Overslaan en naar de inhoud gaan
Cepani

FAQ

Hoe kan men zich kandidaat stellen als arbiter?

CEPANI werkt niet met lijsten van ‘erkende’ of ‘aanvaarde’ arbiters. Strikt genomen kan u zich niet kandidaat stellen om als arbiter benoemd te worden bij CEPANI.
Bij de benoeming van een arbiter gaat het benoemingscomité of de voorzitter geval per geval na welke personen het best gekwalificeerd zijn om in de voorliggende arbitrage te zetelen. Hierbij wordt rekening gehouden met de aard van de zaak, de taal van het dossier, de identiteit van de co-arbiters, de kwalificaties en beschikbaarheid van een arbiter, het al dan niet dringende karakter van de zaak, de omvang van het geschil, enzovoort. CEPANI kan hiervoor beroep doen op een groot aantal gerenommeerde Belgische en internationale arbiters.
Ook aan jongere en minder ervaren arbiters biedt CEPANI de kans om zich in deze materie in te werken, door hen in eerste instantie als co-arbiter te benoemen of hen een eenvoudig geschil toe te wijzen, waarbij zij steeds kunnen rekenen op bijstand van het Secretariaat.

Wat verwacht CEPANI van een arbiter?

CEPANI verwacht dat een arbiter strikt de bepalingen van het arbitragereglement opvolgt, de gedragsregels naleeft en het Secretariaat getrouw op de hoogte houdt van de evolutie van de arbitrage. Eventuele vragen tot verlenging dienen te worden gemotiveerd en tijdig aan het Secretariaat te worden overgemaakt. CEPANI verwacht tevens dat de arbiters erop toezien dat de procedure niet nodeloos aansleept en dat zij de partijen er toe aanzetten om de overeengekomen termijnen te respecteren.

Wat kan een arbiter van CEPANI verwachten?

Arbiters kunnen van CEPANI de nodige bijstand verwachten wanneer er zich problemen van procedurele aard stellen. Het Secretariaat is steeds beschikbaar om uitleg te geven bij de bepalingen van het reglement, de berekening van de provisie, de gebruiken, enzovoort. CEPANI stelt bovendien een gespecialiseerde bibliotheek ter beschikking, die op afspraak geraadpleegd kan worden. Voor het houden van arbitrale zittingen of beraadslagingen kan - opnieuw op afspraak - gebruik gemaakt worden van de zalen van het Verbond van Belgische Ondernemingen, in wiens lokalen de kantoren van CEPANI gevestigd zijn.

Wanneer wordt de arbiter vergoed voor zijn prestaties en hoe wordt dit berekend?

In een CEPANI-arbitrage worden de arbiters normaliter pas op het einde van de procedure vergoed. Op basis van de meest recente statistieken blijkt dat zo’n arbitrage gemiddeld 8 maanden tot een jaar duurt. Wanneer door uitzonderlijke omstandigheden de arbitrage ongewoon lang aansleept en de arbiter reeds verschillende werkzaamheden heeft uitgevoerd (zoals het opstellen van een Akte van opdracht en een procedurekalender, het opmaken van ordonnanties, het verlenen van arbitrale tussenuitspraken …), dan kan uitzonderlijk een voorschot toegekend worden aan de arbiter in de loop van de arbitrage.

De vergoeding van de arbiters wordt door het Secretariaat bepaald en staat rechtstreeks in verhouding tot de financiële omvang van het geschil. Op basis van de tarieflijst voor arbitrage wordt de vergoeding voor de arbiters berekend. Aan de partijen wordt, voor de start van de procedure, een provisie voor arbitragekosten gevraagd. Het Benoemingscomité of de Voorzitter gaat slechts over tot benoeming van het scheidsgerecht wanneer de provisie voor arbitragekosten integraal werd betaald.

In een driekoppig scheidsgerecht, ontvangt de voorzitter 40% van de totale vergoeding voor de arbiters en zijn co-arbiters ontvangten elk 30%. Het scheidsgerecht kan onderling een andere verdeelsleutel overeenkomen en dient het Secretariaat hiervan in kennis te stellen ten laatste bij het overmaken van de arbitrale uitspraak.

Wat gedaan indien partijen hun geschil op minnelijke wijze geregeld hebben?

Wanneer de partijen hun geschil in de loop van een arbitrageprocedure op een minnelijke wijze hebben kunnen regelen, dan moet het Secretariaat hiervan in kennis worden gesteld. Het Secretariaat hoeft geen verder inzicht te krijgen in de inhoud van het tot stand gekomen akkoord maar enkel worden geïnformeerd over het feit dat er een einde is gekomen aan de betwisting. Het is noodzakelijk dat het bestaan van dit akkoord door alle betrokken partijen wordt bevestigd.

Wanneer alle partijen bevestigd hebben dat de procedure mag worden stopgezet, zal het Secretariaat overgaan tot het begroten van de arbitragekosten.

Partijen kunnen zelf of met de hulp van hun raadslieden, dan wel onder begeleiding of met behulp van het scheidsgerecht tot een minnelijke regeling van het geschil komen. De al dan niet actieve rol van het scheidsgerecht bij de tot standkoming van het akkoord speelt een rol bij de begroting van de arbitragekosten. Daarom is het belangrijk dat het scheidsgerecht aan het Secretariaat een gedetailleerd overzicht van de geleverde prestaties bezorgt.

Tenzij in uitzonderlijke omstandigheden zal CEPANI bij de totstandkoming van een minnelijk akkoord een deel van de provisie voor arbitragekosten aan de partijen terugbetalen.

In welke gevallen kan de provisie voor arbitragekosten worden verhoogd?

De provisie voor arbitragekosten kan enkel worden verhoogd wanneer de hoofd- en/of tegenvordering wordt verhoogd. In uitzonderlijke omstandigheden kan de provisie voor arbitragekosten verhoogd worden tot een bedrag dat hoger ligt dan hetgeen voortvloeit uit de toepassing van de tarieflijst. Dergelijke uitzonderlijke omstandigheden moeten worden gemotiveerd en zullen door het Secretariaat worden onderzocht.

Wat moet de arbiter melden in de onafhankelijkheidsverklaring?

In de onafhankelijkheidsverklaring moet melding worden gemaakt van ieder element dat bij de partijen ook maar het minste vermoeden van afhankelijkheid of partijdigheid kan doen ontstaan. Het Secretariaat van CEPANI zal de bemerkingen van de arbiter aan de partijen overmaken en hen verzoeken om schriftelijk te bevestigen dat zij geen bezwaar hebben tegen de verdere aanstelling van de arbiter in kwestie. Indien de partijen hiertegen toch – duidelijk gegronde – bezwaren uiten, zal ofwel het Benoemingscomité ofwel de Voorzitter overgaan tot de vervanging van de arbiter.

Waarom wordt afgeraden de procedurekalender in de Akte van opdracht op te nemen?

De Akte van opdracht is een document dat zowel door de leden van het scheidsgerecht als door alle in de arbitrage betrokken partijen moet worden ondertekend. Dit heeft concreet tot gevolg dat voor elke wijziging van een bepaling in de Akte van opdracht het akkoord van alle betrokken partijen vereist is.

Wanneer een procedurekalender wordt opgenomen in zo’n Akte van opdracht, zal een eventuele wijziging ervan onderhevig zijn aan het uitdrukkelijke akkoord van alle partijen en bovendien een wijziging van de Akte van opdracht met zich meebrengen. Immers, hoewel de procedurekalender in de mate van het mogelijke tussen arbiters en partijen in gemeenschappelijk overleg moet worden vastgesteld, kan deze ook opgelegd worden door het scheidsgerecht, bijvoorbeeld wanneer een partij obstructie voert. Om die redenen bepaalt het CEPANI-reglement dan ook uitdrukkelijk dat de procedurekalender in een afzonderlijk document moet worden opgenomen.

Waarom gaat CEPANI, en niet het scheidsgerecht, over tot kennisgeving van de arbitrale uitspraak?

Het CEPANI-reglement bepaalt dat de arbitrale uitspraak slechts ter kennis wordt gebracht van de partijen wanneer de arbitragekosten integraal door hen werden betaald. Daarom blijft, zolang de partijen of één van hen de arbitragekosten niet betaalden, de arbitrale uitspraak op het Secretariaat van CEPANI en wordt deze niet ter kennis gebracht van de partijen.