Le Secrétariat recommande, conformément à l’article 8(2) du règlement d’arbitrage du CEPANI, d’introduire la demande d’arbitrage et ses annexes par voie électronique et une copie papier.

Texte en vigueur à compter du 1er janvier 2013

PREVISIONS PRELIMINAIRES

Article 1. – Centre belge d’arbitrage et de médiation

Le Centre belge d’arbitrage et de médiation (« CEPANI ») est une institution indépendante qui administre les procédures d’arbitrage conformément à son règlement. Il ne tranche pas les litiges et n’exerce pas les fonctions d’arbitre.

Article 2. – Définitions

Dans les articles suivants :
(i) L’expression « secrétariat » vise le secrétariat du CEPANI.
(ii) L’expression « président » vise le président du CEPANI.
(iii) L’expression « comité de désignation » vise l’organe de nomination du CEPANI.
(iv) L’expression « comité de récusation » vise l’organe de récusation du CEPANI.
(v) L’expression « convention d’arbitrage » vise toute forme d’accord consensuel de recourir à l’arbitrage et, dans le cadre d’un différend sur un investissement, lorsque les autorités y ont consenti.
(vi) L’expression « tribunal arbitral » vise le ou les arbitres.
(vii) L’expression « demandeur » et « défendeur » s’entend d’un ou plusieurs demandeurs ou défendeurs.
(viii) L’expression « sentence » s’applique notamment à une sentence arbitrale intérimaire, partielle ou finale.
(ix) L’expression « ordonnance » vise les décisions du tribunal arbitral ayant trait à la conduite de l’instance arbitrale.
INTRODUCTION DE LA PROCÉDURE

Article 3. – Demande d’arbitrage

La demande d’arbitrage contient notamment les indications suivantes:
a) les nom, prénom, dénomination complète, qualité, adresse, numéro de téléphone et de fax, adresse électronique et, le cas échéant, le numéro de TVA de chacune des parties;
b) les nom, prénom, dénomination complète, qualité, adresse, numéro de téléphone et de fax, adresse électronique de la ou des personnes représentant le demandeur dans l’arbitrage ;
c) un exposé succinct de la nature et des circonstances du litige qui sont à l’origine de la demande;
d) l’objet de la demande, un résumé des moyens invoqués et,
si possible, l’estimation des montants réclamés;
e) tous renseignements de nature à fixer le nombre des arbitres et à permettre leur choix conformément à l’article 15, ainsi que la désignation de l’arbitre qu’il appartient au demandeur de désigner;
f) des indications relatives au lieu et à la langue de l’arbitrage ainsi qu’aux règles de droit applicables.
La demande doit être accomp
agnée de la copie des conventions intervenues, et en tout cas de la convention d’arbitrage, et de toutes autres pièces utiles.
La demande d’arbitrage et ses annexes doivent être établies en autant d’exemplaires qu’il y a d’arbitres à nommer, plus un pour le secrétariat.
2. Le demandeur joint à la demande d’arbitrage la preuve de la notification de la demande et de ses annexes éventuelles au défendeur.
3. L’arbitrage commence le jour où le secrétariat est en possession tant de la demande d’arbitrage et de ses annexes que du montant des frais d’enregistrement fixé au point 2 de l’annexe I. Le secrétariat confirme la date du début de l’arbitrage aux parties.

Article 4. – Réponse à la demande d’arbitrage – Demande reconventionnelle

1. Dans le délai d’un mois à compter de la date du début de l’arbitrage, le défendeur transmet au secrétariat sa réponse à la demande d’arbitrage.
La réponse contient notamment les indications suivantes:
a) les nom, prénom, dénomination complète, qualité, adresse, numéro de téléphone et de fax, adresse électronique et, le cas échéant, le numéro de TVA du défendeur;
b) les nom, prénom, dénomination complète, qualité, adresse, numéro de téléphone et de fax, adresse électronique de la ou des personnes représentant le défendeur dans l’arbitrage ;
c) les commentaires succincts du défendeur sur la nature et les circonstances du litige à l’origine de la demande;
d) son point de vue sur les chefs de la demande;
e) son point de vue sur le nombre des arbitres et leur choix au regard des propositions formulées par le demandeur ainsi que la désignation de l’arbitre qu’il appartient au défendeur de désigner;
f) des indications relatives au lieu et à la langue de l’arbitrage, ainsi qu’aux règles de droit applicables.
La réponse et ses annexes éventuelles doivent être établies en autant d’exemplaires qu’il y a d’arbitres à nommer, plus un pour le secrétariat.
2. Le défendeur joint à la réponse la preuve de la notification dans le même délai d’un mois de la réponse et de ses annexes au demandeur.
3. Toute demande reconventionnelle formulée par un défendeur doit l’être avec sa réponse à la demande d’arbitrage et contient notamment:
a) un exposé succinct de la nature et des circonstances du litige à l’origine de la demande reconventionnelle;
b) l’objet de la demande reconventionnelle et, si possible, une estimation des montants réclamés.
4. La demande reconventionnelle doit être accompagnée de toutes pièces utiles.
Le demandeur peut soumettre une note en réponse à la demande reconventionnelle dans un délai d’un mois à partir de la réception

Article 5. – Prorogation du délai de réponse

Le secrétariat peut proroger les délais fixés à l’article 4 à la demande motivée du défendeur ou au besoin d’office.

Article 6. – Absence prima facie de convention d’arbitrage

A défaut prima facie de convention d’arbitrage, l’arbitrage ne peut avoir lieu si le défendeur ne répond pas dans le délai d’un mois prévu à l’article 4 ou s’il décline l’arbitrage à l’intervention du CEPANI.

Article 7. – Effet de la convention d’arbitrage

1. Lorsque les parties sont convenues d’avoir recours à l’arbitrage conformément au règlement du CEPANI, elles se soumettent par là même au règlement, en ce compris ses annexes, en vigueur à la date du début de l’arbitrage, à moins qu’elles ne soient expressément convenues de se soumettre au règlement en vigueur à la date de la convention d’arbitrage.
2. Si, nonobstant l’existence prima facie d’une convention d’arbitrage, une des parties refuse ou s’abstient de se soumettre à l’arbitrage, celui-ci a néanmoins lieu.
3. Si, nonobstant l’existence prima facie d’une convention d’arbitrage, une des parties soulève une ou plusieurs exceptions relatives à l’existence, à la validité ou à la portée de la convention d’arbitrage, l’arbitrage a néanmoins lieu sans que le CEPANI se prononce sur la recevabilité ou le bien fondé de ces exceptions. Dans ce cas, il appartient au tribunal arbitral de statuer sur sa propre compétence.
4. Sauf stipulation contraire des parties, la nullité ou l’inexistence du contrat n’entraîne pas l’incompétence du tribunal arbitral, si celui-ci constate la validité de la convention d’arbitrage.

Article 8. – Notifications ou communications écrites et délais

1. Les mémoires et conclusions et les autres communications écrites présentées par les parties, ainsi que toutes pièces ou documents annexes doivent être envoyés par chacune des parties simultanément à toutes les autres parties et à chacun des arbitres. Le secrétariat reçoit une copie de toutes ces communications et documents ainsi que des communications du tribunal arbitral aux parties.
2. La demande d’arbitrage, la réponse à la demande d’arbitrage, les mémoires et conclusions et la nomination des arbitres peuvent s’effectuer valablement par coursier contre reçu, par lettre recommandée, par fax ou par voie électronique, l’expéditeur ayant dans ces cas la charge de la preuve de l’envoi. Sous réserve de l’article 31 paragraphe 2, les autres notifications ou communications faites en exécution du présent règlement peuvent s’effectuer valablement par tout autre moyen de communication écrite.
3. Le tribunal arbitral peut arrêter des règles différentes de notification et communication.
4. Si une des parties est représentée par un conseil, les notifications et les communications sont faites à ce dernier, à moins que cette partie demande qu’il en soit autrement.
Les notifications et les communications sont valables lorsqu’elles sont effectuées à la dernière adresse du destinataire, telle qu’elle a été communiquée par celui-ci ou par l’autre partie, le cas échéant.
5. Une notification ou communication est considérée comme faite quand elle est reçue ou aurait dû être reçue, si elle est valablement effectuée conformément au paragraphe 2, que ce soit par la partie elle-même, son représentant ou par son conseil.
6. Les délais fixés dans le présent règlement commencent à courir le jour suivant celui où la notification ou la communication est considérée comme faite selon le paragraphe précédent. Si le dernier jour du délai imparti est férié ou non ouvrable dans le pays où la notification ou la communication doit être faite, le délai expire à la fin du premier jour ouvrable suivant.

Une notification ou communication faite conformément au paragraphe 2 du présent article avant l’expiration du délai accordé ou le jour de l’expiration du délai accordé est considérée comme effectuée à temps.
PLURALITÉ DE PARTIES, DE CONTRATS, INTERVENTION ET JONCTION

Article 9. – Pluralité de parties

1. Un arbitrage peut avoir lieu entre plus de deux parties lorsqu’elles sont convenues d’avoir recours à l’arbitrage conformément au règlement du CEPANI.
2. Chacune des parties peut former une demande contre toute autre partie, dans les limites fixées par l’article 23, paragraphe 8, du règlement.

Article 10. – Pluralité de contrats

1. Des demandes découlant de plusieurs contrats ou en relation avec ceux-ci peuvent être formées dans le cadre d’un arbitrage unique.
Il en va ainsi lorsque ces demandes sont formées en application de plusieurs conventions d’arbitrage :
a) si les parties sont convenues d’avoir recours à l’arbitrage conformément au règlement du CEPANI et
b) si toutes les parties à l’arbitrage sont convenues de faire trancher les demandes dans le cadre d’une procédure unique.18
2. Des différences relatives aux règles de droit applicables ou à la langue de la procédure ne font pas présumer que les conventions d’arbitrage sont incompatibles.
3. Des conventions d’arbitrage visant des opérations étrangères l’une à l’autre font présumer que les parties ne sont pas convenues de faire trancher les demandes dans le cadre d’une procédure unique.
4. Dans le cadre d’une procédure unique, chacune des parties peut former une demande contre toute autre partie, dans les limites fixées par l’article 23, paragraphe 8, du règlement.

Article 11. – Intervention

1. Un tiers peut demander à intervenir dans une procédure et toute partie à une procédure peut appeler un tiers en intervention.
L’intervention peut être admise lorsque le tiers et les parties en litige sont convenus d’avoir recours à l’arbitrage conformément au règlement du CEPANI.
2. Aucune intervention ne peut avoir lieu après que le comité de désignation ou le président ait nommé ou agréé chacun des membres du tribunal arbitral, à moins que toutes les parties en ce compris le tiers intervenant en soient convenus autrement.
3. La demande d’intervention est adressée au secrétariat et, s’il est déjà constitué, au tribunal arbitral. Le demandeur en intervention joint à la demande en intervention la preuve de la notification de la demande aux parties à la procédure, le cas échéant au tiers dont l’intervention est demandée et, s’il est déjà constitué, au tribunal arbitral.
4. La demande d’intervention contient notamment les indications suivantes :
a) les nom, prénom, dénomination complète, qualité, adresse, numéro de téléphone et de fax, adresse électronique et, le cas échéant, le numéro de TVA du demandeur en intervention, de chacune des parties et s’il n’est pas le demandeur en intervention, du tiers;
b) les nom, prénom, dénomination complète, qualité, adresse, numéro de téléphone et de fax, adresse électronique de la ou des personnes représentant le demandeur en intervention dans l’arbitrage;
c) un exposé succinct de la nature et des circonstances du litige qui sont à l’origine de la demande;
d) des indications relatives au lieu et à la langue de l’arbitrage en cours ainsi qu’aux règles de droit applicables ;
e) l’objet de la demande en intervention, un résumé des moyens invoqués et, si possible, l’estimation de l’impact financier de la demande en intervention sur les montants réclamés.
La demande en intervention doit être accompagnée de la copie des conventions intervenues, et en tout cas de la convention d’arbitrage qui lie les parties et le tiers, et de toutes autres pièces utiles.
5. Le tiers intervenant peut former une demande contre toute autre partie, dans les limites de l’article 23, paragraphe 8, du règlement.

Article 12. – Compétence du tribunal arbitral

1. Le tribunal arbitral statue sur toutes les contestations relatives aux articles 9 à 11 du règlement en ce compris sur sa propre compétence.
2. Les décisions du comité de désignation ou du président relatives à la nomination ou à l’agrément des membres du tribunal arbitral ne préjugent pas de cette compétence.

Article 13. – Jonction

1. Lorsqu’un ou plusieurs contrats contenant une convention d’arbitrage qui prévoit l’application du règlement du CEPANI donnent lieu à des arbitrages distincts qui présentent entre eux un lien de connexité ou d’indivisibilité, le comité de désignation ou le président peut en ordonner la jonction.
Cette décision est prise, soit, avant tout autre moyen, à la demande de la partie la plus diligente, soit à la demande des tribunaux arbitraux ou de l’un d’eux.
Dans tous les cas, aucune décision n’est prise sans que les parties et le tribunal arbitral ou, le cas échéant, les tribunaux arbitraux aient été invités à présenter leurs observations par écrit dans le délai fixé par le secrétariat.
2. Il est fait droit à la demande de jonction si elle émane de toutes les parties et si celles-ci s’accordent également sur les modalités selon lesquelles la jonction doit intervenir.
Dans les autres cas, le comité de désignation ou le président peut faire droit à la demande de jonction, après avoir examiné notamment :
a) si les parties n’ont pas exclu la jonction dans la convention d’arbitrage;
b) si les demandes formées dans les arbitrages distincts l’ont été en application de la même convention d’arbitrage ;
c) ou lorsque les demandes ont été formées en application de plusieurs conventions d’arbitrage, si celles-ci sont compatibles et si les procédures intéressent les mêmes parties et portent sur des différends découlant du même rapport juridique.
Le comité de désignation ou le président tient compte aussi notamment :
a) de l’état d’avancement de chacun des arbitrages et notamment du fait qu’un ou plusieurs arbitres ont déjà été nommés ou agréés dans plusieurs des arbitrages et, le cas échéant, que les personnes nommées ou agréées sont ou non les mêmes;
b) du lieu fixé dans les conventions d’arbitrage.
Dans son appréciation, le comité de désignation ou le président tient compte de l’article 15.
3. Sauf accord contraire des parties sur le principe de la jonction et sur ses modalités, le comité de désignation ou le président ne peut ordonner la jonction d’arbitrages dans lesquels une décision d’avant dire droit, une décision de recevabilité ou une décision sur le fond de la demande a déjà été rendue.
LE TRIBUNAL ARBITRAL

Article 14. – Dispositions générales

1. Seules des personnes qui sont indépendantes à l’égard des parties et de leurs conseils et qui respectent les règles de bonne conduite reprises à l’annexe III, peuvent intervenir en qualité d’arbitre dans un arbitrage à l’intervention du CEPANI.
L’arbitre, lorsqu’il est nommé ou agréé, s’engage à rester indépendant jusqu’à la fin de sa mission. Il est impartial et s’engage également à le demeurer et à être disponible.
2. Avant sa nomination ou son agrément, l’arbitre pressenti signe une déclaration d’acceptation, de disponibilité et d’indépendance. Il signale par écrit au secrétariat les faits ou circonstances qui pourraient être de nature à mettre en cause son indépendance dans l’esprit des parties. Le secrétariat communique ces informations par écrit aux parties et leur fixe un délai pour faire connaître leurs observations éventuelles.
3. L’arbitre fait connaître immédiatement par écrit au secrétariat et aux parties les faits ou circonstances de même nature que ceux mentionnés sous le paragraphe 2 du présent article, qui surviendraient pendant l’arbitrage.
4. Le comité de désignation ou le président statue sans recours sur la nomination, l’agrément ou le remplacement d’un arbitre. Les motifs de sa décision ne sont pas communiqués.
5. En acceptant sa mission, l’arbitre s’engage à l’accomplir jusqu’à son terme conformément au présent règlement.

Article 15. – Choix des arbitres

1. Le comité de désignation ou le président nomme ou agrée le tribunal arbitral en tenant compte notamment de la disponibilité, des qualifications et de l’aptitude de l’arbitre à conduire l’arbitrage conformément au présent règlement.
2. Lorsque les parties sont convenues que leur litige est tranché par un arbitre unique, elles peuvent le désigner de commun accord, sous réserve de l’agrément du comité de désignation ou du président.
Faute d’entente entre les parties dans un délai d’un mois à partir de la notification de la demande d’arbitrage au défendeur, ou dans tout autre délai accordé par le secrétariat, l’arbitre unique est nommé d’office par le comité de désignation ou le président.
Si le comité de désignation ou le président refuse l’agrément de l’arbitre désigné, il procède à son remplacement dans le délai d’un mois à partir de la date à laquelle le refus est notifié aux parties.
3. Lorsque les parties sont convenues que leur litige est tranché par trois arbitres, chacune des parties, dans la demande d’arbitrage et dans la réponse à celle-ci, désigne un arbitre, sous réserve de l’agrément du comité de désignation ou du président. Si l’une des parties s’abstient de désigner un arbitre ou si celui-ci n’est pas agréé, le comité de désignation ou le président le nomme d’office.
Le troisième arbitre, qui assume de droit la présidence du tribunal ar- bitral, est nommé par le comité de désignation ou le président à moins que les parties ne soient convenues d’une autre procédure, auquel cas la désignation est soumise à l’agrément du comité de désignation ou du président. Si, à l’expiration du délai fixé par les parties ou par le secrétariat, aucune désignation n’est intervenue, le troisième arbitre est nommé d’office par le comité de désignation ou par le président.
4. Si les parties n’ont pas arrêté le nombre des arbitres, le litige est tranché par un arbitre unique. A la demande d’une partie ou même d’office, le comité de désignation ou le président peut toutefois décider que le litige est déféré à un tribunal de trois arbitres. Dans ce cas, le demandeur désigne un arbitre dans un délai de quinze jours à compter de la réception de la notification de la décision du comité de désignation ou du président, et le défendeur désigne un arbitre dans un délai de quinze jours à compter de la réception de la notification de la désignation faite par le demandeur.
5. En cas de pluralité de parties, si le litige est soumis à trois arbitres, les demandeurs conjointement et les défendeurs conjointement, désignent chacun un arbitre pour agrément selon les dispositions du présent article.
A défaut d’une désignation conjointe ou de tout autre accord entre les parties sur les modalités de constitution du tribunal arbitral, le comité de désignation ou le président nomme chacun des membres du tribunal arbitral et désigne l’un d’eux en qualité de président.
6. Lorsque le litige est soumis à trois arbitres et qu’une demande en intervention est adressée au secrétariat conformément à l’article 11, paragraphe 3, avant que le comité de désignation ou le président ait nommé ou agréé chacun des membres du tribunal arbitral, le tiers intervenant peut désigner un arbitre conjointement avec le(s) demandeur(s) ou avec le(s) défendeur(s).
Lorsque le litige est soumis à un arbitre et qu’une demande en intervention est adressée au secrétariat avant que le comité de nomination ou le président ait nommé ou agréé l’arbitre unique, le comité de désignation ou le président nomme l’arbitre unique en tenant compte de la demande en intervention.
7. Si les parties à la procédure sont convenues qu’une demande en intervention peut être formée après que le comité de désignation ou le président ait nommé ou agréé chacun des membres du tribunal arbitral, le comité de désignation ou le président a le choix, soit de confirmer les nominations ou agréments intervenus, soit de mettre fin à la mission des membres du tribunal arbitral précédemment nommés ou agréés et de nommer de nouveaux membres du tribunal arbitral et de désigner l’un de ces membres en qualité de président. Dans un tel cas, le comité de désignation ou le président est libre de déterminer le nombre d’arbitres et de désigner toute personne de son choix.
8. Lorsque, conformément à l’article 13, paragraphe 1, la demande de jonction est accueillie, le comité de désignation ou le président nomme chacun des membres du tribunal arbitral et désigne l’un d’eux en qualité de président.

Article 16. – Récusation des arbitres

1. La demande de récusation, fondée sur une allégation de défaut d’indépendance ou sur tout autre motif, est introduite par l’envoi au secrétariat d’une déclaration écrite précisant les faits et circonstances sur lesquels est fondée cette demande.
2. Cette demande doit être envoyée par une partie, à peine de forclusion, soit dans le mois suivant la réception par celle-ci de la notification de la nomination de l’arbitre, soit dans le mois suivant la date à laquelle la partie introduisant la demande de récusation a été informée des faits et circonstances qu’elle invoque à l’appui de sa demande, si cette date est postérieure à la réception de la notification susvisée.
3. Le secrétariat invite l’arbitre concerné, les autres parties et les autres membres du tribunal arbitral, s’il en est, à présenter leurs observations par écrit dans le délai qu’il fixe. Ces observations sont communiquées aux parties et aux arbitres. Ils peuvent y répondre dans le délai fixé par le secrétariat.
Il transmet ensuite la demande et les observations reçues au comité de récusation. Celui-ci se prononce sur la recevabilité et le fondement de la demande de récusation.
4. Le comité de récusation statue sans recours sur la récusation d’un arbitre. Les motifs de sa décision ne sont pas communiqués.

Article 17. – Remplacement des arbitres

1. Il y a lieu à remplacement d’un arbitre en cas de décès, de récusation, d’empêchement, de démission ou de demande de toutes les parties.
2. Il y a lieu à remplacement d’un arbitre à l’initiative du comité de désignation ou du président, lorsque celui-ci constate qu’un arbitre est empêché pour une raison de droit ou de fait d’accomplir sa mission, ou qu’il ne remplit pas ses fonctions conformément au présent règlement ou dans les délais impartis.
Dans ce cas, le comité de désignation ou le président se prononce après que l’arbitre concerné, les parties et les autres membres du tribunal arbitral s’il en est, aient été invités à présenter leurs observations par écrit au secrétariat, dans le délai fixé par celui-ci. Ces observations sont communiquées aux parties et aux arbitres.
3. En cas de remplacement d’un arbitre, le comité de désignation ou le président décide, à sa discrétion, de suivre ou non la procédure initiale de nomination.
Sitôt reconstitué, le tribunal arbitral décide, après avoir invité les parties à soumettre leurs observations, si et dans quelle mesure la procédure antérieure est reprise.
LA PROCÉDURE ARBITRALE

Article 18. – Remise du dossier au tribunal arbitral

Le secrétariat transmet le dossier au tribunal arbitral après sa nomination ou son agrément, lorsque la provision pour frais d’arbitrage prévue à l’article 35 est intégralement payée.

Article 19. – Preuve de mandat

A tout moment après l’introduction de l’arbitrage, le tribunal arbitral ou le secrétariat peuvent exiger une preuve du pouvoir de tout représentant d’une partie.

Article 20. – Langue de l’arbitrage

1. La ou les langues de l’arbitrage sont déterminées de commun accord par les parties.
A défaut d’accord, le tribunal arbitral fixe la ou les langues de l’arbitrage en tenant compte des circonstances et notamment de la langue du contrat.
2. Le tribunal arbitral décide à qui et dans quelle proportion incombe la charge des éventuels frais de traduction.

Article 21. – Lieu de l’arbitrage

1. Le comité de désignation ou le président fixe le lieu de l’arbitrage, à moins que les parties n’en soient convenues.
2. A moins qu’il n’en ait été convenu autrement par les parties et après les avoir consultées, le tribunal arbitral peut tenir des audiences et réunions en tout autre endroit qu’il estime opportune.
3. Le tribunal arbitral peut délibérer en tout endroit qu’il estime opportune.

Article 22. – Mission du tribunal arbitral et calendrier de procédure

1. Avant de commencer l’instruction de la cause, le tribunal arbitral établit, sur pièces ou en présence des parties, en l’état des derniers dires de celles-ci, un acte précisant sa mission.
Cet acte de mission contient les mentions suivantes :
a) les nom, prénom, dénomination complète, qualité, adresse, numéro de téléphone et de fax, adresse électronique de chacune des parties et de toute(s) personne(s) représentant une partie dans l’arbitrage et le cas échéant, le numéro de TVA de chacune des parties;
b) les adresses où peuvent valablement être faites toutes les notifications ou communications au cours de l’arbitrage;
c) l’énoncé succinct des circonstances de la cause;
d) l’exposé des demandes des parties et, dans la mesure pos­sible, une indication de tout montant réclamé à titre principal ou reconventionnel;
e) à moins que le tribunal arbitral ne l’estime inopportun, la détermination des points litigieux;
f) les nom, prénom, les qualité et adresse de chacun des membres du tribunal arbitral;
g) le lieu de l’arbitrage;
h) toutes autres mentions jugées utiles par le tribunal arbitral.
2. L’acte de mission est signé par les parties et par les membres du tribunal arbitral. Celui-ci l’adresse au secrétariat, dans les deux mois de la remise qui lui a été faite du dossier. Ce délai peut, sur demande motivée du tribunal arbitral ou, au besoin d’office, être prorogé par décision du secrétariat.
Si l’une des parties refuse de participer à l’établissement de l’acte de mission ou de le signer alors qu’elle est liée par une convention d’arbitrage, la procédure se poursuit après l’expiration du délai accordé par le secrétariat au tribunal arbitral pour obtenir cette signature manquante. La sentence arbitrale rendue alors qu’une partie a refusé de signer l’acte de mission ou de participer à l’arbitrage est réputée contradictoire.
3. Lors de l’établissement de l’acte de mission, ou aussi rapidement que possible après celui-ci, le tribunal arbitral, après consultation des parties, fixe dans un document séparé le calendrier prévisionnel qu’il entend suivre pour la conduite de la procédure et le communique aux parties et au secrétariat. Toute modification ultérieure de ce calendrier est communiquée aux parties et au secrétariat.
4. Le calendrier prévisionnel peut être arrêté lors d’une conférence organisée avec les parties par le tribunal arbitral soit d’initiative soit à la demande de l’une d’elles. Cette conférence vise à consulter les parties sur les mesures de procédure requises conformément à l’article 23 et sur toute autre mesure de nature à faciliter la gestion de la procédure. Elle peut être organisée par tout moyen de communication.
5. Le tribunal arbitral n’exerce les pouvoirs d’amiable compositeur que si les parties les lui confèrent. Le tribunal arbitral se conforme néanmoins, dans ce cas, aux dispositions du présent règlement.

Article 23. – Instruction de la cause

1. Le tribunal arbitral et les parties agissent avec célérité et loyauté dans la conduite de la procédure. Les parties s’abstiennent en particulier de tout moyen dilatoire ou de tout autre agissement ayant pour objet ou effet de retarder la procédure.
2. Le tribunal arbitral procède, dans les plus brefs délais, à l’instruction de la cause par tous les moyens appropriés.
A moins qu’il n’en ait été convenu autrement par les parties, le tribunal arbitral arrête librement les modalités d’administration des preuves.
Il peut notamment recueillir des témoignages et désigner un ou plusieurs experts.
3. Le tribunal arbitral peut statuer sur pièces, à moins que les parties ou l’une d’entre elles ne désirent être entendues.
4. A la demande des parties, de l’une d’entre elles, ou d’office, le tribunal arbitral, en observant un délai convenable, invite les parties à comparaître devant lui au jour et au lieu qu’il fixe.
5. Si les parties ou l’une d’entre elles, quoique régulièrement convoquées, ne se présentent pas, le tribunal arbitral, après s’être assuré que la convocation est parvenue aux parties et que celles-ci ne justifient leur absence par aucune excuse valable, a le pouvoir de procéder néanmoins à l’accomplissement de sa mission.
La sentence est, en tout cas, réputée contradictoire.
6. Les audiences ne sont pas publiques. Sauf accord du tribunal arbitral et des parties, elles ne sont pas ouvertes aux personnes étrangères à la procédure.
7. Les parties comparaissent en personne, par représentant dûment mandaté ou par conseil.
8. Lorsque les parties forment des demandes nouvelles, qu’elles soient principales ou reconventionnelles, elles sont tenues de le faire par écrit. Le tribunal arbitral peut refuser de se saisir de ces demandes nouvelles, s’il estime que l’examen de celles-ci est de nature à retarder l’instruction ou le règlement de la demande initiale ou sort des limites fixées par l’acte de mission. Il peut également tenir compte de toutes autres circonstances pertinentes.

Article 24. – Clôture des débats

1. Dès que possible après la dernière audience ou la communication des dernières pièces autorisées, le tribunal arbitral prononce la clôture des débats.
2. Le tribunal arbitral peut, s’il l’estime nécessaire, décider, de sa propre initiative ou à la demande d’une partie, la réouverture des débats à tout moment avant que la sentence ne soit rendue.

Article 25. – Confidentialité de la procédure arbitrale

A moins qu’il n’en ait été convenu autrement par les parties ou sauf obligation légale de publicité, la procédure arbitrale est confidentielle.29

Article 26. – Mesures provisoires et conservatoires avant la constitution du tribunal arbitral

1. Sauf si les parties en sont convenues autrement, chacune d’elles peut demander des mesures provisoires et conservatoires urgentes qui ne peuvent attendre la constitution du tribunal arbitral. La demande est introduite dans la langue convenue ou à défaut, dans la langue de la convention d’arbitrage.
2. La partie qui sollicite des mesures provisoires et conservatoires en adresse la demande au secrétariat.
3. La demande de mesures provisoires et conservatoires contient notamment les indications suivantes :
a) les nom, prénom, dénomination complète, qualité, adresse, numéro de téléphone et de fax, adresse électronique et, le cas échéant, le numéro de TVA de chacune des parties ;
b) les nom, prénom, dénomination complète, qualité, adresse, numéro de téléphone et de fax, adresse électronique de la ou des personnes représentant le demandeur;
c) un exposé succinct de la nature et des circonstances à l’origine de la demande ;
d) un exposé des mesures sollicitées ;
e) les motifs pour lesquels le demandeur sollicite des mesures provisoires et conservatoires qui ne peuvent attendre la constitution du tribunal arbitral ;
f) des indications relatives au lieu et à la langue de l’arbitrage ainsi qu’aux règles de droit applicables ;
g) toutes conventions pertinentes et toutes autres pièces utiles et en tout cas la convention d’arbitrage ;
h) la preuve du paiement des frais de procédure visés au paragraphe 11 du présent article.
4. Le comité de désignation ou le président nomme un arbitre statuant au provisoire appelé à se prononcer sur les mesures d’urgence sollicitées. Cette nomination intervient en principe dans les deux jours ouvrables de la réception de la demande par le secrétariat. Ce dernier envoie le dossier à l’arbitre dès qu’il est nommé. Les parties en sont informées et communiquent dès ce moment directement avec l’arbitre, avec copie à l’autre partie et au secrétariat.
5. L’arbitre statuant au provisoire doit être indépendant et le demeurer tout au long de la procédure. Il doit également être impartial et le demeurer. Il signe à cet effet une déclaration d’indépendance, d’acceptation et de disponibilité.
6. L’arbitre statuant au provisoire ne peut être désigné comme arbitre dans un arbitrage relatif au litige qui est à l’origine de la demande de mesures provisoires ou conservatoires.
7. L’arbitre statuant au provisoire peut être récusé.
La demande de récusation de l’arbitre statuant au provisoire doit être envoyée, à peine de forclusion, dans les trois jours suivant soit la réception de la notification de la nomination de l’arbitre statuant au provisoire par la partie qui introduit la récusation, soit la date à laquelle cette partie a été informée des faits et circonstances qu’elle invoque à l’appui de sa demande si ceux-ci sont postérieurs à la réception de la notification susvisée.
Le secrétariat met l’arbitre statuant au provisoire et l’autre partie en mesure de formuler leurs observations dans le délai qu’il fixe. Il transmet ensuite la demande et les observations reçues au comité de récusation. Celui-ci se prononce sur la recevabilité et le fondement de la demande de récusation en principe dans les trois jours ouvrables. Le comité de récusation statue sans recours sur la récusation de l’arbitre. Les motifs de sa décision ne sont pas communiqués.
8. L’arbitre statuant au provisoire établit un calendrier de procédure, en principe dans les trois jours ouvrables de la réception du dossier. Il transmet au secrétariat une copie de toutes ses communications écrites avec les parties.
9. L’arbitre statuant au provisoire conduit la procédure de la manière qu’il estime la plus appropriée. Dans tous les cas, il la conduit de manière impartiale et veille à ce que chaque partie ait la possibilité d’être suffisamment entendue.
10. L’arbitre statuant au provisoire rend sa décision en principe au plus tard dans les quinze jours ouvrables à compter de la réception du dossier. Sa décision est écrite et motivée. Elle fait l’objet d’une ordonnance motivée ou, si l’arbitre statuant au provisoire l’estime adéquat, d’une sentence. L’arbitre envoie sa décision aux parties, avec copie au secrétariat, par tout moyen de communication autorisé par l’article 8, paragraphe 2.
11. Le demandeur de mesures provisoires et conservatoires conformé­ment à l’article 26, doit s’acquitter d’un montant fixe couvrant les honoraires de l’arbitre statuant au provisoire et les frais administra­tifs. Le montant à verser est fixé au point 7 de l’annexe I.
La demande de mesures provisoires et conservatoires n’est trans­mise au comité de désignation ou au président que lorsque le secré­tariat a reçu le versement du montant susmentionné.
Si la procédure n’a pas lieu en application du présent article ou s’il y est mis fin avant qu’une décision soit rendue, le secrétariat détermine le montant à rembourser, le cas échéant, au demandeur.
Dans tous les cas, le montant couvrant les frais administratifs conformément au point 7 de l’annexe I. reste acquis au CEPANI.

Article 27. – Mesures provisoires et conservatoires après la constitution du tribunal arbitral

1. Chacune des parties peut demander au tribunal arbitral dès sa constitution, pour autant que la provision pour frais d’arbitrage prévue à l’article 35 ait été payée, d’ordonner des mesures provisoires et conservatoires, y compris la constitution de garanties ou l’allocation d’une provision. Ces mesures font l’objet d’une ordonnance motivée ou, si le tribunal arbitral l’estime adéquat, d’une sentence.
2. Toutes mesures provisoires et conservatoires prises par l’autorité judiciaire concernant le litige doivent être portées sans délai à la connaissance du tribunal arbitral et du secrétariat.
LA SENTENCE ARBITRALE

Article 28. – Délai dans lequel la sentence doit être rendue

1. Le tribunal arbitral doit rendre sa sentence dans un délai de six mois, à compter de la date de l’acte de mission visé à l’article 22.
2. Ce délai peut, à la demande motivée du tribunal arbitral ou au besoin d’office, être prorogé par décision du secrétariat.

Article 29. – Etablissement de la sentence

1. En cas de pluralité d’arbitres, la sentence est rendue à la majorité.
Si une majorité ne peut être formée, la voix du président du tribunal arbitral est prépondérante.
2. La sentence doit être motivée.
3. La sentence est réputée rendue au lieu de l’arbitrage et à la date qu’elle mentionne.

Article 30. – Sentence d’accord-parties

Si, après la remise du dossier au tribunal arbitral, les parties s’entendent pour mettre fin au litige, leur accord est constaté dans une sentence d’accord parties, si elles en font la demande et moyennant l’assentiment du tribunal arbitral.

Article 31. – Notification de la sentence aux parties – Dépôt de la sentence

1. La sentence rendue, le tribunal arbitral la transmet au secrétariat en autant d’exemplaires originaux qu’il y a de parties et un exemplaire original supplémentaire pour le secrétariat.

2. Pour autant que les frais d’arbitrage aient été intégralement réglés, le secrétariat notifie à chaque partie, par courrier recommandé ou par coursier contre reçu, un exemplaire original de la sentence signé par les membres du tribunal arbitral et, par courrier électronique, une copie de celle-ci. La date d’expédition par courrier recommandé ou par coursier contre reçu fait foi.

3. Lorsque le lieu de l’arbitrage est situé en Belgique, la sentence n’est déposée au greffe du tribunal de première instance du lieu de l’arbitrage que si l’une des parties en fait la demande au secrétariat dans le délai de trois mois à dater de sa notification.

Article 32. – Caractère définitif et exécutoire de la sentence

1. La sentence est définitive et rendue en dernier ressort. Les parties s’engagent à l’exécuter sans délai.

2. Par la soumission de leur litige à l’arbitrage du CEPANI et hormis l’hypothèse où une renonciation expresse est requise par la loi, les parties renoncent à toutes voies de recours auxquelles elles peuvent valablement renoncer.

Article 33. – Correction et interprétation de la sentence – Renvoi de la sentence

1. Le tribunal arbitral peut dans le mois de la notification de la sentence aux parties, rectifier d’office toute erreur matérielle, toute erreur de calcul ou typographique ou toute erreur de même nature dans le texte de la sentence.

2. Une partie peut adresser au secrétariat une demande de rectification d’une erreur visée au paragraphe 1 dans le mois de la notification de la sentence. Cette demande doit être adressée en autant d’exemplaires que prévu à l’article 3, paragraphe 1.

3. Une partie peut adresser au secrétariat une demande d’interprétation d’un point ou passage précis de la sentence dans le mois de la notification de la sentence. Cette demande doit être adressée en autant d’exemplaires que prévu à l’article 3, paragraphe 1.

4. Après réception d’une demande visée aux paragraphes 2 et 3, le tribunal arbitral accorde à l’autre partie un court délai n’excédant pas un mois à compter de la demande pour lui soumettre tout commentaire.

5. La décision de corriger ou d’interpréter la sentence est rendue sous la forme d’un addendum qui fait partie intégrante de la sentence. Les dispositions des articles 28, 29 et 31 s’appliquent mutatis mutandis.

6. Lorsqu’une juridiction renvoie une sentence au tribunal arbitral, les dispositions des articles 28, 29 et 31 et du présent article 33 s’appliquent mutatis mutandis à tout addendum ou toute sentence rendus conformément à la décision de renvoi. Le CEPANI peut prendre toutes mesures nécessaires pour permettre au tribunal arbitral de se conformer à la décision de renvoi et peut fixer une provision destinée à couvrir tous honoraires et frais supplémentaires du tribunal arbitral et tous frais administratifs supplémentaires du CEPANI.

 

LES FRAIS D’ARBITRAGE

Article 34. – Nature et montant des frais d’arbitrage – Frais des parties

1. Les frais d’arbitrage comprennent les honoraires et frais des arbitres ainsi que les frais administratifs du CEPANI. Ceux-ci sont déterminés par le secrétariat en fonction du montant total des demandes principales et reconventionnelles, conformément au barème pour frais d’arbitrage en vigueur au moment de la date du début de l’arbitrage.

2. Les frais des parties comprennent notamment les frais exposés par elles pour leur défense et ceux liés à l’administration de la preuve à l’aide d’experts et de témoins. Ils font l’objet d’une recommandation reprise à l’annexe II.

3. Si des circonstances exceptionnelles le rendent nécessaire, le secrétariat peut fixer les frais d’arbitrage à un montant supérieur ou inférieur à celui résultant de l’application du barème pour frais d’arbitrage.

4. A défaut de quantification des demandes, le secrétariat arrête le montant du litige sur lequel sont calculés les frais d’arbitrage en tenant compte des éléments d’appréciation possibles.

5. En cours de procédure le montant des frais d’arbitrage peut être revu par le secrétariat s’il apparaît des circonstances de la cause ou de l’introduction de demandes nouvelles que l’importance du litige est plus grande que celle initialement retenue.

Article 35. – Provision pour les frais d’arbitrage

1. Les frais d’arbitrage déterminés conformément à l’article 34, paragraphe 1, font l’objet d’un versement provisionnel pour frais d’arbitrage au CEPANI avant la remise du dossier par le secrétariat au tribunal arbitral.

2. La révision éventuelle des frais d’arbitrage en cours de procédure donne lieu, à ce moment, à la constitution d’une provision complémentaire.

3. La provision, de même que la provision complémentaire, sont dues par parts égales par le demandeur et le défendeur. Néanmoins, une partie peut payer l’intégralité de la provision si l’autre partie ne verse pas la part qui lui incombe.

4. Dans l’hypothèse où une demande reconventionnelle ou une demande en intervention est formulée, le secrétariat peut, à la demande des parties, ou d’une d’elles ou au besoin d’office, fixer des provisions distinctes pour la demande principale, la demande reconventionnelle et la demande en intervention. Lorsque des provisions distinctes sont fixées, chaque partie doit verser la provision correspondant à sa demande, principale ou reconventionnelle ou en intervention. Le tribunal arbitral ne connaît que des demandes pour lesquelles la provision est versée. 5. Le paiement de la provision peut s’effectuer au moyen d’une garantie bancaire irrévocable et à première demande, à partir de € 50.000,00.

6. Lorsqu’une demande de provision complémentaire n’est pas satisfaite, le secrétariat peut, après consultation du tribunal arbitral, l’inviter à suspendre ses activités et fixer un délai qui ne saurait être inférieur à quinze jours, à l’expiration duquel la demande principale ou reconventionnelle  laquelle correspond cette provision complémentaire est considérée comme retirée. Un tel retrait ne prive pas la partie concernée du droit de réintroduire ultérieurement la même demande ou demande reconventionnelle dans le cadre d’une autre procédure.

Article 36. – Décision sur les frais d’arbitrage et les frais des parties

1. Le montant final des frais d’arbitrage est fixé définitivement par le secrétariat.

2. La sentence finale décide à quelle partie incombe la charge finale des frais d’arbitrage tels qu’ils sont arrêtés définitivement par le secrétariat ou dans quelle proportion ils sont partagés entre les parties.

3. La sentence finale peut également décider à quelle partie incombe la charge finale des frais des parties ou dans quelle proportion ils sont partagés entre elles. Le cas échéant, la sentence constate l’accord des parties sur la répartition des frais d’arbitrage et des frais des parties.

 

DISPOSITIONS FINALES

Article 37. – Limitation de responsabilité

1. Pour tout acte ou omission relatifs à leur activité juridictionnelle, les arbitres n’encourent aucune responsabilité, sauf en cas de dol.

2. Pour tout autre acte ou omission dans le cadre d’une procédure arbitrale, les arbitres, le CEPANI, ses membres et son personnel n’encourent aucune responsabilité, sauf en cas de dol ou de faute lourde.

Article 38. – Disposition supplétive

Sauf si les parties en sont convenues autrement, pour tout ce qui n’est pas expressément visé par le règlement, le tribunal arbitral et les parties agissent en s’inspirant de celui-ci et en faisant tout effort raisonnable pour que la sentence soit susceptible d’exécution.
Annexes :

Annexe I : Barème pour l’arbitrage

Annexe II : Frais des Parties

Annexe III : Règles de bonne conduite pour les procédures d’arbitrage à l’intervention du CEPANI

Annexe IV : Dispositions du code judiciaire belge relatives à l’arbitrage

Le Secrétariat recommande, conformément à l’article 8(2) du règlement d’arbitrage du CEPANI, d’introduire la demande d’arbitrage et ses annexes par voie électronique et une copie papier.

Télécharger le Règlement (2013)

Télécharger le Règlement (2007)

Texte en vigueur à compter du 1er janvier 2013

ARBITRAGE D’IMPORTANCE PÉCUNIAIRE LIMITÉE

DISPOSITIONS PRÉLIMINAIRES

Article 1. – Centre belge d’arbitrage et de médiation 
Le Centre belge d’arbitrage et de médiation (« CEPANI ») est une institution indépendante qui administre les procédures d’arbitrage conformément à son règlement. Il ne tranche pas les litiges et n’exerce pas les fonctions d’arbitre.

Article 2. – Définitions 
Dans les articles suivants :
(i) L’expression « secrétariat » vise le secrétariat du CEPANI.
(ii) L’expression « président » vise le président du CEPANI.
(iii) L’expression « comité de désignation » vise l’organe de nomination du CEPANI.
(iv) L’expression « comité de récusation » vise l’organe de récusation du CEPANI.
(v) L’expression « convention d’arbitrage » vise toute forme d’accord consensuel de recourir à l’arbitrage.
(vi) L’expression « tribunal arbitral » vise l’arbitre unique.
(vii) L’expression « demandeur » et « défendeur » s’entend d’un ou plusieurs demandeurs ou défendeurs.
(viii) L’expression « sentence » s’applique notamment à une sentence arbitrale intérimaire, partielle ou finale.
(ix) L’expression « ordonnance » vise les décisions du tribunal arbitral ayant trait à la conduite de l’instance arbitrale.
(x) L’expression « jours » vise des jours calendrier.
(xi) L’expression « règlement » vise le règlement d’arbitrage d’importance pécuniaire limitée du CEPANI.39

Article 3. – Champ d’application 
1. Le règlement d’arbitrage d’importance pécuniaire limitée s’applique si la demande principale et l’éventuelle demande reconventionnelle ne dépassent pas au total une valeur de € 25.000,00.
2. Si, au cours de la procédure, le montant total de la demande principale ou la demande reconventionnelle dépasse le montant de € 25.000,00 le règlement d’arbitrage d’importance pécuniaire limitée reste d’application sauf si les parties en conviennent autrement. Dans ce dernier cas, la procédure est poursuivie conformément au règlement d’arbitrage repris à la section I.
INTRODUCTION DE LA PROCÉDURE

Article 4. – Demande d’arbitrage 
1. La partie qui désire recourir à l’arbitrage d’importance pécuniaire limitée conformément au règlement du CEPANI en adresse la demande au secrétariat.
La demande d’arbitrage contient notamment les indications suivantes:
a) les nom, prénom, dénomination complète, qualité, adresse, numéro de téléphone et de fax, adresse e-mail et, le cas échéant, le numéro de TVA de chacune des parties;
b) les nom, prénom, dénomination complète, qualité, adresse, numéro de téléphone et de fax, adresse électronique de la ou des personnes représentant le demandeur dans l’arbitrage;
c) un exposé succinct de la nature et des circonstances du litige à l’origine de la demande;
d) l’objet de la demande, un résumé des moyens invoqués et, si possible, l’estimation des montants réclamés;
e) des indications relatives au lieu et à la langue de l’arbitrage ainsi qu’aux règles de droit applicables.
La demande doit être accompagnée de la copie des conventions in-tervenues, et en tout cas de la convention d’arbitrage, de la corres-pondance échangée entre parties et de toutes autres pièces utiles.
La demande d’arbitrage et ses annexes éventuelles doivent être établies en deux exemplaires, l’un pour l’arbitre à nommer et l’autre pour le secrétariat.
2. Le demandeur joint, à la demande d’arbitrage la preuve de la notification de la demande et de ses annexes au défendeur.
3. L’arbitrage d’importance pécuniaire limitée commence le jour où le secrétariat est en possession tant de la demande d’arbitrage et de ses annexes que du montant des frais d’enregistrement comme déterminé au point 2 de l’annexe I. Le secrétariat confirme la date du début de l’arbitrage d’importance pécuniaire limitée aux parties.

Article 5. – Réponse à la demande d’arbitrage – Demande reconventionnelle 
1. Dans le délai de vingt et un jours à compter de la date du début de l’arbitrage, le défendeur transmet au secrétariat sa réponse à la demande d’arbitrage.
La réponse contient notamment les indications suivantes:
a) les nom, prénom, dénomination complète, qualité, adresse, numéro de téléphone et de fax, adresse e-mail et, le cas échéant, numéro de TVA du défendeur;
b) les nom, prénom, dénomination complète, qualité, adresse, numéro de téléphone et de fax, adresse électronique de la ou des personnes représentant le défendeur dans l’arbitrage ;
c) les commentaires succincts du défendeur sur la nature et les circonstances du litige à l’origine de la demande;
d) son point de vue sur les chefs de demande;
e) des indications relatives au lieu et à la langue de l’arbitrage, ainsi qu’aux règles de droit applicables.
La réponse et ses annexes éventuelles doivent être établies en deux exemplaires, l’un pour l’arbitre à nommer et l’autre pour le secrétariat.
2. Le défendeur joint, à la réponse la preuve de la notification dans le même délai de vingt et un jours de la réponse et de ses annexes au demandeur.
3. Toute demande reconventionnelle formulée par un défendeur doit l’être avec sa réponse à la demande d’arbitrage et contient notamment:
a) un exposé succinct de la nature et des circonstances du litige à l’origine de la demande reconventionnelle;
b) l’objet de la demande reconventionnelle et, si possible, une estimation des montants réclamés.
4. La demande reconventionnelle doit être accompagnée de toutes pièces utiles.
5. A la demande motivée du défendeur ou au besoin d’office, le secrétariat peut proroger le délai fixé au paragraphe 1.

Article 6. – Echange de mémoires 
1. Dans les vingt et un jours du dépôt au secrétariat de la réponse du défendeur et de ses annexes, le demandeur peut établir un mémoire en réplique qu’il communique au secrétariat et dans le même délai au défendeur.
2. Dans les vingt et un jours du dépôt au secrétariat par le demandeur de son mémoire en réplique et de ses annexes, le défendeur peut établir à son tour un mémoire en réplique qu’il communique au secrétariat et dans le même délai au demandeur.
3. Ensuite, le demandeur dispose d’un délai de quatorze jours à compter du dépôt au secrétariat par le défendeur de son mémoire en ré- plique et de ses annexes, pour établir un dernier mémoire, qui doit être communiqué au secrétariat et dans le même délai au défendeur.
4. Enfin, le défendeur dispose à son tour d’un délai de quatorze jours à compter du dépôt au secrétariat par le demandeur de son dernier mémoire et de ses annexes, pour établir un dernier mémoire, qui est communiqué au secrétariat et dans le même délai au demandeur.
5. A la demande motivée d’une ou des parties, les délais fixés dans les paragraphes ci-avant peuvent être prorogés. Une demande à ce sujet est communiquée au tribunal arbitral ou si celui-ci n’a pas encore été nommé au secrétariat.
Si nécessaire, le secrétariat peut proroger ces délais d’office.

Article 7. – Absence prima facie de convention d’arbitrage 
A défaut prima facie de convention d’arbitrage, l’arbitrage ne peut avoir lieu si le défendeur ne répond pas dans le délai de vingt et un jours pré-vu à l’article 5, ou s’il décline l’arbitrage à l’intervention du CEPANI.

Article 8. – Effet de la convention d’arbitrage 
1. Lorsque les parties sont convenues d’avoir recours à l’arbitrage conformément au règlement du CEPANI, elles se soumettent par là même au règlement, en ce compris à ses annexes, en vigueur à la date du début de l’arbitrage, à moins qu’elles ne soient expressément convenues de se soumettre au règlement en vigueur à la date de la convention d’arbitrage.
2. Si nonobstant l’existence prima facie d’une convention d’arbitrage, une des parties refuse ou s’abstient de se soumettre à l’arbitrage, celui-ci a néanmoins lieu.
3. Si nonobstant l’existence prima facie d’une convention d’arbitrage, une des parties soulève une ou plusieurs exceptions relatives à l’existence, à la validité ou à la portée de la convention d’arbitrage, l’arbitrage a néanmoins lieu sans que le CEPANI se prononce sur la recevabilité ou le bien fondé de ces exceptions. Dans ce cas, il appartient au tribunal arbitral de statuer sur sa propre compétence.
4. Sauf stipulation contraire des parties, la nullité ou l’inexistence du contrat n’entraîne pas l’incompétence du tribunal arbitral, si celui-ci constate la validité de la convention d’arbitrage.

Article 9. – Notifications ou communications écrites et délais 
1. Les mémoires et conclusions et les autres communications écrites présentées par les parties, ainsi que toutes pièces ou documents annexes doivent être envoyés par chacune des parties simultanément à toutes les autres parties et à l’arbitre. Le secrétariat reçoit une copie de toutes ces communications et documents ainsi que des communications du tribunal arbitral aux parties.
2. La demande d’arbitrage, la réponse à la demande d’arbitrage, les mémoires et conclusions et la nomination de l’arbitre peuvent s’effectuer valablement par coursier contre reçu, par lettre recommandée, par fax ou par voie électronique, l’expéditeur ayant dans ces cas la charge de la preuve de l’envoi. Sous réserve de l’article 24 paragrahe 2, les autres notifications ou communications faites en exécution du présent règlement peuvent s’effectuer valablement par tout autre moyen de communication écrite.
3. Le tribunal arbitral peut arrêter des règles différentes de notification et communication.
4. Si une des parties est représentée par un conseil, les notifications et les communications sont faites à ce dernier, à moins que cette partie demande qu’il en soit autrement.
Les notifications et les communications sont valables lorsqu’elles sont effectuées à la dernière adresse du destinataire, telle qu’elle a été communiquée par celui-ci ou par l’autre partie, le cas échéant.
5. La notification ou la communication est considérée comme faite quand elle est reçue ou aurait dû être reçue, si elle est valablement effectuée conformément au paragraphe 2, que ce soit par la partie elle-même, son représentant ou par son conseil.
6. Les délais fixés dans le présent règlement commencent à courir le jour suivant celui où la notification ou la communication est considérée comme faite selon le paragraphe précédent. Si le dernier jour du délai imparti est férié ou non ouvrable dans le pays où la notification ou la communication doit être faite, le délai expire à la fin du premier jour ouvrable suivant.
Une notification ou communication faite conformément au paragraphe 2 du présent article avant l’expiration du délai accordé ou le jour de l’expiration du délai accordé, est considérée comme effectuée à temps.
LE TRIBUNAL ARBITRAL

Article 10. – Dispositions générales 
1. Seules des personnes qui sont indépendantes à l’égard des parties et de leurs conseils et qui respectent les règles de bonne conduite reprises à l’annexe III, peuvent intervenir en qualité d’arbitre dans un arbitrage à l’intervention du CEPANI.
L’arbitre, lorsqu’il est nommé ou agréé, s’engage à rester indépendant jusqu’à la fin de sa mission. Il est impartial et s’engage également à le demeurer et à être disponible
2. Le comité de désignation ou le président nomme l’arbitre. Les parties peuvent également le désigner de commun accord, sous réserve de l’agrément du comité de désignation ou du président.
3. Avant sa nomination ou son agrément, l’arbitre pressenti signe une déclaration d’acceptation, d’indépendance et de disponibilité. Il signale par écrit au secrétariat les faits ou circonstances qui pourraient être de nature à mettre en cause son indépendance dans l’esprit des parties. Le secrétariat communique ces informations par écrit aux parties et leur fixe un délai pour faire connaître leurs observations éventuelles.
4. L’arbitre fait connaître immédiatement par écrit au secrétariat et aux parties les faits ou circonstances de même nature que ceux mentionnés sous le paragraphe 3 du présent article, qui surviend­raient pendant l’arbitrage.
5. Le comité de désignation ou le président statue sans recours sur la nomination, l’agrément ou le remplacement d’un arbitre. Les motifs de sa décision ne sont pas communiqués.
6. En acceptant sa mission, l’arbitre s’engage à l’accomplir jusqu’à son terme conformément au présent règlement.

Article 11. – Nomination de l’arbitre 
Le comité de désignation ou le président nomme ou agrée le tribunal arbitral dans un délai de huit jours à dater du paiement par les parties ou par l’une d’entre elles de la provision pour frais d’arbitrage prévue à l’article 28. Il tient compte notamment de la disponibilité, des qualifications et de l’aptitude de l’arbitre à conduire l’arbitrage conformément au présent règlement.

Article 12. – Récusation de l’arbitre 
1. La demande de récusation, fondée sur une allégation de défaut d’indépendance ou sur tout autre motif, est introduite par l’envoi au secrétariat d’une déclaration écrite précisant les faits et circonstances sur lesquels est fondée cette demande.
2. Cette demande doit être envoyée par une partie, à peine de forclusion, soit dans le mois suivant la réception par celle-ci de la notification de la nomination de l’arbitre, soit dans le mois suivant la date à laquelle la partie introduisant la demande de récusation a été informée des faits et circonstances qu’elle invoque à l’appui de sa demande, si cette date est postérieure à la réception de la notification susvisée.
3. Le secrétariat invite l’arbitre concerné et les autres parties, à présenter leurs observations par écrit dans le délai qu’il fixe. Ces observations sont communiquées aux parties et à l’arbitre. Ils peuvent y répondre dans le délai fixé par le secrétariat.
Il transmet ensuite la demande et les observations reçues au comité de récusation. Celui-ci se prononce sur la recevabilité et le fondement de la demande de récusation.
4. Le comité de récusation statue sans recours sur la récusation de l’arbitre. Les motifs de sa décision ne sont pas communiqués.

Article 13. – Remplacement de l’arbitre 
1. Il y a lieu à remplacement de l’arbitre en cas de décès, de récusation, de déport dûment accepté, d’empêchement, de démission ou de demande de toutes les parties.
2. Il y a également lieu à remplacement de l’arbitre à l’initiative du comité de désignation ou du président, lorsque celui-ci constate que l’arbitre est empêché pour une raison de droit ou de fait d’accomplir sa mission, ou qu’il ne remplit pas ses fonctions conformément au présent règlement ou dans les délais impartis.
Dans ce cas, le comité de désignation ou le président se prononce après que l’arbitre et les parties aient été invités à présenter leurs observations par écrit au secrétariat, dans le délai fixé par celui-ci. Ces observations sont communiquées aux parties et à l’arbitre.
3. En cas de remplacement de l’arbitre, le comité de désignation ou le président décide, à sa discrétion, de suivre ou non la procédure initiale de nomination.
Sitôt reconstitué, le tribunal arbitral décide, après avoir invité les parties à soumettre leurs observations, si et dans quelle mesure la procédure antérieure est reprise.
LA PROCÉDURE ARBITRALE

Article 14. – Remise du dossier au tribunal arbitral 
Le secrétariat transmet le dossier au tribunal arbitral après sa nomination ou son agrément, lorsque la provision pour frais d’arbitrage prévue à l’article 28 est intégralement payée.

Article 15. – Preuve de mandat 
A tout moment après l’introduction de l’arbitrage, le tribunal arbitral ou le secrétariat peuvent exiger une preuve du pouvoir de tout représentant d’une partie.

Article 16. – Langue de l’arbitrage 
1. La ou les langues de l’arbitrage sont déterminés de commun accord par les parties.
A défaut d’accord, le tribunal arbitral fixe la ou les langues de l’arbitrage en tenant compte des circonstances et notamment de la langue du contrat.
2. Le tribunal arbitral décide souverainement à qui et dans quelle proportion incombe la charge des éventuels frais de traduction.

Article 17. – Lieu de l’arbitrage 
1. Le comité de désignation ou le président fixe le lieu de l’arbitrage, à moins que les parties n’en soient convenues.
2. A moins qu’il n’en ait été convenu autrement par les parties et après les avoir consultées, le tribunal arbitral peut tenir des audiences et réunions en tout autre endroit qu’il estime opportun.
3. Le tribunal arbitral peut délibérer en tout endroit qu’il estime opportun.

Article 18. – Instruction de la cause 
1. Le tribunal arbitral et les parties agissent avec célérité et loyauté dans la conduite de la procédure. Les parties s’abstiennent en particulier de tout moyen dilatoire ou de tout autre agissement ayant pour objet ou effet de retarder la procédure.
2. Le tribunal arbitral procède, dans les plus brefs délais, à l’instruction de la cause par tous les moyens appropriés.
A moins qu’il n’en ait été convenu autrement par les parties, le tribunal arbitral arrête librement les modalités d’administration des preuves.
Il peut notamment recueillir des témoignages et désigner un ou plusieurs experts.
3. Le tribunal arbitral statue sur pièces, à moins que les parties ou l’une d’entre elles ne désirent être entendues.
4. A la demande des parties, de l’une d’entre elles, ou d’office, le tribunal arbitral, en observant un délai convenable, invite les parties à comparaître devant lui au jour et au lieu qu’il fixe.
5. Si les parties ou l’une d’entre elles, quoique régulièrement convoquées, ne se présentent pas, le tribunal arbitral, après s’être assuré que la convocation est parvenue aux parties et que celles-ci ne justifient leur absence par aucune excuse valable, a le pouvoir de procéder néanmoins à l’accomplissement de sa mission.
La sentence est, en tous cas, réputée contradictoire.
6. Les audiences ne sont pas publiques. Sauf accord du tribunal arbitral et des parties, elles ne sont pas ouvertes aux personnes étrangères à la procédure.
7. Les parties comparaissent en personne, par représentant dûment mandaté ou par conseil.
8. Lorsque les parties forment des demandes nouvelles, qu’elles soient principales ou reconventionnelles, elles sont tenues de le faire par écrit. Le tribunal arbitral peut refuser de se saisir de ces demandes nouvelles, s’il estime que l’examen de celles-ci est de nature à retarder l’instruction ou le règlement de la demande initiale. Il peut également tenir compte de toutes autres circonstances pertinentes.

Article 19. – Confidentialité de la procédure arbitrale 
A moins qu’il n’en ait été convenu autrement par les parties ou sauf obligation légale de publicité, la procédure arbitrale est confidentielle.

Article 20. – Mesures provisoires et conservatoires 
1. Chacune des parties peut demander au tribunal arbitral dès sa nomination, pour autant que la provision pour frais d’arbitrage prévue à l’article 28 ait été payée, d’ordonner des mesures provisoires et conservatoires, y compris la constitution de garanties ou l’allocation d’une provision. Ces mesures font l’objet d’une ordonnance motivée ou, si le tribunal arbitral l’estime adéquat, d’une sentence.
2. Toutes mesures provisoires et conservatoires prises par l’autorité judiciaire concernant le litige doivent être portées sans délai à la connaissance du tribunal arbitral et du secrétariat.
LA SENTENCE ARBITRALE

Article 21. – Délai dans lequel la sentence doit être rendue 
1. Le tribunal arbitral doit rendre sa sentence dans un délai de vingt et un jours à compter de la réception par le secrétariat du dernier mémoire en réponse ou, lorsque la procédure écrite n’est pas suivie, de la dernière audition des parties par le tribunal arbitral.
2. Ce délai peut, à demande motivée du tribunal arbitral ou au besoin d’office, être prorogé par décision du secrétariat.

Article 22. – Etablissement de la sentence 
1. La sentence doit être motivée.
2. La sentence est réputée rendue au lieu de l’arbitrage et à la date qu’elle mentionne.

Article 23. – Sentence d’accord parties 
Si, après la remise du dossier au tribunal arbitral, les parties s’entendent pour mettre fin au litige, leur accord est constaté dans une sentence d’accord parties, si elles en font la demande et moyennant l’assentiment du tribunal arbitral.

Article 24. – Notification de la sentence aux parties – Dépôt de la sentence 
1. La sentence rendue, le tribunal arbitral la transmet au secrétariat en autant d’exemplaires originaux qu’il y a de parties et un exemplaire original supplémentaire pour le secrétariat.
2. Pour autant que les frais d’arbitrage aient été intégralement réglés, le secrétariat notifie à chaque partie, par courrier recommandé ou par coursier contre reçu, un exemplaire original de la sentence signé par l’arbitre et par courrier électronique, une copie de celle-ci. La date d’expédition par courrier recommandé ou par coursier contre reçu fait foi.
3. Lorsque le lieu de l’arbitrage est situé en Belgique, la sentence n’est déposée au greffe du tribunal de première instance du lieu de l’arbitrage que si l’une des parties en fait la demande au secrétariat dans le délai de trois mois à dater de sa notification.

Article 25. – Caractère définitif et exécutoire de la sentence 
1. La sentence est définitive et rendue en dernier ressort. Les parties s’engagent à l’exécuter sans délai.
2. Par la soumission de leur litige à l’arbitrage du CEPANI et hormis l’hypothèse où une renonciation expresse est requise par la loi, les parties renoncent à toutes voies de recours auxquelles elles peuvent valablement renoncer.

Article 26. – Correction et interprétation de la sentence – Renvoi de la sentence 
1. L’arbitre peut dans le mois de la notification de la sentence aux parties, rectifier d’office toute erreur matérielle, toute erreur de calcul ou typographique ou toute erreur de même nature dans le texte de la sentence.
2. Une partie peut adresser au secrétariat une demande de rectification d’une erreur visée au paragraphe 1 dans le mois de la notification de la sentence. Cette demande doit être adressée en autant d’exemplaires que prévu à l’article 4, paragraphe 1.
3. Une partie peut adresser au secrétariat une demande d’interprétation d’un point ou passage précis de la sentence dans le mois de la notification de la sentence.
Cette demande doit être adressée en autant d’exemplaires que prévu à l’article 4, paragraphe 1.
4. Après réception d’une demande visée aux paragraphes 2 et 3, l’ar-bitre accorde à l’autre partie un court délai n’excédant pas un mois à compter de la demande pour lui soumettre tout commentaire.
5. La décision de corriger ou d’interpréter la sentence est rendue sous la forme d’un addendum qui fait partie intégrante de la sentence. Les dispositions des articles 21,22 et 24 s’appliquent mutatis mutandis.
6. Lorsqu’une juridiction renvoie une sentence au tribunal arbitral, les dispositions des articles 21, 22, 24 et du présent article 26 s’appliquent mutatis mutandis à tout addendum ou toute sentence rendus conformément à la décision de renvoi. Le CEPANI peut prendre toutes mesures nécessaires pour permettre à l’arbitre de se conformer à la décision de renvoi et peut fixer une provision destinée à couvrir tous honoraires et frais supplémentaires du tribunal arbitral et tous frais administratifs supplémentaires du CEPANI.
LES FRAIS D’ARBITRAGE

Article 27. – Nature et montant des frais d’arbitrage – Frais des parties 
1. Les frais d’arbitrage comprennent les honoraires et frais des arbitres ainsi que les frais administratifs du CEPANI. Ceux-ci sont déterminés par le secrétariat en fonction du montant total des demandes principales et reconventionnelles, conformément au barème pour frais d’arbitrage en vigueur au moment de la date du début de l’arbitrage.
2. Les frais des parties comprennent notamment les frais exposés par elles pour leur défense et ceux liés à l’administration de la preuve à l’aide d’experts et de témoins. Ils font l’objet d’une recommandation reprise à l’annexe II.
3. Si des circonstances exceptionnelles le rendent nécessaire le secrétariat peut fixer les frais d’arbitrage à un montant supérieur ou inférieur à celui résultant de l’application du barème pour frais d’arbitrage.
4. Si au cours de la procédure le montant total des demandes prin­cipale et reconventionnelle dépasse €25.000,00, le secrétariat peut augmenter les frais d’arbitrage en fonction du barème pour frais d’arbitrage.52

Article 28. – Provision pour les frais d’arbitrage 
1. Les frais d’arbitrage déterminés conformément à l’article 27, paragraphe 1 font l’objet d’un versement provisionnel pour frais d’arbitrage au CEPANI avant la remise du dossier par le secrétariat au tribunal arbitral.
2. La révision éventuelle des frais d’arbitrage en cours de procédure donne lieu, à ce moment, à la constitution d’une provision complémentaire.
3. La provision, de même que la provision complémentaire, sont dues par parts égales par le demandeur et le défendeur. Néanmoins, une partie peut payer l’intégralité de la provision si l’autre partie ne verse pas la part qui lui incombe.
4. Au cas où une demande reconventionnelle est formulée, le secrétariat peut, à la demande des parties, ou d’une d’elles, ou au besoin d’office, fixer des provisions distinctes pour la demande principale et la demande reconventionnelle.
Lorsque des provisions distinctes sont fixées chaque partie doit verser la provision correspondant à sa demande, principale ou reconventionnelle. Le tribunal arbitral ne connaît que des demandes pour lesquelles la provision est versée.
5. Lorsqu’une demande de provision complémentaire n’est pas satisfaite, le secrétariat peut, après consultation du tribunal arbitral, l’inviter à suspendre ses activités et fixer un délai qui ne saurait être inférieur à quinze jours, à l’expiration duquel la demande principale ou reconventionnelle à laquelle correspond cette provision complémentaire est considérée comme retirée. Un tel retrait ne prive pas la partie concernée du droit de réintroduire ultérieurement la même demande ou demande reconventionnelle dans le cadre d’une autre procédure.

Article 29. – Décision sur les frais d’arbitrage et les frais des parties 
1. Le montant final des frais d’arbitrage est fixé définitivement par le secrétariat.
2. La sentence finale décide à quelle partie incombe la charge finale des frais d’arbitrage tels qu’arrêtés définitivement par le secrétariat ou dans quelle proportion ils sont partagés entre les parties.
3. La sentence finale peut également décider à quelle partie incombe la charge finale des frais des parties ou dans quelle proportion ils sont partagés entre elles.
Le cas échéant, la sentence constate l’accord des parties sur la répartition des frais d’arbitrage et des frais des parties.
DISPOSITIONS FINALES

Article 30. – Limitation de responsabilité 
1. Pour tout acte ou omission relatifs à son activité juridictionnelle, l’arbitre n’encourt aucune responsabilité, sauf en cas de dol.
2. Pour tout autre acte ou omission dans le cadre d’une procédure arbitrale, l’arbitre, le CEPANI, ses membres et son personnel n’encourent aucune responsabilité, sauf en cas de dol ou de faute lourde.

Article 31. – Disposition supplétive 
Sauf si les parties en sont convenues autrement, pour tout ce qui n’est pas expressément visé par le règlement, le tribunal arbitral et les parties agissent en s’inspirant de celui-ci et en faisant tout effort raisonnable pour que la sentence soit susceptible d’exécution.

ANNEXES :

Annexe I : Barèmes pour l’arbitrage

Annexe II : Frais des parties

Annexe III : Règles de bonne conduite pour les procédures d’arbitrage à l’intervention du CEPANI

Annexe IV : Dispositions du code judiciaire belge relatives à l’arbitrage

 

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Texte en vigueur à compter du 1 janvier 2018

Les dispositions légales auxquelles il est fait référence, sont celles en vigueur au jour de la prise d’effet du présent règlement.

 

CLAUSE TYPE DE MÉDIATION

“Les parties s’engagent à faire application du règlementde médiation du CEPANI pour tous différends découlant du présent contrat ou en relation avec celui-ci.”

Cette clause peut être complétée par les dispositions suivantes :

“Le siège de la médiation sera [      ]”. “La langue de la médiation sera le [              ]”.

“Si la médiation n’aboutit pas à un accord, le différend sera définitivement tranché suivant le règlement d’arbitrage du CEPANI par un ou plusieurs arbitres nommés conformémentà ce règlement. La langue de l’arbitrage sera le [       ]. Le siège de l’arbitrage sera [                    ]”.

INTRODUCTION

Le présent règlement s’applique lorsqu’une ou plusieurs parties souhaitent recourir à la médiation organisée par le CEPANI pour régler un différend.

Il n’est pas requis qu’une convention de médiation ait été conclue préalablement au litige, ni qu’une clause de médiation ait été insérée préalablement dans un contrat qui lie les parties et au sujet duquel le différend est né.

Le présent règlement s’applique également aux différends nés dans le cadre de contrats faisant référence au Règlement du CEPANI relatif à la médiation pour le secteur des technologies de l’information et de la communication, qui est abrogé et remplacé par le présent règlement.

La médiation est une méthode de résolution des conflits, par laquelle les parties demandent le concours d’une tierce personne (le médiateur) pour rechercher une solution amiable à un litige découlant d’un rapport juridique, de quelque nature qu’il soit.

Si la nature du différend exige une complémentarité de spécialisations (p.ex. juridique et technique), plusieurs médiateurs peuvent être nommés. Dans ce cas, le terme « médiateur » doit être compris comme visant plusieurs médiateurs.

S’il existe plus de deux parties au litige, le terme « partie requérante » et le cas échéant, celui de « l’autre partie » doivent être compris comme visant plusieurs parties.

Article 1. – Demande de médiation unilatérale ou conjointe

1.1 La partie qui désire recourir à la médiation en adresse la demande au secrétariat du CEPANI, soit en personne, soit par l’intermédiaire de son représentant ou son conseil. La demande et ses annexes doivent être introduites par voie électronique et en une copie papier. Dans les deux cas, la demande doit être signée par la partie demanderesse, ou par son représentant ou conseil.

Dès réception de la demande unilatérale, le secrétariat du CEPANI adresse une copie de la demande et de ses annexes par courrier électronique à la ou aux autres parties concernées.

Si aucune adresse électronique n’est connue pour la ou les autres parties concernées, la demande unilatérale et ses annexes doivent être introduites en nombre suffisant de copies papier signées de sorte à pouvoir en communiquer une à chaque partie concernée, plus une pour le secrétariat.

1.2 La demande de médiation peut également être introduite conjointement par toutes les parties concernées par le différend.

La demande et ses annexes doivent être introduites par voie électronique et en une copie papier. La demande doit être signée par toutes les parties ou par leur représentant ou conseil.

1.3 La demande contient notamment les indications suivantes :

  1. le nom, l’adresse, le siège, les numéros de téléphone et de fax, une adresse e-mail valide et, le cas échéant, le numéro d’entreprise de la partie requérante, ainsi que l’identité de chaque représentant ou conseil habilité à intervenir pour celle-ci ;
  2. une méthode de communication électronique unique choisie pour l’échange des communications au cours de la médiation (en ce compris le nom de la personne de contact et adresses e-mail valides) ;
  3. en cas de demande conformément à l’article 1.1 : le nom de la ou des autres parties concernées, ainsi que toutes les informations dont la partie requérante dispose pour contacter celle(s)-ci ou leurs représentants ou conseils, par exemple l’adresse postale ou une adresse e-mail valide, les numéros de téléphone et de fax, le numéro d’entreprise, y compris des informations recueillies lors de contacts précédents ;
  4. un bref exposé du différend ;
  5. la preuve du paiement des frais d’enregistrement comme déterminé à l’article 4 de l’annexe I.A de ce règlement.

 

En cas de demande unilatérale telle que mentionnée à l’article 1.1. du règlement, la partie qui a introduit la demande veillera éventuellement, si celle-ci porte sur la réclamation d’un droit, à respecter les formalités prévues à l’article 1730 du Code judiciaire afin que la proposition de recourir à la médiation suspende le cours de la prescription et ait les effets d’une mise en demeure.

En cas de demande conjointe telle que mentionnée à l’article 1.2. du présent règlement, les parties acceptent que, si leur demande conjointe porte sur la réclamation d’un droit, celle-ci suspende le cours de la prescription de l’action attachée à ce droit pendant un mois et qu’elle ait les effets d’une mise en demeure.

Article 2.- Réponse à la demande de médiation

Dans les deux semaines suivant l’envoi de la demande visée à l’article 1.1, l’autre partie indique au secrétariat du CEPANI si elle souhaite participer à la médiation. Ce délai peut être prolongé avec l’accord des parties.

A défaut d’une réponse affirmative dans ce délai, la demande de médiation est considérée comme rejetée par cette autre partie.

Un désaccord sur les conditions fixées par la partie requérante est également considéré comme un refus de participer à la médiation, sauf si la partie requérante adhère par écrit aux conditions fixées par l’autre partie ou si les parties indiquent toutes deux au CEPANI les conditions sur lesquelles elles se sont mises d’accord.

Article 3.- Effets de la convention de médiation

Lorsque les parties sont convenues d’avoir recours à la médiation conformément au règlement du CEPANI, elles se soumettent par là même au règlement, en ce compris à ses annexes, tel qu’en vigueur à la date de réception par le secrétariat du CEPANI de la demande de médiation.

Article 4.- Nomination du (des) médiateur(s)

4.1 Le comité de désignation ou le président du CEPANI nomme un médiateur dans un délai de deux semaines après la réception de la réponse affirmative visée à l’article 2. Il tient compte notamment de la disponibilité, des qualifications et de l’aptitude du (des) médiateur(s) à conduire la médiation conformément au présent règlement.

Les parties peuvent également proposer de commun accord le nom d’un médiateur au comité de désignation ou du président du CEPANI.

4.2 Lorsqu’il communique l’identité du médiateur, le secrétariat du CEPANI communique simultanément aux parties :

  • les frais administratifs du CEPANI ;
  • le montant de la provision pour frais de médiation ;
  • les conditions de paiement ;
  • la date et le lieu de la médiation.

 

4.3 Le secrétariat du CEPANI transmet le dossier au médiateur après sa désignation et après le paiement intégral de la provision initiale pour frais de médiation.

4.4 Si plusieurs médiateurs sont désignés, ils forment un collège.

Article 5.- Indépendance du médiateur

Le médiateur doit être indépendant. Avant sa désignation, le médiateur signe une déclaration d’acceptation, de disponibilité et d’indépendance et s’engage à respecter les règles de bonne conduite reprises à l’annexe II.

Le médiateur signale par écrit au secrétariat les faits ou circonstances qui pourraient être de nature à mettre en cause son indépendance dans l’esprit des parties. Le secrétariat communique cette information par écrit aux parties et leur fixe un délai pour faire connaître leurs observations éventuelles.

S’il survient ensuite un fait quelconque de nature à susciter le doute quant à l’indépendance du médiateur, ce dernier et/ou les parties le signale(nt)

Immédiatement au secrétariat du CEPANI. Dans ce cas, si les parties ou l’une d’elles le demandent, le CEPANI est compétent pour, le cas échéant, remplacer le médiateur.

Article 6.- Protocole de médiation

Le médiateur mène la médiation, conformément au présent règlement et de la manière qu’il/elle juge appropriée.

Avant d’entamer celle-ci, il/elle conclut avec les parties un protocole de médiation conforme au prescrit de l’article 1731 du Code Judiciaire, dans lequel il mentionne notamment :

  • le tarif ou la manière de déterminer les honoraires du médiateur ;
  • la clef de répartition entre les parties des frais de la médiation et le montant de la provision visant à couvrir ces frais telle que fixée conformément à l’article 12 de ce règlement ;
  • s’il y en a, la ou les méthode(s) de communication convenues entre les parties et le médiateur.

 

Un exemplaire du protocole de médiation dûment signé par le médiateur et par les parties ou par leurs représentants ou conseils, est transmis au secrétariat du CEPANI.

Article 7.- Compétences du médiateur

7.1 Le médiateur veille au bon déroulement de la médiation. Il/elle crée un climat propice à la résolution du litige par les parties elles-mêmes.

7.2 Le médiateur veille à ce que les parties soient toujours traitées de manière équilibrée.

7.3 Si dans le cadre de la médiation les participants conviennent qu’il serait utile que le médiateur prenne connaissance des pièces ou de certaines pièces du dossier, ou s’il/elle le juge lui-même utile, celles-ci lui seront communiquées accompagnées de leur inventaire. Cette communication pourra éventuellement ne pas être faite à l’autre ou aux autres parties.

7.4 Le médiateur n’est pas investi du pouvoir d’imposer une solution aux parties.

7.5 Si rien d’autre n’est prévu avant ou au cours du déroulement de la médiation, l’approche du médiateur sera essentiellement de faciliter la recherche d’un accord entre les parties. À la demande de celles-ci, le

médiateur peut toutefois, pour autant qu’il/elle le juge lui-même opportun en se laissant guider exclusivement par l’efficacité du processus, émettre des avis et formuler des opinions à propos de la position des parties, tant en droit qu’en fait. Ni les parties ni le médiateur ne seront toutefois liés par ces avis, qui ne peuvent être compris que comme étant destinés à fournir aux parties un éclairage donné par un tiers neutre et indépendant dans le but de les aider dans leur recherche d’une solution au différend qui les sépare.

7.6 Dans le cadre et pour les besoins de sa mission, le médiateur peut, en accord avec les parties, entendre des tiers si ceux-ci l’acceptent ou, lorsque cela paraît opportun dans la recherche d’une solution, faire appel à un spécialiste dans un ou plusieurs domaines particuliers afin d’aider les parties.

7.7 Le médiateur peut, après avoir consulté les parties, tenir des réunions en tout endroit qu’il/elle estime opportun.

Article 8.- Remplacement du médiateur

8.1 Il y a lieu à remplacement du médiateur en cas de décès, d’empêchement, de démission ou à la demande de toutes les parties.

8.2 Le médiateur est également remplacé si le comité de désignation ou le président constate que le médiateur est empêché d’accomplir sa mission pour une raison de droit ou de fait, ou qu’il/elle ne remplit pas ses fonctions conformément aux dispositions du présent règlement ou dans les délais impartis.

Article 9.- Obligation de secret du médiateur, des parties, de leurs représentants et de leurs conseils

Le médiateur, les parties, leurs représentants, leurs conseils, ainsi que les experts ou tiers auxquels il serait fait appel, sont tenus au secret conformément à l’article 1728 du Code Judiciaire.

Sauf accord du médiateur et des parties, les réunions tenues dans le cadre de la médiation ne sont pas ouvertes aux personnes étrangères à la médiation. Toutefois, de l’accord de toutes les parties, d’autres parties peuvent se joindre à la médiation.

Les parties participent en personne, le cas échéant par ou plusieurs représentants, assistées ou non par un conseil. Leurs représentants doivent disposer à la fois d’une bonne connaissance du différend et du pouvoir de décision nécessaire pour y mettre un terme.

Article 10.- Confidentialité des communications

Toute communication faite entre les parties et/ou au médiateur dès la désignation de celui-ci par le CEPANI ou par celui-ci pour les besoins de la médiation, est confidentielle. Les parties s’interdisent d’en faire état de quelque manière que ce soit en dehors du cadre de la médiation. Sauf accord contraire des parties, ceci ne s’applique toutefois pas au protocole de médiation, ni à la notification de la fin de la médiation telle que prévue à l’article 11 ci-après, ni à l’accord qui serait conclu entre les parties à l’issue de la médiation.

Les documents préexistants ou obtenus par une partie en dehors du cadre de la médiation et qui sont communiqués dans le cadre et pour les besoins de celle-ci entre les parties, au médiateur ou par le médiateur aux parties ou à l’une d’elles ne sont pas couverts par cette règle de confidentialité.

Ils pourront, le cas échéant, être utilisés par les parties ultérieurement à d’autres fins que celles de la médiation, à moins qu’ils aient été communiqués spécifiquement sous couvert de la confidentialité qui se rattache à la médiation. Toutefois, sauf accord de toutes les parties à la médiation, celles-ci s’interdisent de faire état de quelque manière que ce soit du fait que la communication de ces documents s’est faite dans le cadre de la médiation.

Article 11. – Accord / pas d’accord et fin de la médiation Accord / désaccord

11.1 Lorsque la médiation aboutit à un accord entre les parties, celui-ci fait l’objet d’un écrit, daté et signé par les parties et, à la demande des parties, par le médiateur. Cet acte contient les engagements précis pris par chacune des parties et la répartition des frais de médiation si celle-ci diffère de ce qui a été prévu dans le protocole de médiation.

Le médiateur envoie un exemplaire original de cet accord au CEPANI.

11.2 Si aucun accord n’est trouvé, ou si le médiateur estime qu’il n’y a pas lieu de poursuivre la médiation, il/elle en fait part au secrétariat du CEPANI et aux parties.

Fin de la médiation

11.3 Lorsque la médiation aboutit à un accord, elle prend fin par la communication au secrétariat du CEPANI de cet accord, signé par les parties et, le cas échéant, par le médiateur. Les parties peuvent toutefois convenir, en l’indiquant dans cet accord, que la médiation ne prendra fin qu’ultérieurement, par exemple pour permettre au médiateur de rester en fonction le temps de l’exécution de cet accord.

11.4 Chaque partie peut à tout moment refuser de poursuivre la médiation. Lorsque la médiation n’aboutit pas à un accord, les parties et le médiateur le constatent et ce dernier ou l’une des parties en informent le secrétariat du CEPANI, avec copie de sa communication aux parties.

11.5 En cas d’échec de la médiation, le médiateur s’interdit de remplir les fonctions d’arbitre, de représentant ou de conseil d’une partie dans une procédure arbitrale ou judiciaire relative au litige ayant fait l’objet d’une procédure de médiation, sauf convention contraire des parties.

Article 12.- Frais de médiation

12.1 Les frais de médiation comprennent les honoraires et frais du médiateur ainsi que les frais administratifs du CEPANI, de même que tous frais liés à la médiation sur lesquels les parties ont marqué leur accord. Les frais de médiation font l’objet du versement d’une provision pour frais de médiation au CEPANI avant la nomination du médiateur par le comité de désignation ou le président. Cette provision est déterminée par le secrétariat en fonction du montant total des demandes principales et reconventionnelles, conformément au barème pour frais de médiation en vigueur au moment de la date du début de la médiation.

12.2 Les autres frais ou dépens liés à la médiation, tels que les dépenses engagées par une partie, ne sont pas compris dans les frais de médiation et sont à la charge de la partie qui les a exposés, sauf accord contraire des parties, qui devra être consigné par écrit.

12.3 Si le CEPANI décide en cours de médiation, après concertation avec le médiateur, que le montant de la provision initiale doit être adapté, il est demandé aux parties de procéder au paiement d’une provision complémentaire.

Sauf accord contraire des parties, la provision initiale, de même que la ou les provision(s) complémentaire(s), sont dues en parts égales par les parties.

Lorsqu’une demande de provision complémentaire n’est pas satisfaite, le secrétariat du CEPANI peut, après concertation avec le médiateur, l’inviter à suspendre ses activités jusqu’à la réception du paiement.

12.4 A la fin de la procédure de médiation, la provision reçue par le CEPANI est portée en déduction des frais de médiation. Le solde éventuel est restitué aux parties, conformément à leur accord.

 

DISPOSITIONS FINALES

Article 13. – Limitation de responsabilité

Le médiateur, le CEPANI, ses membres et son personnel n’encourent aucune responsabilité pour tout acte ou omission dans le cadre d’une médiation, sauf en cas de dol ou de faute lourde.

ANNEXES

ANNEXE I : Barème pour la médiation

ANNEXE II : Règles de bonne conduite pour les procédures à l’intervention du CEPANI

ANNEXE  III: Frais des Parties

ANNEXE IV: Dispositions du Code judiciaire belge relatives a la mediation (Telles qu’amendées par la loi du 18 juin 2018)

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Les parties qui souhaitent faire référence au règlement de mini-trial du CEPANI sont invitées à insérer dans leurs contrats la clause type suivante :

“Les parties s’engagent à faire application, pour tous différends découlant du présent contrat ou en relation avec celui-ci, du règlementde mini-trial du CEPANI.”

Cette clause peut être complétée par les dispositions suivantes :

“Le siège du mini-trial sera [    ]”.

“La langue du mini-trial sera le [   ]”.

“En cas d’échec de la procédure de mini-trial, le différend sera définitivement tranché suivant le règlement d’arbitrage du CEPANI par un ou plusieurs arbitres nommés conformémentà ce règlement”.

DISPOSITIONS   PRELIMINAIRES

Article 1. – Centre belge d’arbitrage et de médiation

Le Centre belge d’arbitrage et de médiation (“CEPANI”) est une institution indépendante qui administre les procédures de mini-trial conformément à son règlement. Il ne tranche pas les litiges et n’exerce pas les fonctions de président du comité de mini-trial.

GENERALITÉS

Article 2. Champ d’application

Une convention de mini-trial peut faire l’objet d’une clause dans un contrat ou peut être conclue après la naissance du litige.

INTRODUCTION DE LA PROCEDURE

Article 3. Demande de mini-trial

1. La partie qui désire recourir au mini-trial du CEPANI en adresse la demande au secrétariat.

La demande de mini-trial contient notamment les indications suivantes :

  1. les nom, prénom, dénomination complète, qualité, adresse, numéro de téléphone et de fax, une adresse e-mail valide et, le cas échéant, le numéro de TVA de chacune des parties ;
  2. un exposé succinct de la nature et des circonstances du litige à l’origine de la demande ;
  3. l’objet de la demande, un résumé des moyens invoqués et, si possible, une estimation des montants réclamés ;
  4. les nom, prénom, qualité, adresse et adresse e-mail valide, numéro de téléphone et de fax de l’assesseur désigné par le demandeur pour faire partie du comité de mini-trial ;
  5. des indications relatives au lieu et à la langue du mini-trial ainsi qu’aux règles de droit applicables.

La demande doit être accompagnée de la copie des conventions intervenues, et en tout cas de la convention de mini-trial, du mandat général ou spécial de l’assesseur désigné, de la correspondance échangée entre parties et de toutes autres pièces utiles.

La demande de mini-trial et ses annexes doivent être introduites par voie électronique et en une copie papier.

2. Le demandeur joint, en outre, à la demande de mini-trial la preuve de la notification de la demande et de ses annexes au défendeur.

3. Le mini-trial est considéré comme ayant commencé le jour de la réception par le secrétariat de la demande de mini-trial et de ses annexes et du paiement des frais d’enregistrement comme déterminé à l’article 4 de l’annexe I.B. Le secrétariat confirme la date du début du mini-trial aux parties.

Article 4. Réponse à la demande de mini-trial – demande reconventionnelle

1. Dans le délai de vingt et un jours à compter de la date du début de la procédure de mini-trial, le défendeur transmet au secrétariat sa réponse à la demande de mini-trial.

La réponse contient notamment les indications suivantes :

  1. les nom, prénom, dénomination complète, qualité, adresse, numéro de téléphone et de fax, une adresse e-mail valide et, le cas échéant, le numéro de TVA du défendeur ;
  2. ses commentaires sur la nature et les circonstances du litige à l’origine de la demande ;
  3. son point de vue sur les chefs de demande, ses éventuelles propositions et ses propres revendications ;
  4. les nom, prénom, qualité, adresse et adresse e-mail valide, numéro de téléphone et de fax, de l’assesseur désigné par le défendeur pour siéger au comité de mini-trial ;
  5. des indications relatives au lieu et à la langue du mini-trial ainsi qu’aux règles de droit applicables.

La réponse comprend le mandat général et spécial conféré à l’assesseur qu’il désigne et toutes pièces utiles.

La réponse et ses annexes doivent être transmises par voie électronique et une copie papier.

2. Le défendeur joint, en outre, à la réponse la preuve de la notification dans le même délai de vingt et un jours de la réponse et de ses annexes au demandeur.

3. Toute demande reconventionnelle formulée par un défendeur, doit l’être avec sa réponse à la demande de mini-trial et contient notamment :

  1. un exposé de la nature et des circonstances du litige à l’origine de la demande reconventionnelle ;
  2. l’objet de la demande reconventionnelle et, dans la mesure du possible, une estimation des montants réclamés.

4. A la demande motivée du défendeur ou au besoin d’office, le secrétariat peut proroger le délai fixé au paragraphe 1.

Article 5. Absence prima facie de convention de mini-trial

A défaut prima facie de convention de mini-trial, celui-ci ne peut avoir lieu si le défendeur ne répond pas dans le délai de vingt et un jours visé à l’article 4, ou s’il décline le mini-trial à l’intervention du CEPANI.

Article 6. Effets de la convention de mini-trial

1. Lorsque les parties sont convenues d’avoir recours au mini-trial conformément au règlement du CEPANI, elles se soumettent par là même au règlement, en ce compris à ses annexes, en vigueur à la date du début de la procédure de mini-trial, à moins qu’elles ne soient convenues expressément de se soumettre au règlement en vigueur à la date de la convention de mini-trial.

2. Sauf si les parties en conviennent autrement, la procédure se déroule conformément aux dispositions du présent règlement.

3. Le président du comité de mini-trial peut, s’il l’estime nécessaire et après avoir consulté ses assesseurs, déroger à la procédure fixée dans le présent règlement.

Article 7. Notifications ou communications écrites et délais

1. La demande de mini-trial, la réponse à la demande de mini-trial, les mémoires et conclusions et la nomination du comité de mini-trial, peuvent s’effectuer valablement si la notification ou communication est faite par courrier électronique à une adresse e-mail valide, l’expéditeur ayant dans ces cas la charge de la preuve de l’envoi. Si aucune adresse e-mail n’est connue pour une partie, la notification ou communication peut s’effectuer valablement par coursier contre reçu, par lettre recommandée ou par fax.

2. Si une des parties est représentée par un conseil, toutes les notifications ou communications sont faites à ce dernier, à moins que cette partie demande qu’il en soit autrement.

Les notifications ou communications sont valablement effectuées à la dernière adresse de la partie qui en est le destinataire, telle qu’elle a été communiquée par celle-ci ou par l’autre partie, le cas échéant.

3. La notification ou la communication est considérée comme faite quand elle est reçue ou aurait dû être reçue, si elle est valablement effectuée conformément au paragraphe 1, soit par la partie elle-même, soit par son représentant, soit par son conseil.

4. Les délais fixés dans le présent règlement commencent à courir le jour suivant celui où la notification ou la communication est considérée comme faite selon le paragraphe précédent. Si le dernier jour du délai imparti est férié ou non ouvrable dans le pays où la notification ou la communication doit être faite, le délai expire à la fin du premier jour ouvrable suivant.

Une notification ou communication faite conformément au paragraphe 1 du présent article avant l’expiration du délai accordé ou le jour de l’expiration du délai accordé, est considérée comme effectuée à temps.

Article 8. Procédures judiciaires ou arbitrales

1. Les parties s’engagent à ne pas entamer ou poursuivre de procédure judiciaire ou arbitrale, sauf à titre conservatoire, pendant la durée de la procédure de mini-trial concernant le litige qui y est soumis en tout ou en partie.

2. Nonobstant le premier paragraphe de cet article, les parties peuvent demander au juge ou à l’arbitre d’ordonner des mesures conservatoires ou provisoires. Elles ne renoncent pas de ce fait au mini-trial.

LE COMITE DE MINI-TRIAL

Article 9. Dispositions générales

1. Seules des personnes qui sont indépendantes à l’égard des parties et de leurs conseils et qui respectent les règles de bonne conduite des procédures à l’intervention du CEPANI, peuvent intervenir en qualité de président du comité de mini-trial dans un mini-trial à l’intervention du CEPANI.

2. Le comité de désignation ou le président nomme le président du comité de mini-trial. Les parties peuvent également le désigner de commun accord, sous réserve de l’agrément du comité de désignation ou du président.

3. Avant sa nomination ou son agrément, le président du comité de mini- trial pressenti signe une déclaration d’acceptation, de disponibilité et d’indépendance. Il/elle signale par écrit au secrétariat les faits ou circonstances qui pourraient être de nature à mettre en cause son indépendance dans l’esprit des parties. Le secrétariat communique ces informations par écrit aux parties et leur fixe un délai pour faire connaître leurs observations éventuelles.

4. Le président du comité de mini-trial fait connaître immédiatement par écrit au secrétariat et aux parties les faits ou circonstances de même nature que ceux mentionnés sous le paragraphe 2 du présent article, qui surviendraient pendant le mini-trial.

5. Le comité de désignation ou le président statue sans recours sur la nomination, l’agrément ou le remplacement d’un président du comité de mini-trial. Ces motifs de sa décision ne sont pas communiqués.

6. En acceptant sa mission, le président du comité de mini-trial s’engage à l’accomplir jusqu’à son terme conformément au présent règlement.

7. Sauf convention contraire des parties, le président du comité de mini- trial s’interdit de remplir les fonctions d’arbitre, de représentant ou de conseil d’une partie dans une procédure arbitrale ou judiciaire relative au litige ayant fait l’objet d’une procédure de mini-trial.

Article 10. Composition et tâche du comité de mini-trial

1. Le comité de mini-trial comprend le président du comité de mini-trial et deux assesseurs qui peuvent engager chacun la partie qui l’a désigné et ce, en vertu d’un mandat général ou spécial.

2. Si plus de deux parties sont impliquées dans le mini-trial, chaque partie désigne, sauf stipulation contraire, un assesseur pour faire partie du comité de mini-trial.

3. Le comité de désignation ou le président nomme ou agrée le président du comité de mini-trial après le paiement par les parties ou par l’une d’entre elles de la provision pour frais de mini-trial, prévue à l’article 21. Il tient compte notamment de la disponibilité, des qualifications et de l’aptitude du président du comité de mini-trial à conduire le mini-trial conformément au présent règlement.

4. Le président du comité de mini-trial a pour mission, d’aider les parties à parvenir à un accord mettant fin au litige. Cet accord, il tente de le réaliser par le biais d’une concertation avec ses assesseurs.

5. L’assesseur est le responsable de haut niveau, désigné par chacune des parties, ayant au nom et pour compte de celles-ci pour mission de tenter de parvenir à un accord concernant le différend et ce, sous la direction du président du comité de mini-trial. Ce responsable peut être le chef d’entreprise lui-même ou un cadre supérieur, mais il peut également s’agir d’un tiers tel qu’un avocat ou tout autre personne de confiance auquel la partie donne pouvoir de l’engager.

Article 11. Remplacement du président du comité de mini-trial

1. Il y a lieu à remplacement du président du comité de mini-trial en cas de décès, de récusation, d’empêchement, de démission ou de demande de toutes les parties.

2. Il y a également lieu à remplacement du président du comité de mini-trial à l’initiative du comité de désignation ou du président, lorsque celui-ci constate que le président du comité de mini-trial est empêché pour une raison de droit ou de fait d’accomplir sa mission, ou qu’il ne remplit pas ses fonctions conformément au présent règlement ou dans les délais impartis.

Dans ce cas, le comité de désignation ou le président se prononce après que le président du comité de mini-trial et les parties aient été invités à présenter leurs observations par écrit au secrétariat, dans le délai fixé par celui-ci. Ces observations sont communiquées aux parties et au comité de mini-trial.

LA PROCEDURE DE MINI-TRIAL

Article 12. Remise du dossier au comité de mini-trial

Le secrétariat transmet le dossier au comité de mini-trial, après sa nomination, lorsque la provision pour frais de mini-trial prévue à l’article 21 est intégralement payée.

Article 13. Langue du mini-trial

1. La langue du mini trial est déterminée de commun accord par les parties. A défaut d’accord, le président du comité de mini-trial, après consultation de ses assesseurs, fixe la ou les langues du mini-trial en tenant compte des circonstances et notamment de la langue du contrat.

2. Le président du comité de mini-trial, après consultation de ses assesseurs, décide à qui et dans quelle proportion incombe la charge des éventuels frais de traduction.

Article 14. Lieu du mini-trial

1. Le comité de désignation ou le président fixe le lieu du mini-trial, à moins que les parties en soient convenues.

2. A moins qu’il en ait été convenu autrement par les parties et après les avoir consultées, le comité de mini-trial peut tenir des audiences et réunions en tout autre endroit qu’il estime opportun.

3. Le comité de mini-trial peut délibérer en tout endroit qu’il estime opportun.

Article 15. Instruction de la cause

1. Après avoir consulté ses assesseurs, le président du comité de mini-trial peut demander aux parties de produire des explications et pièces complémentaires.

2. Le président du comité de mini-trial fixe, après avoir consulté ses assesseurs, le jour, l’heure et le lieu d’une réunion en présence des parties.

3. Le président du comité de mini-trial préside la réunion et donne aux parties la possibilité d’exposer leur position.

4. Les audiences ne sont pas publiques. Sauf accord du comité de mini- trial et des parties, elles ne sont pas ouvertes aux personnes étrangères à la procédure.

5. Les parties comparaissent en personne, par représentant dûment mandaté ou conseil.

6. Après la réunion, le président du comité de mini-trial se concerte avec ses assesseurs en vue de dégager un accord. Le président du comité de mini-trial dispose à cet égard de la compétence la plus large pour entreprendre ce qui, selon lui, devrait raisonnablement permettre d’aboutir à un accord. A cette fin, il/elle peut notamment se concerter avec chacun des assesseurs séparément.

Article 16. Confidentialité de la procédure de mini-trial

A moins qu’il en ait été convenu autrement par les parties ou sauf obligation légale de publicité, la procédure de mini-trial est confidentielle.

Article 17. Confidentialité des communications

Toute communication faite entre les parties et/ou au président du comité de mini-trial dès la désignation de celui-ci par le CEPANI ou par celui-ci pour les besoins du mini-trial, est confidentielle. Les parties s’interdisent d’en faire état de quelque manière que ce soit en dehors du cadre du mini- trial. Sauf accord contraire des parties, ceci ne s’applique toutefois pas à la notification de la fin du mini-trial telle que prévue à l’article 19 ci-après, ni à l’accord qui serait conclu entre les parties à l’issue du mini-trial.

Les documents préexistants ou obtenus par une partie en dehors du cadre du mini-trial et qui sont communiqués dans le cadre et pour les besoins de celui-ci entre les parties, au président du comité de mini-trial ou par le président du comité de mini-trial aux parties ou à l’une d’elles ne sont pas couverts par cette règle de confidentialité. Ils pourront, le cas échéant, être utilisés par les parties ultérieurement à d’autres fins que celles du mini-trial, à moins qu’ils aient été communiqués spécifiquement sous couvert de la confidentialité qui se rattache au mini-trial. Toutefois, sauf accord de toutes les parties au mini-trial, celles-ci s’interdisent de faire état de quelque manière que ce soit du fait que la communication de ces documents s’est faite dans le cadre du mini-trial.

L’ACCORD ET LA FIN DU MINI-TRIAL

Article 18. L’accord et le procès-verbal

1. Lorsque le mini-trial aboutit à un accord entre les parties, celui-ci fait l’objet d’un écrit, signé par les assesseurs au nom et pour compte des parties. Cet écrit contient les engagements précis pris par chacune des parties.

Ensuite, le président du comité de mini-trial dresse et signe avec les assesseurs au nom et pour compte des parties, un procès-verbal qui constate qu’un accord entre les parties est intervenu et il/elle en envoie une copie au secrétariat.

2. Si le mini-trial n’aboutit pas à un accord entre les parties, le président du comité de mini-trial consigne cette absence d’accord dans un procès- verbal qu’il signe et qu’il adresse au secrétariat.

Article 19. Fin du mini-trial

1. Lorsqu’un accord est intervenu, le mini-trial prend fin par la signature des assesseurs, au nom et pour compte des parties, et du président du comité de mini-trial du procès-verbal qui constate cet accord.

2. Lorsque le mini-trial n’aboutit pas à un accord, le mini-trial prend fin par la notification écrite par le président du comité de mini-trial du procès- verbal qui consigne cette absence d’accord au secrétariat.

3. Si l’une des parties, quoique régulièrement convoquée ne se présente pas, le mini-trial prend fin par la notification écrite par le président du comité de mini-trial de ce fait au secrétariat.

4. Chaque partie peut à tout moment refuser de poursuivre le mini-trial. Dans ce cas, le mini-trial prend fin par la notification écrite de ce refus au secrétariat et au président du comité de mini-trial, s’il est déjà nommé.

5. Le président du comité de mini-trial, après avoir consulté ses assesseurs, peut décider qu’il n’est plus justifié de continuer le mini-trial. Dans ce cas, le mini-trial prend fin par la notification écrite de ce fait par le président du comité de mini-trial au secrétariat.

LES FRAIS DE MINI-TRIAL

Article 20. Nature et montant des frais de mini-trial

1. Les frais de mini-trial comprennent les honoraires et frais du président du comité de mini-trial ainsi que les frais administratifs du CEPANI. Ceux-ci sont déterminés par le secrétariat en fonction du montant total des demandes, conformément au barème pour frais de mini-trial en vigueur au moment de la date du début de la procédure de mini-trial.

2. Les autres frais ou dépenses liés au mini-trial, tels que les frais de l’assesseur désigné par une partie ou les dépenses exposées par une partie pour sa défense et ceux liées à l’administration de la preuve à l’aide d’experts et de témoins ne sont pas compris dans les frais de mini-trial et sont à la charge de cette partie.

3. Si des circonstances exceptionnelles le rendent nécessaire, le secrétariat peut fixer les frais de mini-trial à un montant supérieur ou inférieur à celui qui résulterait de l’application du barème pour frais de mini-trial.

4. A défaut de quantification des demandes, totale ou partielle, le secrétariat arrête, d’après les éléments d’appréciation disponibles, le montant du litige sur lequel sont calculés les frais de mini-trial.

5. En cours de procédure le montant des frais de mini-trial peut être ajusté par le secrétariat s’il apparaît des circonstances de la cause ou de l’introduction de demandes nouvelles que l’importance du litige est plus grande que celle initialement retenue.

Article 21. Provision pour les frais de mini-trial

1. Les frais de mini-trial déterminés conformément à l’article 20, paragraphe 1 font l’objet d’un versement à titre de provision pour frais de mini-trial au CEPANI avant la nomination du président du comité de mini- trial par le comité de désignation ou le président.

2. L’ajustement éventuel des frais de mini-trial en cours de procédure donne lieu, à ce moment, à la constitution d’une provision complémentaire.

3. La provision, de même que la provision complémentaire, sont dues en parts égales par les parties. Néanmoins, une partie peut payer l’intégralité de la provision si l’autre partie ne verse pas la part qui lui incombe.

4. Le paiement de la provision peut s’effectuer au moyen d’une garantie bancaire à partir de € 50.000,00.

5. Lorsqu’une demande de provision complémentaire n’est pas satisfaite, le secrétariat peut, après consultation du comité de mini-trial, l’inviter à suspendre ses activités et fixer un délai qui ne saurait être inférieur à quinze jours, à l’expiration duquel la demande principale ou reconventionnelle à laquelle correspond cette provision complémentaire est considérée comme retirée. Un tel retrait ne prive pas la partie concernée du droit de réintroduire ultérieurement la même demande ou demande reconventionnelle dans le cadre d’une autre procédure.

Article 22. Décision sur les frais de mini-trial

1. Le montant final des frais de mini-trial est fixé définitivement par le secrétariat.

2. Sauf convention contraire, les parties paient les frais de mini-trial par parts égales.

3. Le procès-verbal qui constate qu’un accord est intervenu entre les parties mentionne les frais de mini-trial tels qu’arrêtés définitivement par le secrétariat et constate l’accord éventuel des parties sur la répartition des frais de mini-trial.

DISPOSITIONS FINALES

Article 23. Limitation de responsabilité

Le président du comité de mini-trial, le CEPANI, ses membres et son personnel n’encourent aucune responsabilité pour tout acte ou omission dans le cadre d’une procédure de mini-trial, sauf en cas de dol ou de faute lourde.

ANNEXE I : Barème pour le Mini-Trial

ANNEXE II : Règles de bonne conduite des procédures à l’intervention du CEPANI

ANNEXE III: Frais des Parties

Télécharger le Règlement 

CLAUSE TYPE D’EXPERTISE TECHNIQUE

Les parties qui souhaitent faire référence au règlement d’expertise technique du CEPANI sont invitées à insérer dans leurs contrats la clause type suivante :

“Les parties s‘engagent à faire application, pour tous différends découlant du présent contrat ou en relation avec celui-ci, du règlement d’expertise technique du CEPANI.”

Cette clause peut être complétée par les dispositions suivantes1 :

“Le siège de l’expertise sera [    ]”.

“La langue de la procédure sera le [    ]”.

“L’expertise sera effectuée par [un] ou [trois] experts”.

“Les constatations et conclusions de(s) l’expert(s) [ne] lient [pas] les parties”.

DISPOSITIONS   PRELIMINAIRES

Article 1. Centre belge d’arbitrage et de médiation

Le Centre belge d’arbitrage et de médiation (“CEPANI”) est une institution indépendante qui administre les procédures d’expertise technique conformément à son règlement. Il ne tranche pas les litiges et n’exerce pas les fonctions d’expert.

INTRODUCTION DE LA PROCEDURE

Article 2. Demande d’expertise technique

  1. La partie qui désire recourir à l’expertise technique du CEPANI en adresse la demande au secrétariat.

La demande d’expertise technique contient notamment les indications suivantes :

  1. a) les nom, prénom, dénomination complète, qualité, adresse, numéro de téléphone et de fax, une adresse e-mail valide et, le cas échéant, le numéro de TVA de chacune des parties ;
  2. b) un exposé succinct de la nature et des circonstances du litige à l’origine de la demande ;
  3. c) l’objet et la nature de l’expertise technique demandée ;
  4. d) des indications relatives au lieu et à la langue de l’expertise technique.

La demande doit être accompagnée de la copie des conventions intervenues, et en tout cas de la convention d’expertise technique et de toutes autres pièces utiles.

La demande d’expertise technique et ses annexes doivent être introduites par voie électronique et en une copie papier.

  1. Le demandeur joint, en outre, à la demande d’expertise technique la preuve de la notification de la demande et de ses annexes au défendeur.
  2. L’expertise technique est considérée comme ayant commencé le jour de la réception par le secrétariat de la demande d’expertise technique et de ses annexes et du paiement des frais d’enregistrement. Chaque demande d’expertise technique doit être accompagnée du versement d’une avance de € 750,00 HTVA sur les frais administratifs. Ce versement n’est pas récupérable et est porté au crédit du demandeur au titre de la part qui lui incombe de la provision pour frais d’expertise technique. Le secrétariat confirme la date du début de l’expertise technique aux parties.

Article 3. Réponse à la demande d’expertise technique

  1. Dans le délai de quinze jours à compter de la date du début de la procédure d’expertise technique, le défendeur transmet au secrétariat sa réponse à la demande d’expertise technique.

La réponse contient notamment les indications suivantes :

  1. a) le nom, prénom, dénomination complète, qualité, adresse, numéro de téléphone et de fax, une adresse e-mail valide et, le cas échéant, le numéro de TVA du défendeur ;
  2. b) ses commentaires sur la nature et les circonstances du litige à l’origine de la demande ;
  3. c) son point de vue sur la définition par le demandeur de la mission du ou des experts ;
  4. d) des indications relatives au lieu et à la langue de l’expertise technique.

La réponse et ses annexes doivent être transmises par voie électronique et en une copie papier.

  1. Le défendeur joint, en outre, à la réponse la preuve de la notification dans le même délai de quinze jours de la réponse et de ses annexes au demandeur.
  2. A la demande motivée du défendeur ou au besoin d’office, le secrétariat peut proroger le délai fixé au paragraphe 1.

Article 4. Absence prima facie de convention d’expertise technique

A défaut prima facie de convention d’expertise technique, celui-ci ne peut avoir lieu si le défendeur ne répond pas dans le délai de quinze jours prescrit visé à l’article 3, ou s’il décline l’expertise technique à l’intervention du CEPANI.

Article 5. Effets de la convention d’expertise technique

  1. Lorsque les parties sont convenues d’avoir recours à l’expertise technique conformément au règlement du CEPANI, elles se soumettent par là même au règlement, en ce compris à ses annexes, en vigueur à la date du début de la procédure d’expertise technique, à moins qu’elles ne soient convenues expressément de se soumettre au règlement en vigueur à la date de la convention d’expertise technique.
  2. Si nonobstant l’existence prima facie d’une convention d’expertise technique une des parties refuse ou s’abstient de se soumettre à l’expertise, celle-ci a néanmoins lieu.

Article 6. Notifications ou communications écrites et délais

  1. La demande d’expertise technique, la réponse à la demande d’expertise technique, les mémoires et conclusions, la nomination des experts peuvent, sous réserve de l’article 15, paragraphe 2, s’effectuer valablement si la notification ou communication est faite par courrier électronique à une adresse e-mail valide, l’expéditeur ayant dans ces cas la charge de la preuve de l’envoi. Si aucune adresse e-mail n’est connue pour une partie, la notification ou communication peut s’effectuer valablement par coursier contre reçu, par lettre recommandée ou par fax.
  2. Si une des parties est représentée par un conseil, toutes les notifications ou communications sont faites à ce dernier, à moins que cette partie demande qu’il en soit autrement.

Les notifications ou communications sont valablement effectuées à la dernière adresse de la partie qui en est le destinataire, telle qu’elle a été communiquée par celle-ci ou par l’autre partie, le cas échéant.

  1. La notification ou la communication est considérée comme faite quand elle est reçue ou aurait dû être reçue, si elle a été valablement effectuée conformément au paragraphe 1, soit par la partie elle-même, soit par son représentant, soit par son conseil.
  2. Les délais fixés dans le présent règlement commencent à courir le jour suivant celui où la notification ou la communication est considérée comme faite selon le paragraphe précédent. Si le dernier jour du délai imparti est férié ou non ouvrable dans le pays où la notification ou la communication doit être faite, le délai expire à la fin du premier jour ouvrable suivant.

Une notification ou communication faite conformément au paragraphe 1 du présent article avant l’expiration du délai accordé ou le jour de l’expiration du délai accordé, est considérée comme effectuée à temps.

L’EXPERT

Article 7. Dispositions générales

  1. Seules des personnes qui sont indépendantes à l’égard des parties et de leurs conseils et qui respectent les règles de bonne conduite des procédures à l’intervention du CEPANI, peuvent intervenir en qualité d’expert dans une expertise technique à l’intervention du CEPANI.
  2. Le comité de désignation ou le président nomme le ou les experts. Les parties peuvent également le désigner de commun accord, sous réserve de l’agrément du comité de désignation ou du président.
  3. Avant sa nomination ou son agrément, l’expert pressenti signe une déclaration d’acceptation, de disponibilité et d’indépendance. Il signale par écrit au secrétariat les faits ou circonstances qui pourraient être de nature à mettre en cause son indépendance dans l’esprit des parties.

Le secrétariat communique ces informations par écrit aux parties et leur fixe un délai pour faire connaître leurs observations éventuelles.

  1. L’expert fait connaître immédiatement par écrit au secrétariat et aux parties les faits ou circonstances de même nature que ceux mentionnés sous le paragraphe 3 du présent article, qui surviendraient pendant l’expertise technique.
  2. Le comité de désignation ou le président statue sans recours sur la nomination, l’agrément ou le remplacement d’un expert. Les motifs de sa décision ne sont pas communiqués.
  3. En acceptant sa mission, l’expert s’engage à l’accomplir jusqu’à son terme conformément au présent règlement.

​7. Sauf convention contraire des parties, l’expert s’interdit de remplir les fonctions d’arbitre, de représentant ou de conseil d’une partie dans une procédure arbitrale ou judiciaire relative au litige ayant fait l’objet d’une procédure d’expertise technique.

Article 8. Nomination du ou des experts

  1. Le comité de désignation ou le président nomme ou agrée le ou les experts en se conformant à la convention des parties ou, à défaut, en tenant compte de l’importance et des difficultés du cas d’espèce.
  2. Les parties définissent la mission du ou des experts. Si l’expert est désigné au cours d’une procédure d’arbitrage, le tribunal arbitral définit la mission de l’expert après avoir consulté les parties. Si l’expert est désigné au cours d’une médiation, le médiateur définit la mission de l’expert après avoir consulté les parties.

3.Le comité de désignation ou le président nomme ou agrée le ou les experts après le paiement par les parties ou par l’une d’entre elles de la provision pour frais d’expertise technique, prévue à l’article 17. Il tient compte notamment de la disponibilité, des qualifications et de l’aptitude de l’expert à conduire l’expertise technique conformément au présent règlement.

Article 9. Remplacement du ou des experts

  1. Il y a lieu à remplacement d’un expert en cas de décès, de récusation, d’empêchement, de démission ou de demande de toutes les parties.
  2. Il y a également lieu à remplacement d’un expert à l’initiative du comité de désignation ou du président, lorsque celui-ci constate qu’un expert est empêché pour une raison de droit ou de fait d’accomplir sa mission, ou qu’il ne remplit pas ses fonctions conformément au présent règlement ou dans les délais impartis.

Dans ce cas, le comité de désignation ou le président se prononce après que l’expert, les autres experts, s’il y en a, et les parties aient été invités à présenter leurs observations par écrit au secrétariat, dans le délai fixé par celui-ci. Ces observations sont communiquées aux parties et aux experts.

LA PROCEDURE D’EXPERTISE TECHNIQUE

Article 10. Remise du dossier à l’expert

Le secrétariat transmet le dossier à l’expert ou aux experts après leur nomination ou agrément, lorsque la provision pour frais d’expertise technique prévue à l’article 17 est intégralement payée.

Article 11. Langue de l’expertise technique

  1. La langue de l’expertise technique est déterminée de commun accord par les parties.

A défaut d’accord, le ou les experts fixent la ou les langues de l’expertise technique en tenant compte des circonstances et notamment de la langue du contrat.

  1. Le ou les experts décident à qui et dans quelle proportion incombe la charge des éventuels frais de traduction.

Article 12. Lieu de l’expertise technique

  1. Le comité de désignation ou le président fixe le lieu de l’expertise technique, à moins que les parties en soient convenues.
  2. A moins qu’il en ait été convenu autrement par les parties et après les avoir consultées, le ou les experts peuvent tenir une ou des audiences et réunions en tout autre endroit qu’ils estiment opportun.

Article 13. Instruction de la cause

  1. Le ou les experts procèdent contradictoirement à ou aux opérations d’expertise, dans les limites de leur mission.
  2. Les parties comparaissent en personne, par représentant dûment mandaté ou conseil.
  3. Les parties facilitent par tous moyens l’exécution de la mission du ou des experts, notamment en lui ou leur communiquant les pièces nécessaires ou en leur assurant l’accès aux lieux où doivent s’opérer les constatations et examens requis.
  4. Sauf convention contraire, les constatations et conclusions du ou des experts lient les parties à l’égal de leurs dispositions contractuelles.
  5. Les audiences ne sont pas publiques. Sauf accord du ou des experts et des parties, elles ne sont pas ouvertes aux personnes étrangères à la procédure.
  6. La procédure d’expertise technique n’est confidentielle que si les parties le conviennent.

LE RAPPORT D’EXPERTISE ET LA FIN DE L’EXPERTISE TECHNIQUE

Article 14. Le rapport d’expertise

La mission du ou des experts prend fin par la rédaction d’un rapport définitif d’expertise reprenant leurs constatations et conclusions.

Article 15. Notification du rapport d’expertise

  1. Le rapport d’expertise rendu, le ou les experts le transmettent au secrétariat en autant d’exemplaires originaux qu’il y a de parties et un exemplaire original pour le secrétariat.
  2. Pour autant que les frais d’expertise technique aient été intégralement payés au CEPANI, le secrétariat notifie le rapport d’expertise signé par le ou les experts aux parties, par courrier recommandé ou par coursier contre reçu, et par courrier électronique une copie de celui-ci.

LES FRAIS D’EXPERTISE TECHNIQUE

Article 16. Nature et montant des frais d’expertise technique

  1. Les frais d’expertise technique comprennent les honoraires et frais du ou des experts, ainsi que les frais administratifs du CEPANI. Ceux-ci sont déterminés par le secrétariat en tenant compte de la nature et de l’ampleur de la mission confiée.
  2. Les frais des parties comprennent notamment les frais exposées par elles pour leur défense et ceux liés à l’administration de la preuve. Ces frais ne sont pas compris dans les frais d’expertise technique et sont à la charge de cette partie.
  3. En cours de procédure le montant des frais d’expertise technique peut être ajusté par le secrétariat s’il apparaît des circonstances de la cause ou de l’introduction de missions nouvelles que l’importance de l’affaire est plus grande que celle initialement retenue.

Article 17. Provision pour les frais d’expertise technique

  1. Les frais d’expertise technique déterminés conformément à l’article 16, paragraphe 1 font l’objet d’un versement à titre de provision pour frais d’expertise technique au CEPANI avant la nomination ou l’agrément du ou des experts par le comité de désignation ou le président et après consultation avec l’expert technique.
  2. Au moment de désignation de l’expert ou des experts ou de la description de sa misson ou de leur mission, la provision est fixée après concertation avec l’expert ou les experts techniques.
  3. L’ajustement éventuel des frais d’expertise technique en cours de procédure donne lieu, à ce moment, à la constitution d’une provision complémentaire.
  4. La provision, de même que la provision complémentaire, sont dues en parts égales par le demandeur et le défendeur. Néanmoins, toute partie peut payer l’intégralité de la provision si l’autre partie ne verse pas la part qui lui incombe.
  5. Le paiement de la provision peut s’effectuer au moyen d’une garantie bancaire irrévocable et à première demande, à partir de € 50.000,00.
  6. Lorsqu’une demande de provision complémentaire n’est pas satisfaite, le secrétariat peut, après consultation du ou des experts, les inviter à suspendre leurs activités et fixer un délai qui ne saurait être inférieur à quinze jours, à l’expiration duquel l’extension de la mission auquel correspond cette provision complémentaire est considérée comme retirée. Un tel retrait ne prive pas la partie concernée du droit de réintroduire ultérieurement la même demande reconventionnelle dans une autre procédure.

Article 18. Décision sur les frais d’expertise technique

  1. Le montant final des frais d’expertise technique est fixé définitivement par le secrétariat.
  2. Sauf convention contraire, les parties paient les frais d’expertise technique par parts égales.
  3. Le rapport définitif d’expertise mentionne les frais d’expertise technique tels qu’arrêtés définitivement par le secrétariat et constate l’accord éventuel des parties sur la répartition des frais d’expertise technique.

DISPOSITIONS FINALES

Article 19. Limitation de responsabilité

L’expert ou les experts, le CEPANI, ses membres et son personnel n’encourent aucune responsabilité pour tout acte ou omission dans le cadre d’une procédure d’expertise technique, sauf en cas de dol ou de faute lourde.

ANNEXE II : Règles de bonne conduite des procédures à l’intervention du CEPANI

ANNEXE III: Frais des Parties

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CLAUSE TYPE DE PROCEDURE D’ADAPTATION DES CONTRATS

Les parties qui souhaitent faire référence au règlement d’adaptation des contrats du CEPANI sont invitées à insérer dans leurs contrats la clause type suivante :

“Les parties s‘engagent à faire application, à la demande de l’une d’elles, du règlement d’adaptation des contrats du CEPANI.”

“L’avis du tiers désigné conformémentà ce règlementa valeur de [recommandation] ou de [décision].”1

Cette clause peut être complétée par les dispositions suivantes :

“Le siège de la procédure sera [    ]”.

“La langue de la procédure sera le [    ]”.

“La procédure d’adaptation des contrats sera suivie, à la demande d’une des parties, d’une procédure d’arbitrage conformémentau règlementdu CEPANI”.

DISPOSITIONS   PRELIMINAIRES

Article 1. Centre belge d’arbitrage et de médiation

Le Cerntre belge d’arbitrage et de médiation (“CEPANI”) est une institution indépendante qui administre les procédures d’adaptation des contrats conformément à son règlement. Il ne tranche pas les litiges et n’exerce pas les fonctions de tiers.

 

GENERALITES

Article 2. Champ d’application

1. Ce règlement s’applique si une ou les parties veulent recourir à un tiers dont la mission consiste à parfaire le contrat sur les points où celui-ci ne l’a pas été par les parties ou à adapter leur volonté commune, qui est à la base du contrat, à de nouvelles circonstances.

2. Seules les parties qui en sont convenues par une clause spécifique peuvent faire appel à ce règlement. Selon l’étendue que les parties lui attribuent, la mission du tiers, aboutit à une recommandation ou à une décision.

INTRODUCTION DE LA PROCEDURE

Article 3. Demande d’adaptation des contrats

1. La partie qui désire recourir à la procédure d’adaptation des contrats du CEPANI en adresse la demande au secrétariat.

La demande d’adaptation des contrats contient notamment les indications suivantes :

  1. les nom, prénom, dénomination complète, qualité, adresse, numéro de téléphone et de fax, une adresse e-mail valide et, le cas échéant, le numéro de TVA de chacune des parties ;
  2. l’exposé du point de vue du demandeur ;
  3. des indications relatives au lieu et à la langue de la procédure pour l’adaptation des contrats ainsi qu’aux règles de droit applicable.
  4. la preuve du paiement des frais d’enregistrement.

 

La demande d’adaptation des contrats doit être accompagnée de la copie des conventions intervenues et, en tout cas, de la convention qui prévoit que le règlement d’adaptation des contrats est applicable, de la correspondance échangée entre parties et de toutes autres pièces utiles.

 

2. Chaque demande d’adaptation des contrats soumise aux termes du présent règlement doit être accompagnée du versement d’une avance de € 750,00 HTVA sur les frais administratifs. Ce versement n’est pas récupérable et est porté au crédit du demandeur au titre de la part qui lui incombe de la provision pour frais d’adaptation des contrats.

3. La demande d’adaptation des contrats et ses annexes doivent être introduites par voie électronique et une copie papier. Dès réception de la demande unilatérale, le secrétariat du CEPANI adresse une copie de la demande et de ses annexes par courrier électronique à la ou aux autres parties concernées. Si aucune adresse électronique n’est connue pour la ou les autres parties concernées, la demande et ses annexes doivent être introduites en nombre suffisant de copies papier signées de sorte à pouvoir en communiquer une à chaque partie concernée, plus une pour le secrétariat.

Article 4. Réponse à la demande d’adaptation des contrats

1. Dans un délai de quinze jours suivant l’envoi de la demande selon l’article 3, la ou les autres parties concernées présentent leurs observations sur la demande.

A défaut d’une réponse dans ce délai, la demande d’adaptation des contrats est considérée comme rejetée par la ou les autres parties.

2. Lorsque la demande émane d’une seule partie, la procédure d’adaptation des contrats est considérée comme ayant commencé le jour de la notification par le secrétariat à l’autre partie de la demande d’adaptation des contrats et de ses annexes.

Si la demande émane de toutes les parties, la procédure d’adaptation des contrats est considérée comme ayant commencé le jour de la réception par le secrétariat de la demande d’adaptation des contrats et de ses annexes et du paiement des frais d’enregistrement tels que repris à l’article 3.1 d).

Le secrétariat confirme la date du début de la procédure d’adaptation des contrats aux parties.

3. A la demande motivée du défendeur ou, au besoin, d’office, le secrétariat peut proroger le délai fixé au paragraphe 1.

Article 5. Absence prima facie de convention d’adaptation des contrats

A défaut prima facie de convention d’adaptation des contrats, cette procédure ne peut avoir lieu si le défendeur ne répond pas dans le délai de quinze jours visé à l’article 4, ou s’il décline la procédure d’adaptation des contrats à l’intervention du CEPANI.

Article 6. Effet de la convention d’adaptation des contrats

Lorsque les parties sont convenues d’avoir recours à la procédure d’adaptation des contrats conformément au règlement du CEPANI, elles se soumettent par là-même au règlement, en ce compris à ses annexes, en vigueur à la date du début de la procédure d’adaptation des contrats, à moins qu’elles ne soient convenues expressément de se soumettre au règlement en vigueur à la date de la convention d’adaptation des contrats.

Article 7. Notifications ou communications écrites et délais

1. La demande d’adaptation des contrats, la réponse à la demande d’adaptation des contrats, les mémoires et conclusions et la nomination du tiers peuvent sous réserve de l’article 17, paragraphe 2, s’effectuer valablement si la notification ou communication est faite par courrier électronique à une adresse e-mail valide, l’expéditeur ayant dans ces cas la charge de la preuve de l’envoi. Si aucune adresse électronique n’est connue pour une partie, la notification ou communication peut s’effectuer valablement par coursier contre reçu, par lettre recommandée ou par fax.

2. Si une des parties est représentée par un conseil, toutes les notifications ou communications sont faites à ce dernier, à moins que cette partie demande qu’il en soit autrement.

Les notifications ou communications sont valablement effectuées à la dernière adresse de la partie qui en est le destinataire telle qu’elle a été communiquée par celle-ci ou par l’autre partie, le cas échéant

3. La notification ou la communication est considérée comme faite quand elle est reçue ou aurait dû être reçue, si elle a été valablement effectuée conformément au paragraphe 1, soit par la partie elle-même, soit par son représentant ou conseil.

4. Les délais fixés dans le présent règlement commencent à courir le jour suivant celui où la notification ou la communication est considérée comme faite selon le paragraphe précédent. Si le dernier jour du délai imparti est férié ou non ouvrable dans le pays où la notification ou la communication doit être faite, le délai expire à la fin du premier jour ouvrable suivant.

Une notification ou communication faite conformément au paragraphe 1 du présent article avant l’expiration du délai accordé ou le jour de l’expiration du délai accordé, est considérée comme effectuée à temps.

LE TIERS

Article 8. Dispositions générales

1. Seules des personnes qui sont indépendantes à l’égard des parties et de leurs conseils et qui respectent les règles de bonne conduite des procédures à l’intervention du CEPANI, peuvent intervenir en qualité de tiers dans une procédure d’adaptation des contrats à l’intervention du CEPANI.

2. Le comité de désignation ou le président nomme le tiers. Les parties peuvent également le désigner de commun accord, sous réserve de l’agrément du comité de désignation ou du président.

3. Avant sa nomination ou son agrément, le tiers pressenti signe une déclaration d’acceptation, de disponibilité et d’indépendance. Il signale par écrit au secrétariat les faits ou circonstances qui pourraient être de nature à mettre en cause son indépendance dans l’esprit des parties. Le secrétariat communique ces informations par écrit aux parties et leur fixe un délai pour faire connaître leurs observations éventuelles.

4. Le tiers fait connaître immédiatement par écrit au secrétariat et aux parties les faits ou circonstances de même nature que ceux mentionnés sous le paragraphe 3 du présent article, qui surviendraient pendant la procédure d’adaptation des contrats.

5. Le comité de désignation ou le président statue sans recours sur la nomination, l’agrément ou le remplacement d’un tiers. Les motifs de sa décision ne sont pas communiqués.

6. En acceptant sa mission, le tiers s’engage à l’accomplir jusqu’à son terme conformément au présent règlement.

7. Sauf convention contraire des parties, le tiers s’interdit de remplir les fonctions d’arbitre, de représentant ou de conseil d’une partie dans une procédure arbitrale ou judiciaire relative au litige ayant fait l’objet d’une procédure d’adaptation des contrats.

Article 9. Nomination du tiers

1. Les parties peuvent désigner de commun accord un tiers, sous réserve de l’agrément du comité de désignation ou du président. Faute d’entente entre les parties dans un délai de quinze jours à partir de la réception par le secrétariat de la demande d’adaptation des contrats et de ses annexes, ou dans tout autre délai accordé par le secrétariat, le tiers est nommé d’office par le comité de désignation ou par le président. Si le comité de désignation ou le président refuse l’agrément du tiers désigné, il procède à son remplacement dans un délai de quinze jours à partir de la date à laquelle le refus est notifié aux parties.

2. Le comité de désignation ou le président nomme ou agrée le tiers après le paiement par les parties ou l’une d’elles de la provision pour frais d’adaptation des contrats, prévue à l’article 19. Il tient compte notamment de la disponibilité, des qualifications et de l’aptitude du tiers à conduire la procédure d’adaptation des contrats conformément au présent règlement.

Article 10. Remplacement du tiers

1. Il y a lieu à remplacement du tiers en cas de décès, de récusation, d’empêchement, de démission ou de demande de toutes les parties.

2. Il y a également lieu à remplacement d’un tiers à l’initiative du comité de désignation ou du président, lorsque celui-ci constate que le tiers est empêché pour une raison de droit ou de fait d’exercer sa mission, ou qu’il ne remplit pas ses fonctions conformément au présent règlement ou dans les délais impartis.

Dans ce cas, le comité de désignation ou le président se prononce après que le tiers et les parties aient été invités à présenter leurs observations par écrit au secrétariat, dans le délai imposé par celui-ci. Ces observations sont communiquées aux parties et au tiers.

LA PROCEDURE D’ADAPTATION DES CONTRATS

Article 11. Remise du dossier au tiers

Le secrétariat transmet le dossier au tiers après sa nomination ou son agrément, lorsque la provision pour frais d’adaptation des contrats prévue à l’article 19 est intégralement payée.

Article 12. Langue de la procédure d’adaptation des contrats

1. La langue de la procédure d’adaptation des contrats est déterminée de commun accord par les parties. A défaut d’accord, le tiers fixe la ou les langues de la procédure d’adaptation des contrats en tenant compte des circonstances et notamment de la langue du contrat.

2. Le tiers décide à qui et dans quelle proportion incombe la charge des éventuels frais de traduction.

Article 13. Lieu de la procédure d’adaptation des contrats

1. Le comité de désignation ou le président fixe le lieu de la procédure d’adaptation des contrats, à moins que les parties n’en soient convenues.

2. A moins qu’il en ait été convenu autrement par les parties et après les avoir consultées, le tiers peut tenir des audiences et réunions en tout autre endroit qu’il estime opportun.

Article 14. Instruction de la cause

Le tiers organise librement la procédure d’adaptation des contrats.

Article 15. Confidentialité de la procédure d’adaptation des contrats

A moins qu’il en ait été convenu autrement par les parties ou sauf obligation légale de publicité, la procédure d’adaptation des contrats est confidentielle.

LA DECISION OU RECOMMANDATION ET LA FIN DE LA PROCÉDURE D’ADAPTATION DES CONTRATS

Article 16. Décision ou recommandation du tiers

La mission du tiers prend fin par la formulation de ses conclusions dans une décision ou une recommandation écrite.

Article 17. Notification de la décision ou de la recommandation

1. La décision ou la recommandation rendue, le tiers la transmet au secrétariat en autant d’exemplaires originaux qu’il y a de parties et un exemplaire original pour le secrétariat.

2. Pour autant que les frais de la procédure d’adaptation des contrats aient été intégralement payés au CEPANI, le secrétariat notifie la décision ou la recommandation signée par le tiers aux parties, par courrier recommandé ou par coursier contre reçu, et par courrier électronique une copie de celui-ci,

LES FRAIS DE LA PROCÉDURE D’ADAPTATION DES CONTRATS

Article 18. Nature et montant des frais de la procédure d’adaptation des contrats

1. Les frais de la procédure d’adaptation des contrats comprennent les honoraires et les frais du tiers ainsi que les frais administratifs du CEPANI. Ceux-ci sont déterminés par le secrétariat en accord avec le tiers et en tenant compte de la nature et de l’ampleur de la mission confiée.

2. Les frais des parties comprennent notamment les frais exposées par elles pour leur défense et ceux liés à l’administration de la preuve. Ces frais ne sont pas compris dans les frais de la procédure d’adaptation des contrats et sont à la charge de cette partie.

3. En cours de procédure, le montant des frais de la procédure d’adaptation des contrats peut être ajusté par le secrétariat s’il apparaît des circonstances de la cause ou de l’introduction de missions nouvelles que l’importance de l’affaire est plus grande que celle initialement retenue.

Article 19. Provision pour frais de la procédure d’adaptation des contrats

1. Les frais de la procédure d’adaptation des contrats déterminés conformément à l’article 18, paragraphe 1 font l’objet d’un versement à titre de provision au CEPANI avant la nomination ou l’agrément du tiers par le comité de désignation ou le président.

2. L’ajustement éventuel des frais de la procédure d’adaptation des contrats en cours de procédure donne lieu, à ce moment, à la constitution d’une provision complémentaire.

3. La provision, de même que la provision complémentaire, est due en partségales par les parties. Néanmoins, toute partie peut payer l’intégralité de la provision si l’autre partie ne verse pas la part qui lui incombe.

4. Le paiement de la provision peut s’effectuer au moyen d’une garantie bancaire à partir de € 50.000,00.

5. Lorsqu’une demande de provision complémentaire n’est pas satisfaite, le secrétariat peut, après consultation du tiers, l’inviter à suspendre ses activités et fixer un délai qui ne saurait être inférieur à quinze jours, à l’expiration duquel la procédure est considérée comme retirée. Ceci ne prive pas la partie concernée du droit de réintroduire ultérieurement la même procédure.

Article 20. Décision sur les frais de la procédure d’adaptation des contrats

1. Le montant final des frais de la procédure d’adaptation des contrats est fixé définitivement par le secrétariat.

2. Sauf convention contraire, les parties paient les frais de la procédure d’adaptation des contrats par parts égales.

3. La décision ou la recommandation du tiers mentionne les frais de la procédure d’adaptation des contrats tels qu’arrêtés définitivement par le secrétariat et constate l’accord éventuel des parties sur la répartition de ces frais.

DISPOSITIONS FINALES

Article 21. Limitation de responsabilité

Le tiers, le CEPANI, ses membres et son personnel n’encourent aucune responsabilité, pour tout acte ou omission dans le cadre d’une procédure d’adaptation des contrats, sauf en cas de dol ou de faute lourde.

ANNEXE II : Règles de bonne conduite pour les procédures à l’intervention du CEPANI

ANNEXE III: Frais des Parties

Télécharger le Règlement pour les litiges concernant les noms de domaine .be

Texte en vigueur à compter du 1 janvier 2018

ARTICLE 1. CENTRE BELGE D’ARBITRAGE ET DE MÉDIATION

Le Centre belge d’Arbitrage et de Médiation (« CEPANI ») est une institution indépendante qui administre les procédures pour la résolution des litiges concernant les noms de domaine .be conformément à son règlement. Il ne tranche pas les litiges et n’exerce pas les fonctions de tiers décideurs.

ARTICLE 2. DÉFINITIONS

Dans le présent règlement, il faut entendre par :

Gestionnaire des plaintes: Le CEPANI qui est responsable pour toutes les opérations administratives concernant le litige et les communications entre, d’une part, les parties et, d’autre part, le CEPANI et/ou le tiers décideur, pour lesquelles les coordonnées sont mentionnées sur le site web du CEPANI, www.cepani.be.

Plaignant: la partie qui dépose une plainte relative à la détention d’un nom de domaine .be enregistré par l’autorité d’enregistrement.

Détenteur d’un nom de domaine: la personne qui détient un nom de domaine dans la zone .be ou qui a sollicité l’enregistrement d’un tel nom de domaine.

Tiers décideur: la personne désignée par le CEPANI pour trancher la plainte relative au nom de domaine .be enregistré.

Partie: le plaignant ou le détenteur d’un nom de domaine.

Autorité d’enregistrement: l’instance chargée de l’enregistrement des noms de domaine avec l’extension .be, à savoir l’ASBL DNS Belgium (DNS.be), 3001 LEUVEN, Unicenter, Philipssite 5 dont le numéro d’entreprise est BE 0466.158.640.

Convention d’enregistrement: la convention conclue entre le détenteur d’un nom de domaine et l’autorité d’enregistrement ou son mandataire.

Lignes directrices: les lignes directrices pour la résolution des litiges publiées par l’autorité d’enregistrement sur son site web www.dns.be. Ces lignes directrices proviennent d’un article des conditions d’enregistrement de noms de domaine sous le domaine «.be » opéré par DNS. 10 -NOMS DE DOMAINE.BE

CEPANI: L’ASBL Centre Belge d’Arbitrage et de Médiation, l’institution de règlement des litiges agréée par l’autorité d’enregistrement, dont le siège est situé à 1000 BRUXELLES, Rue des Sols 8 et dont le numéro d’entreprise est BE 0413.975.115.

Plainte: la demande de décision, formée à l’encontre d’un seul détenteur de nom de domaine, par un tiers décideur conformément aux dispositions du présent règlement et aux lignes directrices pour la résolution des litiges de DNS.be.

ARTICLE 3. LA PLAINTE

3.1. Les plaintes doivent être introduites par une personne physique ou une personne morale auprès du gestionnaire des plaintes, et ce conformément au présent règlement.

3.2. La plainte est complète seulement si elle est introduite par e-mail (pour les fichiers lourds soit via www.wetransfer.com, ou tout autre système de transfert équivalant, soit au moyen d’une clé USB) et en un exemplaire papier original signé à l’adresse du gestionnaire des plaintes (CEPANI ASBL, 1000 BRUXELLES, Rue des Sols 8), si elle est établie conformément au formulaire de plainte repris à l’annexe IV du présent règlement, et si elle contient au moins:

3.2.1. la demande de soumettre la plainte à une décision conformément au présent règlement pour la résolution des litiges concernant des noms de domaine et aux lignes directrices pour la résolution des litiges de DNS. be;

3.2.2. le nom, les adresses postales et les adresses e-mail valides, les numéros de téléphone et de fax du plaignant, ainsi que de tout représentant habilité à intervenir au nom du plaignant. Les représentants, en ce compris les avocats, doivent disposer d’un mandat particulier;

3.2.3. le nom du détenteur du nom de domaine, tel que repris dans la base de données WHOIS de l’autorité d’enregistrement disponible sur le site web www.dns.be, ainsi que tous les renseignements dont dispose le plaignant pour pouvoir contacter le détenteur du nom de domaine ou son représentant 11 (tels que les adresses postales et les adresses e-mail valides, les numéros de téléphone et de fax), y compris les renseignements recueillis lors de contacts antérieurs à la plainte. Des détails suffisants doivent être fournis pour permettre au gestionnaire des plaintes de porter la plainte à la connaissance du détenteur du nom de domaine, comme le prévoit l’article 5.1.;

3.2.4. le(s) nom(s) de domaine .be qui fait (font) l’objet de la plainte;

3.2.5. une description des motifs sur lesquels, conformément aux lignes directrices pour la résolution des litiges de DNS.be, repose la plainte. La description doit comprendre tous les éléments énumérés dans les lignes directrices pour la résolution des litiges de DNS.be;

3.2.6. La spécification, conformément aux lignes directrices pour la résolution des litiges de DNS.be, des mesures demandées, i.e. le transfert ou l’annulation d’un (des) nom(s) de domaine;

3.2.7. L’identification de toutes les autres procédures juridiques entamées ou clôturées eu égard au(x) nom(s) de domaine qui fait (font) l’objet de la plainte et dont le plaignant a connaissance, avec une copie de chaque décision intervenue;

3.2.8. le choix du plaignant: – d’offrir la possibilité au détenteur du nom de domaine de procéder volontairement à l’exécution de la mesure demandée. Dans ce cas, le gestionnaire des plaintes notifiera cette possibilité au détenteur du nom de domaine et l’informera du fait que la procédure se poursuivra si, à l’expiration d’un délai de 7 jours calendrier, la mesure demandée n’est pas exécutée. Le gestionnaire des plaintes informera également le détenteur du nom de domaine du fait que passé ce délai ce dernier sera tenu de rembourser les frais de la procédure, en l’informant du montant exact, à DNS.be conformément aux lignes directrices pour la résolution des litiges de DNS.be et ce, si le tiers décideur décide que le(s) nom(s) de domaine doit(doivent) être transféré(s) ou annulé(s). – de ne pas offrir la possibilité au détenteur du nom de domaine de procéder volontairement à l’exécution de la mesure demandée, auquel cas, la procédure continue sans notification de cette option au détenteur du nom de domaine. 12 -NOMS DE DOMAINE.BE

3.2.9. la preuve du paiement par le plaignant des frais prévus à l’article 21;

3.2.10. la déclaration suivante à reprendre à la fin de la plainte, suivie par la signature (électronique ou sur papier selon le cas) régulière du plaignant ou de son représentant: «Le plaignant déclare être d’accord pour que ses actions et recours concernant l’enregistrement du nom de domaine, le litige ou le règlement de celui-ci soient exclusivement formés à l’encontre du détenteur du nom de domaine et il renonce explicitement, sauf en cas de faute intentionnelle, à toute action contre a) le CEPANI, ses administrateurs et ses préposés et b) le tiers décideur. Le plaignant certifie que les informations contenues dans la présente plainte sont, à sa connaissance, complètes et correctes.»

3.2.11. une copie électronique et une copie papier de tous les documents et autres moyens de preuve avec leur inventaire, sur lesquels le plaignant se fonde. 3.3. La plainte peut porter sur plus d’un nom de domaine, en tenant compte des dispositions en vigueur pour les frais.

ARTICLE 4. INTRODUCTION DE LA PLAINTE

4.1. Dans les 7 jours calendrier, le gestionnaire des plaintes examinera si la plainte est complète en vertu de l’article 3.2 du présent règlement. Lorsque le gestionnaire des plaintes estime que la plainte est complète, il la notifie au détenteur du nom de domaine, et ce de la manière décrite à l’article 5.1. Il en avise le plaignant, en mentionnant, le cas échéant, la possibilité de procéder volontairement à la mesure demandée.

4.2. Si le gestionnaire des plaintes estime que la plainte est incomplète en vertu de l’article 3.2 du présent règlement, il informe le plaignant des lacunes identifiées, dans les 7 jours calendrier à dater de la réception de la plainte. Celui-ci dispose ensuite d’un délai de 14 jours calendrier pour combler ces lacunes et renvoyer la plainte au gestionnaire des plaintes. En l’absence d’améliorations dans le délai précité, la procédure est jugée terminée, sans qu’il soit porté atteinte au droit du plaignant d’introduire une 13 nouvelle plainte. Les sommes déjà payées restent en tout état de cause acquises au CEPANI.

4.3. Si la mesure demandée a été exécutée volontairement endéans le délai de 7 jours calendrier, la procédure se termine et le CEPANI rembourse au plaignant les frais prévus à l’article 20 déduction faite des frais administratifs du CEPANI.

4.4. La procédure débute le jour où le gestionnaire des plaintes notifie la plainte au détenteur du nom de domaine conformément à l’article 5.1.

4.5. Le gestionnaire des plaintes informe immédiatement le plaignant, le détenteur du nom de domaine et l’autorité d’enregistrement de cette date.

ARTICLE 5. NOTIFICATIONS

5.1. Le gestionnaire des plaintes informe le détenteur du nom de domaine de l’existence et du contenu de la plainte par e-mail. Lorsque le gestionnaire des plaintes reçoit une preuve de non-réception de la communication, il informe le détenteur de nom de domaine de l’existence et du contenu de la plainte par courrier recommandé à l’adresse telle que mentionnée à l’article 3.2.3. Pour ce faire, il se base sur les données du détenteur du nom de domaine telles que reprises dans la base de données WHOIS de l’autorité d’enregistrement disponibles sur le site web www. dns.be, et/ou communiquées par le plaignant.

5.2. Toutes les communications au gestionnaire des plaintes lui sont adressées :

5.2.1. par e-mail, à l’adresse du CEPANI: info@cepani.be ;

5.2.2. par poste, à l’adresse du CEPANI: 1000 BRUXELLES, Rue des Sols 8 ;

5.3. Les documents électroniques sont conservés au siège du CEPANI, jusqu’à 10 ans après la notification de la décision aux parties. Les documents originaux sont conservés au siège du CEPANI, jusqu’à 30 jours après la notification de la décision aux parties. Une fois ces délais expirés, les documents seront détruits, à moins qu’une partie demande avant l’expiration du délai que les documents lui soient retournés.

5.4. Sauf stipulation contraire dans le présent règlement, toutes les notifications en exécution dudit règlement peuvent s’effectuer valablement par e-mail, par remise contre reçu, par lettre recommandée, par service de messagerie ou par tout autre moyen de télécommunication permettant de fournir une preuve de l’envoi.

5.5. Les communications ont lieu dans la langue précisée à l’article 12. Les communications électroniques (e-mail) doivent respecter les dispositions mentionnées à l’annexe VII.

5.6. Chaque partie a le droit, durant la procédure de règlement du litige, de modifier ses coordonnées; il doit en aviser le gestionnaire des plaintes. Néanmoins, ces modifications ne produisent leur effet qu’à compter du cinquième jour calendrier après la date de notification au gestionnaire des plaintes.

5.7. Sauf décision contraire du tiers décideur, toutes les communications prévues par le présent règlement sont réputées reçues: 5.7.1. par e-mail, à la date où la communication a été reçue, dans la mesure où la date de transmission peut être vérifiée; 5.7.2. par lettre recommandée, par remise ou par service de messagerie, à la date mentionnée sur l’accusé de réception;

5.8. Tous les délais qui prennent cours à partir de la réception d’une communication donnée commencent à courir le jour qui suit celui où cette communication est réputée être reçue conformément à l’article 5.7, le premier jour étant celui qui fait courir le délai.

5.9. A partir de la date du début de la procédure, toutes les communications:

5.9.1. entre le tiers décideur et une partie et inversement, entre le tiers décideur et les parties, doivent transiter par le gestionnaire des plaintes, conformément aux dispositions de l’article 9;

5.9.2. par le gestionnaire des plaintes à une partie doivent être envoyées en copie à l’autre partie ainsi qu’au tiers décideur pour autant que ce dernier soit déjà nommé;

5.9.3. par une partie au gestionnaire des plaintes doivent être envoyées en copie à l’autre partie;

5.10. Si le dernier jour du délai imparti est férié ou non ouvrable dans le pays où la notification ou la communication doit être faite, le délai expire à la fin du premier jour ouvrable suivant.

5.11. Lorsqu’une partie expéditrice reçoit une preuve de non-réception de la communication, elle en informe immédiatement le gestionnaire des plaintes. Le gestionnaire des plaintes en informe directement le tiers décideur pour autant que ce dernier est déjà nommé. Toutes les communications ultérieures, ainsi que les réponses, s’effectueront de la manière imposée par le tiers décideur ou, à défaut, par le gestionnaire des plaintes.

ARTICLE 6. RÉPONSE

6.1. Dans un délai de 21 jours calendrier à dater du début de la procédure, le détenteur du nom de domaine doit transmettre sa réponse au gestionnaire des plaintes.

6.2. La réponse est complète si elle est transmise par e-mail (pour les fichiers lourds soit via www.wetransfer.com, ou tout autre système de transfert équivalant, soit au moyen d’une clé USB), si elle est établie conformément au formulaire de réponse joint en annexe V du présent règlement, et si elle contient au moins:

6.2.1. une réponse aux affirmations et accusations de la plainte et contient tous les éléments pour le maintien de l’enregistrement et de l’utilisation par le détenteur du (des) nom(s) de domaine qui est (sont) contesté(s);

6.2.2. le nom, les adresses postales et les adresses e-mail valides, les numéros de téléphone et de fax du détenteur du nom de domaine, ainsi que de tout représentant habilité à intervenir pour le détenteur du nom de domaine; les représentants, en ce compris les avocats, doivent disposer d’un mandat particulier; 6.2.3. toutes les autres procédures juridiques entamées ou clôturées eu égard au(x) nom(s) de domaine qui fait (font) l’objet de la plainte et dont le détenteur du nom de domaine a connaissance, avec une copie de chaque décision intervenue, et ce dans la mesure où ces informations n’ont pas déjà été communiquées avec la plainte;

6.2.4. la confirmation qu’une copie de la réponse et ses annexes ont été envoyées par e-mail au plaignant à l’adresse e-mail mentionnée à l’article 3.2.2.;

6.2.5. la déclaration suivante, suivie de la signature régulière du détenteur du nom de domaine ou de son représentant : « Le détenteur du nom de domaine se déclare d’accord pour que ses actions et recours concernant l’enregistrement du nom de domaine, le litige ou le règlement de celui-ci soient exclusivement formés à l’encontre du plaignant et il renonce explicitement, sauf en cas de faute intentionnelle, à toute action contre a) le CEPANI, ses administrateurs et ses préposés et b) le tiers décideur. Le détenteur du nom de domaine certifie que les informations contenues dans la présente réponse sont, à sa connaissance, complètes et correctes. »

6.2.6. une copie électronique de tous les documents et autres moyens de preuve avec leur inventaire, sur lesquels le détenteur du nom de domaine se fonde.

6.3. A la demande du détenteur du nom de domaine, le gestionnaire des plaintes peut prolonger le délai dans lequel la réponse doit être formulée. Ce délai peut également être prolongé de commun accord par les deux parties, dans la mesure où cet accord est produit par écrit et est approuvé par le gestionnaire des plaintes. Le gestionnaire des plaintes peut également prolonger le délai au besoin d’office si de tels motifs le justifient.

6.4. En l’absence de réponse par le détenteur du nom de domaine, la procédure se poursuit néanmoins et le tiers décideur tranche le litige sur la base de la plainte. 6.5. Dans les 7 jours calendrier suivant la réception de la réponse, le gestionnaire des plaintes peut avertir le détenteur du nom de domaine d’une éventuelle erreur matérielle.

ARTICLE 7. DESIGNATION DU TIERS DÉCIDEUR

7.1. Le CEPANI dispose d’une liste publique de tiers décideurs reconnus, mentionnant leurs qualifications. Cette liste est publiée sur le site du CEPANI et actualisée deux fois par an.

7.2. Le comité de désignation ou le président du CEPANI procède dans un délai de 7 jours calendrier suivant la réception de la réponse ou l’échéance du délai octroyé pour la formuler, à la désignation d’un tiers décideur reconnu repris sur la liste du CEPANI.

7.3. Dès que le tiers décideur est désigné, le gestionnaire des plaintes communique l’identité du tiers décideur aux parties, ainsi que la date à laquelle le tiers décideur doit transmettre sa décision au gestionnaire des plaintes.

ARTICLE 8. INDEPENDANCE DU TIERS DECIDEUR

Seules les personnes qui sont indépendantes à l’égard des parties et de leurs conseils peuvent être nommées en qualité de tiers décideur. Avant d’accepter sa nomination, le tiers décideur remplit et signe une déclaration d’acceptation, de disponibilité et d’indépendance (annexe II) dans laquelle il informe le gestionnaire des plaintes de tout fait quelconque de nature à susciter le doute quant à son indépendance. Le tiers décideur fait connaître immédiatement par écrit au gestionnaire des plaintes s’il survient pendant la procédure de nouvelles circonstances qui pourraient être de nature à mettre en cause son indépendance. Le gestionnaire des plaintes est habilité sur base du contenu de ces documents à demander au comité de nomination ou au président du CEPANI de remplacer le cas échéant le tiers décideur. En acceptant sa mission, le tiers décideur s’engage à l’accomplir jusqu’à son terme au sens du présent règlement.

ARTICLE 9. COMMUNICATION ENTRE LES PARTIES ET LE TIERS DECIDEUR

Les parties et les personnes agissant pour celles-ci ne peuvent avoir, de quelque manière que ce soit, de contact direct ou indirect avec le tiers décideur. Toutes les communications entre une partie, d’une part, et le tiers décideur, d’autre part, doivent se faire par l’intermédiaire du gestionnaire des plaintes.

ARTICLE 10. COMPOSITION ET TRANSMISSION DU DOSSIER AU TIERS DECIDEUR

Le gestionnaire des plaintes envoie le dossier au tiers décideur lors de sa désignation. Le tiers décideur peut toujours exiger la production des pièces originales. Le tiers décideur doit les consulter au siège du CEPANI.

ARTICLE 11. COMPETENCES GENERALES DU TIERS DECIDEUR

11.1. Le tiers décideur organise librement la procédure et ce, en conformité avec le présent règlement et les dispositions des lignes directrices pour la résolution des litiges de DNS.be.

11.2. Le tiers décideur s’assure constamment que les parties sont traitées de manière égale et que chacune d’entre elles a la possibilité de faire valoir ses droits.

11.3. Le tiers décideur veille au bon déroulement de la procédure. A la demande d’une partie ou d’initiative, il peut, à titre exceptionnel, prolonger les délais fixés dans le présent règlement ou prononcer la réouverture des débats.

11.4. Le tiers décideur juge de l’admissibilité, de la pertinence et de la valeur des preuves.

11.5. Le comité de désignation ou le président du CEPANI statue d’office ou à la demande d’une partie sur la jonction de plusieurs plaintes en tenant compte du caractère connexe ou indivisible des litiges. Cette décision est définitive.

ARTICLE 12. LANGUE ET LIEU DE LA PROCEDURE

12.1. Sauf convention contraire des parties, la langue de la procédure administrative pour le(s) nom(s) de domaine contesté est la langue mentionnée dans la base de données WHOIS disponible sur le site web www. dns.be. Dans des cas exceptionnels, le tiers décideur peut faire choix d’une autre langue. 12.2. Le tiers décideur peut exiger que soit jointe, à chaque document transmis dans une autre langue que la langue de la procédure, une traduction complète ou partielle dans la langue de la procédure. A défaut de communication de la traduction demandée, le tiers décideur est habilité à écarter le document des débats.

12.3. Le lieu de la procédure est le siège du CEPANI.

ARTICLE 13. MEMOIRES OU PIECES COMPLEMENTAIRES – CLÔTURE DES DEBATS

Les débats sont réputés clôturés à l’expiration d’un délai de 7 jours calendrier après la désignation du tiers décideur. Le plaignant peut endéans ce délai adresser au tiers décideur une demande visant à obtenir un délai supplémentaire pour introduire un mémoire en réponse. Cette demande, le cas échéant accompagnée de pièces complémentaires est adressée au gestionnaire des plaintes conformément à l’article 9, qui la transmet immédiatement au tiers décideur. Dans ce cas, le tiers décideur statue définitivement sur cette demande et prend le cas échéant les dispositions pour la suite de la procédure. Si le tiers décideur estime que le dossier est incomplet, il peut pendant ce délai inviter les parties ou l’une d’elles à lui transmettre des informations complémentaires. Ceci tout en respectant à tout moment le principe du contradictoire.

ARTICLE 14. COMPARUTIONS EN PERSONNE

Les parties ne sont entendues que si le tiers décideur l’exige.

ARTICLE 15. CARENCE DE L’UNE DES PARTIES

Lorsque l’une des parties ne réagit pas dans les délais fixés par le présent règlement ou par le tiers décideur, ce dernier peut procéder à sa prise de décision.

ARTICLE 16. DECISION DU TIERS DECIDEUR

16.1. Le tiers décideur tranche en tenant compte du point de vue des parties, conformément aux lignes directrices pour la résolution des litiges de DNS.be, à la convention d’enregistrement et conformément aux dispositions du présent règlement.

16.2. Sauf cas exceptionnels, le tiers décideur transmet sa décision au gestionnaire des plaintes dans un délai de 14 jours calendrier après la clôture des débats, conformément à l’article 13, et ce en trois exemplaires originaux signés sur papier.

16.3. La décision du tiers décideur est écrite et signée, motivée et datée et elle mentionne l’identité du tiers décideur.

16.4. Si, après examen de l’affaire, le tiers décideur estime que la plainte a été déposée de mauvaise foi il constate dans sa décision le caractère abusif de la procédure.

ARTICLE 17. NOTIFICATION DE LA DECISION AUX PARTIES

17.1. Dans un délai de 7 jours calendrier après réception de la décision du tiers décideur, le gestionnaire des plaintes, notifie le texte complet de la décision à chacune des parties et à l’autorité d’enregistrement. L’autorité d’enregistrement communique immédiatement au gestionnaire des plaintes la date à laquelle la décision est mise en œuvre conformément 21 aux lignes directrices pour la résolution des litiges de DNS.be. Le gestionnaire des plaintes en informe immédiatement les parties.

17.2. Si le tiers décideur décide que la plainte est fondée et qu’il décide du transfert ou de la radiation de l’enregistrement du nom de domaine, l’autorité d’enregistrement exécutera cette décision à l’expiration du délai de 15 jours calendrier après la notification de la décision aux parties, à moins que le détenteur du nom de domaine fasse appel conformément à l’article 18. Dans ce cas, le(s) nom(s) de domaine contesté(s) reste(nt) « on hold » jusqu’à la décision définitive en appel.

17.3. Sauf décision contraire du tiers décideur, le CEPANI publie le texte complet de la décision et la date de mise en œuvre de celle-ci sur le site web du CEPANI, accessible au public.

ARTICLE 18. PROCEDURE D’APPEL CONTRE UNE DECISION DU TIERS DECIDEUR

18.1. Chaque partie a le droit de faire appel contre la décision du tiers décideur dans un délai de 15 jours calendrier à dater de la notification de la décision du tiers décideur. Sous peine de déchéance, l’appel est introduit par le dépôt de la requête d’appel et le paiement des frais liés à l’appel (article 21).

18.2. La requête d’appel est complète seulement si elle est introduite par e-mail (pour les fichiers lourds soit via www.wetransfer.com, ou tout autre système de transfert équivalant, soit au moyen d’une clé USB) et en un exemplaire papier original signé à l’adresse du gestionnaire des plaintes (CEPANI ASBL, 1000 BRUXELLES, Rue des Sols 8), et si elle est établie conformément au formulaire d’appel repris à l’annexe VI du présent règlement.

18.3. La requête d’appel contient l’identité des parties, le numéro de la décision contre laquelle l’appel est introduit et l’identité du tiers décideur, une description des moyens invoqués pour l’appel.

18.4. Dans les 7 jours calendrier qui suivent la réception tant de la requête d’appel que des frais d’appel, le gestionnaire des plaintes notifie la requête d’appel par e-mail à l’autre partie. Lorsque le gestionnaire de plaintes reçoit une preuve de non-réception de la communication, il informe l’autre partie de l’existence et du contenu de la requête d’appel par courrier recommandé.

18.5. La partie contre laquelle l’appel est lancé dispose d’un délai de 14 jours calendrier à partir de la réception de la notification de la requête d’appel pour transmettre sa réponse. Cette réponse contient une description des moyens invoqués pour rejeter l’appel.

18.6. Le comité de nomination ou le président du CEPANI procède dans un délai de 7 jours calendrier suivant la réception de la réponse ou à l’échéance du délai octroyé pour la formuler, à la désignation d’un comité de trois tiers décideurs (le comité d’appel) repris sur la liste de tiers décideurs reconnus. Chacun des trois tiers décideurs doit remplir les conditions d’indépendance telles que mentionnées à l’article 8.

18.7. Les dispositions des articles 13, 14, 15 et 16 du présent règlement sont également d’application pour le comité d’appel, à l’exception que : – le comité d’appel doit rendre sa décision dans les 30 jours calendrier suivant la notification du dossier ; – les décisions du comité d’appel ne sont pas susceptibles d’appel.

ARTICLE 19. ARRANGEMENT A L’AMIABLE OU AUTRES MODES DE REGLEMENT DU DIFFEREND – EMPECHEMENT DU TIERS DECIDEUR

19.1. Lorsque les parties concluent un arrangement à l’amiable avant que le tiers décideur ne prenne sa décision, ils avertissent immédiatement le gestionnaire des plaintes. Le gestionnaire des plaintes en informe à son tour l’autorité d’enregistrement et le tiers décideur. Si l’arrangement amiable est approuvé par l’autorité d’enregistrement, le tiers décideur déclare la procédure terminée.

19.2. Lorsque, avant que le tiers décideur ne prenne sa décision, il apparaît pour l’une ou l’autre raison qu’il n’est pas nécessaire ou possible de poursuivre la procédure, le tiers décideur fait connaître son intention de mettre fin à la procédure et la déclare terminée dans un délai raisonnable, sauf si l’une des parties émet une objection légitime dans le délai imparti par le tiers décideur.

19.3. En cas d’empêchement du tiers décideur pour quelque raison que ce soit, le comité de désignation ou le président du CEPANI pourvoit à son remplacement et en informe les parties. Dans cette hypothèse le gestionnaire des plaintes adapte les délais accordés.

19.4. Dans tous les cas précités, les frais prévus à l’article 21.1 restent acquis au CEPANI.

ARTICLE 20. CONSEQUENCES DES PROCEDURES DEVANT LES TRIBUNAUX

20.1. Si, avant ou pendant la procédure, une action est introduite auprès d’un tribunal au sujet du litige relatif à un ou plusieurs noms de domaine qui font l’objet de la plainte, le tiers décideur apprécie si la procédure doit être totalement ou partiellement suspendue.

20.2. Si, pendant la procédure, une partie entame une procédure auprès d’un tribunal national, elle en informe immédiatement le gestionnaire des plaintes. Elle fournit également une copie de l’acte introduisant la procédure judiciaire.

ARTICLE 21. FRAIS

21.1. Les frais de la procédure sont déterminés selon le barème pour les litiges relatifs aux noms de domaine (annexe I) qui fait partie intégrante du présent règlement. Ils sont entièrement à charge du plaignant. Les frais comprennent les honoraires et frais du tiers décideur, ainsi que les frais administratifs du CEPANI. Ils doivent être payés au CEPANI en même temps que l’introduction de la plainte ou/et requête d’appel.

21.2. Jusqu’à réception du montant intégral des frais, le CEPANI ne pose aucun acte en rapport avec la plainte ou/et la requête d’appel.

21.3. Si, dans un délai de 10 jours calendrier après réception de la plainte, le CEPANI ne reçoit pas le paiement total des frais, la plainte est réputée retirée et la procédure est clôturée.

21.4. Si l’avancement de la procédure exige des prestations particulières dont le coût ne peut être raisonnablement couvert par les frais demandés, ces prestations ne sont accomplies qu’après versement par la partie la plus diligente des frais complémentaires fixés par le CEPANI.

21.5. Dans tous les cas, les sommes déjà payées restent acquises au CEPANI, sans contrevenir à l’article 4.3.

ARTICLE 22. EXCLUSION DE RESPONSABILITE

Sauf en cas de faute intentionnelle, ni le CEPANI, ni le tiers décideur ne sont responsables vis-à-vis d’une partie ou de l’autorité d’enregistrement d’un acte ou d’une négligence en rapport avec la procédure relevant du présent règlement.

ARTICLE 23. DISPOSITIONS GENERALES

Le CEPANI se réserve le droit de modifier le présent règlement. Une plainte reste soumise au règlement qui est d’application au moment de l’introduction de celle-ci. La version la plus récente du présent règlement est disponible sur le site web de l’autorité d’enregistrement (www.dns.be) et du CEPANI .

Annexe I: Frais
Annexe II : Déclaration d’indépendance
Annexe III : Liste des Tiers Décideurs reconnus
Annexe IV : Formulaire de plainte
Annexe V : Formulaire de réponse
Annexe VI : Formulaire d’Appel
Annexe VII : Dispositions techniques