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Cepani

FAQ

Quels litiges peuvent être résolus grâce au règlement d’arbitrage du CEPANI ?

Tous les litiges pour lesquels les parties peuvent conclure une convention d’arbitrage selon les lois en vigueur, peuvent être soumis au CEPANI. D’après le droit belge, toute cause de nature patrimoniale peut faire l’objet d’un arbitrage. Les causes de nature non-patrimoniale sur lesquelles il est permis de transiger peuvent aussi faire l’objet d’un arbitrage.
Les litiges soumis à l’arbitrage du CEPANI concernent principalement le droit économique et le droit des sociétés. Des statistiques annuelles figurent dans la Newsletter du CEPANI, afin de pouvoir se former une idée plus claire de la nature des affaires traitées, de leur nombre et de leur valeur.

Quelle est la durée moyenne d'un arbitrage du CEPANI ?

La durée moyenne d’une procédure d’arbitrage varie de 8 à 12 mois. Cette durée moyenne prend en compte le temps écoulé entre la désignation du tribunal arbitral et la date à laquelle la sentence arbitrale est rendue.

Quelle est la différence entre la procédure d’arbitrage ordinaire et la procédure s’appliquant aux litiges d’une importance pécuniaire limitée ?

Pour les petits litiges, le CEPANI prévoit une procédure plus rapide et moins coûteuse, à savoir l’arbitrage d’importance pécuniaire limitée. Un petit litige est un litige dont la demande principale et l’éventuelle demande reconventionnelle n’excèdent pas au total une valeur de 25.000,00 EUR.

Cette procédure est plus rapide pour les raisons suivantes :
• le tribunal arbitral est toujours composé d’un seul arbitre ;
• la procédure est en principe écrite ;
• la procédure est simplifiée. Un acte de mission n’est donc pas nécessaire ;
• les délais sont abrégés. En principe, la procédure ne peut dépasser 112 jours entre l’introduction de la demande d’arbitrage et le prononcé de la sentence.

Quel est le coût d’un arbitrage du CEPANI ?

Les frais d’un arbitrage CEPANI comprennent d’une part, les honoraires et les frais encourus par les arbitres et d’autre part, les frais administratifs du Secrétariat. Les frais administratifs du CEPANI s’élèvent à 10% des honoraires et des frais des arbitres.
Dès l’introduction de la demande d’arbitrage, le CEPANI demande aux parties concernées de régler la provision endéans le mois. Cette provision est fixée par le secrétariat suivant l’importance du litige et suivant le barème en vigueur. La provision est due en parts égales par le demandeur et le défendeur.
Le CEPANI ne procédera à la désignation du tribunal arbitral qu’après paiement intégral des frais d’arbitrage. Lorsqu’une des parties refuse de régler sa part de la provision, le CEPANI demandera, afin de veiller à la célérité de la procédure, à l’autre partie de prendre cette part à sa charge. Le tribunal arbitral fixera la répartition des frais d’arbitrage lors de la sentence arbitrale définitive.
Les parties s’acquittant volontairement de la sentence arbitrale éviteront leur droit d’enregistrement de 3%, qui est d’application pour toute condamnation judiciaire.

Comment calculer la provision pour les frais d’arbitrage ?

Une procédure d’arbitrage est engagée avec un enjeu financier de 250.000 EUR. Les parties demandent qu’un tribunal arbitral de trois arbitres soit désigné. La provision pour frais d’arbitrage est calculée de la manière suivante :

a) Honoraires des arbitres
Barème applicable de 100.000 à 500.000 EUR:
Minimum : 3.250 + 1.5 % du montant supérieur à 100.000 
3.250 + 1.5 % (250.000 - 100.000) 
3.250 + 1.5 % de 150.000 
3.250 + 2250 = 5.500 EUR
Maximum : 6.000 + 1.5 % du montant supérieur à 100.000 
6.000 + 1.5 % (250.000 - 100.000)
6.000 + 1.5 % de 150.000 
6.000 + 2.250 = 8.250 EUR
Retenons une provision entre les deux : 6.750 EUR

b) Frais administratifs 
10 % de la provision pour honoraires = 675,00 EUR 
TVA de 21 % à ajouter = 141,25 EUR

c) Provision totale pour frais d’arbitrage 
= 7.566,25 EUR

d) A multiplier par 3 car 3 arbitres
TOTAL = 22.698,75 EUR

! Le Comité de nomination procède à la nomination du Tribunal Arbitral lorsque l’intégralité de la provision pour frais d’arbitrage a été réglée par les parties ou l’une d’entre elles.

Comment fournir la preuve d’envoi de la demande d’arbitrage et de ses annexes à la partie adverse?

La preuve d’envoi de la demande d’arbitrage à la partie adverse peut être fournie à l’aide de la remise d’une copie estampée de l’envoi par courrier recommandé, d’une copie du fax dont il ressort que l’envoi a réellement été effectué, etc.
Il est primordial de joindre cette preuve à la demande d’arbitrage de façon à ce que le Secrétariat puisse constater avec certitude que le défendeur est déjà en possession de la demande d’arbitrage et de ses annexes. En effet, le défendeur doit formuler sa réponse à ce propos endéans le délai d’un mois à compter de la date du début de l’arbitrage. Toute remise tardive de la demande d’arbitrage au défendeur empêche que l’arbitrage soit entamé de manière prompte et retarde inutilement la procédure.

La partie défenderesse a formulé une réponse à la demande d’arbitrage. A-t-on encore la possibilité d’y répondre et dans quel délai ?

Les parties ne sont pas censées donner leur point de vue intégral dans la demande d’arbitrage et dans la réponse à celle-ci. Il faut uniquement donner un résumé sommaire de la demande principale ou de la demande reconventionnelle. Toutefois, rien n’empêche la partie demanderesse de formuler son point de vue eu égard à la réponse de la partie défenderesse. Le demandeur peut soumettre une note en réponse à la demande reconventionnelle dans un délai d’un mois à partir de la réception de la demande reconventionnelle communiquée par le secrétariat.

Quand le Comité de nomination ou le Président procède-t-il à la désignation du tribunal arbitral ?

Le Comité de nomination ou le Président ne procède à la désignation du tribunal arbitral que lorsque la provision pour les frais d’arbitrage est intégralement payée. Lorsqu’une des parties refuse de régler sa par de la provision pour les frais d’arbitrage, l’autre partie peut prendre cette part à sa charge.

Quelle est la première mission du tribunal arbitral après sa désignation ?

La première mission du tribunal arbitral consiste à établir un acte de mission et un calendrier de procédure. A cet effet, le tribunal arbitral rédige généralement un projet qu’il soumet aux parties. Cela permettra d’organiser une première réunion en vue de la signature de l’acte de mission et de se concerter sur le calendrier de procédure.

Qu’est-ce qu’un acte de mission et quelle en est l’utilité ?

Dans l’acte de mission, le tribunal arbitral décrit clairement e.a. les requêtes des parties, les adresses postales, la langue, le lieu de l’arbitrage, et en principe la liste des points litigieux à trancher. L’acte de mission offre l’avantage de décrire un cadre clair pour l’arbitrage, aussi bien pour les parties que pour le tribunal arbitral

Quels sont les effets sur la provision pour les frais d’arbitrage lorsque le défendeur institue une demande reconventionnelle ou lorsque le demandeur élargit sa requête ?

Lorsque le défendeur introduit une demande reconventionnelle ou lorsque le demandeur élargit sa demande principale, ceci donne lieu à une provision complémentaire pour les frais d’arbitrage. En principe, les deux parties sont tenues au paiement d’une part proportionnelle de la provision complémentaire.
Dans l’hypothèse où une demande reconventionnelle est formulée, le secrétariat peut, à la demande des parties, ou d’une d’elle ou au besoin d’office, fixer des provisions distinctes pour la demande principale et reconventionnelle. Lorsque des provisions distinctes sont fixées, chaque partie doit verser la provision correspondant à sa demande, principale ou reconventionnelle. Le tribunal arbitral ne connait que des demandes pour lesquelles la provision est versée.

Comment peuvent être prolongés les délais déterminés dans le règlement ?

Il existe deux types de délais dans le règlement :
d’une part, les délais imposés par le règlement du CEPANI aux parties ou au tribunal arbitral,
d’autre part, les délais déterminés par le tribunal arbitral en concertation avec les parties.
Dans les deux cas, une demande de prolongation d’un délai doit toujours être motivée.
Dans le premier cas, pour prolonger un délai imposé par le CEPANI, le tribunal arbitral ou la partie doit adresser une requête motivée au Secrétariat du CEPANI. Cette requête doit être adressée au Secrétariat avant l’expiration du délai pour lequel la prolongation est sollicitée.
Dans le second cas, la prolongation d’un délai accordé par le tribunal arbitral doit être demandé au tribunal arbitral. Ici, le CEPANI n’a aucune compétence en la matière.

Comment se déroule une expertise technique lors d’un arbitrage ?

L’expertise technique organisée par le tribunal arbitral est étroitement apparentée à l’expertise judiciaire imposée par les tribunaux ordinaires. Le tribunal arbitral désignera l’expert en concertation avec les parties, en tenant compte de la nature et des circonstances de la mission ainsi que des souhaits spécifiques des parties. Le CEPANI conseille au tribunal arbitral, avant le début de l’expertise technique, de demander aux parties de s’acquitter du paiement d’une provision pour les frais d’expertise sur un compte déterminé par le tribunal arbitral. Faute de convention contraire entre les parties, cette provision est payée par la partie la plus diligente. Le rapport final de l’expert servira d’avis pour le tribunal arbitral, sauf si les parties décident autrement.

Comment se déroule la notification de la sentence arbitrale ?

Le Secrétariat du CEPANI se charge de la notification de la sentence arbitrale, toutefois uniquement à condition que les parties (ou une d’elles) aient payé intégralement les frais d’arbitrage. Tant que les frais d’arbitrage ne sont pas payés, la sentence arbitrale n’est en aucun cas communiquée aux parties. Une des parties peut toutefois faire accélérer la notification de la sentence arbitrale en payant le solde restant dû. La sentence finale décide à quelle partie incombe la charge des frais d’arbitrage ou dans quelle proportion ils sont partagés entre elles. Dans la mesure où les frais d’arbitrage sont payés intégralement au CEPANI, le Secrétariat notifie aux parties un exemplaire original de la sentence signée par les membres du tribunal arbitral. Cette information se fait par lettre recommandée et une copie par e-mail. La date d’envoi par lettre recommandée vaut comme date de la notification.

Qui assure le dépôt de la sentence arbitrale ?

Le Secrétariat du CEPANI dépose la sentence arbitrale au greffe du tribunal de première instance au siège de l’arbitrage, à condition qu’une des parties le demande dans un délai de trois mois suivant la notification de la sentence arbitrale. Ce délai n’est pas un délai de forclusion. Les parties sont libres d’assurer le dépôt au greffe après expiration de ce délai.

Comment une des parties peut-elle contribuer au déroulement rapide et facile de l’arbitrage ?

Les parties peuvent accélérer le déroulement de l’arbitrage en payant à temps la provision pour les frais d’arbitrage; ensuite en étant disponible lors de la rédaction et de la signature de l’acte de mission, et enfin en fixant des délais strictes dans le calendrier de procédure et sans demander de prorogations inutiles.
Le règlement du CEPANI accorde au tribunal arbitral un délai de deux mois afin d’établir l’acte de mission et le calendrier de procédure. Ensuite, le tribunal arbitral dispose d’un délai de six mois pour rendre la sentence arbitrale. Lorsque les parties conviennent toutefois des délais de conclusion dépassant ces délais, ceux-ci seront prolongés conformément à l’accord existant entre les parties.

Une copie de toute communication doit-elle être transférée au Secrétariat ?

Le Secrétariat du CEPANI doit en effet recevoir une copie de toute communication entre les parties et le tribunal arbitral. Ainsi, le Secrétariat reste informé tout au long du déroulement de la procédure arbitrale et peut veiller à la célérité de cette dernière.

Dans le cas d'un accord à l'amiable, qu'en est-il de l'arbitrage ?

Si les parties arrivent à un accord à l’amiable pendant la procédure d’arbitrage, deux options sont possibles. Elles peuvent demander au tribunal arbitral de constater leur accord dans une sentence. L’avantage en est que les parties disposent ainsi d’un titre qui peut faire l’objet d’une exécution forcée.
D’autre part, les parties peuvent estimer que cet accord ne doit faire l’objet d’une sentence. Dans ce cas, elles doivent informer le Secrétariat du CEPANI de cet accord qui règle aussi le litige entre elles et, met fin à la procédure arbitrale.
Dans les deux hypothèses, le Secrétariat du CEPANI demande aux arbitres de donner un aperçu des prestations qu’ils ont déjà effectuées et si l’accord a été ou non réalisé à leur intervention. Sur cette base, le Secrétariat arrête le montant des frais d’arbitrage et procède le cas échéant, au remboursement du montant trop perçu.