Expertise techique

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CLAUSE TYPE D’EXPERTISE TECHNIQUE

Les parties qui souhaitent faire référence au règlement d’expertise technique du CEPANI sont invitées à insérer dans leurs contrats la clause type suivante :

“Les parties s‘engagent à faire application, pour tous différends découlant du présent contrat ou en relation avec celui-ci, du règlement d’expertise technique du CEPANI.”

Cette clause peut être complétée par les dispositions suivantes1 :

“Le siège de l’expertise sera [    ]”.

“La langue de la procédure sera le [    ]”.

“L’expertise sera effectuée par [un] ou [trois] experts”.

“Les constatations et conclusions de(s) l’expert(s) [ne] lient [pas] les parties”.

DISPOSITIONS   PRELIMINAIRES

Article 1. Centre belge d’arbitrage et de médiation

Le Centre belge d’arbitrage et de médiation (“CEPANI”) est une institution indépendante qui administre les procédures d’expertise technique conformément à son règlement. Il ne tranche pas les litiges et n’exerce pas les fonctions d’expert.

INTRODUCTION DE LA PROCEDURE

Article 2. Demande d’expertise technique

1. La partie qui désire recourir à l’expertise technique du CEPANI en adresse la demande au secrétariat.

La demande d’expertise technique contient notamment les indications suivantes :

1. a) les nom, prénom, dénomination complète, qualité, adresse, numéro de téléphone et de fax, une adresse e-mail valide et, le cas échéant, le numéro de TVA de chacune des parties ;
2. b) un exposé succinct de la nature et des circonstances du litige à l’origine de la demande ;
3. c) l’objet et la nature de l’expertise technique demandée ;
4. d) des indications relatives au lieu et à la langue de l’expertise technique.

La demande doit être accompagnée de la copie des conventions intervenues, et en tout cas de la convention d’expertise technique et de toutes autres pièces utiles.

La demande d’expertise technique et ses annexes doivent être introduites par voie électronique et en une copie papier.

2. Le demandeur joint, en outre, à la demande d’expertise technique la preuve de la notification de la demande et de ses annexes au défendeur.
3. L’expertise technique est considérée comme ayant commencé le jour de la réception par le secrétariat de la demande d’expertise technique et de ses annexes et du paiement des frais d’enregistrement. Chaque demande d’expertise technique doit être accompagnée du versement d’une avance de € 750,00 HTVA sur les frais administratifs. Ce versement n’est pas récupérable et est porté au crédit du demandeur au titre de la part qui lui incombe de la provision pour frais d’expertise technique. Le secrétariat confirme la date du début de l’expertise technique aux parties.

Article 3. Réponse à la demande d’expertise technique

1. Dans le délai de quinze jours à compter de la date du début de la procédure d’expertise technique, le défendeur transmet au secrétariat sa réponse à la demande d’expertise technique.

La réponse contient notamment les indications suivantes :

1. a) le nom, prénom, dénomination complète, qualité, adresse, numéro de téléphone et de fax, une adresse e-mail valide et, le cas échéant, le numéro de TVA du défendeur ;
2. b) ses commentaires sur la nature et les circonstances du litige à l’origine de la demande ;
3. c) son point de vue sur la définition par le demandeur de la mission du ou des experts ;
4. d) des indications relatives au lieu et à la langue de l’expertise technique.

La réponse et ses annexes doivent être transmises par voie électronique et en une copie papier.

2. Le défendeur joint, en outre, à la réponse la preuve de la notification dans le même délai de quinze jours de la réponse et de ses annexes au demandeur.
3. A la demande motivée du défendeur ou au besoin d’office, le secrétariat peut proroger le délai fixé au paragraphe 1.

Article 4. Absence prima facie de convention d’expertise technique

A défaut prima facie de convention d’expertise technique, celui-ci ne peut avoir lieu si le défendeur ne répond pas dans le délai de quinze jours prescrit visé à l’article 3, ou s’il décline l’expertise technique à l’intervention du CEPANI.

Article 5. Effets de la convention d’expertise technique

1. Lorsque les parties sont convenues d’avoir recours à l’expertise technique conformément au règlement du CEPANI, elles se soumettent par là même au règlement, en ce compris à ses annexes, en vigueur à la date du début de la procédure d’expertise technique, à moins qu’elles ne soient convenues expressément de se soumettre au règlement en vigueur à la date de la convention d’expertise technique.
2. Si nonobstant l’existence prima facie d’une convention d’expertise technique une des parties refuse ou s’abstient de se soumettre à l’expertise, celle-ci a néanmoins lieu.

Article 6. Notifications ou communications écrites et délais

1. La demande d’expertise technique, la réponse à la demande d’expertise technique, les mémoires et conclusions, la nomination des experts peuvent, sous réserve de l’article 15, paragraphe 2, s’effectuer valablement si la notification ou communication est faite par courrier électronique à une adresse e-mail valide, l’expéditeur ayant dans ces cas la charge de la preuve de l’envoi. Si aucune adresse e-mail n’est connue pour une partie, la notification ou communication peut s’effectuer valablement par coursier contre reçu, par lettre recommandée ou par fax.
2. Si une des parties est représentée par un conseil, toutes les notifications ou communications sont faites à ce dernier, à moins que cette partie demande qu’il en soit autrement.

Les notifications ou communications sont valablement effectuées à la dernière adresse de la partie qui en est le destinataire, telle qu’elle a été communiquée par celle-ci ou par l’autre partie, le cas échéant.

3. La notification ou la communication est considérée comme faite quand elle est reçue ou aurait dû être reçue, si elle a été valablement effectuée conformément au paragraphe 1, soit par la partie elle-même, soit par son représentant, soit par son conseil.
4. Les délais fixés dans le présent règlement commencent à courir le jour suivant celui où la notification ou la communication est considérée comme faite selon le paragraphe précédent. Si le dernier jour du délai imparti est férié ou non ouvrable dans le pays où la notification ou la communication doit être faite, le délai expire à la fin du premier jour ouvrable suivant.

Une notification ou communication faite conformément au paragraphe 1 du présent article avant l’expiration du délai accordé ou le jour de l’expiration du délai accordé, est considérée comme effectuée à temps.

L’EXPERT

Article 7. Dispositions générales

1. Seules des personnes qui sont indépendantes à l’égard des parties et de leurs conseils et qui respectent les règles de bonne conduite des procédures à l’intervention du CEPANI, peuvent intervenir en qualité d’expert dans une expertise technique à l’intervention du CEPANI.
2. Le comité de désignation ou le président nomme le ou les experts. Les parties peuvent également le désigner de commun accord, sous réserve de l’agrément du comité de désignation ou du président.
3. Avant sa nomination ou son agrément, l’expert pressenti signe une déclaration d’acceptation, de disponibilité et d’indépendance. Il signale par écrit au secrétariat les faits ou circonstances qui pourraient être de nature à mettre en cause son indépendance dans l’esprit des parties.

Le secrétariat communique ces informations par écrit aux parties et leur fixe un délai pour faire connaître leurs observations éventuelles.

4. L’expert fait connaître immédiatement par écrit au secrétariat et aux parties les faits ou circonstances de même nature que ceux mentionnés sous le paragraphe 3 du présent article, qui surviendraient pendant l’expertise technique.
5. Le comité de désignation ou le président statue sans recours sur la nomination, l’agrément ou le remplacement d’un expert. Les motifs de sa décision ne sont pas communiqués.
6. En acceptant sa mission, l’expert s’engage à l’accomplir jusqu’à son terme conformément au présent règlement.

​7. Sauf convention contraire des parties, l’expert s’interdit de remplir les fonctions d’arbitre, de représentant ou de conseil d’une partie dans une procédure arbitrale ou judiciaire relative au litige ayant fait l’objet d’une procédure d’expertise technique.

Article 8. Nomination du ou des experts

1. Le comité de désignation ou le président nomme ou agrée le ou les experts en se conformant à la convention des parties ou, à défaut, en tenant compte de l’importance et des difficultés du cas d’espèce.
2. Les parties définissent la mission du ou des experts. Si l’expert est désigné au cours d’une procédure d’arbitrage, le tribunal arbitral définit la mission de l’expert après avoir consulté les parties. Si l’expert est désigné au cours d’une médiation, le médiateur définit la mission de l’expert après avoir consulté les parties.

3.Le comité de désignation ou le président nomme ou agrée le ou les experts après le paiement par les parties ou par l’une d’entre elles de la provision pour frais d’expertise technique, prévue à l’article 17. Il tient compte notamment de la disponibilité, des qualifications et de l’aptitude de l’expert à conduire l’expertise technique conformément au présent règlement.

Article 9. Remplacement du ou des experts

1. Il y a lieu à remplacement d’un expert en cas de décès, de récusation, d’empêchement, de démission ou de demande de toutes les parties.
2. Il y a également lieu à remplacement d’un expert à l’initiative du comité de désignation ou du président, lorsque celui-ci constate qu’un expert est empêché pour une raison de droit ou de fait d’accomplir sa mission, ou qu’il ne remplit pas ses fonctions conformément au présent règlement ou dans les délais impartis.

Dans ce cas, le comité de désignation ou le président se prononce après que l’expert, les autres experts, s’il y en a, et les parties aient été invités à présenter leurs observations par écrit au secrétariat, dans le délai fixé par celui-ci. Ces observations sont communiquées aux parties et aux experts.

LA PROCEDURE D’EXPERTISE TECHNIQUE

Article 10. Remise du dossier à l’expert

Le secrétariat transmet le dossier à l’expert ou aux experts après leur nomination ou agrément, lorsque la provision pour frais d’expertise technique prévue à l’article 17 est intégralement payée.

Article 11. Langue de l’expertise technique

1. La langue de l’expertise technique est déterminée de commun accord par les parties.

A défaut d’accord, le ou les experts fixent la ou les langues de l’expertise technique en tenant compte des circonstances et notamment de la langue du contrat.

2. Le ou les experts décident à qui et dans quelle proportion incombe la charge des éventuels frais de traduction.

Article 12. Lieu de l’expertise technique

1. Le comité de désignation ou le président fixe le lieu de l’expertise technique, à moins que les parties en soient convenues.
2. A moins qu’il en ait été convenu autrement par les parties et après les avoir consultées, le ou les experts peuvent tenir une ou des audiences et réunions en tout autre endroit qu’ils estiment opportun.

Article 13. Instruction de la cause

1. Le ou les experts procèdent contradictoirement à ou aux opérations d’expertise, dans les limites de leur mission.
2. Les parties comparaissent en personne, par représentant dûment mandaté ou conseil.
3. Les parties facilitent par tous moyens l’exécution de la mission du ou des experts, notamment en lui ou leur communiquant les pièces nécessaires ou en leur assurant l’accès aux lieux où doivent s’opérer les constatations et examens requis.
4. Sauf convention contraire, les constatations et conclusions du ou des experts lient les parties à l’égal de leurs dispositions contractuelles.
5. Les audiences ne sont pas publiques. Sauf accord du ou des experts et des parties, elles ne sont pas ouvertes aux personnes étrangères à la procédure.
6. La procédure d’expertise technique n’est confidentielle que si les parties le conviennent.

LE RAPPORT D’EXPERTISE ET LA FIN DE L’EXPERTISE TECHNIQUE

Article 14. Le rapport d’expertise

La mission du ou des experts prend fin par la rédaction d’un rapport définitif d’expertise reprenant leurs constatations et conclusions.

Article 15. Notification du rapport d’expertise

1. Le rapport d’expertise rendu, le ou les experts le transmettent au secrétariat en autant d’exemplaires originaux qu’il y a de parties et un exemplaire original pour le secrétariat.
2. Pour autant que les frais d’expertise technique aient été intégralement payés au CEPANI, le secrétariat notifie le rapport d’expertise signé par le ou les experts aux parties, par courrier recommandé ou par coursier contre reçu, et par courrier électronique une copie de celui-ci.

LES FRAIS D’EXPERTISE TECHNIQUE

Article 16. Nature et montant des frais d’expertise technique

1. Les frais d’expertise technique comprennent les honoraires et frais du ou des experts, ainsi que les frais administratifs du CEPANI. Ceux-ci sont déterminés par le secrétariat en tenant compte de la nature et de l’ampleur de la mission confiée.
2. Les frais des parties comprennent notamment les frais exposées par elles pour leur défense et ceux liés à l’administration de la preuve. Ces frais ne sont pas compris dans les frais d’expertise technique et sont à la charge de cette partie.
3. En cours de procédure le montant des frais d’expertise technique peut être ajusté par le secrétariat s’il apparaît des circonstances de la cause ou de l’introduction de missions nouvelles que l’importance de l’affaire est plus grande que celle initialement retenue.

Article 17. Provision pour les frais d’expertise technique

1. Les frais d’expertise technique déterminés conformément à l’article 16, paragraphe 1 font l’objet d’un versement à titre de provision pour frais d’expertise technique au CEPANI avant la nomination ou l’agrément du ou des experts par le comité de désignation ou le président et après consultation avec l’expert technique.
2. Au moment de désignation de l’expert ou des experts ou de la description de sa misson ou de leur mission, la provision est fixée après concertation avec l’expert ou les experts techniques.
3. L’ajustement éventuel des frais d’expertise technique en cours de procédure donne lieu, à ce moment, à la constitution d’une provision complémentaire.
4. La provision, de même que la provision complémentaire, sont dues en parts égales par le demandeur et le défendeur. Néanmoins, toute partie peut payer l’intégralité de la provision si l’autre partie ne verse pas la part qui lui incombe.
5. Le paiement de la provision peut s’effectuer au moyen d’une garantie bancaire irrévocable et à première demande, à partir de € 50.000,00.
6. Lorsqu’une demande de provision complémentaire n’est pas satisfaite, le secrétariat peut, après consultation du ou des experts, les inviter à suspendre leurs activités et fixer un délai qui ne saurait être inférieur à quinze jours, à l’expiration duquel l’extension de la mission auquel correspond cette provision complémentaire est considérée comme retirée. Un tel retrait ne prive pas la partie concernée du droit de réintroduire ultérieurement la même demande reconventionnelle dans une autre procédure.

Article 18. Décision sur les frais d’expertise technique

1. Le montant final des frais d’expertise technique est fixé définitivement par le secrétariat.
2. Sauf convention contraire, les parties paient les frais d’expertise technique par parts égales.
3. Le rapport définitif d’expertise mentionne les frais d’expertise technique tels qu’arrêtés définitivement par le secrétariat et constate l’accord éventuel des parties sur la répartition des frais d’expertise technique.

DISPOSITIONS FINALES

Article 19. Limitation de responsabilité

L’expert ou les experts, le CEPANI, ses membres et son personnel n’encourent aucune responsabilité pour tout acte ou omission dans le cadre d’une procédure d’expertise technique, sauf en cas de dol ou de faute lourde.

ANNEXE II : Règles de bonne conduite des procédures à l’intervention du CEPANI

ANNEXE III: Frais des Parties