Avec le temps, les circonstances dans lesquelles un accord est conclu peuvent varier. Dans ce cas, il peut être nécessaire d’adapter le contrat.

Dans ce type de procédure, le CEPANI fournit le support approprié. Lors de l’ouverture d’une procédure en adaptation de contrats, le CEPANI désigne un Tiers Décideur indépendant, soit pour formuler une recommandation écrite, soit, si les parties conviennent à l’avance une décision obligatoire qui les liera.

Les coûts de la procédure sont déterminés au cas par cas. Sauf convention contraire, ils sont supportés par parts égales entre les parties.

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CLAUSE TYPE DE PROCEDURE D’ADAPTATION DES CONTRATS

Les parties qui souhaitent faire référence au règlement d’adaptation des contrats du CEPANI sont invitées à insérer dans leurs contrats la clause type suivante :

“Les parties s‘engagent à faire application, à la demande de l’une d’elles, du règlement d’adaptation des contrats du CEPANI.”

“L’avis du tiers désigné conformémentà ce règlementa valeur de [recommandation] ou de [décision].”1

Cette clause peut être complétée par les dispositions suivantes :

“Le siège de la procédure sera [    ]”.

“La langue de la procédure sera le [    ]”.

“La procédure d’adaptation des contrats sera suivie, à la demande d’une des parties, d’une procédure d’arbitrage conformémentau règlementdu CEPANI”.

DISPOSITIONS  PRÉLIMINAIRES

Article 1. Centre belge d’arbitrage et de médiation

Le Cerntre belge d’arbitrage et de médiation (“CEPANI”) est une institution indépendante qui administre les procédures d’adaptation des contrats conformément à son règlement. Il ne tranche pas les litiges et n’exerce pas les fonctions de tiers.

GÉNÉRALITÉS

Article 2. Champ d’application

1. Ce règlement s’applique si une ou les parties veulent recourir à un tiers dont la mission consiste à parfaire le contrat sur les points où celui-ci ne l’a pas été par les parties ou à adapter leur volonté commune, qui est à la base du contrat, à de nouvelles circonstances.

2. Seules les parties qui en sont convenues par une clause spécifique peuvent faire appel à ce règlement. Selon l’étendue que les parties lui attribuent, la mission du tiers, aboutit à une recommandation ou à une décision.

INTRODUCTION DE LA PROCÉDURE

Article 3. Demande d’adaptation des contrats

1. La partie qui désire recourir à la procédure d’adaptation des contrats du CEPANI en adresse la demande au secrétariat.

La demande d’adaptation des contrats contient notamment les indications suivantes :

  1. les nom, prénom, dénomination complète, qualité, adresse, numéro de téléphone et de fax, une adresse e-mail valide et, le cas échéant, le numéro de TVA de chacune des parties ;
  2. l’exposé du point de vue du demandeur ;
  3. des indications relatives au lieu et à la langue de la procédure pour l’adaptation des contrats ainsi qu’aux règles de droit applicable.
  4. la preuve du paiement des frais d’enregistrement.

La demande d’adaptation des contrats doit être accompagnée de la copie des conventions intervenues et, en tout cas, de la convention qui prévoit que le règlement d’adaptation des contrats est applicable, de la correspondance échangée entre parties et de toutes autres pièces utiles.

2. Chaque demande d’adaptation des contrats soumise aux termes du présent règlement doit être accompagnée du versement d’une avance de € 750,00 HTVA sur les frais administratifs. Ce versement n’est pas récupérable et est porté au crédit du demandeur au titre de la part qui lui incombe de la provision pour frais d’adaptation des contrats.

3. La demande d’adaptation des contrats et ses annexes doivent être introduites par voie électronique et une copie papier. Dès réception de la demande unilatérale, le secrétariat du CEPANI adresse une copie de la demande et de ses annexes par courrier électronique à la ou aux autres parties concernées. Si aucune adresse électronique n’est connue pour la ou les autres parties concernées, la demande et ses annexes doivent être introduites en nombre suffisant de copies papier signées de sorte à pouvoir en communiquer une à chaque partie concernée, plus une pour le secrétariat.

Article 4. Réponse à la demande d’adaptation des contrats

1. Dans un délai de quinze jours suivant l’envoi de la demande selon l’article 3, la ou les autres parties concernées présentent leurs observations sur la demande.

A défaut d’une réponse dans ce délai, la demande d’adaptation des contrats est considérée comme rejetée par la ou les autres parties.

2. Lorsque la demande émane d’une seule partie, la procédure d’adaptation des contrats est considérée comme ayant commencé le jour de la notification par le secrétariat à l’autre partie de la demande d’adaptation des contrats et de ses annexes.

Si la demande émane de toutes les parties, la procédure d’adaptation des contrats est considérée comme ayant commencé le jour de la réception par le secrétariat de la demande d’adaptation des contrats et de ses annexes et du paiement des frais d’enregistrement tels que repris à l’article 3.1 d).

Le secrétariat confirme la date du début de la procédure d’adaptation des contrats aux parties.

3. A la demande motivée du défendeur ou, au besoin, d’office, le secrétariat peut proroger le délai fixé au paragraphe 1.

Article 5. Absence prima facie de convention d’adaptation des contrats

A défaut prima facie de convention d’adaptation des contrats, cette procédure ne peut avoir lieu si le défendeur ne répond pas dans le délai de quinze jours visé à l’article 4, ou s’il décline la procédure d’adaptation des contrats à l’intervention du CEPANI.

Article 6. Effet de la convention d’adaptation des contrats

Lorsque les parties sont convenues d’avoir recours à la procédure d’adaptation des contrats conformément au règlement du CEPANI, elles se soumettent par là-même au règlement, en ce compris à ses annexes, en vigueur à la date du début de la procédure d’adaptation des contrats, à moins qu’elles ne soient convenues expressément de se soumettre au règlement en vigueur à la date de la convention d’adaptation des contrats.

Article 7. Notifications ou communications écrites et délais

1. La demande d’adaptation des contrats, la réponse à la demande d’adaptation des contrats, les mémoires et conclusions et la nomination du tiers peuvent sous réserve de l’article 17, paragraphe 2, s’effectuer valablement si la notification ou communication est faite par courrier électronique à une adresse e-mail valide, l’expéditeur ayant dans ces cas la charge de la preuve de l’envoi. Si aucune adresse électronique n’est connue pour une partie, la notification ou communication peut s’effectuer valablement par coursier contre reçu, par lettre recommandée ou par fax.

2. Si une des parties est représentée par un conseil, toutes les notifications ou communications sont faites à ce dernier, à moins que cette partie demande qu’il en soit autrement.

Les notifications ou communications sont valablement effectuées à la dernière adresse de la partie qui en est le destinataire telle qu’elle a été communiquée par celle-ci ou par l’autre partie, le cas échéant

3. La notification ou la communication est considérée comme faite quand elle est reçue ou aurait dû être reçue, si elle a été valablement effectuée conformément au paragraphe 1, soit par la partie elle-même, soit par son représentant ou conseil.

4. Les délais fixés dans le présent règlement commencent à courir le jour suivant celui où la notification ou la communication est considérée comme faite selon le paragraphe précédent. Si le dernier jour du délai imparti est férié ou non ouvrable dans le pays où la notification ou la communication doit être faite, le délai expire à la fin du premier jour ouvrable suivant.

Une notification ou communication faite conformément au paragraphe 1 du présent article avant l’expiration du délai accordé ou le jour de l’expiration du délai accordé, est considérée comme effectuée à temps.

LE TIERS

Article 8. Dispositions générales

1. Seules des personnes qui sont indépendantes à l’égard des parties et de leurs conseils et qui respectent les règles de bonne conduite des procédures à l’intervention du CEPANI, peuvent intervenir en qualité de tiers dans une procédure d’adaptation des contrats à l’intervention du CEPANI.

2. Le comité de désignation ou le président nomme le tiers. Les parties peuvent également le désigner de commun accord, sous réserve de l’agrément du comité de désignation ou du président.

3. Avant sa nomination ou son agrément, le tiers pressenti signe une déclaration d’acceptation, de disponibilité et d’indépendance. Il signale par écrit au secrétariat les faits ou circonstances qui pourraient être de nature à mettre en cause son indépendance dans l’esprit des parties. Le secrétariat communique ces informations par écrit aux parties et leur fixe un délai pour faire connaître leurs observations éventuelles.

4. Le tiers fait connaître immédiatement par écrit au secrétariat et aux parties les faits ou circonstances de même nature que ceux mentionnés sous le paragraphe 3 du présent article, qui surviendraient pendant la procédure d’adaptation des contrats.

5. Le comité de désignation ou le président statue sans recours sur la nomination, l’agrément ou le remplacement d’un tiers. Les motifs de sa décision ne sont pas communiqués.

6. En acceptant sa mission, le tiers s’engage à l’accomplir jusqu’à son terme conformément au présent règlement.

7. Sauf convention contraire des parties, le tiers s’interdit de remplir les fonctions d’arbitre, de représentant ou de conseil d’une partie dans une procédure arbitrale ou judiciaire relative au litige ayant fait l’objet d’une procédure d’adaptation des contrats.

Article 9. Nomination du tiers

1. Les parties peuvent désigner de commun accord un tiers, sous réserve de l’agrément du comité de désignation ou du président. Faute d’entente entre les parties dans un délai de quinze jours à partir de la réception par le secrétariat de la demande d’adaptation des contrats et de ses annexes, ou dans tout autre délai accordé par le secrétariat, le tiers est nommé d’office par le comité de désignation ou par le président. Si le comité de désignation ou le président refuse l’agrément du tiers désigné, il procède à son remplacement dans un délai de quinze jours à partir de la date à laquelle le refus est notifié aux parties.

2. Le comité de désignation ou le président nomme ou agrée le tiers après le paiement par les parties ou l’une d’elles de la provision pour frais d’adaptation des contrats, prévue à l’article 19. Il tient compte notamment de la disponibilité, des qualifications et de l’aptitude du tiers à conduire la procédure d’adaptation des contrats conformément au présent règlement.

Article 10. Remplacement du tiers

1. Il y a lieu à remplacement du tiers en cas de décès, de récusation, d’empêchement, de démission ou de demande de toutes les parties.

2. Il y a également lieu à remplacement d’un tiers à l’initiative du comité de désignation ou du président, lorsque celui-ci constate que le tiers est empêché pour une raison de droit ou de fait d’exercer sa mission, ou qu’il ne remplit pas ses fonctions conformément au présent règlement ou dans les délais impartis.

Dans ce cas, le comité de désignation ou le président se prononce après que le tiers et les parties aient été invités à présenter leurs observations par écrit au secrétariat, dans le délai imposé par celui-ci. Ces observations sont communiquées aux parties et au tiers.

LA PROCEDURE D’ADAPTATION DES CONTRATS

Article 11. Remise du dossier au tiers

Le secrétariat transmet le dossier au tiers après sa nomination ou son agrément, lorsque la provision pour frais d’adaptation des contrats prévue à l’article 19 est intégralement payée.

Article 12. Langue de la procédure d’adaptation des contrats

1. La langue de la procédure d’adaptation des contrats est déterminée de commun accord par les parties. A défaut d’accord, le tiers fixe la ou les langues de la procédure d’adaptation des contrats en tenant compte des circonstances et notamment de la langue du contrat.

2. Le tiers décide à qui et dans quelle proportion incombe la charge des éventuels frais de traduction.

Article 13. Lieu de la procédure d’adaptation des contrats

1. Le comité de désignation ou le président fixe le lieu de la procédure d’adaptation des contrats, à moins que les parties n’en soient convenues.

2. A moins qu’il en ait été convenu autrement par les parties et après les avoir consultées, le tiers peut tenir des audiences et réunions en tout autre endroit qu’il estime opportun.

Article 14. Instruction de la cause

Le tiers organise librement la procédure d’adaptation des contrats.

Article 15. Confidentialité de la procédure d’adaptation des contrats

A moins qu’il en ait été convenu autrement par les parties ou sauf obligation légale de publicité, la procédure d’adaptation des contrats est confidentielle.

LA DÉCISION OU RECOMMANDATION ET LA FIN DE LA PROCÉDURE D’ADAPTATION DES CONTRATS

Article 16. Décision ou recommandation du tiers

La mission du tiers prend fin par la formulation de ses conclusions dans une décision ou une recommandation écrite.

Article 17. Notification de la décision ou de la recommandation

1. La décision ou la recommandation rendue, le tiers la transmet au secrétariat en autant d’exemplaires originaux qu’il y a de parties et un exemplaire original pour le secrétariat.

2. Pour autant que les frais de la procédure d’adaptation des contrats aient été intégralement payés au CEPANI, le secrétariat notifie la décision ou la recommandation signée par le tiers aux parties, par courrier recommandé ou par coursier contre reçu, et par courrier électronique une copie de celui-ci,

LES FRAIS DE LA PROCÉDURE D’ADAPTATION DES CONTRATS

Article 18. Nature et montant des frais de la procédure d’adaptation des contrats

1. Les frais de la procédure d’adaptation des contrats comprennent les honoraires et les frais du tiers ainsi que les frais administratifs du CEPANI. Ceux-ci sont déterminés par le secrétariat en accord avec le tiers et en tenant compte de la nature et de l’ampleur de la mission confiée.

2. Les frais des parties comprennent notamment les frais exposées par elles pour leur défense et ceux liés à l’administration de la preuve. Ces frais ne sont pas compris dans les frais de la procédure d’adaptation des contrats et sont à la charge de cette partie.

3. En cours de procédure, le montant des frais de la procédure d’adaptation des contrats peut être ajusté par le secrétariat s’il apparaît des circonstances de la cause ou de l’introduction de missions nouvelles que l’importance de l’affaire est plus grande que celle initialement retenue.

Article 19. Provision pour frais de la procédure d’adaptation des contrats

1. Les frais de la procédure d’adaptation des contrats déterminés conformément à l’article 18, paragraphe 1 font l’objet d’un versement à titre de provision au CEPANI avant la nomination ou l’agrément du tiers par le comité de désignation ou le président.

2. L’ajustement éventuel des frais de la procédure d’adaptation des contrats en cours de procédure donne lieu, à ce moment, à la constitution d’une provision complémentaire.

3. La provision, de même que la provision complémentaire, est due en partségales par les parties. Néanmoins, toute partie peut payer l’intégralité de la provision si l’autre partie ne verse pas la part qui lui incombe.

4. Le paiement de la provision peut s’effectuer au moyen d’une garantie bancaire à partir de € 50.000,00.

5. Lorsqu’une demande de provision complémentaire n’est pas satisfaite, le secrétariat peut, après consultation du tiers, l’inviter à suspendre ses activités et fixer un délai qui ne saurait être inférieur à quinze jours, à l’expiration duquel la procédure est considérée comme retirée. Ceci ne prive pas la partie concernée du droit de réintroduire ultérieurement la même procédure.

Article 20. Décision sur les frais de la procédure d’adaptation des contrats

1. Le montant final des frais de la procédure d’adaptation des contrats est fixé définitivement par le secrétariat.

2. Sauf convention contraire, les parties paient les frais de la procédure d’adaptation des contrats par parts égales.

3. La décision ou la recommandation du tiers mentionne les frais de la procédure d’adaptation des contrats tels qu’arrêtés définitivement par le secrétariat et constate l’accord éventuel des parties sur la répartition de ces frais.

DISPOSITIONS FINALES

Article 21. Limitation de responsabilité

Le tiers, le CEPANI, ses membres et son personnel n’encourent aucune responsabilité, pour tout acte ou omission dans le cadre d’une procédure d’adaptation des contrats, sauf en cas de dol ou de faute lourde.

ANNEXE II : Règles de bonne conduite pour les procédures à l’intervention du CEPANI

ANNEXE III: Frais des Parties

Les frais de la procédure d’adaptation des contrats comprennent les honoraires et les frais du tiers ainsi que les frais administratifs du CEPANI. Ceux-ci sont déterminés par le secrétariat en accord avec le tiers désigné et tiennent compte de la nature et de l’ampleur de la mission confiée au tiers.

Les autres frais et dépenses liés à la procédure d’adaptation des contrats, par exemple les dépenses engagées par une des parties, ne sont pas comprises dans les frais de la procédure d’adaptation des contrats et sont à charge de cette partie.

Durant la procédure, le montant des frais de la procédure d’adaptations des contrats peut être revu par le secrétariat s’il paraît des circonstances de la cause ou de l’introduction de nouvelles demandes que l’importance du litige est supérieur à celle initialement retenue.