CEPANI is in 1997 ingegaan op de vraag van ondernemingen om hen een instrument te bezorgen dat, naast de klassieke arbitrage en mediatie, geschikt is om op een eenvoudige wijze een akkoord te bewerkstelligen tussen gedingvoerende partijen. Dit instrument kreeg de internationaal geijkte benaming mini-trial.
De mini-trial is de geschikte procedurevorm voor de ondernemer die op een snelle en efficiënte manier een geschil wil regelen, zodat de betrokken partijen hun normale handelsrelaties spoedig zouden kunnen hervatten. Beide partijen nemen rechtstreeks deel aan de procedure door elk een hooggeplaatste afgevaardigde aan te duiden om als bijzitter in het mini-trialcomité te zetelen. Dit comité wordt voorgezeten door een door CEPANI benoemde voorzitter, die als taak heeft een consensus uit te werken, om zo tot een geldig akkoord te komen tussen de partijen.
Opdat deze procedure succesvol zou zijn, moet aan twee voorwaarden zijn voldaan:
- De partijen in het mini-trialcomité dienen vertegenwoordigd te zijn door personen van voldoende hoog niveau, zodat deze afstand kunnen nemen van het geschil in concreto, en rekening kunnen houden met de belangen van de onderneming op lange termijn. De bijzitters moeten de onderneming kunnen verbinden wanneer een akkoord wordt bereikt.
- Het is van essentieel belang dat de door CEPANI aangewezen voorzitter van het mini-trialcomité voldoende autoriteit en bemiddelaareigenschappen bezit, waardoor deze niet alleen een juist inzicht kan verwerven in het geschil, maar ook kan instaan voor de psychologische aanpak ervan.
TYPE BEDING VOOR MINI-TRIAL
De partijen die naar het mini-trial reglement van CEPANI willen verwijzen, wordt aanbevolen om in hun contracten het hiernavolgende type beding op te nemen.
“De partijen verbinden zich ertoe voor ieder geschil dat uit of met betrekking tot deze overeenkomst mochtontstaan, het mini-trial reglement van CEPANI toe te passen.”
Dit type beding kan worden aangevuld met de volgende bepalingen:
“De zetel van de mini-trial is [ ].” “De taal van de mini-trial is [ ].”
“Indien de mini-trial niet lukt, zal het geschil definitief beslechtworden overeenkomstig het arbitragereglement van CEPANI, door een of meerdere arbiters benoemd conform dit reglement”.
VOORAFGAANDE BEPALINGEN
Artikel 1. – Belgisch Centrum voor Arbitrage en Mediatie
Het Belgisch Centrum voor Arbitrage en Mediatie (“CEPANI”) is een onafhankelijke instelling die de mini-trial administreert overeenkomstig zijn reglement. Het lost zelf geen geschillen op en oefent niet de taak van voorzitter van het mini-trialcomité uit.
INLEIDING
Artikel 2. Toepassingsgebied
Een mini-trialovereenkomst kan het voorwerp uitmaken van een beding in een contract of kan na het ontstaan van het geschil worden gesloten.
HET INLEIDEN VAN DE PROCEDURE
Artikel 3. Verzoek tot mini-trial
1. De partij die een beroep wenst te doen op de mini-trial overeenkomstig het CEPANI-reglement, dient daartoe een verzoek tot mini-trial in bij het secretariaat.
Het verzoek tot mini-trial bevat onder meer de volgende gegevens:
- naam, voornaam en volledige benaming, hoedanigheid, adres, telefoon- en faxnummer, geldig e-mailadres en in voorkomend geval het BTW- nummer van elk der partijen;
- een bondige uiteenzetting over de aard en de omstandigheden van het geschil dat aan de vordering ten grondslag ligt;
- het onderwerp van de vordering, een samenvatting van de ingeroepen middelen en, indien mogelijk, een raming van de gevorderde bedragen;
- naam, voornaam, hoedanigheid, adres en een geldig e-mailadres, telefoon- en faxnummer van de bijzitter die de eiser aanduidt om te zetelen in het mini-trialcomité;
- aanwijzingen betreffende de plaats en de taal van de mini-trial en de toepasselijke rechtsregels.
Het verzoek moet vergezeld zijn van een kopie van de gesloten overeenkomsten en alleszins van de mini-trialovereenkomst, van de algemene of bijzondere volmacht van de bijzitter, van de briefwisseling tussen de partijen en van alle overige nuttige stukken.
Het verzoek tot mini-trial en de bijlagen bij dit verzoek dienen elektronisch alsook in één papieren exemplaar te worden ingediend.
2. De eiser moet bovendien bij het verzoek tot mini-trial het bewijs voegen van de kennisgeving van het verzoek en de bijlagen hiertoe aan de verweerder.
3. De mini-trial wordt geacht aan te vangen op de dag waarop het secretariaat zowel het verzoek tot mini-trial en de bijlagen bij het verzoek als de betaling van de registratiekosten zoals bepaald in artikel 4 bijlage I.B heeft ontvangen. Het secretariaat bevestigt de aanvangsdatum van de mini-trial aan de partijen.
Artikel 4. Beantwoording van het verzoek tot mini-trial en het instellen van een tegenvordering
1. Binnen een termijn van eenentwintig dagen na de aanvangsdatum van de mini-trial moet de verweerder zijn/haar antwoord op het verzoek tot mini-trial bij het secretariaat indienen.
Het antwoord bevat onder meer de volgende gegevens:
- naam, voornaam en volledige benaming, hoedanigheid, adres, telefoon- en faxnummer, geldig e-mailadres en in voorkomend geval het BTW- nummer van de verweerder;
- zijn/haar commentaar betreffende de aard en de omstandigheden van het geschil dat aan de vordering ten grondslag ligt;
- zijn/haar standpunt over de onderdelen van de vordering, zijn/haar eventuele voorstellen en eigen aanspraken;
- naam, voornaam, hoedanigheid, adres en een geldig e-mailadres, telefoon- en faxnummer van de bijzitter die de verweerder aanduidt om te zetelen in het mini-trialcomité;
- zijn/haar houding betreffende de plaats en de taal van de mini-trial en de toepasselijke rechtsregels.
Het antwoord moet vergezeld zijn van de algemene of bijzondere volmacht van de bijzitter en van alle overige nuttige stukken.
Het antwoord en de bijlagen bij dit antwoord dienen elektronisch alsook in één papieren exemplaar te worden ingediend.
2. De verweerder moet bovendien bij het antwoord het bewijs voegen van de kennisgeving, binnen dezelfde termijn van eenentwintig dagen, van het antwoord en bijlagen hiertoe aan de eiser.
3. Elke tegenvordering geformuleerd door een verweerder, moet samen met het antwoord op het verzoek tot mini-trial gebeuren en moet onder meer volgende gegevens bevatten:
- een uiteenzetting over de aard en de omstandigheden van het geschil, dat aan de tegenvordering ten grondslag ligt;
- het voorwerp van de tegenvordering en, indien mogelijk, een raming van de gevorderde bedragen.
Op gemotiveerd verzoek van de verweerder of zelfs ambtshalve kan het secretariaat de in lid 1 bepaalde termijn verlengen.
Artikel 5. Ontbreken van een prima facie mini-trialovereenkomst
Bij gebrek aan een prima facie mini-trialovereenkomst kan geen mini- trial plaatsvinden, indien de verweerder niet binnen de in artikel 4 voorgeschreven termijn van eenentwintig dagen zijn/haar antwoord op het verzoek tot mini-trial indient of indien hij/zij de mini-trial overeenkomstig het CEPANI-reglement betwist.
Artikel 6. Gevolgen van de mini-trialovereenkomst
1. Indien de partijen overeenkomen een beroep te doen op de mini-trial overeenkomstig het CEPANI-reglement, onderwerpen zij zich aan het reglement, met inbegrip van de bijlagen, dat van toepassing is op het ogenblik van de aanvangsdatum van de mini-trial, tenzij zij uitdrukkelijk overeenkomen om zich te onderwerpen aan het reglement van toepassing op het tijdstip van de totstandkoming van de mini-trialovereenkomst.
2. Behoudens andersluidend beding tussen de partijen, verloopt de procedure in overeenstemming met de bepalingen van dit reglement.
3. De voorzitter van het mini-trialcomité kan, indien hij/zij dit nodig acht en na overleg met zijn/haar bijzitters, van de in dit reglement vastgelegde procedure afwijken.
Artikel 7. Schriftelijke kennisgevingen of mededelingen en termijnen
1. Het verzoek tot mini-trial, het antwoord op het verzoek tot mini-trial, de memories of conclusies en de benoeming van het mini-trialcomité kunnen geldig gebeuren wanneer de kennisgeving of mededeling in elektronische vorm aan een geldig e-mailadres wordt gedaan. In deze gevallen draagt de verzender de bewijslast van de verzending. In geval er geen bekend e-mailadres voorhanden is voor een partij, zal de kennisgeving of mededeling geldig kunnen gebeuren wanneer zij gedaan wordt per koerier tegen ontvangstbewijs, per aangetekende brief of per telefax.
2. Indien een partij vertegenwoordigd wordt door een raadsman, gebeuren de kennisgevingen en mededelingen aan deze laatste, tenzij deze partij anders verzoekt.
De kennisgevingen of mededelingen zijn geldig als zij verstuurd zijn aan het laatst bekende adres van de bestemmeling, zoals dit meegedeeld werd door de bestemmeling zelf of, desgevallend, door de wederpartij.
3. Een kennisgeving of een mededeling verricht in overeenstemming met lid 1 wordt geacht te zijn gedaan, wanneer zij werd ontvangen of zou moeten zijn ontvangen door de partij zelf, haar vertegenwoordiger of haar raadsman.
4. De in dit reglement bepaalde termijnen beginnen te lopen op de dag na die waarop een kennisgeving of mededeling overeenkomstig het voorgaande lid geacht wordt gedaan te zijn. Indien de laatste dag van de verleende termijn een officiële feestdag is of geen werkdag is in het land waar de kennisgeving of mededeling moet worden gedaan, verstrijkt de termijn aan het eind van de eerstvolgende werkdag.
5. Een kennisgeving of mededeling die in overeenstemming met lid 1 van dit artikel verzonden werd vóór of op de laatste dag van de toegekende termijn, wordt geacht tijdig ingediend te zijn.
Artikel 8. Gerechtelijke of arbitrale procedures
1. De partijen verbinden zich ertoe om, gedurende de mini-trialprocedure met betrekking tot het geschil dat geheel of gedeeltelijk aan de voorliggende procedure onderworpen is, geen gerechtelijke noch arbitrale procedure in te leiden of voort te zetten, behoudens ten bewarende titel.
2. Niettegenstaande het bepaalde in het eerste lid van dit artikel kunnen de partijen zich tot de rechter of de arbiter wenden voor het vorderen van voorlopige of bewarende maatregelen. Zij zien hierdoor niet af van de mini-trial.
HET MINI-TRIALCOMITÉ
Artikel 9. Algemene bepalingen
1. Uitsluitend personen die onafhankelijk zijn ten opzichte van de partijen en hun raadslieden en die de gedragsregels voor de CEPANI procedures naleven, kunnen als voorzitter van het mini-trialcomité in een CEPANI-mini-trial optreden.
2. Het benoemingscomité of de voorzitter benoemt de voorzitter van het mini-trialcomité. De partijen kunnen de voorzitter van het mini- trialcomité in onderling akkoord ter aanvaarding voordragen aan het benoemingscomité of de voorzitter.
3. Voor zijn/haar benoeming of bevestiging, ondertekent de voorzitter van het mini-trialcomité een verklaring van aanvaarding, beschikbaarheid en onafhankelijkheid. Hij/zij deelt schriftelijk aan het secretariaat de feiten en omstandigheden mee, die van dien aard zijn dat deze in de ogen van de partijen aanleiding zouden kunnen geven zijn/haar onafhankelijkheid in twijfel te trekken.
Het secretariaat deelt deze informatie schriftelijk mee aan de partijen en stelt een termijn waarbinnen zij eventuele opmerkingen kunnen indienen.
4. Indien in de loop van de arbitrageprocedure zich feiten en omstandigheden voordoen van dezelfde aard als deze vermeld in lid 2 van dit artikel, brengt de voorzitter van het mini-trialcomité deze onmiddellijk schriftelijk ter kennis van het secretariaat en de partijen.
5. De beslissingen van het benoemingscomité of de voorzitter inzake de benoeming, de bevestiging of de vervanging van een voorzitter van het mini-trialcomité zijn niet aanvechtbaar. De motivering van de beslissing wordt niet meegedeeld.
6. Door het aanvaarden van zijn/haar opdracht verbindt de voorzitter van het mini-trialcomité er zich toe om deze tot het einde uit te voeren in overeenstemming met de bepalingen van dit reglement.
7. Behoudens andersluidend beding tussen de partijen, legt de voorzitter van het mini-trialcomité zichzelf het verbod op om de functie van arbiter, vertegenwoordiger of raadsman van een partij te vervullen in een arbitrale of gerechtelijke procedure betreffende het geschil dat het voorwerp is geweest van een mini-trial.
Artikel 10. Samenstelling en taak van het mini-trialcomité
1. Het mini-trialcomité bestaat uit: de voorzitter van het mini-trialcomité en twee bijzitters, die elk de partij die hen heeft aangewezen kunnen verbinden krachtens een algemene of bijzondere volmacht.
2. Wanneer meer dan twee partijen in de mini-trial betrokken zijn, wijst elk der partijen, behoudens andersluidende overeenkomst, één bijzitter aan om deel uit te maken van het mini-trialcomité.
3. Het benoemingscomité of de voorzitter benoemt of bevestigt de voorzitter van het mini-trialcomité wanneer de provisie voor mini- trialkosten voorzien in artikel 21 integraal werd voldaan. Het houdt hierbij meer bepaald rekening met de beschikbaarheid, de kwalificaties en de bekwaamheid van de voorzitter van het mini-trialcomité om de mini-trial te voeren overeenkomstig dit reglement.
4. De voorzitter van het mini-trialcomité heeft de taak om de partijen te helpen om een minnelijke regeling te vinden die een einde maakt aan hun geschil. Dit akkoord tracht hij/zij tot stand te brengen via overleg met zijn/ haar bijzitters.
5. De bijzitter is de hooggeplaatste verantwoordelijke, die door een partij wordt aangewezen om, in naam en voor rekening van de partij die hem/ haar aangewezen heeft en onder leiding van de voorzitter van het mini- trialcomité, te trachten een minnelijke regeling te vinden over het gerezen geschil. De bijzitter kan het ondernemingshoofd zelf of een hoger kaderlid van de partij die hem/haar aanwijst zijn, maar eveneens een derde, zoals een advocaat of iedere andere vertrouwenspersoon aan wie de partij de bevoegdheid verleent om haar te verbinden.
Artikel 11. Vervanging van de voorzitter van het mini-trialcomité
1. Bij overlijden, wraking, behoorlijk aanvaarde terugtrekking, verhindering of op verzoek van alle partijen, wordt de voorzitter van het mini-trialcomité vervangen.
2. De voorzitter van het mini-trialcomité wordt eveneens vervangen indien het benoemingscomité of de voorzitter vaststelt dat deze de jure of de facto verhinderd is zijn/haar functie uit te oefenen of zijn/haar functie niet uitoefent in overeenstemming met de bepalingen van dit reglement of binnen de toegekende termijnen.
In dit geval, neemt het benoemingscomité of de voorzitter een beslissing nadat het de betrokken voorzitter van het mini-trialcomité, de bijzitters en de partijen heeft uitgenodigd om hun opmerkingen schriftelijk aan het secretariaat over te maken, binnen de door het secretariaat bepaalde termijn. Deze opmerkingen worden meegedeeld aan de partijen en aan het mini-trialcomité.
DE MINI-TRIALPROCEDURE
Artikel 12. Overhandiging van het dossier aan het mini-trialcomité
Het secretariaat overhandigt het dossier aan het mini-trialcomité na zijn benoeming en wanneer de provisie voor mini-trialkosten voorzien in artikel 21 integraal werd voldaan.
Artikel 13. Taal van de mini-trial
1. De partijen bepalen in onderling akkoord de taal waarin de mini-trial wordt gevoerd. Bij gebrek aan overeenstemming tussen de partijen bepaalt de voorzitter van het mini-trialcomité, na overleg met zijn/haar bijzitters, de taal of talen van de mini-trial, rekening houdend met de omstandigheden en met name de taal van de overeenkomst.
2. De voorzitter van het mini-trialcomité beslist, na overleg met zijn/haar bijzitters, wie en in welke verhouding de eventuele vertaalkosten draagt.
Artikel 14. Plaats van de mini-trial
1. Het benoemingscomité of de voorzitter bepaalt de plaats van de mini- trial, tenzij de partijen deze zijn overeengekomen.
2. Behoudens andersluidend beding tussen de partijen en na hen geraadpleegd te hebben, kan het mini-trialcomité op elke plaats die het daartoe geschikt acht, zittingen en bijeenkomsten houden.
3. Het mini-trialcomité kan beraadslagen op elke plaats die het daartoe geschikt acht.
Artikel 15. Onderzoek van de zaak
1. De voorzitter van het mini-trialcomité kan, na overleg met zijn/haar bijzitters, de partijen verzoeken bijkomende toelichtingen en stukken voor te leggen.
2. De voorzitter van het mini-trialcomité bepaalt, na overleg met zijn/ haar bijzitters, de dag, het uur en de plaats van een bijeenkomst in aanwezigheid van de partijen.
3. De voorzitter van het mini-trialcomité zit de bijeenkomst voor en biedt de partijen de gelegenheid hun standpunt uiteen te zetten.
4. De zittingen zijn niet openbaar. Behoudens toestemming van het mini-trialcomité en van de partijen zijn de zittingen niet toegankelijk voor personen die niet in het geding betrokken zijn.
5. De partijen verschijnen in persoon, via een behoorlijk daartoe gevolmachtigde en/of raadsman.
6. Na de bijeenkomst overlegt de voorzitter van het mini-trialcomité met zijn/haar bijzitters met het oog op het bereiken van een akkoord. De voorzitter van het mini-trialcomité beschikt hierbij over de ruimste bevoegdheid om te ondernemen wat volgens hem/haar redelijkerwijze een akkoord kan bewerkstelligen. Hij/zij kan te dien einde onder meer in overleg treden met elk van zijn/haar bijzitters afzonderlijk.
Artikel 16. Vertrouwelijkheid van de mini-trial
Tenzij partijen anders zijn overeengekomen, of er een wettelijke verplichting tot bekendmaking is, is de mini-trial vertrouwelijk.
Artikel 17. Vertrouwelijkheid van de mededelingen
Alle mededelingen tussen de partijen en/of de voorzitter van het mini-trialcomité vanaf zijn/haar aanstelling door CEPANI of die door deze worden gedaan in de loop en ten behoeve van de mini-trial zijn vertrouwelijk. Het is partijen verboden om er melding van te maken buiten het kader van de mini-trial. Behoudens andersluidend akkoord van de partijen, geldt dit evenwel niet voor de kennisgeving van de beëindiging van de mini-trial zoals voorzien in artikel 19 hierna, noch voor het akkoord dat tussen partijen zou gesloten worden bij het einde van de mini-trial.
Vooraf bestaande documenten of documenten die een partij ontvangt buiten het kader van de mini-trial en die medegedeeld worden tijdens de mini-trial en ten behoeve ervan tussen partijen, aan de voorzitter van het mini-trialcomité of door de voorzitter van het mini- trialcomité aan de partijen of aan één van hen, zijn niet gedekt door deze vertrouwelijkheidsregel. Zij kunnen, desgevallend, door de partijen gebruikt worden voor andere doelstellingen dan deze van de mini-trial, behoudens wanneer zij specifiek onder de dekking van de vertrouwelijkheid van de mini-trial werden meegedeeld. Behoudens toestemming van alle partijen in de mini-trial, is het de partijen verboden om, op welkdanige wijze dan ook, melding te maken van het feit dat de mededeling van deze documenten gebeurd is in het kader van de mini-trial.
HET AKKOORD EN EINDE VAN DE MINI-TRIAL
Artikel 18. Akkoord
1. Wanneer het overleg tot een akkoord tussen de partijen leidt, wordt dit in een schriftelijke en door de bijzitters, in naam en voor rekening van de partijen, ondertekende akte vastgelegd. Deze akte bevat de precieze verbintenissen van iedere partij.
De voorzitter van het mini-trialcomité stelt vervolgens een proces-verbaal op dat vaststelt dat de partijen een akkoord bereikten en ondertekent dit samen met de bijzitters, die in naam en voor rekening van de partijen ondertekenen. Hij/zij stuurt een kopie van dit proces-verbaal aan het secretariaat.
2. Wordt er geen akkoord bereikt, dan neemt de voorzitter van het mini- trialcomité dit gegeven op in een proces-verbaal dat hij/zij ondertekent en ter kennis brengt van het secretariaat.
Artikel 19. Einde van de mini-trial
1. Indien het overleg tot een akkoord leidt, neemt de mini-trial een einde door de ondertekening door de bijzitters, in naam en voor rekening van de partijen, en de voorzitter van het mini-trialcomité van het proces-verbaal dat het akkoord vaststelt.
2. Indien geen akkoord werd bereikt, neemt de mini-trial een einde door de schriftelijke kennisgeving door de voorzitter van het mini-trialcomité van het proces-verbaal dat dit gegeven vaststelt aan het secretariaat.
3. Indien een partij, na behoorlijk te zijn opgeroepen, niet verschijnt, neemt de mini-trial een einde door de schriftelijke kennisgeving van dit feit door de voorzitter van het mini-trialcomité aan het secretariaat.
4. Elke partij kan te allen tijde weigeren de mini-trial voort te zetten. In dat geval neemt de mini-trial een einde door de schriftelijke kennisgeving van deze weigering aan het secretariaat en aan de voorzitter van het mini- trialcomité, voor zover deze laatste reeds benoemd is.
5. De voorzitter van het mini-trialcomité kan, na overleg met zijn/haar bijzitters, beslissen dat het voortzetten van de mini-trial niet langer gerechtvaardigd is. In voorkomend geval neemt de mini-trial een einde door de schriftelijke kennisgeving van dit feit door de voorzitter van het mini-trialcomité aan het secretariaat.
DE MINI-TRIALKOSTEN
Artikel 20. Aard en bedrag van de mini-trialkosten
1. De mini-trialkosten omvatten het honorarium en de kosten van de voorzitter van het mini-trialcomité, evenals de administratiekosten van CEPANI. Ze worden door het secretariaat vastgesteld rekening houdend met het totaalbedrag van de vorderingen, en overeenkomstig de tarieflijst voor mini-trial geldig op het ogenblik van de aanvangsdatum van de mini-trial.
2. De honoraria en kosten van de bijzitter zijn ten laste van de partij die hem/haar aanstelde. De andere kosten en uitgaven verbonden aan de mini-trial, zoals de uitgaven gedaan door de partijen voor hun verdediging en deze met betrekking tot de bewijsvoering en met de hulp van deskundigen en getuigen, behoren niet tot de mini-trialkosten. Zij vallen ten laste van de partij die ze maakt.
3. Indien bijzondere omstandigheden dit vereisen, kan het secretariaat de mini-trialkosten vaststellen op een hoger of lager bedrag dan wat uit de toepassing van de tarieflijst voor mini-trial voortvloeit.
4. Bij gebrek aan een totale of gedeeltelijke raming van de vorderingen stelt het secretariaat, op basis van de beschikbare elementen, het totaalbedrag van het geschil vast, op basis waarvan de mini-trialkosten zullen worden berekend.
5. In de loop van de procedure kan het secretariaat het bedrag van de mini-trialkosten aanpassen indien uit de omstandigheden van de zaak of uit nieuwe vorderingen blijkt dat het geschil omvangrijker is dan aanvankelijk werd bevonden.
Artikel 21. De provisie voor mini-trialkosten
1. Ter dekking van de mini-trialkosten bepaald overeenkomstig artikel 20, lid 1, moet, voorafgaand aan de benoeming van de voorzitter van het mini- trialcomité door het benoemingscomité of de voorzitter, aan CEPANI een provisie voor mini-trialkosten worden betaald.
2. Indien de mini-trialkosten in de loop van de procedure moeten worden aangepast, geeft dit, op dat ogenblik, aanleiding tot het vaststellen van een aanvullende provisie.
3. Zowel de provisie als de aanvullende provisie is in gelijke delen verschuldigd door de partijen. Iedere partij kan evenwel de totaliteit van de provisie ten laste nemen, indien de andere partij nalaat haar deel van de provisie te betalen.
4. Indien het bedrag van de provisie € 50.000,00 overschrijdt, kan de betaling van de provisie door middel van een bankgarantie geschieden.
5. Indien aan een verzoek tot betaling van een aanvullende provisie niet wordt voldaan, kan het secretariaat, na raadpleging van het mini- trialcomité, het uitnodigen zijn opdracht op te schorten en een termijn van minstens vijftien dagen vaststellen, na verloop van welke de vordering en/of tegenvordering op basis waarvan de aanvullende provisie werd berekend, geacht wordt ingetrokken te zijn. Een dergelijke intrekking verhindert niet dat de betreffende partij op een later tijdstip dezelfde vordering of tegenvordering opnieuw indient.
Artikel 22. Beslissing over de mini-trialkosten
1. Het definitieve eindbedrag van de mini-trialkosten wordt door het secretariaat vastgesteld.
2. Behoudens andersluidend beding tussen de partijen, betalen de partijen een gelijk deel van de mini-trialkosten.
3. Het proces-verbaal dat het tot stand gekomen akkoord tussen de partijen vaststelt, vermeldt de mini-trialkosten, zoals deze definitief werden vastgesteld door het secretariaat en vermeldt het eventuele akkoord van de partijen betreffende de verdeling ervan.
SLOTBEPALINGEN
Artikel 23. Beperking van de aansprakelijkheid
De voorzitter van het mini-trialcomité, CEPANI en zijn leden en personeel zijn niet aansprakelijk voor enige handeling of nalatigheid in het kader van een mini-trial, behalve in geval van bedrog of zware fout.
Bijlage II: Gedragsregels voor de CEPANI-procedures
Bijlage III: De partijkosten
2. De honoraria en de kosten van de voorzitter van het mini-trialcomité worden door het secretariaat vastgesteld overeenkomstig de omvang van het geschil:
| BEDRAG IN GEDING (IN €) | UURTARIEF | HALVE DAG | DAG |
| 0 – 25.000 | 180 | 600 | 1200 |
| 25.001 – 50.000 | 200 | 675 | 1350 |
| 50.001 – 100.000 | 250 | 850 | 1700 |
| 100.001 – 200.000 | 275 | 900 | 1800 |
| 200.001 -500.000 | 300 | 1000 | 2000 |
| 500.001 – 1.000.000 | 350 | 1175 | 2350 |
| 1.000.001 – 2.000.000 | 400 | 1300 | 2600 |
| > 2.000.000 | 450 | 1400 | 2800 |
i) De tarieflijst is van toepassing rekening houdend met alle respectievelijke vorderingen zoals ze geformuleerd werden bij het indienen van het dossier.
- Onder het tarief “halve dag” wordt een duur van drieënhalf uur begrepen; de bijkomende tijd zal in rekening worden gebracht aan het uurtarief.
- Het “dagtarief” betreft een duurtijd van zeven uren; iedere bijkomende tijd zal in rekening worden gebracht aan het uurtarief.
3. De administratiekosten van CEPANI worden forfaitair bepaald op 10% van de honoraria en kosten van de voorzitter van het mini-trialcomité zoals hierboven vastgelegd en zijn aan de BTW onderworpen.
4. Ieder verzoek tot mini-trial overeenkomstig de bepalingen van het CEPANI- reglement moet vergezeld gaan van een betaling van € 750,00 excl. BTW als voorschot op de administratiekosten. Dit bedrag is niet terugvorderbaar en zal in mindering worden gebracht op het deel van de provisie voor mini-trial ten laste van de verzoekende partij.
5. Indien de voorzitter van het mini-trialcomité onderworpen is aan BTW, meldt hij/zij dit aan het secretariaat, dat vervolgens de BTW op de honoraria van de voorzitter van het mini-trialcomité van de partijen zal vorderen.
6. De voorzitter van het mini-trialcomité neemt slechts kennis van de vorderingen waarvoor de provisie werd betaald.
In een mini-trialprocedure wordt elk van de betrokken partijen vertegenwoordigd door een door henzelf aangestelde afgevaardigde, die als bijzitter in het mini-trialcomité zetelt.
Deze bijzitters dienen voldoende hooggeplaatst te zijn binnen de onderneming die zij vertegenwoordigen; zij kunnen bijvoorbeeld het ondernemingshoofd zelf zijn of een hoger kaderlid, maar ook een derde, zoals een advocaat of andere vertrouwenspersoon aan wie de partij de bevoegdheid verleent om haar te verbinden.
Het is van groot belang dat de bijzitters over voldoende autoriteit en bemiddelingsvaardigheden beschikken, zodat zij de partijen kunnen binden wanneer deze tot een akkoord gekomen zijn.
Het onderscheid tussen mediatie en mini-trial situeert zich voornamelijk in de specifieke samenstelling van het mini-trialcomité. Waar bij een mediatie slechts één onafhankelijke derde bemiddelt tussen de partijen, wordt een mini-trial voorgezeten door een comité. Dit comité bestaat uit een voorzitter, die rechtstreeks met twee hooggeplaatste afgevaardigden van de partijen besprekingen kan voeren met het oog op de totstandkoming van een akkoord. Ook het feit dat de voorzitter van het mini-trialcomité de bevoegdheid heeft om afzonderlijk met elk der bijzitters overleg te plegen, vormt een verschil met de mediatieprocedure.
De kosten van een mini-trial omvatten enerzijds het honorarium en de kosten van de voorzitter van het mini-trialcomité en anderzijds de administratieve kosten van het Secretariaat, die 10% van het honorarium en de kosten van de voorzitter van het mini-trialcomité bedragen.
Onmiddellijk na ontvangst van het verzoek tot mini-trial vraagt CEPANI aan de betrokken partijen om binnen de maand een provisie voor mini-trialkosten te voldoen. Deze provisie wordt berekend op basis van de tarieflijst voor mini-trial, waarbij rekening wordt gehouden met de financiële waarde van het geschil. Aan iedere partij wordt gevraagd een gelijk deel van de provisie te voldoen.