’s van CEPINA zijn gevestigd.

Wanneer wordt ik vergoed voor mijn prestaties en hoe wordt dit berekend?

Het is typerend voor een CEPINA-arbitrage dat de arbiters slechts op het einde van de procedure vergoed worden. Op basis van de meest recente statistieken blijkt dat een arbitrage gemiddeld 8 maanden tot een jaar duurt. Wanneer door uitzonderlijke omstandigheden, de arbitrage ongewoon lang aansleept en de arbiter reeds verschillende werkzaamheden (opstellen van akte van opdracht en procedurekalender, opmaken van ordonnanties, het verlenen van arbitrale tussenuitspraken) kan ten uitzonderlijke titel een provisie toegekend worden aan de arbiter tijdens de loop van de arbitrage.

De vergoeding van de arbiters wordt door het Secretariaat bepaald en staat rechtstreeks in verhouding met de financiële omvang van het geschil. Op basis van de tarieflijst voor arbitrage wordt de vergoeding voor de arbiters berekend. Ter dekking hiervan wordt aan de partijen een provisie voor arbitragekosten gevraagd. Het Benoemingscomité of de Voorzitter gaat slechts over tot benoeming van het scheidsgerecht wanneer de provisie voor arbitragekosten integraal werd betaald.
Wanneer een drieledig scheidsgerecht moet benoemd worden, ontvangt de Voorzitter van het scheidsgerecht 40% van de totale vergoeding voor de arbiters. Iedere co-arbiter ontvangt 30%. Het scheidsgerecht kan onderling een andere verdeelsleutel overeenkomen en dient het Secretariaat hiervan in kennis te stellen ten laatste bij het overmaken van de arbitrale uitspraak.

Wat dien ik te doen wanneer de partijen hun geschil op een minnelijke wijze geregeld hebben?

Wanneer de partijen hun geschil op een minnelijke wijze regelden, moet het Secretariaat hiervan in kennis worden gesteld. Het Secretariaat moet geen kennis krijgen van de inhoud van het tot stand gekomen akkoord, doch enkel van het feit dat een einde is gekomen aan de betwisting. Het is noodzakelijk dat het bestaan van dit akkoord door alle betrokken partijen wordt bevestigd.

Wanneer alle partijen bevestigd hebben dat de procedure mag worden stopgezet, zal het Secretariaat overgaan tot het begroten van de arbitragekosten.

Partijen kunnen hetzij zelf, hetzij met de hulp van hun raadsmannen, hetzij onder begeleiding van of met de hulp van het scheidsgerecht tot een minnelijke regeling van het geschil komen. De al dan niet actieve rol van het scheidsgerecht bij de tot standkoming van het akkoord, speelt een rol bij de begroting van de arbitragekosten. Vandaar is het belangrijk dat het scheidsgerecht aan het Secretariaat een gedetailleerd overzicht bezorgt van de prestaties die het leverde.

Behoudens in uitzonderlijke omstandigheden zal CEPINA bij de tot standkoming van een akkoord steeds een deel van de provisie voor arbitragekosten aan de partijen terugbetalen.

In welke gevallen kan de provisie voor arbitragekosten worden verhoogd?

De provisie voor arbitragekosten kan enkel worden verhoogd wanneer de hoofd- en/of tegenvordering wordt verhoogd. Er kan geen verhoging gebeuren op grond van het aantal uren dat een arbiter in de arbitrage presteerde.

De verhoging gebeurt steeds overeenkomstig de geldende tarieflijsten

In uitzonderlijke omstandigheden kan de provisie voor arbitragekosten verhoogd worden tot een bedrag dat hoger is dan datgene wat voortvloeit uit de toepassing van de tarieflijst Dergelijke uitzonderlijke omstandigheden moeten uitvoerig gemotiveerd worden en zullen door het Secretariaat worden onderzocht.

Wat moet ik melden in de onafhankelijkheidsverklaring?

In de onafhankelijkheidsverklaring moet melding worden gemaakt van ieder element dat bij de partijen ook maar het minste vermoeden van niet-onafhankelijkheid of niet-onpartijdigheid kan opwerpen.

Het Secretariaat van CEPINA zal de bemerkingen van de arbiter aan de partijen overmaken en hun verzoeken om schriftelijk te bevestigen dat zij geen bezwaar hebben tegen de verdere aanstelling van de arbiter in kwestie.

Wanneer de partijen hiertegen – klaarblijkelijk gegronde - bezwaren uiten, zal het Benoemingscomité of de Voorzitter overgaan tot de vervanging van de arbiter.

Waarom wordt het afgeraden de procedurekalender in de akte van opdracht op te nemen?

De akte van opdracht is een document dat zowel door de leden van het scheidsgerecht, als door alle in de arbitrage betrokken partijen moet worden ondertekend. Dit heeft concreet tot gevolg dat voor elke wijziging van een bepaling van de akte van opdracht het akkoord van alle betrokken partijen vereist is.

Wanneer een procedurekalender wordt opgenomen in de akte van opdracht, zal een eventuele wijziging ervan vooreerst onderhevig zijn aan het uitdrukkelijke akkoord van alle partijen en bovendien een wijziging van de akte van opdracht met zich meebrengen.

Immers, hoewel de procedurekalender in de mate van het mogelijke tussen arbiters en partijen in gemeenschappelijk overleg moet worden vastgesteld, kan deze ook opgelegd worden door het scheidsgerecht o.m. wanneer een partij obstructie voert.

Om die redenen bepaalt het CEPINA-reglement dan ook uitdrukkelijk dat de procedurekalender in een afzonderlijk document moet worden opgenomen.

Waarom gaat CEPINA over tot kennisgeving van de arbitrale uitspraak en niet de arbiters?

Het CEPINA-reglement bepaalt dat de arbitrale uitspraak slechts ter kennis wordt gebracht van de partijen wanneer de arbitragekosten integraal door hen werd betaald.

Zolang de partijen of één van hen de arbitragekosten niet betaalden, blijft de arbitrale uitspraak op het Secretariaat van CEPINA en wordt deze niet ter kennis gebracht van de partijen.