Overslaan en naar de inhoud gaan
Cepani

Reglement

Het nieuwe CEPANI reglement voor de aanpassing van oreenkomsten is van toepassing vanaf 1 januari 2018 !

Download het Reglement

TYPE BEDING VOOR DE AANPASSING VAN OVEREENKOMSTEN.

De partijen die naar het reglement inzake de aanpassing van overeenkomsten willen verwijzen, wordt aanbevolen om in hun contracten het hiernavolgende type beding op te nemen.

“De partijen verbinden zich er toe om op verzoek van één van hen toepassing te maken van het reglement van CEPANI betreffende de aanpassing van de overeenkomsten.”

Het advies van de conform dit reglement aangestelde derde geldt als (aanbeveling) of als (beslissing).1

Dit type beding kan worden aangevuld met de volgende bepalingen:

“De zetel van het verloop van de procedure is [            ]”. “De taal van de procedure is [      ]”.

“De procedure tot aanpassing van de overeenkomst zal op verzoek van één der partijen gevolgd worden door een arbitrageprocedure volgens het arbitragereglement  van CEPANI”.

VOORAFGAANDE BEPALINGEN

Artikel 1. - Belgisch Centrum voor Arbitrage en Mediatie

Het Belgisch Centrum voor Arbitrage en Mediatie (“CEPANI”) is een onafhankelijke instelling die de procedures voor de aanpassing van overeenkomsten administreert overeenkomstig dit reglement. Het lost zelf geen geschillen op en oefent niet de taak van derde uit.

ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 2. Toepassingsgebied

1. Dit reglement is van toepassing wanneer één of meerdere partijen beroep willen doen op een derde wiens/wier opdracht erin bestaat hetzij een tussen partijen gesloten overeenkomst aan te passen en te vervolmaken daar waar partijen dit niet deden, hetzij de gemeenschappelijke wilsuiting van partijen die aan de basis van een bepaalde overeenkomst lag aan nieuwe situaties aan te passen.

2. Enkel partijen die de toepasselijkheid van dit reglement in een specifiek beding overeenkwamen, kunnen beroep doen op deze procedure. Volgens de draagwijdte die de partijen haar geven neemt de opdracht van de aan te stellen derde uiteindelijk de vorm van een aanbeveling of een beslissing aan.

HET INLEIDEN VAN DE PROCEDURE

Artikel 3. Verzoek tot aanpassing van de overeenkomsten

1. De partij die een beroep wenst te doen op de procedure tot aanpassing van de overeenkomsten overeenkomstig het CEPANI-reglement dient daartoe een verzoek tot aanpassing van de overeenkomsten in bij het secretariaat.

Het verzoek tot aanpassing van de overeenkomsten bevat onder meer de volgende gegevens:

a)naam, voornaam en volledige benaming, hoedanigheid, adres, telefoon- en faxnummer, geldig e-mailadres en in voorkomend geval het BTW- nummer van ieder der partijen;

b)een bondige uiteenzetting van het standpunt van de eiser; c)aanwijzingen betreffende de plaats en de taal van de procedure en de toepasselijke  rechtsregels;

d)het bewijs van de betaling van de registratiekosten.

Het verzoek moet vergezeld zijn van een kopie van de betreffende overeenkomst(en) en de overeenkomst die de toepasselijkheid van het reglement tot aanpassing van de overeenkomsten voorziet, van de briefwisseling tussen de partijen en van alle overige nuttige stukken.

2. Ieder verzoek tot aanpassing van de overeenkomsten moet vergezeld gaan van een betaling van € 750,00 excl. BTW als voorschot op de administratiekosten. Dit bedrag is niet terugvorderbaar en wordt in mindering gebracht op het door de eiser verschuldigd deel van de provisie voor kosten van de procedure tot aanpassing van de overeenkomsten.

3. Het verzoek tot aanpassing van de overeenkomsten en de bijlagen bij dit verzoek dienen elektronisch alsook in één papieren exemplaar te worden ingediend.

Na ontvangst zendt CEPANI een exemplaar van het eenzijdig verzoek per e-mail aan de wederpartij en/of aan de andere betrokken partijen.

In het geval er geen bekend e-mailadres voorhanden is voor de wederpartij en/of de andere betrokken partij(en), dient het verzoek te worden ingediend in zoveel originele en ondertekende exemplaren als er betrokken partijen zijn, vermeerderd met één exemplaar voor het secretariaat.

Artikel 4. Antwoord op het verzoek tot aanpassing van de overeenkomsten

1. Binnen de twee weken na het doorzenden van het verzoek zoals bedoeld in artikel 3, zal de wederpartij haar hun opmerking omtrent dit verzoek meedelen aan het secretariaat.

Indien binnen voormelde termijn geen reactie van de wederpartij is ontvangen, wordt het verzoek tot aanpassing van de overeenkomsten geacht te zijn afgewezen door de wederpartij.

2. Wanneer het verzoek van slechts één partij uitgaat, wordt de procedure tot aanpassing van de overeenkomsten geacht aan te vangen op de dag waarop het secretariaat het verzoek en de bijlagen hiertoe ter kennis brengt van de andere partij.

Wanneer het verzoek van alle partijen uitgaat, wordt de procedure tot aanpassing van de overeenkomsten geacht aan te vangen op de dag waarop het secretariaat zowel het verzoek en de bijlagen bij het verzoek, als de betaling van de registratiekosten zoals bepaald in artikel 3.1 d) heeft ontvangen.

Het secretariaat bevestigt de aanvangsdatum van de procedure tot aanpassing van de overeenkomsten aan de partijen.

3. Op gemotiveerd verzoek van de andere partij of zelfs ambtshalve kan het secretariaat de in lid 1 bepaalde termijn verlengen.

Artikel 5. Ontbreken van een prima facie overeenkomst tot aanpassing van de overeenkomsten

bij gebrek aan een prima facie overeenkomst tot aanpassing van de overeenkomsten kan geen procedure tot aanpassing van de overeenkomsten plaatsvinden indien de andere partij niet binnen de in artikel 4 voorgeschreven termijn van vijftien dagen zijn antwoord op het verzoek tot aanpassing van de overeenkomsten indient of indien hij de procedure tot aanpassing van de overeenkomsten overeenkomstig het CEPANI-reglement betwist.

Artikel 6. Gevolgen van de overeenkomst tot aanpassing van de overeenkomsten

Indien de partijen overeenkomen een beroep te doen op de procedure tot aanpassing van de overeenkomsten overeenkomstig het CEPANI- reglement, onderwerpen zij zich aan het reglement, met inbegrip van de bijlagen, dat van kracht is op het ogenblik van de aanvangsdatum van de procedure tot aanpassing van de overeenkomsten, tenzij zij uitdrukkelijk overeenkomen om zich te onderwerpen aan het reglement van toepassing op het tijdstip van de totstandkoming van de overeenkomst tot aanpassing van de overeenkomsten.

Artikel 7. Schriftelijke kennisgevingen of mededelingen en termijnen

1. Het verzoek tot aanpassing van de overeenkomsten, het antwoord op het verzoek tot aanpassing van de overeenkomsten, de memories of conclusies en de benoeming van de derde, onder voorbehoud van artikel 17, lid 2, kunnen geldig gebeuren wanneer de kennisgeving of mededeling in elektronische vorm aan een geldig e-mailadres wordt gedaan. In deze gevallen draagt de verzender de bewijslast van de verzending. In geval er geen bekend e-mailadres voorhanden is voor een partij, zal de kennisgeving of mededeling geldig kunnen gebeuren wanneer zij gedaan wordt per koerier tegen ontvangstbewijs, per aangetekende brief of per telefax.

2. Indien een partij vertegenwoordigd wordt door een raadspersoon, gebeuren de kennisgevingen en mededelingen aan deze laatste, tenzij deze partij anders verzoekt.

De kennisgevingen of mededelingen zijn geldig als zij verstuurd zijn aan het laatst bekende adres van de bestemmelling,zoals dit meegedeeld werd door de bestemmeling zelf of desgevallend door de wederpartij.

3. Een kennisgeving of een mededeling, verricht in overeenstemming met lid 1, wordt geacht te zijn gedaan wanneer zij werd ontvangen of zou moeten ontvangen zijn door de partij zelf, haar vertegenwoordiger of haar raadspersoon.

4. De in dit reglement bepaalde termijnen beginnen te lopen op de dag na die waarop een kennisgeving of mededeling overeenkomstig het voorgaande lid geacht wordt gedaan te zijn. Indien de laatste dag van de verleende termijn een officiële feestdag is of geen werkdag is in het land waar de kennisgeving of mededeling moet worden gedaan, verstrijkt de termijn aan het eind van de eerstvolgende werkdag.

Een kennisgeving of mededeling die in overeenstemming met lid 1 van dit artikel verzonden werd vóór of op de laatste dag van de toegekende termijn, wordt geacht tijdig ingediend te zijn.

DE DERDE

Artikel 8. Algemene bepalingen

1. Uitsluitend personen die onafhankelijk zijn ten opzichte van de partijen en hun raadslieden en die de gedragsregels voor de CEPANI procedures naleven, kunnen als derde in een CEPANI-procedure tot aanpassing van de overeenkomsten optreden.

2. Het benoemingscomité of de voorzitter benoemt de derde. De partijen kunnen de derde in onderling akkoord ter aanvaarding voordragen aan het benoemingscomité of de voorzitter.

3. Voor zijn benoeming of bevestiging, ondertekent de voorgedragen derde een verklaring van aanvaarding, beschikbaarheid en onafhankelijkheid. Hij/ zij deelt schriftelijk aan het secretariaat de feiten en omstandigheden mee, die van dien aard zijn dat deze in de ogen van de partijen aanleiding zouden kunnen geven zijn/haar onafhankelijkheid in twijfel te trekken.

Het secretariaat deelt deze informatie schriftelijk mee aan de partijen en stelt hen een termijn waarbinnen zij eventuele opmerkingen kunnen indienen.

4. Indien in de loop van de procedure zich feiten en omstandigheden voordoen, van dezelfde aard als deze vermeld in lid 3 van dit artikel, brengt de derde deze onmiddellijk schriftelijk ter kennis van het secretariaat en de partijen.

5. De beslissingen van het benoemingscomité of de voorzitter inzake de benoeming, de bevestiging of de vervanging van een derde zijn nieT aanvechtbaar. De motivering van de beslissingen wordt niet meegedeeld.

6. Door het aanvaarden van zijn/haar opdracht, verbindt iedere derde er zich toe om deze tot het einde uit te voeren in overeenstemming met de bepalingen van dit reglement.

7. Behoudens met akkoord van de partijen, legt de derde zichzelf het verbod op om de functie van arbiter, vertegenwoordiger of raadspersoon van een partij te vervullen in een arbitrale of gerechtelijke procedure betreffende het geschil dat het voorwerp is geweest van een procedure tot aanpassing van de  overeenkomsten.

Artikel 9. Benoeming van de derde

1. De partijen kunnen in onderling akkoord een derde ter aanvaarding voordragen aan het benoemingscomité of de voorzitter. Bij gebrek aan overeenstemming tussen de partijen binnen een termijn van vijftien dagen na de kennisgeving van het verzoek tot aanpassing van de overeenkomsten aan de andere partij, of binnen een andere termijn die door het secretariaat kan worden bepaald, wordt de derde ambtshalve benoemd door het benoemingscomité of de voorzitter. Indien het benoemingscomité of de voorzitter weigert de voorgedragen derde te aanvaarden, zorgt het binnen een termijn van vijftien dagen na de datum waarop de weigering ter kennis van de partijen wordt gebracht voor vervanging van de geweigerde derde.

2. Het benoemingscomité of de voorzitter benoemt of bevestigt de derde nadat de provisie voor kosten van de procedure tot aanpassing van de overeenkomsten voorzien in artikel 19 werd betaald door de partijen of één van hen. Het houdt hierbij meer bepaald rekening met de beschikbaarheid, de kwalificaties en de bekwaamheid van de derde om de procedure tot aanpassing van de overeenkomsten te voeren overeenkomstig dit reglement.

Artikel 10. Vervanging van de derde

1. Bij overlijden, wraking, behoorlijk aanvaarde terugtrekking, verhindering of op verzoek van alle partijen, wordt de derde vervangen.

2. De derde wordt eveneens vervangen indien het benoemingscomité of de voorzitter vaststelt dat de derde de jure of de facto verhinderd is zijn/haar functie uit te oefenen of zijn/haar functie niet uitoefent in overeenstemming met de bepalingen van dit reglement of binnen de toegekende termijnen.

In dit geval neemt het benoemingscomité of de voorzitter een beslissing nadat het de derde en de partijen heeft uitgenodigd om hun opmerkingen schriftelijk aan het secretariaat over te maken, binnen de door het secretariaat bepaalde termijn. Deze opmerkingen worden meegedeeld aan de partijen en aan de derde.

 

DE PROCEDURE TOT AANPASSING VAN DE OVEREENKOMSTEN

Artikel 11. Overhandiging van het dossier aan de derde

Het secretariaat overhandigt het dossier aan de derde na zijn/haar benoeming of bevestiging en wanneer de provisie voor de kosten van de procedure tot de aanpassing van de overeenkomsten voorzien in artikel 19 integraal werd voldaan.

Artikel 12. Taal van de procedure tot aanpassing van de overeenkomsten

1. De partijen bepalen in onderlinge overeenstemming de taal of de talen waarin de procedure wordt gevoerd.

Bij gebrek aan overeenstemming tussen de partijen, bepaalt de derde de taal of talen van de procedure, rekening houdend met de omstandigheden en met name de taal van de overeenkomst.

2. De derde beslist wie en in welke verhouding de eventuele vertaalkosten draagt.

Artikel 13. Plaats van de procedure tot aanpassing van de overeenkomsten

1. Het benoemingscomité of de voorzitter bepaalt de plaats van de procedure, tenzij de partijen deze onderling bepaalden.

2. Behoudens andersluidend beding tussen de partijen en na hen geraadpleegd te hebben, kan de derde op elke plaats die hij/zij daartoe geschikt acht, zittingen en bijeenkomsten houden.

3. De derde kan beraadslagen op elke plaats die hij/zij daartoe geschikt acht.

Artikel 14. Onderzoek van de zaak

De derde organiseert vrij de procedure tot aanpassing van de overeenkomsten.

Artikel 15. - Vertrouwelijkheid van de procedure tot aanpassing van de overeenkomsten

Tenzij de partijen anders zijn overeengekomen of er een wettelijke verplichting tot bekendmaking is, is de procedure tot aanpassing van de overeenkomsten vertrouwelijk.

DE BESLISSING OF AANBEVELING EN HET EINDE VAN DE PROCEDURE TOT AANPASSING VAN DE OVEREENKOMSTEN

Artikel 16. De beslissing of aanbeveling van de derde

De derde beëindigt zijn/haar opdracht met het formuleren van zijn/haar bevindingen in een schriftelijke beslissing of aanbeveling.

Artikel 17. Kennisgeving van de beslissing of aanbeveling

1. Wanneer de beslissing of aanbeveling werd opgesteld, maakt de derde deze aan het secretariaat over in zoveel originele exemplaren als er partijen zijn, vermeerderd met één origineel exemplaar voor het secretariaat.

2. Het secretariaat brengt een origineel van de door de derde ondertekende beslissing of aanbeveling ter kennis van de partijen, per aangetekend schrijven of per koerier tegen ontvangstbewijs en een kopie daarvan per e-mail, nadat zij of één van hen de kosten van de procedure tot aanpassing van de overeenkomsten volledig aan CEPANI hebben betaald.

DE KOSTEN VAN DE PROCEDURE TOT AANPASSING VAN DE OVEREENKOMSTEN

Artikel 18. Aard en bedrag van de kosten van de procedure tot aanpassing van de overeenkomsten

1. De kosten van de procedure tot aanpassing van de overeenkomsten omvatten het honorarium en de kosten van de derde evenals de administratiekosten van CEPANI. Ze worden door het secretariaat vastgesteld rekening houdend met de aard en omvang van de aan de derde toevertrouwde opdracht.

2. De andere kosten en uitgaven die verbonden zijn aan de procedure tot aanpassing van de overeenkomsten, zoals de uitgaven gedaan door de partijen, behoren niet tot de kosten tot aanpassing van de overeenkomsten en zijn ten laste van de partij die ze maakt.

3. In de loop van de procedure kan het secretariaat het bedrag van de kosten van de procedure tot aanpassing van de overeenkomsten aanpassen indien uit de omstandigheden van de zaak of uit nieuwe opdrachten blijkt dat de zaak omvangrijker is dan aanvankelijk werd bevonden.

Artikel 19. De provisie voor kosten van de procedure tot aanpassing van de overeenkomsten

1. Ter dekking van de overeenkomstig artikel 18 lid 1 bepaalde kosten van de procedure tot aanpassing van de overeenkomsten wordt, voorafgaand aan de benoeming of aanvaarding van de derde door het benoemingscomité of de voorzitter, door de partijen aan CEPANI een provisie betaald.

2. Indien de kosten van de procedure tot aanpassing van de overeenkomsten in de loop van de procedure moeten aangepast worden, geeft dit, op dat ogenblik, aanleiding tot het vaststellen van een aanvullende provisie.

3. Zowel de provisie als de aanvullende provisie is in gelijke delen verschuldigd door de partijen. Iedere partij kan evenwel de totaliteit van de provisie ten laste nemen, indien de andere partij nalaat haar deel van de provisie te betalen.

4. Indien het bedrag van de provisie € 50.000,00 overschrijdt, kan de betaling ervan door middel van een bankgarantie geschieden.

5. Indien aan het verzoek tot betaling van een aanvullende provisie voor kosten van de procedure tot aanpassing van de overeenkomsten niet wordt voldaan, kan het secretariaat, na raadpleging van de derde, hem/ haar uitnodigen zijn opdracht op te schorten en een termijn van minstens vijftien dagen vaststellen, na verloop van welke de procedure geacht wordt ingetrokken te zijn. Dit verhindert niet dat de betreffende partij op een later tijdstip dezelfde procedure opnieuw indient.

Artikel 20. Beslissing over de kosten van de procedure tot aanpassing van de overeenkomsten

1. Het definitieve eindbedrag van de kosten van de procedure tot aanpassing van de overeenkomsten wordt door het secretariaat vastgesteld.

2. Behoudens andersluidend beding tussen de partijen, betalen de partijen een gelijk deel van de kosten van de procedure tot aanpassing van de overeenkomsten.

3. De beslissing of aanbeveling van de derde vermeldt de kosten van de procedure tot aanpassing van de overeenkomsten, zoals deze definitief werden vastgesteld door het secretariaat en vermeldt het eventuele akkoord van de partijen betreffende de verdeling ervan.

SLOTBEPALINGEN

Artikel 21. - Beperking van de aansprakelijkheid

De derde, CEPANI en zijn leden en personeel zijn niet aansprakelijk voor enige handeling of nalatigheid in het kader van een procedure tot aanpassing van overeenkomsten, behalve in geval van bedrog of zware fout.

Bijlage II: Gedragsregels voor de CEPANI-procedures

Bijlage III: De partijkosten

Bijlage V: Secretariaat en contactgegevens