Overslaan en naar de inhoud gaan
Cepani

Aanbevelingen

  • Tijdschema van de procedure

Een van voornaamste voordelen van arbitrage, in het bijzonder in het geval van ondernemingen, is dat deze procedure het mogelijk maakt sneller een beslissing te verkrijgen in vergelijking met de traditionele rechtsgang. Een van de eerste taken van de alleenzetelende arbiter of van het scheidsgerecht bestaat er dan ook in de betrokken partijen zo snel mogelijk uit te nodigen om in overleg een procedurekalender op te stellen (art. 22 par. 3 van het Arbitragereglement). Deze procedurekalender bevat bij voorkeur korte termijnen, en het nauwgezet naleven van deze termijnen is één van de basiskenmerken van het succes van deze procedure. Elke termijnverlenging die door het scheidsgerecht bij het Secretariaat wordt aangevraagd moet dan ook uitvoerig gerechtvaardigd en gemotiveerd worden. De betrokken partijen zullen regelmatig door het Secretariaat geïnformeerd worden over eventuele beslissingen van het scheidsgerecht die gevolgen hebben voor de duur van de procedure (procedurekalender, verzoek om uitstel ...).
 

  • BTW

Sommige arbiters zijn BTW-plichtig en moeten dientengevolge BTW aanrekenen op hun honoraria en kosten, terwijl andere daarvan zijn vrijgesteld. CEPANI is bereid deze BTW te innen wanneer de arbiter binnen een termijn van 8 dagen na zijn benoeming aan het Secretariaat laat weten dat hij BTW-plichtig is. Doet de arbiter dat niet, dan dient hij zelf rechtstreeks bij de partijen de BTW die deze verschuldigd zijn te vorderen. 
 

  • Kosten gemaakt tijdens de arbitrage

Wanneer de arbitrale uitspraak werd gedaan, deelt iedere arbiter onverwijld aan het Secretariaat het bedrag mee van de kosten die hij persoonlijk heeft gemaakt (secretariaat, vervoer, hotel ...).
De Voorzitter van het scheidsgerecht deelt tezelfdertijd aan het Secretariaat mee welke kosten het scheidsgerecht gezamenlijk heeft gemaakt (vertaalkosten, huur van lokalen ...).
 

  • Honoraria

Op basis van de tarieflijst voor arbitrage, die als bijlage is toegevoegd aan het CEPANI-reglement, bepaalt het Secretariaat een provisie voor arbitragekosten ter dekking van de honoraria van het scheidsgerecht en administratieve kosten van het Secretariaat. De arbiter wordt pas aangewezen zodra de provisie voor arbitragekosten integraal is betaald.
Indien in de loop van de arbitrage blijkt dat het door de partijen gevorderde bedrag niet meer overeenstemt met de oorspronkelijke inzet van het geschil moet de alleenzetelende arbiter of de voorzitter van het scheidsgerecht het Secretariaat zo snel mogelijk vragen om de provisie aan te passen. Het is niet wenselijk het einde van de procedure af te wachten om een dergelijke aanpassing aan te vragen.

Van de uitspraak wordt aan de partijen pas kennis gegeven wanneer de integrale provisie werd betaald. Iedere vertraging in de mededeling van gegevens waardoor de oorspronkelijke provisie verhoogd kan worden, vertraagt bijgevolg de kennisgeving van de arbitrale uitspraak.

Wanneer het door de partijen gevorderde bedrag niet gepreciseerd is, bestaat de eerste taak van de arbiter of het scheidsgerecht erin het te kwantificeren.

Wanneer een drieledig scheidsgerecht is benoemd, ontvangt de voorzitter 40% van de gestorte provisie, verminderd met de administratieve kosten van het Secretariaat en de kosten van de arbiters, en de overige arbiters respectievelijk 30%. Indien de arbiters echter onderling overeenkomen dat de verdeelsleutel anders geregeld moet worden, dan dient dit ten laatste op het ogenblik van de verzending van de arbitrale uitspraak  aan het Secretariaat te worden meegedeeld.

Wanneer er tussen de partijen een minnelijke schikking tot stand komt vóór het einde van de procedure, dan wordt een deel van de provisie voor arbitragekosten aan de partijen terugbetaald. De omvang van deze terugbetaling is afhankelijk van het door de arbiters reeds verrichte werk en wordt vastgesteld door het Secretariaat.

Indien in de loop van de procedure blijkt dat het geschil bijzonder complex is, kan de alleenzetelende arbiter of de voorzitter van het scheidsgerecht dit melden aan het Secretariaat, dat vervolgens de mogelijkheid zal onderzoeken om een aanvullende provisie te vragen.
 

  • Kennisgeving

De alleenzetelende arbiter of de voorzitter van het scheidsgerecht deelt iedere procedurele ordonnantie mee aan het Secretariaat en aan de partijen. De arbitrale uitspraak dan wordt uitsluitend door het Secretariaat aan de partijen meegedeeld. Het is dus niet aan de arbiters om van deze uitspraak kennis te geven en evenmin om een datum op te geven waarop die aan de partijen zal worden meegedeeld.
Bij deze kennisgeving vraagt het Secretariaat aan de partijen of zij wensen dat het de uitspraak neerlegt bij de griffie van de rechtbank van eerste aanleg van de plaats waar de uitspraak is verleend.
 

  • Partijen

Bij de aanvang van de arbitrage, moeten de arbiters aan de partijen de naam, de hoedanigheid, het juiste adres, alsook het telefoonnummer, faxnummer en e-mailadres vragen van de persoon aan wie de briefwisseling kan worden gericht. Dit is vooral van belang wanneer de partijen handelsvennootschappen zijn. Deze informatie moet onverwijld aan het Secretariaat worden meegedeeld.
 

  • Drie- of vijfledig scheidsgerecht

Wanneer meerdere arbiters worden benoemd om over een bepaald geschil te oordelen, gebeurt alle briefwisseling met het Secretariaat uitsluitend via de Voorzitter van het scheidsgerecht. Deze kan zich altijd, net zoals de alleenzetelende arbiter, informeren bij het Secretariaat over de praktische regelingen voor het verloop van een arbitrageprocedure, of zelfs over de juridische interpretatie van sommige bepalingen van het CEPANI-reglement.
 

  • De arbitrale uitspraak

De alleenzetelende arbiter of de voorzitter van het scheidsgerecht bezorgt de arbitrale uitspraak aan het Secretariaat in zoveel exemplaren als er partijen zijn, vermeerderd met één exemplaar voor het Secretariaat.
Tevens wordt de alleenzetelende arbiter of de voorzitter van het scheidsgerecht verzocht om een elektronische versie van de arbitrale uitspraak te bezorgen, hetzij per e-mail, hetzij op cd-rom, aan het Secretariaat en dit om de bewaring te vergemakkelijken van uitspraken die zijn gedaan in het kader van een CEPANI-arbitrageprocedure.