Overslaan en naar de inhoud gaan
Cepani

FAQ

Welke geschillen kunnen door middel van CEPANI’s arbitragereglement beslecht worden?

Alle geschillen waarvoor partijen volgens de toepasselijke wetten een arbitrageovereenkomst kunnen afsluiten, kunnen aan CEPANI worden voorgelegd. Naar Belgisch recht kunnen de partijen een arbitrageovereenkomst afsluiten voor alle geschillen waarover dadingen kunnen worden aangegaan. De materies waarover geen dading kan worden aangegaan, moeten evenwel aan een overheidsrechter worden voorgelegd.

De geschillen die aan de arbitrage van CEPANI worden voorgelegd betreffen voornamelijk het economisch en vennootschapsrecht. Om een nauwkeurig beeld te krijgen van de aard van de behandelde zaken, het aantal en de waarde ervan, worden de jaarlijkse statistieken in CEPANI’s nieuwsbrief opgenomen.

Hoelang duurt de gemiddelde CEPANI-arbitrage?

De gemiddelde duur van een arbitrageprocedure ligt tussen de 8 à 12 maanden. Hieronder wordt verstaan de tijdsduur tussen het ogenblik waarop het scheidsgerecht wordt benoemd en de dossiers ontvangt, en de dag waarop de arbitrale uitspraak wordt verleend. De duur van de arbitrages voor geschillen van een beperkt geldelijk belang is zelfs beperkt tot slechts een viertal maanden.

Wat is het verschil tussen de gewone arbitrageprocedure en de procedure voor geschillen met een beperkt geldelijk belang?

Voor kleine geschillen voorziet CEPANI een snellere en goedkopere procedure, met name de arbitrage met een beperkt geldelijk belang. In een dergelijk geschil overschrijden de hoofdvordering en de eventuele tegenvordering samen de waarde van 25.000,00 EUR niet.

Deze laatste procedure verloopt sneller om volgende redenen:

• het scheidsgerecht is altijd samengesteld uit één arbiter

• in principe verloopt de procedure schriftelijk

• de procedure is eenvoudiger; zo moet er bijvoorbeeld geen Akte van Opdracht worden opgesteld

• de termijnen zijn ingekort; in principe mag de procedure vanaf de inleiding van de arbitrage tot aan de uitspraak niet langer dan 112 dagen duren.

Hoeveel bedraagt de kost van een arbitrageprocedure bij CEPANI?

De kosten van een CEPANI-arbitrage omvatten enerzijds de honoraria en gedane kosten van de arbiters, en anderzijds de administratieve kosten van het Secretariaat, die 10% van de honoraria en de kosten van de arbiters bedragen.

Onmiddellijk na ontvangst van het verzoek tot arbitrage vraagt CEPANI aan de betrokken partijen om binnen de maand een provisie voor arbitragekosten te voldoen. Deze provisie wordt berekend op basis van gekende tarieflijsten voor arbitrage, waarbij rekening wordt gehouden met de financiële waarde van het geschil. Aan iedere partij wordt gevraagd een gelijk deel van de provisie te voldoen.

Het is hierbij belangrijk te weten dat CEPANI slechts overgaat tot de benoeming van het scheidsgerecht nadat de provisie voor arbitragekosten integraal werd betaald. Wanneer één partij weigert haar deel van de provisie te voldoen, zal CEPANI, met het oog op de vlotte voortgang van de arbitrage, de andere partij verzoeken ook dit deel ten laste te nemen. Uiteindelijk zal het scheidsgerecht in zijn arbitrale uitspraak de definitieve verdeling van de arbitragekosten bepalen.

Hoe bereken ik de provisie voor arbitragekosten?

Een arbitrageprocedure met een totale financiële waarde van 250.000,00 EUR wordt ingeleid. Partijen vragen de benoeming van een drieledig scheidsgerecht. De provisie voor arbitragekosten kan dan als volgt berekend worden:

a) Honoraria van de arbiters
Toepasselijk barema van 100.000 à 500.000 EUR:
Minimum: 3.250 + 1.5 % van het bedrag boven 100.000
3.250 + 1.5 % van (250.000 - 100.000)
3.250 + 1.5 % van 150.000
3.250 + 2250 = 5.500 EUR
Maximum: 6.000 + 1.5 % van het bedrag boven 100.000
6.000 + 1.5 % van (250.000 - 100.000)
6.000 + 1.5 % van 150.000
6.000 + 2.250 = 8.250 EUR
Weerhouden provisie voor honoraria: 6.750 EUR

b) Administratieve kosten
10 % van de provisie voor de honoraria = 675,00 EUR
te vermeerderen met 21 % BTW = 141,25 EUR

c) Totale provisie voor arbitragekosten
= 7.566,25 EUR

d) Te vermenigvuldigen met drie voor een drieledig scheidsgerecht
TOTAAL = 22.698,75 EUR

! Het Benoemingscomité gaat pas over tot de benoeming van het scheidsgerecht wanneer de provisie voor arbitragekosten volledig is betaald door (één van) de partijen.

 

Hoe lever ik het bewijs van verzending van het verzoek tot arbitrage en de bijlagen hiertoe aan de tegenpartij?

Het bewijs van de verzending van het verzoek tot arbitrage aan de tegenpartij kan geleverd worden door het overmaken van een kopie van het afgestempelde bewijs van aangetekende verzending, een kopie van het verzendingsbewijs per koerier, een kopie van het faxrapport waaruit de verzending blijkt, enzovoort.
Het is van belang dat dit bewijs ook bij het verzoek tot arbitrage gevoegd wordt, zodat het Secretariaat met zekerheid kan vaststellen dat de verweerder reeds in kennis werd gesteld van het verzoek tot arbitrage en de bijbehorende stukken. Het laattijdig overmaken van het verzoek tot arbitrage aan de verweerder verhindert dat de arbitrage vlot van start gaat en vertraagt de procedure nodeloos.

De verwerende partij formuleerde een antwoord op het verzoek tot arbitrage. Heb ik nu nog de mogelijkheid om hierop te antwoorden en binnen welke termijn?

De partijen worden niet verondersteld in het verzoek tot arbitrage of in het antwoord daarop hun integrale standpunt weer te geven. Beiden gelden veeleer als een summiere samenvatting van hoofd- en/of tegenvordering. Niets verhindert de eisende partij evenwel om – zonder dat daarvoor enige strikte termijn bestaat – een wederantwoord te formuleren.

Wanneer gaat het benoemingscomité of de voorzitter over tot benoeming van het scheidsgerecht?

Het benoemingscomité of de voorzitter gaat over tot benoeming van het scheidsgerecht nadat de provisie voor arbitragekosten integraal werd voldaan door één of beide partijen. Wanneer één van de partijen weigert haar deel van de provisie voor arbitragekosten te voldoen, kan de andere partij dit deel voorlopig ten laste nemen.

Wat is de eerste taak van het Scheidsgerecht na zijn benoeming?

De eerste taak van het Scheidsgerecht bestaat erin om samen met de partijen de redactie van enerzijds een Akte van Opdracht en anderzijds een Procedurekalender te verzorgen. Hiertoe stelt het Scheidsgerecht normaliter een ontwerp op dat aan de partijen wordt voorgelegd. Het zal ook een eerste samenkomst beleggen, met het oog op de ondertekening van de Akte van Opdracht en om overleg te plegen over de Procedurekalender.

Wat is een Akte van Opdracht en wat is het nut ervan?

In de Akte van Opdracht omschrijft het scheidsgerecht o.m. duidelijk de vorderingen van de partijen, de correspondentieadressen, de taal en de zetel van de arbitrage en in principe ook de lijst van de te beslechten geschilpunten. De Akte van Opdracht biedt het voordeel dat voor zowel de partijen als het scheidsgerecht een duidelijk kader voor de arbitrage wordt beschreven.

Wat zijn de gevolgen voor de provisie voor arbitragekosten wanneer de verwerende partij een tegenvordering instelt of de eisende partij zijn vordering uitbreidt?

Wanneer de verweerder een tegenvordering instelt of de eiser zijn hoofdvordering uitbreidt, geeft dit aanleiding tot het vorderen van een aanvullende provisie voor arbitragekosten. In principe zijn beide partijen gehouden tot de betaling van een evenredig deel van de aanvullende provisie.

Hoe kunnen de termijnen die zijn bepaald in het reglement verlengd worden?

Er bestaan twee soorten termijnen.

Enerzijds zijn er de termijnen die door het CEPANI-reglement worden opgelegd aan de partijen of het scheidsgerecht.
Anderzijds zijn er de termijnen die door het scheidsgerecht in samenspraak met de partijen worden bepaald.
In beide gevallen dient een aanvraag tot verlenging van een termijn steeds te worden gemotiveerd.

In het eerste geval moet, om een verlenging te bekomen van een door CEPANI opgelegde termijn, het scheidsgerecht of de partij een gemotiveerd verzoek richten aan het Secretariaat van CEPANI. Dit verzoek moet het Secretariaat bereiken vóór het verstrijken van de termijn waarvan de verlenging wordt gevraagd.

In het tweede geval, moet de verlenging van een termijn toegekend door het scheidsgerecht bij het scheidsgerecht aangevraagd worden. CEPANI heeft hierin geen enkele bevoegdheid.

Hoe verloopt een expertise tijdens een arbitrage?

Een expertise die door het scheidsgerecht wordt georganiseerd is nauw verwant aan de gerechtelijke expertise opgelegd door de gewone rechtbanken. Het scheidsgerecht zal in samenspraak met de partijen de deskundige benoemen, rekening houdend met de aard en de omstandigheden van de opdracht en de specifieke wensen van de partijen. CEPANI adviseert dat, vooraleer de deskundige zijn opdracht aanvat, het scheidsgerecht de partijen verzoekt om een provisie voor de expertisekosten te betalen op een door het scheidsgerecht bepaalde rekening. Bij gebrek aan andersluidende overeenkomst tussen de partijen, wordt deze provisie betaald door de meest gerede partij. Het uiteindelijke verslag van de deskundige zal als advies gelden voor het scheidsgerecht, tenzij de partijen dit anders bepalen.

Hoe verloopt de kennisgeving van de arbitrale uitspraak?

Het secretariaat van CEPANI zorgt voor de kennisgeving van de arbitrale uitspraak, doch slechts nadat de partijen (of één van hen) de arbitragekosten integraal hebben betaald. Zolang de arbitragekosten niet betaald zijn, wordt de arbitrale uitspraak in geen geval ter kennis van de partijen gebracht. Een partij kan de kennisgeving van de arbitrale uitspraak evenwel bespoedigen door het nog openstaande saldo te betalen.
Het secretariaat brengt een origineel van de door de leden van het scheidsgerecht ondertekende uitsprak ter kennis van elke partij per aangetekend schrijven of per koerier tegen ontvangstbewijs en een kopie daarvan per e-mail, voorzover de arbitragekosten volledig aan CEPANI zijn betaald. De datum van de verzending per aangetekend schrijven of per koerier tegen ontvangstbewijs geldt als datum van kennisgeving.

Wie staat in voor de neerlegging van de arbitrale uitspraak?

Het Secretariaat van CEPANI legt de arbitrale uitspraak neer ter griffie van de rechtbank van eerste aanleg van de zetel van de arbitrage, indien een van de partijen hierom verzoekt binnen een termijn van drie maanden na de kennisgeving ervan. Deze termijn is geen vervaltermijn. Het staat de partijen vrij om na het verstrijken van deze termijn zelf in te staan voor de neerlegging ter griffie.

Hoe kan een partij er toe bijdragen dat de arbitrage snel en vlot verloopt?

Partijen kunnen het verloop van de arbitrage bespoedigen door in eerste instantie de provisie voor arbitragekosten tijdig te betalen; vervolgens door de nodige medewerking te verlenen bij het opstellen en ondertekenen van de Akte van opdracht, en ten slotte door strikte termijnen vast te leggen in de procedurekalender en geen onnodige verlengingen te vragen.

Het CEPANI-reglement kent aan het scheidsgerecht een termijn van 2 maanden toe om de akte van opdracht en de procedurekalender op te stellen. Vervolgens beschikt het scheidsgerecht over een termijn van 6 maanden om de arbitrale uitspraak te verlenen. Wanneer de partijen evenwel conclusietermijnen overeenkomen die deze termijn overschrijden, zal deze in navolging van dit akkoord tussen de partijen worden verlengd.

Moet van alle communicatie een kopie aan het Secretariaat worden overgemaakt?

Het Secretariaat van CEPANI moet inderdaad een kopie ontvangen van alle communicatie tussen de partijen en het scheidsgerecht. Op die manier blijft het Secretariaat op de hoogte van het verloop van de procedure en kan het toezien op een vlot verloop ervan.

Wat gebeurt er met de arbitrage in geval van een minnelijke regeling?

Indien de partijen in de loop van de arbitrage tot een minnelijke regeling komen, dan beschikken zij over twee opties. Zij kunnen het scheidsgerecht verzoeken om het tot stand gekomen akkoord op te nemen in een arbitrale schikkinguitspraak. Het voordeel van deze gang van zaken is dat het akkoord in een uitvoerbare titel wordt gegoten en zo afdwingbaar wordt.

Of de partijen kunnen oordelen dat het tot stand gekomen akkoord geen opname in een arbitrale uitspraak behoeft. In dit geval dienen zij het Secretariaat gezamenlijk op de hoogte te brengen van het feit dat een akkoord tot stand is gekomen dat een einde maakt aan het tussen hen bestaande geschil en dus ook aan de arbitrage.

In beide gevallen zal het Secretariaat van CEPANI aan het scheidsgerecht vragen om een overzicht te maken van de geleverde prestaties en te preciseren of het akkoord al dan niet onder begeleiding van het scheidsgerecht tot stand kwam. Op basis van deze gegevens zal het Secretariaat de arbitragekosten begroten en, in voorkomend geval, het teveel aan de partijen terugstorten.