La médiation ou la conciliation est un processus conventionnel de règlement des différends plus consensuelle. Grâce à cette procédure, les parties impliquées dans un litige peuvent demander l’aide d’un tiers spécialisé – le médiateur – afin de les assister lors de leurs efforts en vue d’arriver à un accord à l’amiable. Un tel litige peut résulter de ou être lié à une relation contractuelle ou autre existant entre les parties concernées. Dans le cadre d’une médiation, le médiateur n’impose aucune solution. Il appartient au contraire aux parties, grâce à l’aide de ce tiers de trouver par elles-mêmes une solution à leur différend, étant entendu qu’elles peuvent se retirer du processus de manière unilatérale à tout moment.
Lorsqu’un accord est obtenu, il/elle lie les parties comme tout contrat, et peut, en outre, sous certaines conditions, faire l’objet d’une homologation devant les tribunaux.
La médiation suppose que les parties en conflit coopèrent entièrement avec le médiateur neutre, et qu’elles sont disposées à chercher des solutions de manière constructive, de sorte à ce qu’une procédure plus contraignante et formelle, comme l’arbitrage, puisse être évitée.

1. Les frais de médiation comprennent les honoraires et frais du médiateur ainsi que les frais du CEPANI.

2. Les honoraires et frais du médiateur sont fixés par le secrétariat suivant l’importance du litige et dans les limites ci-après :

MONTANT EN LITIGE (EN €) TARIF HORAIRE DEMI JOURNEE JOURNEE
0 – 25.000 180 600 1200
25.001 – 50.000 200 675 1350
50.001 – 100.000 250 850 1700
100.001 – 200.000 275 900 1800
200.001 -500.000 300 1000 2000
500.001 – 1.000.000 350 1175 2350
1.000.001 – 2.000.000 400 1300 2600
> 2.000.000 450 1400 2800

(i) Le barème s’applique en tenant compte de toutes les demandes respectives telles qu’elles sont formulées lors de l’introduction du dossier.

(ii)  Le tarif « demi-journée » s’entend pour une durée de trois heures et demie ; tout temps supplémentaire sera rémunéré au tarif horaire.

(iii) Le tarif « journée » s’entend pour une durée de sept heures ; tout temps supplémentaire sera rémunéré au tarif horaire.

(iv) Un « honoraire de résultat » peut être convenu dans le protocole de médiation. Il ne peut pas être fixé d’avance mais sera déterminé de commun accord entre les parties et le médiateur après qu’un accord entre les parties ait été conclu sous l’égide du médiateur.

Sauf accord des parties, il ne dépassera pas le triple des honoraires de médiation qui seraient appliqués en fonction du barème de base.

3. Les frais administratifs du CEPANI sont fixés forfaitairement à 10% des honoraires et des frais du médiateur déterminés ci-avant. Ils sont soumis à la TVA.

4. Chaque demande de médiation soumise aux termes du règlement du CEPANI doit être accompagnée du versement d’une avance de € 750,00 HTVA sur les frais administratifs. Ce versement n’est pas récupérable et sera porté au crédit de la part de la provision pour frais de médiation du requérant.

5. Si le médiateur est assujetti à la TVA, il le signale au secrétariat,qui porte en compte aux parties la TVA afférente aux honoraires du médiateur ou du président du comité de mini-trial.

6. Le médiateur n’est saisi que des demandes pour lesquelles la provision a été versée.

 

Règles de bonne conduite

REGLES DE BONNE CONDUITE DES PROCEDURES A L’INTERVENTION DU CEPANI

  1. Le président et le secrétaire général du CEPANI, leurs associés et collaborateurs ne participent à aucune procédure engagée sous le règlement du CEPANI que ce soit en tant qu’arbitre, président du comité de mini-trial, médiateur, expert, tiers chargé d’adapter les contrats ou de conseil.

 

  1. En acceptant sa nomination par le CEPANI, l’arbitre, le président du comité de mini-trial, le médiateur, l’expert ou le tiers chargé d’adapter les contrats accepte d’observer intégralement le règlement applicable et de collaborer  loyalement avec le secrétariat. Ainsi, il/elle informe régulièrement ce dernier de l’état d’avancement de la procédure.

 

  1. L’arbitre, le président du comité de mini-trial, le médiateur, l’expert ou le tiers pressenti n’accepte sa nomination par le CEPANI que s’il/elle est indépendant(e) vis-à-vis des parties et de leurs conseils. S’il survient ensuite un fait quelconque de nature à susciter le doute quant à cette indépendance dans son esprit ou dans celui des parties, il/elle le signale immédiatement au secrétariat qui en fait part aux parties. Au vu des observations de celles-ci, le comité de récusation ou le président décide de l’éventuel remplacement de l’intéressé(e). Sa décision est souveraine et les motifs ne sont pas communiqués.

 

  1. L’arbitre nommé sur proposition d’une partie n’est ni son représentant ni son mandataire.

 

  1. L’arbitre nommé sur proposition d’une partie s’engage à n’avoir aucune relation avec cette partie ou son conseil dès sa désignation relativement au litige faisant l’objet de l’arbitrage. Tout contact éventuel avec cette partie s’opère par le président du tribunal arbitral ou moyennant son autorisation expresse.

 

  1. Dans le cadre du déroulement de la procédure, l’arbitre, le président du comité de mini-trial, le médiateur, l’expert ou le tiers chargé d’adapter les contrats fait preuve en toutes circonstances de la plus grande impartialité et s’abstient de tout comportement ou propos qui pourrait donner à penser à une partie que son opinion est déjà arrêtée, en particulier lorsqu’il/elle pose des questions lors de l’audience.
  1. Si les circonstances le permettent, l’arbitre peut, dans le respect du point 6, inviter les parties à trouver un arrangement amiable et, moyennant l’accord exprès du secrétariat et des parties, suspendre la procédure le temps nécessaire.

 

  1. En acceptant sa désignation par le CEPANI, l’arbitre s’engage à veiller à ce que la sentence soit rendue avec la plus grande diligence. Ceci signifie notamment qu’il/elle ne demande des prolongations des délais conformément au règlement du CEPANI que dans des cas dûment justifiés ou moyennant accord exprès des parties.

 

  1. L’arbitre, le président du comité de mini-trial, le médiateur, l’expert ou le tiers chargé d’adapter les contrats respecte la confidentialité attachée aux causes qui lui sont confiées par le CEPANI.

 

  1. Les sentences ne peuvent être publiées que de manière anonyme et moyennant l’accord exprès des parties. Le secrétariat en est préalablement informé. Cette règle s’applique tant aux arbitres qu’aux parties et à leurs conseils.

 

  1. La signature de la sentence par un des membres du tribunal arbitral composé de trois arbitres n’implique pas nécessairement son accord sur le contenu de la sentence.

Dans une procédure de médiation du CEPANI, les parties versent une provision pour frais de médiation dès l’engagement de la procédure, et avant même la désignation du médiateur. Cette provision est calculée en tenant compte de la valeur financière du litige et sur base du barème pour la médiation, qui fait partie intégrante du règlement du CEPANI.

Le montant résultant de l’application du barème est destiné à payer les honoraires et les frais du médiateur. Il est majoré de 10% afin de couvrir les frais administratifs du CEPANI. Additionnés, ces montants constituent la provision pour frais de médiation.

A la fin de la procédure de médiation, le secrétariat du CEPANI demande au médiateur un relevé de ses frais et débours effectués dans le cadre de la procédure de médiation. Le secrétariat déduit ces frais du montant mis à sa disposition pour indemniser les frais et honoraires du médiateur. Le solde ainsi obtenu est versé au médiateur à titres d’honoraires.
Le secrétariat du CEPANI informe le médiateur du relevé de son état de frais et honoraires et lui demande un état d’honoraires pour le montant qui lui sera octroyé. Le CEPANI procède au paiement après réception de cette note d’honoraires.

Dispositions du code judiciaire relatives à la médiation (Telles qu’amendées par la loi du 18 juin 2018)

 

Quelle est la principale différence entre la médiation et l’arbitrage ?

La principale différence entre l’arbitrage et la médiation est que l’arbitrage résulte en un titre exécutoire sous forme d’un jugement arbitral, alors que la médiation prend fin par un accord ne constituant pas de titre exécutoire entre les parties. Le succès de la médiation est donc entre les mains des parties étant libres d’accepter un accord ou de le rejeter. En plus, l’attention des parties est attirée sur le caractère volontaire de l’exécution de l’accord conclu.

Quelle est la principale différence entre la médiation et le mini-trial ?

La différence entre la médiation et le mini-trial se situe essentiellement au niveau de la composition spécifique du comité mini-trial. Lors d’une médiation, uniquement un tiers indépendant sera médiateur entre les parties. Un mini-trial, quant à lui, est présidé par un comité. Ce comité se compose d’un président et deux représentants haut placés des parties. Le président discutera avec ces deux représentants en vue de conclure un accord. Le fait que le président du comité de mini-trial soit habilité à se concerter individuellement avec chacun des assesseurs constitue également une différence par rapport à la procédure de médiation.

Le CEPANI dispose-t-il d’une liste de médiateurs agréés ou approuvés ?

Le CEPANI ne travaille pas avec une liste de médiateurs agréés ou approuvés.
Lors de la désignation d’un médiateur, le Comité de désignation ou le président analyse, cas par cas, les personnes les plus qualifiées pour intervenir dans chaque médiation. Pour ce faire, il tient compte de la nature du litige, de la langue du dossier, des qualifications et de la disponibilité du médiateur, du caractère urgent ou non de l’affaire, de l’importance du litige, etc. Le CEPANI peut faire appel à un grand nombre de médiateurs renommés.

Combien coûte une procédure de médiation du CEPANI ?

Le coût d’une médiation du CEPANI comprend d’une part, les honoraires et les frais du médiateur et d’autre part, les frais administratifs du secrétariat s’élevant à 10% des honoraires et des frais du médiateur. Dès réception de la demande de médiation, le CEPANI demande aux parties concernées de s’acquitter endéans le mois d’une provision pour les frais de médiation. Ladite provision est calculée sur base du barème pour la médiation, en fonction de la valeur financière du litige. La provision est payable en parts égales par chacune des parties. 
Le CEPANI ne procède à la désignation du médiateur qu’après versement intégral de la provision pour les frais de médiation.

Avant d’entamer la médiation, le médiateur conclut avec les parties un protocole de médiation conforme au prescrit de l’article 1731 du Code Judiciaire, dans lequel il mentionne notamment :
– le tarif ou la manière de déterminer les honoraires du médiateur;
– la clef de répartition entre les parties des frais de la médiation et le montant de la provision visant à couvrir ces frais telle que fixée par le CEPANI. Si le CEPANI décide en cours de médiation, après concertation avec le médiateur, que le montant de la provision initiale doit être adapté, il est demandé aux parties de procéder au paiement d’une provision complémentaire. Sauf accord contraire des parties, la provision initiale, de même que la ou les provision(s) complémentaire(s), sont dues en parts égales par les parties. Lorsqu’une demande de provision complémentaire n’est pas satisfaite, le secrétariat du CEPANI peut, après concertation avec le médiateur, l’inviter à suspendre ses activités jusqu’à la réception du paiement. A la fin de la procédure de médiation, la provision reçue par le CEPANI est portée en déduction des frais de médiation. Le solde éventuel est restitué aux parties, conformément à leur accord.