U kan hier de "Informatiebrochure"  downloaden

INLEIDING

Er wordt in toenemende mate beroep gedaan op arbitrage en andere vormen van geschilleFnbeslechting, zoals mediatie, minitrial, enz. De redenen hiervoor schuilen voornamelijk in de voordelen die deze procedures bieden, niet het minst de snelheid, de confidentialiteit en de bekwaamheid van arbiters en mediators.

CEPINA, het Belgisch Centrum voor Arbitrage en Mediatie werd in 1969 opgericht met het oog op de studie en de praktijk van nationale en internationale arbitrage. Sindsdien heeft het zijn actiegebied uitgebreid tot andere vormen van geschillenbeslechting.
Vandaag streeft het ernaar, als grootste Belgisch arbitrage- en mediatiecentrum, zowel de hedendaagse ondernemer als de particulier een efficiënt en adequaat middel ter beslechting van hun geschillen aan te bieden. Daartoe heeft het verschillende reglementen opgesteld, waaronder ééfn voor geschillen inzake .be-domeinnamen; voorts volgt het van nabij het verloop van de procedures die onder zijn hoede zijn aangegaan, door toe te zien op hun kwaliteit, snelheid en efficiëntie. 


VOORDELEN VAN ARBITRAGE

 Wat is arbitrage ?
Arbitrage is een vorm van geschillenbeslechting, waarbij de partijen overeenkomen hun geschil voor te leggen aan een scheidsgerecht, dat bestaat uit een of drie personen. Dit scheidsgerecht verleent op basis van de vorderingen van artijen een beslissing, d.i. een arbitrale uitspraak die bindend is. Indien nodig kan deze uitspraak het voorwerp uitmaken van een gedwongen tenuitvoerlegging.

 Waarom arbitrage ?

S n e l h e i d
Een arbitrageprocedure bij CEPINA duurt gemiddeld 8 maanden tot één jaar. De reden hiertoe schuilt in de uitschakeling van het hoger beroep, de vereenvoudigde procedure en de beschikbaarheid en deskundigheid van de arbiters.

C o n f i d e n t i a l i t e i t
In tegenstelling tot de procedure voor de gewone rechtbanken, verloopt de arbitrage strikt vertrouwelijk.
De arbiters zijn gehouden tot strikte discretie, partijen worden achter gesloten deuren gehoord en de arbitrale uitspraak wordt enkel mits toestemming van de partijen gepubliceerd.

K o s t p r i j s
De kosten voor een CEPINA-arbitrage worden berekend overeenkomstig een tarieflijst op basis van de financiële waarde van het geding. Partijen kennen aldus op voorhand de kostprijs van de arbitrage. Door de uitschakeling van het hoger beroep en de vereenvoudiging van de procedurevormen worden eveneens veel kosten bespaard. 

V e r t r o u w e n s k l i m a a t
De arbitrage vindt doorgaans plaats in een klimaat van vertrouwen dat de relaties tussen partijen vrijwaart. 

 Welke geschillen komen in aanmerking voor arbitrage?
Arbitrage is in de meeste materies mogelijk, ondermeer bij:
- geschillen op financieel, commercieel of industrieel gebied;
- geschillen tussen vennoten; 
- geschillen in bouwzaken of inzake mede-eigendom; 
- vereffening van gemeenschappen of nalatenschappen; 
- geschillen waarbij de beroepsaansprakelijkheid in het geding is.

De toegang tot arbitrage kan in een overeenkomst worden opgenomen door inlassing van een beding dat verwijst naar het reglement van CEPINA.

Waarom institutionele arbitrage?
Wanneer partijen overeenkomen hun geschil te beslechten door arbitrage, hebben zij de keuze om de arbitrage ad hoc te laten verlopen (arbitrage ad hoc) of een instelling, zoals CEPINA, met het procedureverloop ervan te belasten (institutionele arbitrage).
Bij een arbitrage ad hoc wordt de arbitrageprocedure door de partijen of de arbiters geregeld. Indien zich problemen voordoen, moet beroep gedaan worden op de gewone rechtbanken en zal de arbitrageprocedure - in voorkomend geval -een tijdje noodgedwongen onderbroken worden.
De partijen betalen rechtstreeks de staat van kosten en ereloon van de arbiters.
Institutionele arbitrage biedt het voordeel dat beroep kan gedaan worden op een reglement, hetgeen de rechtszekerheid ten goede komt. Bovendien laat de verwijzing naar een arbitragereglement toe dat de arbitrage snel en ononderbroken in een arbitrale uitspraak resulteert.
CEPINA verleent tevens juridisch advies over het verloop van de procedure. Hiertegenover staat een vergoeding van de administratieve kosten van de arbitrageinstelling.


DE CEPINA-ARBITRAGE

 CEPINA
CEPINA is vandaag een erkend arbitrage - en mediatiecentrum in België. In tegenstelling tot andere arbitragecentra heeft CEPINA geen regionaal of sectorieel karakter. Het is een nationaal en intersectorieel centrum, dat zich ook op internationaal vlak profileert. Zijn werking bestrijkt het ganse Belgische grondgebied én daarbuiten. Een vierde van de arbitrages die aan CEPINA voorgelegd worden, heeft een internationaal karakter.
De leden van CEPINA zijn hoofdzakelijk advocaten, notarissen, hoogleraren, bedrijfsleiders en -juristen.
CEPINA treedt niet zelf op als arbiter. Zijn rol bestaat er in bekwame, toegewijde en onafhankelijke arbiters te benoemen en toe te zien op het goede verloop van de procedure door - indien nodig - een oplossing te bieden voor de juridische of materiële moeilijkheden waarmee de partijen te kampen hebben.

Zo zal CEPINA indien nodig (1) nagaan of er een klaarblijkelijke arbitrageovereenkomst bestaat; (2) een beslissing nemen over het aantal arbiters dat in het scheidsgerecht zal zetelen; (3) arbiters benoemen; (4) beslissingen nemen betreffende de wraking van arbiters; (5) verzekeren dat de arbiters het CEPINA Arbitragereglement volgen en hun indien nodig vervangen; (6) de plaats van de arbitrage bepalen; (7) termijnen toekennen en verlengen; (8) de arbitragekosten bepalen; (9) de arbitrale uitspraak ter kennis brengen.

Daarnaast richt CEPINA zich op de studie en promotie van arbitrage.

 Het Secretariaat van CEPINA
Het Secretariaat van CEPINA staat in voor de opvolging van de arbitragedossiers. Het kent termijnen toe en verlengt ze indien nodig, berekent de provisie voor arbitragekosten, brengt de arbitrale uitspraak ter kennis van de partijen en zorgt - op verzoek van een van de partijen - voor de neerlegging ervan ter griffie.

 De benoeming van arbiters
Overeenkomstig het CEPINA-reglement wordt het scheidsgerecht samengesteld uit één of meer arbiters.
Wanneer één arbiter moet benoemd worden, gebeurt dit door het Benoemingscomité of de Voorzitter van CEPINA, voor zover de partijen niet anders zijn overeengekomen. Voor de benoeming van een drieledig scheidsgerecht, wijst iedere partij - onder voorbehoud van aanvaarding door het Benoemingscomité of de Voorzitter van CEPINA - een arbiter aan; het Benoemingscomité of de Voorzitter van CEPINA benoemt de voorzitter van het scheidsgerecht. Wanneer het aantal arbiters niet bepaald is, wordt het geschil door één arbiter beslecht, behoudens wanneer één van de partijen om de benoeming van drie arbiters verzoekt of het Benoemingscomité of de Voorzitter van CEPINA dit ambtshalve beslist.
CEPINA beschikt niet over een lijst van arbiters, waaruit een keuze moet worden gemaakt en geeft aldus aan de partijen de grootst mogelijke vrijheid in hun keuze. Arbiters die in een CEPINA-arbitrage zetelen moeten onafhankelijk en onpartijdig zijn ten opzichte van de partijen en hun raadslieden en de CEPINA-gedragsregels aanvaarden en respecteren.

 Het toezien op het verloop van de procedure
CEPINA ziet toe op het verloop van de arbitrageprocedure van bij de inleiding ervan tot aan het verlenen van de arbitrale uitspraak.
Overeenkomstig het CEPINA Arbitragereglement moet het scheidsgerecht binnen een termijn van twee maanden na de ontvangst van het dossier een Akte van Opdracht opstellen. Dit is een document dat het kader bepaalt waarin de arbiters moeten handelen. De Akte van Opdracht wordt aan het begin van de procedure opgesteld en laat aldus toe een aantal praktische zaken, zoals de taal en de plaats van de arbitrage te regelen.

De hangende arbitragedossiers worden voortdurend opgevolgd. CEPINA waakt er over dat de arbitrages niet nodeloos verlengd worden en dat het reglement nageleefd wordt. Hiertoe wordt aan het Secretariaat een kopie bezorgd van alle briefwisseling tussen de partijen en van de uitgewisselde memories of conclusies.

 De begroting van de erelonen van de arbiters
In de CEPINA-arbitrage worden de erelonen van de arbiters door het Secretariaat van CEPINA bepaald. Bij de aanvang van de procedure bepaalt het Secretariaat op basis van het bedrag van de vordering en overeenkomstig de in het reglement opgenomen tarieflijst voor arbitrage de provisie voor arbitragekosten. De arbitragekosten omvatten de erelonen en kosten van de arbiters, evenals de administratieve kosten van CEPINA. Op het einde van de procedure worden de arbitragekosten definitief begroot door het Secretariaat van CEPINA. In principe dekt de provisie de arbitragekosten.
De arbiters worden dus niet vergoed op basis van een uurtarief en hebben zelf geen inbreng bij het bepalen van hun honoraria.
Het feit dat de arbitragekosten gebaseerd zijn op het bedrag van de vordering, ontmoedigd tevens het instellen van onrealistisch hoge vorderingen en tegenvorderingen.

 Betekenen van de arbitrale uitspraak en neerlegging ervan
Eens de arbitrale uitspraak verleend werd, maakt het scheidsgerecht deze over aan het Secretariaat van CEPINA dat de partijen en hun raadslieden ervan in kennis zal stellen.
Op verzoek van een partij gaat CEPINA over tot de neerlegging van de arbitrale uitspraak ter griffie van de rechtbank van eerste aanleg.


DE ARBITRAGEOVEREENKOMST

De CEPINA-Arbitrage is enkel mogelijk wanneer er een schriftelijke overeenkomst tussen partijen bestaat die daarin voorziet.
CEPINA raadt aan volgend type-beding voor arbitrage op te nemen in de overeenkomst:

"Alle geschillen, die uit of met betrekking tot deze overeenkomst mochten ontstaan, zullen definitief worden beslecht volgens het Arbitragereglement van CEPINA, door één of meer arbiters die conform dit reglement zijn benoemd. "

Dit type-beding kan aangevuld worden met de volgende bepalingen:

" Het scheidsgerecht zal uit (één) of (drie) arbiters bestaan. " 
" De zetel van de arbitrage is (stad). " 
" De taal van de arbitrage is (...). " 
" De toepasselijke rechtregels zijn (...). "


VAN VERZOEK TOT ARBITRAGE TOT ARBITRALE UITSPRAAK 

Hier kan u het schematisch overzicht van de arbitrageprocedure downloaden 

Art. 1
Het Verzoek om arbitrage én de stavingstukken worden aan het secretariaat van CEPINA gericht in evenveel exemplaren als er arbiters te benoemen zijn, d.i. 1 of 3. Bijkomend wordt een exemplaar gevoegd voor het secretariaat van CEPINA, hetzij in totaal 2 of 4 exemplaren. Wanneer gevraagd wordt een drieledig scheidsgerecht te benoemen moet de naam en alle gegevens van de voorgedragen arbiter in het Verzoek opgenomen zijn.

Art. 25
Na de ontvangst van het Verzoek, gaat CEPINA over tot de berekening van de provisie voor arbitragekosten overeenkomstig de tarieflijst voor arbitrage (zie een voorbeeld op p. 13). De provisie is in gelijke delen verschuldigd door de eiser en de verweerder. Beiden worden uitgenodigd om binnen een termijn van één maand over te gaan tot betaling van hun deel van de provisie.

Art. 2
Aan de verweerder wordt een termijn van één maand toegekend om zijn Antwoord op het Verzoek om arbitrage te formuleren. Dit Antwoord moet aanzien worden als een eerste summiere reactie op het Verzoek. In dit Antwoord moet duidelijk blijken of de verwerende partij al dan niet akkoord gaat met het aantal arbiters, de taal en plaats van de arbitrage. Indien partijen wensen dat een drieledig scheidsgerecht wordt benoemd, moet de verweerder in zijn Antwoord de naam en alle gegevens van de door hem voorgedragen arbiter vermelden. Ook een eventuele tegenvordering dient in dit Antwoord te worden geformuleerd.
Indien alle termijnen gerespecteerd worden, zal uiterlijk één maand na het indienen van het Verzoek om arbitrage het Antwoord van de verweerder ontvangen zijn en de provisie betaald.

Art. 9.
Eens de provisie voor arbitragekosten integraal werd betaald, gaat het Benoemingscomité of de Voorzitter van CEPINA over tot de benoeming van het scheidsgerecht.
Na de benoeming overhandigt het Secretariaat van CEPINA het complete arbitragedossier (procedure en stavingstukken) aan de leden van het scheidsgerecht.
Wanneer in de loop van de procedure de vordering uitgebreid wordt of wanneer een tegenvordering wordt ingesteld, kan het Secretariaat van CEPINA de provisie voor arbitragekosten verhogen.

Art. 16
De eerste opdracht van het scheidsgerecht bestaat in het opstellen van een Akte van opdracht en een procedurekalender.
De Akte van opdracht vormt zowat het basisdocument van de arbitrageprocedure. In deze akte omschrijft het scheidsgerecht zijn opdracht, door o.m. een beeld te schetsen van het te beslechten geschil (omstandigheden, standpunt van eiser en verweerder, de te beslechten geschilpunten, enz). Deze Akte moet worden ondertekend door de partijen en de leden van het scheidsgerecht. Vanaf de datum van de akte van opdracht begint de in het reglement voorziene termijn voor het verlenen van de arbitrale uitspraak te lopen.
De Procedurekalender regelt het verdere verloop van de procedure (termijnen voor het uitwisselen van memories en pleitdatum) en wordt door het scheidsgerecht in samenspraak met de partijen opgemaakt. CEPINA wordt hiervan op de hoogte gebracht en houdt met deze kalender rekening bij het toeken-nen van de termijnen voor het verlenen van de arbitrale uitspraak.

Art. 19
In principe kent CEPINA aan het scheidsgerecht een termijn toe van 4 maanden na de datum van de akte van opdracht om de arbitrale uitspraak te verlenen.

Art. 23
Het Scheidsgerecht maakt de arbitrale uitspraak over aan het Secretariaat van CEPINA in zoveel exemplaren als er partijen zijn, vermeerderd met een exemplaar voor het Secretariaat dat de uitspraak ter kennis brengt van de partijen.

Art. 24
De arbitrale uitspraak is definitief en wordt in laatste aanleg gedaan. Er is dus geen hoger beroep mogelijk. De partijen verbinden zich ertoe de arbitrale uitspraak onverwijld ten uitvoer te brengen.

 De berekening van de provisie voor arbitragekosten - voorbeeld
Een arbitrageprocedure met een totale financiële waarde van 250.000 EUR wordt ingeleid. Partijen vragen de benoeming van een drieledig scheidsgerecht.

De provisie voor arrbitragekosten kan als volgt berekend worden:

- Toepasselijk barema 100.001 à 500.000 EUR

Minimum:
3.000 + 1,5% van het bedrag boven 100.000
3.000 + 1,5% van 250.000 - 100.000)
3.000 + 1,5% van 150.000
3.000 + 2.250
5.250 EUR

Maximum:
6.000 + 1,5% van het bedrag boven 100.000
6.000 + 1,5% van (250.000 - 100.000)
6.000 + 1,5% van 150.000
6.000 + 2.250
8.250 EUR

Weerhouden provisie voor honoraria :                                                         6.750,00 EUR

Administratieve kosten:
10% van de provisie voor honoraria of 675,00 EUR te vermeerderen met 21% BTW of 141,25 EUR

TOTALE PROVISIE VOOR ARBITRAGEKOSTEN                                    7.566,75 EUR
te vermenigvuldigen met 2,5 voor een drieledig scheidsgerecht     18.916,87 EUR


ARBITRAGE VOOR GESCHILLEN MET BEPERKT GELDELIJK BELANG

Voor kleine geschillen voorziet CEPINA een snellere en ook goedkopere procedure dan voor de geschillen met een groter geldelijk belang.
Als kleine geschillen beschouwt CEPINA de geschillen waarvan de hoofdvordering en de eventuele tegenvordering samen de waarde van 12.500 EUR in hoofdsom niet overschrijden. Ook indien in de loop van de procedure de totale vordering wordt uitgebreid tot boven de waarde van 12.500 EUR, blijft de snellere procedure zoals voorzien voor kleine geschillen van toepassing, tenzij de partijen anders zijn overeengekomen.

De snellere procedure wordt bekomen door volgende maatregelen:

er is altijd slechts één arbiter, 
 de kostprijs ligt tussen 625 en 1.250 EUR,
de procedure is in principe schriftelijk, 
de procedure is vereenvoudigd: zo is er geen Akte van Opdracht, 
 de termijnen zijn ingekort; in totaal mag de procedure, vanaf de inleiding van het verzoek om arbitrage tot het verlenen van de arbitrale uitspraak niet langer duren dan 120 dagen.

DE BINDENDE DERDENBESLISSING VOOR GESCHILLEN INZAKE DOMEINNAMEN

DNS BE, de Belgische organisatie die domeinnamen registreert, heeft aan CEPINA de zorg toevertrouwd om geschillen inzake .be-domeinnamen te beslechten. Daartoe heeft CEPINA een reglement ad hoc opgesteld dat de verschillende procedurefasen beschrijft.
De procedure wordt gekenmerkt door haar buitengewone snelheid en het feit dat ze online verloopt zonder dat de partijen, in principe, voor de Derde Beslisser moeten verschijnen. De beslissing van deze Derde wordt bekendgemaakt op de website van CEPINA en meegedeeld aan DNS BE, die ze ten uitvoer brengt door de domeinnaam door te halen of over te dragen aan de klager, behoudens wanneer binnen een termijn van 30 werkdagen na deze beslissing, een gerechtelijke uitspraak de opschorting van de doorhaling of overdracht beveelt.
De Derden die CEPINA aanwijst om het geschil inzake domeinnamen te beslechten worden gekozen uit een regelmatig geactualiseerde lijst van deskundigen, die eveneens terug te vinden is op de CEPINA website.
De kostprijs van de procedure bedraagt 1.620 EUR. Dit bedrag dient betaald te worden door de Klager bij de aanvang van de procedure.

ANDERE VORMEN VAN ALTERNATIEVE GESCHILLENBESLECHTING

 Mini-trial
Bij een mini-trial procedure, wordt een mini-trial comité samengesteld, waarbij iedere partij een hooggeplaatste vertegenwoordiger afvaardigt (bijzitter). CEPINA benoemt een onafhankelijke en neutrale derde als
voorzitter van het mini-trial comité.
De bijzitters in het mini-trial comité moeten de onderneming kunnen binden, zodat zij zich met een mogelijke regeling voor het geschil onmiddellijk kunnen akkoord verklaren.
De voorzitter van het mini-trial comité beschikt over de ruimst mogelijke bevoegdheid om een akkoord tussen de partijen te bewerkstelligen; daartoe pleegt hij - gezamenlijk of afzonderlijk - overleg met zijn bijzitters.
De mini-trial procedure staat borg voor een absolute geheimhoudingsplicht ingeval de overlegprocedure niet in een akkoord resulteert.
Van de kosten betalen de partijen een gelijk deel, behalve als ze anders zijn overeengekomen.

Mediatie
Indien partijen bij een geschil bijstand van een derde wensen om tot een oplossing door bemiddeling te komen, stelt CEPINA een mediator aan die de partijen een voorstel tot minnelijke schikking doet.
De mediator is tot geheimhouding verplicht.
Van de kosten betalen de partijen een gelijk deel, behalve als zij anders zijn overeengekomen.

Deskundigenonderzoek
Indien partijen technische problemen van eender welke aard hebben, kunnen zij beroep doen op het CEPINA reglement voor deskundigenonderzoek.
Het deskundigenonderzoek kan helpen om een minnelijke schikking tussen partijen te bereiken of om hen een aantal vaststaande gegevens te verschaffen die eventueel kunnen aangewend worden in latere arbitrale of gerechtelijke procedures.
In principe binden de vaststellingen en conclusies van de deskundige de partijen. Zij kunnen evenwel bepalen dat het slechts om een advies gaat.
De kosten van deze procedure worden bepaald rekening houdend met de omstandigheden van de zaak, de aard van de opdracht en het aantal deskundigen. Behoudens andersluidende overeenkomst, draagt iedere partij de helft van deze kosten.

Aanpassing van de overeenkomsten
Wanneer de oorspronkelijke omstandigheden waarin een ingewikkelde en langdurige overeenkomst werd afgesloten veranderd zijn, kan er nood bestaan aan herziening ervan.
CEPINA stelt een onafhankelijke derde aan, hetzij om partijen een aanbeveling te doen; hetzij om, met hun voorafgaande instemming, een regel te formuleren die hen definitief bindt.
De kosten van deze procedure worden bepaald rekening houdend met de omstandigheden van de zaak. Behoudens andersluidende overeenkomst betalen de partijen een gelijk deel.