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Cepani

Recommendations

  • Calendrier de procédure

Les parties, en particulier les entreprises, recourent à l’arbitrage notamment parce qu’il permet d’obtenir une décision plus rapide que dans le cadre d’une procédure judiciaire ordinaire. Une des premières tâches de l’arbitre unique ou du tribunal arbitral est donc de fixer, avec les parties, un calendrier prévisionnel de procédure (art.22, par. 3 du Règlement). Les arbitres doivent impérativement veiller à ce que le calendrier comporte des délais courts et que ceux-ci soient strictement respectés. Pour cela, chaque prolongation d’un délai demandé au Secrétariat du CEPANI doit être justifié.
Le Secrétariat du CEPANI informe régulièrement les parties de toute décision de l’arbitre ou du tribunal arbitral ayant des conséquences sur la durée de la procédure (calendrier de procédure, demande de report ou de prolongation...).
 

  • T.V.A.

Certains arbitres doivent appliquer la TVA à leurs honoraires tandis que d’autres en sont exemptés.
Le CEPANI peut recouvrer cette TVA dès lors que l’arbitre lui signale dans le mois de sa désignation qu’il est soumis à la TVA. S’il ne le fait pas, il lui appartient de réclamer lui-même directement aux parties la TVA dont il doit s’acquitter.
 

  • FRAIS D'ARBITRAGE

Lorsque les arbitres rendent la sentence, chacun d’eux fait part sans délai au Secrétariat du CEPANI du montant des frais d’arbitrage encourus personnellement (Secrétariat, transport, hôtel ...).
Le Président du tribunal arbitral signale au Secrétariat du CEPANI dans les mêmes délais les frais encourus collectivement par le tribunal arbitral (frais de traduction, location de salles ...).
 

  • HONORAIRES DES ARBITRES

- Une provision correspondant aux honoraires et aux frais administratifs du CEPANI compte tenu de l’importance de la demande d’arbitrage est arrêté par le Secrétariat du CEPANI en fonction du barème annexé à son règlement. L’arbitre n’est désigné que lorsque l’intégralité de cette provision est versée.
Si en cours d’arbitrage, il apparaît que le montant réclamé par les parties ne correspond plus à l’enjeu initial du litige, l’arbitre unique ou le président du tribunal arbitral doit demander au Secrétariat du CEPANI de réajuster la provision. Il n’y a donc pas lieu d’attendre la fin de la procédure pour réclamer éventuellement une adaptation de la provision.

Lorsque le montant réclamé par les parties n’est pas précisé, la tâche première de l’arbitre ou du tribunal arbitral est de le quantifier.

Lorsqu’il y a un tribunal arbitral, le président reçoit 40 % de la provision versée déduction faite des frais administratifs et des frais propres aux arbitres (Secrétariat ...), et les autres arbitres 30 %. S’il a été convenu entre les arbitres que la répartition doit être faite de manière différente, il faut le signaler au Secrétariat du CEPANI.

En cas d’accord amiable entre les parties avant la fin de la procédure, la part de la provision versée aux arbitres et celle qui est ristournée aux parties est fonction du travail déjà accompli par les arbitres. Cette part est déterminée par le Secrétariat du CEPANI.

Si en cours de procédure, il apparaît que le litige est particulièrement complexe, l’arbitre ou le président du tribunal arbitral peut le signaler au Secrétariat du CEPANI qui examinera la possibilité de demander une provision complémentaire.
 

  • NOTIFICATION AUX PARTIES

L’arbitre unique ou le président du tribunal arbitral transmet chaque ordonnance de procédure au Secrétariat du CEPANI. Celui-ci l'adresse aux parties.
La sentence est communiquée aux parties exclusivement par le Secrétariat du CEPANI.
Il n’appartient donc pas aux arbitres de notifier cette sentence ni même de donner une date quant au moment où elle sera communiquée aux parties. Lors de cette notification, le Secrétariat du CEPANI demande aux parties si elles souhaitent que celui-ci dépose la sentence au Greffe du tribunal de première instance du lieu où la sentence a été rendue.
 

  • PARTIES

Dès l’engagement de la procédure devant l’arbitre ou les arbitres, ceux-ci doivent demander aux parties le nom, la qualité et l’adresse de la personne, le numéro de téléphone, de fax et de mail à qui la correspondance peut être adressée.
Ceci est surtout vrai lorsque les parties sont des sociétés commerciales. Ces renseignements doivent être fournis aussitôt au Secrétariat du CEPANI.
 

  • TRIBUNAL ARBITRAL

Lorsque plusieurs arbitres sont désignés pour connaître d’un litige déterminé, toute la correspondance avec le secrétariat du CEPANI se fait exclusivement par le truchement du président du tribunal arbitral.

Celui-ci, de même que l’arbitre unique, peut toujours interroger le secrétariat du CEPANI sur les modalités pratiques du déroulement d’une procédure arbitrale, voire sur l’interprétation à donner à certaines dispositions du règlement du CEPANI.
 

  • SENTENCE ARBITRALE

 L’arbitre unique ou le président du tribunal arbitral doit remettre au Secrétariat du CEPANI un nombre d’exemplaires de la sentence dûment signés et datés, correspondant au nombre de parties en présence.
En outre pour faciliter la conservation des sentences rendues dans le cadre d’une procédure d’arbitrage du CEPANI, l’arbitre unique ou le président du tribunal arbitral doit remettre au Secrétariat du CEPANI une copie de la sentence.