Wanneer partijen te kampen krijgen met technische problemen van eender welke aard, dan kunnen zij een beroep doen op het CEPANI-reglement voor deskundigenonderzoek.
Een dergelijk deskundigenonderzoek kan hulp bieden bij het vinden van een minnelijke regeling tussen partijen. Het kan hen ook een aantal vaststaande gegevens verschaffen die eventueel in een latere arbitrale of gerechtelijke procedure kunnen worden aangewend.
In principe zijn de vaststellingen en conclusies van de deskundige bindend voor beide partijen. Die laatsten kunnen evenwel op voorhand bepalen dat ze slechts de kracht van een advies meekrijgen.
TYPE BEDING VOOR DESKUNDIGENONDERZOEK
De partijen die naar het reglement inzake het deskundigenonderzoek van CEPANI willen verwijzen, wordt aanbevolen om in hun contracten het hiernavolgende type beding op te nemen.
“De partijen verbinden zich ertoe voor alle geschillen die uit of met betrekking tot deze overeenkomst mochten ontstaan, een
deskundigenonderzoek volgens het reglement van CEPANI te laten plaatsvinden.”
Dit type beding kan worden aangevuld met de volgende bepalingen1:
“De zetel van het deskundigenonderzoek is [ ]”. “De taal van het deskundigenonderzoek is [ ]”.
“Het deskundigenonderzoek zal uitgevoerd worden door [een] of [drie] deskundigen”.
“De vaststellingen en besluiten van de deskundige(n) binden de partijen [niet].”
VOORAFGAANDE BEPALINGEN
Artikel 1. Belgisch Centrum voor Arbitrage en Mediatie
Het Belgisch Centrum voor Arbitrage en Mediatie (“CEPANI”) is een onafhankelijke instelling die de procedures van deskundigenonderzoek administreert overeenkomstig dit reglement. Het beslecht zelf geen geschillen en oefent niet de taak van deskundige uit.
HET INLEIDEN VAN DE PROCEDURE
Artikel 2. VerZoek tot deskundigenonderzoek
1. De partij die een beroep wenst te doen op het deskundigenonderzoek overeenkomstig het CEPANI-reglement, dient daartoe een verzoek tot deskundigenonderzoek in bij het secretariaat.
Het verzoek tot deskundigenonderzoek bevat onder meer de volgende gegevens:
- naam, voornaam en volledige benaming, hoedanigheid, adres, telefoon- en faxnummer, geldig e-mailadres en in voorkomend geval het BTW- nummer van ieder der partijen;
- een bondige uiteenzetting over de aard en de omstandigheden van het geschil, dat aan de vordering ten grondslag ligt;
- het doel en de aard van het gevraagde deskundigenonderzoek;
- aanwijzingen betreffende de plaats en de taal van het deskundigenonderzoek.
Het verzoek moet vergezeld zijn van een kopie van de gesloten overeenkomsten en alleszins van de overeenkomst tot deskundigenonderzoek en van alle overige nuttige stukken.
Het verzoek tot deskundigenonderzoek en de bijlagen bij dit verzoek dienen elektronisch alsook in één papieren exemplaar te worden ingediend.
De eiser moet bovendien bij het verzoek tot deskundigenonderzoek het bewijs voegen van de kennisgeving van het verzoek en de bijlagen hiertoe aan de verweerder.
1. De procedure wordt geacht aan te vangen op de dag waarop het secretariaat het verzoek tot deskundigenonderzoek en de bijlagen hiertoe, evenals de betaling van de registratiekosten heeft ontvangen. Ieder verzoek tot deskundigenonderzoek moet vergezeld gaan van een betaling van € 750,00 excl. BTW als voorschot op de administratiekosten. Dit bedrag is niet terugvorderbaar en wordt in mindering gebracht op het door de eiser verschuldigd deel van de provisie voor kosten van het deskundigenonderzoek.
Het secretariaat bevestigt de aanvangsdatum van het deskundigenonderzoek aan de partijen.
Artikel 3. Antwoord op het verzoek tot deskundigenonderzoek
1. Binnen een termijn van vijftien dagen na de aanvangsdatum van het deskundigenonderzoek, moet de verweerder zijn antwoord op het verzoek tot deskundigenonderzoek bij het secretariaat indienen.
Het antwoord bevat onder meer de volgende gegevens:
- naam, voornaam en volledige benaming, hoedanigheid, adres, telefoon- en faxnummer, geldig e-mailadres en in voorkomend geval het BTW- nummer van de verweerder;
- zijn bondige commentaar betreffende de aard en de omstandigheden van het geschil, dat aan de vordering ten grondslag ligt;
- zijn standpunt betreffende de door de eiser geformuleerde opdracht;
- zijn houding betreffende de taal en de plaats van het deskundigenonderzoek.
Het antwoord en bijlagen bij dit antwoord dienen elektronisch alsook in één papieren exemplaar te worden ingediend.
2. De verweerder moet bovendien bij het antwoord het bewijs voegen van de kennisgeving binnen dezelfde termijn van vijftien dagen, van het antwoord en de bijlagen hiertoe aan de eiser.
3. Op gemotiveerd verzoek van de verweerder of zelfs ambtshalve, kan het secretariaat de in lid 1 bepaalde termijn verlengen.
Artikel 4. Ontbreken van een prima facie overeenkomst tot deskundigenonderzoek
Bij gebrek aan een prima facie overeenkomst tot deskundigenonderzoek, kan geen deskundigenonderzoek plaatsvinden indien de verweerder niet binnen de in artikel 3 voorgeschreven termijn van vijftien dagen zijn antwoord op het verzoek tot deskundigenonderzoek indient of indien hij het deskundigenonderzoek overeenkomstig het CEPANI-reglement betwist.
Artikel 5. Gevolgen van de overeenkomst tot deskundigenonderzoek
1. Indien de partijen overeenkomen een beroep te doen op het deskundigenonderzoek overeenkomstig het CEPANI-reglement, onderwerpen zij zich aan het reglement, met inbegrip van de bijlagen, dat van kracht is op het ogenblik van de aanvangsdatum van het deskundigenonderzoek, tenzij zij uitdrukkelijk overeenkomen om zich te onderwerpen aan het reglement van toepassing op het tijdstip van de totstandkoming van de overeenkomst.
2. Als, niettegenstaande het bestaan van een prima facie overeenkomst tot deskundigenonderzoek, één van de partijen weigert deel te nemen aan het deskundigenonderzoek of zich van deelname onthoudt, zal het deskundigenonderzoek desalniettemin doorgaan.
Artikel 6. Schriftelijke kennisgevingen of mededelingen en termijnen
1. Het verzoek tot deskundigenonderzoek, het antwoord op het verzoek tot deskundigenonderzoek, de memories of conclusies, de benoeming van de deskundige(n), kunnen geldig gebeuren onder voorbehoud van artikel 15, lid 2, wanneer de kennisgeving of mededeling in elektronische vorm aan een geldig e-mailadres wordt gedaan. In deze gevallen draagt de verzender de bewijslast van de verzending. In geval er geen bekend e-mailadres voorhanden is voor een partij, zal de kennisgeving of mededeling geldig kunnen gebeuren wanneer zij gedaan wordt per koerier tegen ontvangstbewijs, per aangetekende brief of per telefax.
2. indien een partij vertegenwoordigd wordt door een raadsman, gebeuren de kennisgevingen en mededelingen aan deze laatste, tenzij deze partij anders verzoekt.
De kennisgevingen of mededelingen zijn geldig als zij verstuurd zijn aan het laatst bekende adres van de bestemmeling, zoals dit meegedeeld werd door de bestemmeling zelf of desgevallend door de tegenpartij.
3. Een kennisgeving of een mededeling verricht in overeenstemming met lid 1, wordt geacht te zijn gedaan wanneer zij werd ontvangen of zou moeten ontvangen zijn door de partij zelf, haar vertegenwoordiger of haar raadsman.
4. De in dit reglement bepaalde termijnen, beginnen te lopen op de dag na die waarop een kennisgeving of mededeling overeenkomstig het voorgaande lid geacht wordt gedaan te zijn. Indien de laatste dag van de verleende termijn een officiële feestdag is of geen werkdag is in het land waar de kennisgeving of mededeling moet worden gedaan, verstrijkt de termijn aan het eind van de eerstvolgende werkdag.
Een kennisgeving of mededeling die in overeenstemming met lid 1 van dit artikel verzonden werd vóór of op de laatste dag van de toegekende termijn, wordt geacht tijdig ingediend te zijn.
DE DESKUNDIGE
Artikel 7. Algemene bepalingen
1. Uitsluitend personen die onafhankelijk zijn ten opzichte van de partijen en hun raadslieden en die de gedragsregels voor de CEPANI procedures naleven, kunnen als deskundige in een CEPANI-deskundigenonderzoek optreden.
2. Het benoemingscomité of de voorzitter benoemt de deskundige(n). De partijen kunnen ook de deskundig(n) in onderling akkoord ter aanvaarding voordragen aan het benoemingscomité of de voorzitter.
3. Voor zijn benoeming of bevestiging, ondertekent de voorgedragen deskundige een verklaring van aanvaarding, beschikbaarheid en onafhankelijkheid. Hij deelt schriftelijk aan het secretariaat de feiten en omstandigheden mee, die van dien aard zijn dat deze in de ogen van de partijen aanleiding zouden kunnen geven zijn onafhankelijkheid in twijfel te trekken.
Het secretariaat deelt deze informatie schriftelijk mee aan de partijen en stelt hen een termijn waarbinnen zij eventuele opmerkingen kunnen indienen.
4. Indien in de loop van de procedure zich feiten en omstandigheden voordoen, van dezelfde aard als deze vermeld in lid 3 van dit artikel, brengt de deskundige deze onmiddellijk schriftelijk ter kennis van het secretariaat en de partijen.
5. De beslissingen van het benoemingscomité of de voorzitter inzake de benoeming, de bevestiging of de vervanging van een deskundige zijn niet aanvechtbaar. De motivering van de beslissingen wordt niet meegedeeld.
6. Door het aanvaarden van zijn opdracht, verbindt iedere deskundige er zich toe om deze tot het einde uit te voeren in overeenstemming met dit reglement.
7. Behoudens met akkoord van de partijen, legt de deskundige zichzelf het verbod op om de functie van arbiter, vertegenwoordiger of raadspersoon van een partij te vervullen in een arbitrale of gerechtelijke procedure betreffende het geschil dat het voorwerp is geweest van een procedure van deskundigenonderzoek.
Artikel 8. Benoeming van de deskundige
1. Het benoemingscomité of de voorzitter stelt de deskundige aan of bevestigt deze in overeenstemming met de hiernavolgende regels.
2. De partijen bepalen de opdracht van de deskundige(n). Indien de deskundige wordt aangesteld tijdens een arbitrageprocedure, bepaalt het scheidsgerecht na consultatie met de partijen de opdracht van de deskundige. Indien de deskundige wordt aangesteld tijdens een mediatie, bepaalt de mediator na consultatie met de partijen de opdracht van de deskundige.
3. Het benoemingscomité of de voorzitter benoemt of bevestigt de deskundige(n) nadat de in artikel 17 voorziene provisie voor kosten van het deskundigenonderzoek werd betaald door de partijen of één van hen. Het houdt hierbij meer bepaald rekening met de beschikbaarheid, de kwalificaties en de bekwaamheid van de deskundige(n) om het deskundigenonderzoek te voeren overeenkomstig dit reglement.
Artikel 9. Vervanging van de deskundige(n)
1. Bij overlijden, wraking, behoorlijk aanvaarde terugtrekking, verhindering of op verzoek van alle partijen, wordt een deskundige vervangen.
2. Een deskundige wordt eveneens vervangen indien het benoemings- comité of de voorzitter vaststelt dat deze de jure of de facto verhinderd is zijn functie uit te oefenen of zijn functie niet uitoefent in overeenstemming met de bepalingen van dit reglement of binnen de toegekende termijnen.
In dit geval neemt het benoemingscomité of de voorzitter een beslissing nadat het de betrokken deskundige, de eventuele andere deskundigen en de partijen heeft uitgenodigd om hun opmerkingen schriftelijk aan het secretariaat over te maken, binnen de door het secretariaat bepaalde termijn. Deze opmerkingen worden meegedeeld aan de partijen en aan de deskundige(n).
HET DESKUNDIGENONDERZOEK
Artikel 10. Overhandiging van het dossier aan de deskundige(n)
Het secretariaat overhandigt het dossier aan de deskundige(n) na hun benoeming of aanvaarding en wanneer de provisie voor kosten van het deskundigenonderzoek voorzien in artikel 17 integraal werd voldaan.
Artikel 11. Taal van het deskundigenonderzoek
1. De partijen bepalen in onderling akkoord de taal waarin het deskundigenonderzoek wordt gevoerd.
Bij gebrek aan overeenstemming tussen de partijen, bepaalt (bepalen) de deskundige(n) de taal of talen van de procedure, rekening houdend met de omstandigheden en met name de taal van de overeenkomst.
2. De deskundige(n) beslist (beslissen) wie en in welke verhouding de eventuele vertaalkosten draagt.
Artikel 12. Plaats van het deskundigenonderzoek
1. Het benoemingscomité of de voorzitter bepaalt de plaats van het deskundigenonderzoek, tenzij de partijen deze zijn overeengekomen.
2. Behoudens andersluidend beding tussen de partijen en na hen geraadpleegd te hebben, kan (kunnen) de deskundige(n) op elke plaats die hij/zij daartoe geschikt acht(en), zittingen en bijeenkomsten houden.
Artikel 13. Onderzoek van de zaak
1. De deskundige(n) verricht(en) de onderzoeksdaden op tegenspraak binnen de grenzen van de opdracht.
2. De partijen verschijnen in persoon, of via een behoorlijk daartoe gevolmachtigde en/of raadsman.
3. De partijen vergemakkelijken met alle middelen de uitoefening van de opdracht van de deskundige(n), onder meer door de nodige stukken voor te leggen of door toegang te verschaffen tot de plaatsen waar de vereiste vaststellingen en onderzoeken moeten gebeuren.
4. Behoudens andersluidende overeenkomst, verbinden de vaststellingen en adviezen van de deskundige(n) de partijen net als hun contractuele bepalingen.
5. De zittingen zijn niet openbaar. Behoudens toestemming van de deskundige(n) en van de partijen zijn de zittingen niet toegankelijk voor personen die niet in het geding betrokken zijn.
6. Het deskundigenonderzoek is slechts vertrouwelijk, in zoverre de partijen dit overeenkomen.
HET DESKUNDIG VERSLAG EN HET EINDE VAN DE OPDRACHT
Artikel 14. Het deskundigenverslag
De deskundige(n) beëindigt (beëindigen) de opdracht met het opmaken van een definitief verslag waarin het zijn (hun) bevindingen en/of adviezen weergeeft.
Artikel 15. Kennisgeving van het deskundig verslag
1. Wanneer het deskundig verslag werd opgesteld, maakt (maken) de deskundige(n) dit aan het secretariaat over in zoveel originele exemplaren als er partijen zijn, meer een bijkomend origineel exemplaar voor het secretariaat.
2. Het secretariaat brengt een origineel van het door de deskundige(n) ondertekende verslag ter kennis van de partijen per aangetekend schrijven of per koerier tegen ontvangstbewijs en een kopie daarvan per e-mail, voor zover de kosten voor het deskundigenonderzoek volledig aan CEPANI zijn betaald.
DE KOSTEN VAN HET DESKUNDIGENONDERZOEK
Artikel 16. Aard en bedrag van de kosten van het deskundigenonderzoek
1. De kosten voor het deskundigenonderzoek omvatten de honoraria en kosten van de deskundige(n), evenals de administratiekosten van CEPANI. Ze worden door het secretariaat vastgesteld rekening houdend met de aard en omvang van de aan de deskundige(n) toevertrouwde opdracht.
2. De partijkosten omvatten de kosten van de partijen, de kosten voor hun verdediging en deze met betrekking tot de bewijsvoering. Zij behoren niet tot de kosten van het deskundigenonderzoek en zijn ten laste van de partij die ze maakt.
In de loop van de procedure kan het secretariaat het bedrag van de kosten voor het deskundigenonderzoek aanpassen, indien uit de omstandigheden van de zaak of uit nieuwe opdrachten blijkt dat de zaak omvangrijker is dan aanvankelijk werd bevonden.
Artikel 17. De provisie voor kosten van het deskundigenonderzoek
1. Ter dekking van de overeenkomstig artikel 16, lid 1 bepaalde kosten van het deskundigenonderzoek wordt, voorafgaand aan de benoeming of aanvaarding van de deskundige(n) door het benoemingscomité of de voorzitter, en na consultatie met de deskundige, door de partijen aan CEPANI een provisie voor kosten van het deskundigenonderzoek betaald.
2. Bij de benoeming van de deskundige of de omschrijving van zijn opdracht, wordt de provisie vastgesteld in samenspraak met de deskundige.
3. Indien de kosten van het deskundigenonderzoek in de loop van de procedure moeten aangepast worden, geeft dit op, dat ogenblik, aanleiding tot het vaststellen van een aanvullende provisie.
4. Zowel de provisie als de aanvullende provisie is in gelijke delen verschuldigd door de eisende partij en de verwerende partij. Iedere partij kan evenwel de totaliteit van de provisie ten laste nemen, indien de andere partij nalaat haar deel van de provisie te betalen.
5. Indien het bedrag van de provisie € 50.000,00 overschrijdt, kan de betaling ervan door middel van een bankgarantie die onherroepelijk en op eerste verzoek is, geschieden.
6. Indien aan een verzoek tot betaling van een aanvullende provisie niet wordt voldaan, kan het secretariaat, na raadpleging van de deskundige(n), hen uitnodigen hun opdracht op te schorten en een termijn van minstens vijftien dagen vaststellen, na verloop van welke de uitbreiding van de opdracht op basis waarvan de aanvullende provisie werd berekend, geacht wordt ingetrokken te zijn. Een dergelijke intrekking verhindert niet dat de betreffende partij op een later tijdstip dezelfde vordering of tegenvordering opnieuw indient.
Artikel 18. Beslissing over de kosten van het deskundigenonderzoek
1. Het definitieve eindbedrag van de kosten van het deskundigenonderzoek wordt door het secretariaat vastgesteld.
2. Behoudens andersluidend beding tussen de partijen, betalen de partijen een gelijk deel van de kosten van het deskundigenonderzoek.
3. Het definitief deskundigenverslag, vermeldt de kosten van het deskundigenonderzoek, zoals deze definitief werden vastgesteld door het secretariaat en vermeldt het eventuele akkoord van de partijen betreffende de verdeling ervan.
SLOTBEPALINGEN
Artikel 19. Beperking van de aansprakelijkheid
De deskundige(n), CEPANI en zijn leden en personeel zijn niet aansprakelijk voor enige handeling of nalatigheid in het kader van een procedure van deskundigenonderzoek, behalve in geval van bedrog of zware fout.
Bijlage II: Gedragsregels voor de CEPANI-procedures
Bijlage III: De partijkosten
De kosten van het CEPANI-deskundigenonderzoek worden bepaald rekening houdend met de omstandigheden van de zaak, de aard van de opdracht en het aantal deskundigen. Ze worden door het Secretariaat van CEPANI vastgesteld in samenspraak met de benoemde deskundige(n).
Behoudens andersluidende overeenkomst tussen de partijen, betalen de partijen een gelijk deel van de kosten van het deskundigenonderzoek.
CEPANI werkt niet met een lijst van erkende experten. Voor iedere zaak afzonderlijk zal CEPANI, rekening houdend met de aard en de omstandigheden van de zaak, een beroep doen op een expert die aan de gestelde vereisten voldoet.
Indien u in aanmerking wenst te komen om benoemd te worden als expert, dan kunt u een uitgebreid curriculum vitae opsturen naar het Secretariaat, samen met een toelichting van uw ervaring inzake alternatieve wijzen van geschillenbeslechting.