Download het mediatiereglement

Tekst van toepassing vanaf 1 januari 2018

De wettelijke bepalingen waarnaar in huidig reglement wordt verwezen, zijn deze die golden op datum van de inwerkingtreding van huidig reglement.

TYPE BEDING VOOR MEDIATIE

“De partijen verbinden zich ertoe voor alle geschillen die uit of met betrekking tot deze overeenkomst mochten ontstaan, het mediatiereglement van CEPANI toe te passen.”

Dit type beding kan worden aangevuld met de volgende bepalingen:

“ De mediatie zal plaatsvinden te [    ].”

“ De taal van de procedure is [   ].”

“ Indien de mediatie niet tot een akkoord leidt, zal het geschil definitief beslechtworden volgens het arbitragereglement van CEPANI, door één of meer arbiters die conform het arbitragereglement worden benoemd.

De taal van de arbitrage is [             ]. De arbitrage zal plaatsvinden te [                              ].”

INLEIDING

Dit reglement is van toepassing wanneer één of meerdere partijen voor de oplossing van een geschil beroep willen doen op mediatie volgens dit CEPANI-reglement. Het is niet vereist dat voorafgaandelijk aan het geschil een mediatieovereenkomst werd afgesloten, noch dat een mediatieclausule vooraf werd opgenomen in een contract dat de partijen bindt en waarover het geschil is ontstaan.

Dit reglement is tevens van toepassing op geschillen gerezen in het kader van contracten die verwijzen naar het Informatie- en Communicatietechnologie (ICT)-Mediationreglement, dat door huidig reglement wordt afgeschaft en erdoor vervangen wordt.

Mediatie is een geschiloplossingsmethode waarbij de partijen aan een derde persoon (de mediator) vragen hen te helpen om een minnelijke regeling te vinden van een geschil dat voortvloeit uit een juridische verhouding, van eender welke aard.

Indien de aard van het geschil een complementariteit aan specialisaties (bvb. juridisch en technisch) vereist, kunnen er meerdere mediatoren worden benoemd. In dat geval wordt de term “mediator” begrepen als een verwijzing naar meerdere mediatoren.

Indien er meer dan twee partijen bij het geschil betrokken zijn, moet de term “verzoekende partij” en/of “wederpartij” begrepen worden als een verwijzing naar meerdere partijen.

Artikel 1. Eenzijdig of gezamenlijk verzoek tot mediatie

1. Indien een partij van mediatie gebruik wenst te maken, dient zij, dan wel haar vertegenwoordiger of raadsman, daartoe een verzoek in bij CEPANI. Het verzoek en de bijlagen bij dit verzoek dienen elektronisch alsook in één papieren exemplaar op de zetel van CEPANI te worden ingediend. Het moet in beide gevallen ondertekend zijn door de verzoekende partij, haar vertegenwoordiger of raadsman.

Na ontvangst zendt CEPANI een exemplaar van het verzoek per e-mail aan de wederpartij en/of aan de andere betrokken partijen.

In het geval er geen bekend e-mailadres voorhanden is voor de wederpartij en/of de andere betrokken partijen, dient het eenzijdig verzoek tot mediatie te worden ingediend in zoveel originele en ondertekende exemplaren als er betrokken partijen zijn, en één exemplaar voor het secretariaat.

2. Het verzoek tot mediatie kan tevens gezamenlijk worden ingediend door alle bij het geschil betrokken partijen.

Dit gezamenlijk verzoek en de bijlagen bij dit verzoek dienen elektronisch alsook in één papieren exemplaar te worden ingediend. Het dient ondertekend te worden door alle partijen of door hun vertegenwoordiger of raadsman.

3. In het verzoek wordt in het bijzonder vermeld:

  1. naam, adres en vestigingsplaats, telefoon- en faxnummer, geldig e-mailadres en in voorkomend geval het ondernemingsnummer van de verzoekende partij evenals de identiteit van iedere vertegenwoordiger of raadsman die voor de verzoekende partij kan optreden;
  2. één enkele elektronische communicatiemethode voor mededelingen in de mediatie (met inbegrip van de naam van de contactpersoon en de geldige  e-mailadressen);
  3. in een verzoek overeenkomstig artikel 1.1: de naam van de wederpartij of wederpartijen, evenals alle informatie waarover de verzoekende partij beschikt om de wederpartij(en) of haar (hun) vertegenwoordiger of raadsman te contacteren (zoals post en geldig e-mailadres, telefoon- en faxnummers, het ondernemingsnummer, inclusief informatie verworven uit vorige contacten;
  4. een korte omschrijving van het geschil;
  5. het bewijs van de betaling van de registratiekosten zoals bepaald in artikel 4 van bijlage I.A bij dit reglement.

 

4. In geval van een eenzijdig verzoek zoals vermeld in artikel 1.1 van dit reglement, dient de verzoekende partij desgevallend, indien haar verzoek een aanspraak bevat op een recht, de formaliteiten na te leven van artikel 1730 Ger.W., opdat de in die wetsbepaling vermelde schorsing van de verjaringstermijn zou intreden en het verzoek de gevolgen van een ingebrekestelling zou hebben.

In geval van een gezamenlijk verzoek zoals vermeld in artikel 1.2 van dit reglement, aanvaarden partijen dat, indien hun gezamenlijk verzoek tot mediatie een aanspraak bevat op een recht, de verjaring van de aan dat recht verbonden vordering gedurende een maand wordt geschorst, met ingang van de datum van dit gezamenlijk verzoek en dat deze de gevolgen van een ingebrekestelling met zich brengt.

Artikel 2. Beantwoording van het verzoek tot mediatie

De wederpartij zal binnen twee weken na het doorzenden van het verzoek zoals bedoeld in artikel 1.1, aan het secretariaat van CEPANI meedelen of zij wil deelnemen aan de mediatie. Deze termijn kan met het akkoord van de partijen worden verlengd.

Indien binnen voormelde termijn geen schriftelijke instemmende reactie van de wederpartij is ontvangen, wordt het verzoek om deel te nemen aan de mediatie geacht te zijn afgewezen door de wederpartij.

Een onenigheid over de door de verzoekende partij gestelde voorwaarden wordt eveneens beschouwd als een afwijzing om deel te nemen aan de mediatie, tenzij de verzoekende partij zich schriftelijk met de door de wederpartij gestelde voorwaarden akkoord verklaart of indien beide partijen aan CEPANI de voorwaarden meedelen waarover zij een akkoord gesloten hebben.

Artikel 3. Gevolgen van de overeenkomst tot mediatie

Indien de partijen overeenkomen een beroep te doen op mediatie overeenkomstig het CEPANI-reglement, onderwerpen zij zich aan het reglement, met inbegrip van de bijlagen bij dit reglement, zoals het van kracht is op de datum van de ontvangst door het secretariaat van CEPANI van het verzoek tot mediatie.

Artikel 4. Benoeming van de mediator(en)

1. Het benoemingscomité of de voorzitter van CEPANI benoemt een mediator uiterlijk binnen een termijn van twee weken na ontvangst van het bevestigend antwoord zoals bedoeld in artikel 2. Het houdt hierbij meer bepaald rekening met de beschikbaarheid, de specialisatie en de bekwaamheid van de mediator om de mediatie te voeren overeenkomstig dit reglement.

De partijen kunnen ook in onderling akkoord de naam van een mediator voorstellen aan het benoemingscomité of de voorzitter van CEPANI.

2. Samen met de identiteit van de door CEPANI benoemde mediator deelt het secretariaat van CEPANI aan de partijen mee:

  • de aan CEPANI verschuldigde administratiekosten;
  • het bedrag van de provisie voor mediatiekosten;
  • de betalingsvoorwaarden ervan;
  • de plaats en aanvangsdatum van de mediatie.

 

3. Het secretariaat van CEPANI overhandigt het dossier aan de mediator na zijn/haar aanstelling en na de integrale betaling van de initiële provisie voor mediatiekosten.

4. Indien meerdere mediatoren worden benoemd, treden zij als college op.

Artikel 5. Onafhankelijkheid van de mediator

De mediator moet onafhankelijk zijn. Voor zijn/haar benoeming, ondertekent de mediator een verklaring van aanvaarding, beschikbaarheid en onafhankelijkheid en verbindt hij/zij er zich toe de gedragsregels opgenomen in bijlage II bij dit reglement te eerbiedigen.

De mediator deelt schriftelijk aan het secretariaat de feiten of omstandigheden mee, die van dien aard zijn dat deze in de ogen van de partijen aanleiding zouden kunnen geven zijn onafhankelijkheid in twijfel te trekken. Het secretariaat deelt deze informatie schriftelijk mee aan de partijen en stelt hen een termijn om hun eventuele opmerkingen kenbaar te maken.

Wanneer nadien nieuwe omstandigheden aan het licht komen die twijfel omtrent de onafhankelijkheid van de mediator kunnen doen ontstaan, delen de mediator en/of de partijen deze omstandigheden onmiddellijk mee aan het secretariaat van CEPANI. In voorkomend geval, indien de partijen of een van hen er om vraagt, heeft CEPANI de bevoegdheid de mediator te vervangen.

Artikel 6. Mediatieprotocol

De mediator leidt in overeenstemming met dit reglement de mediatie op de wijze die hij/zij geschikt acht.

Voor de aanvang ervan sluit hij/zij daartoe met de partijen een mediatieprotocol, overeenkomstig artikel 1731 van het Gerechtelijk Wetboek, waarin in het bijzonder wordt aangeduid:

  • het tarief en de wijze waarop de honoraria van de mediator worden bepaald;
  • hoe de mediatiekosten tussen de partijen worden verdeeld en het bedrag van de provisie ter dekking van deze kosten zoals vastgesteld overeenkomstig artikel 12 van dit reglement;
  • indien er zijn, de overeengekomen communicatiewijze(n) tussen de partijen en de mediator.

 

Een exemplaar van het mediatieprotocol, ondertekend door de mediator en door de partijen of hun vertegenwoordigers of raadslieden, wordt aan het secretariaat van CEPANI overgemaakt.

Artikel 7. Bevoegdheden van de mediator

1. De mediator waakt er over dat de mediatie goed verloopt. Hij/zij schept een klimaat waarbinnen het geschil door de partijen zelf kan worden opgelost.

2. De mediator waakt er over dat de partijen steeds evenwichtig worden behandeld.

3. Indien de deelnemers tijdens de mediatie oordelen dat het nuttig is dat de mediator kennis neemt van de stukken of van zekere stukken van het dossier, of indien hij/zij zelf oordeelt dat dit nuttig zou kunnen zijn, worden dezen hem overhandigd samen met de inventaris ervan. Deze mededeling mag, desgevallend, aan de andere partij(en) onthouden worden.

4. De mediator bezit niet de bevoegdheid om een oplossing aan de partijen op te leggen.

5. Indien niets anders werd overeengekomen voor of tijdens de mediatie, zal de aanpak van de mediator er voornamelijk in bestaan het vindenvan een akkoord tussen de partijen te vergemakkelijken. Op verzoek van de partijen, mag de mediator evenwel, indien hij/zij dat zelf nuttig acht, waarbij hij/zij zich enkel laat leiden door zijn bekommernis omtrent de efficiëntie van de mediatie, adviezen geven en opinies formuleren betreffende de stellingen van partijen, zowel in feite als in rechte. Noch de partijen noch de mediator zullen evenwel door deze adviezen gebonden zijn; deze worden enkel opgevat als zijnde bestemd om aan de partijen het gezichtspunt te geven van een neutrale en onafhankelijke derde met de bedoeling hen te helpen bij het zoeken naar een oplossing van hun geschil.

6. In het kader en ten behoeve van zijn/haar opdracht kan de mediator, met instemming van de partijen, derden horen die daarmee instemmen of, wanneer dit opportuun lijkt voor het zoeken naar een oplossing, een beroep doen op een deskundige in één of meer bijzondere gebieden teneinde de partijen te helpen.

7. De mediator kan, na de partijen te hebben geraadpleegd, op elke plaats die hij/zij daartoe geschikt acht, bijeenkomsten houden.

Artikel 8. Vervanging van de mediator

1. Bij overlijden, verhindering, ontslag of op verzoek van alle partijen, wordt de mediator door CEPANI vervangen.

2. De mediator wordt eveneens vervangen indien het benoemingscomité of de voorzitter vaststelt dat de mediator de jure of de facto verhinderd is zijn/haar functie uit te oefenen of zijn/haar functie niet uitoefent in overeenstemming met de bepalingen van dit reglement of binnen de toegekende termijnen.

Artikel 9. Plicht tot geheimhouding van de mediator, van de partijen en van hun vertegenwoordigers en raadslieden

De mediator, de partijen, hun vertegenwoordigers en hun raadslieden, alsook de deskundigen en derden waarop gebeurlijk beroep wordt gedaan, zijn tot geheimhouding verplicht overeenkomstig artikel 1728 van het Gerechtelijk Wetboek.

Behoudens toestemming van de mediator en van de partijen, zijn de bijeenkomsten in het kader van de mediatie niet toegankelijk voor personen die niet bij de mediatie betrokken zijn. Indien alle partijen daarmee evenwel akkoord gaan, kunnen andere partijen zich voegen bij de mediatie.

De partijen verschijnen in de regel persoonlijk, in voorkomend geval door een of meer vertegenwoordigers, al dan niet bijgestaan door een raadsman. Hun vertegenwoordigers dienen een goede kennis van het geschil te hebben en over de nodige beslissingsbevoegdheid te beschikken om er een einde aan te stellen.

Artikel 10. Vertrouwelijkheid van de mededelingen

Alle mededelingen tussen de partijen en/of de mediator vanaf zijn/haar aanstelling door CEPANI of die door deze worden gedaan in de loop en ten behoeve van de mediatie, zijn vertrouwelijk. Het is partijen verboden om er melding van te maken buiten het kader van de mediatie. Behoudens andersluidend akkoord van de partijen, geldt dit evenwel niet voor het mediatieprotocol, noch voor de kennisgeving van de beëindiging van de mediatie zoals voorzien in artikel 11 hierna, noch voor het akkoord dat tussen partijen zou gesloten worden bij het einde van de mediatie.

Vooraf bestaande documenten of documenten die een partij ontvangt buiten het kader van de mediatie en die medegedeeld worden tijdens de mediatie en ten behoeve ervan tussen partijen, aan de mediator of door de mediator aan de partijen of aan één van hen, zijn niet gedekt door deze vertrouwelijkheidsregel. Zij kunnen, desgevallend, door de partijen gebruikt worden voor andere doelstellingen dan deze van de mediatie, behoudens wanneer zij specifiek onder de dekking van de vertrouwelijkheid van de mediatie werden meegedeeld. Behoudens toestemming van alle partijen in de mediatie, is het de partijen verboden om, op welkdanige wijze dan ook, melding te maken van het feit dat de mededeling van deze documenten gebeurd is in het kader van de mediatie.

Artikel 11. Akkoord / geen akkoord en einde van de mediatie

Akkoord / geen akkoord

1. Wanneer de mediatie tot een akkoord tussen partijen leidt, wordt dit in een gedateerd en door hen en, op verzoek van de partijen door de mediator, ondertekend geschrift vastgelegd. Deze akte bevat de precieze verbintenissen van iedere partij en de afrekening van de mediatiekosten indien die verschilt van hetgeen in het mediatieprotocol werd voorzien.

De mediator stuurt een origineel van dit akkoord aan het secretariaat van CEPANI.

2. Wordt er geen akkoord bereikt, of beslist de mediator dat het voortzetten van de mediatie niet langer zinvol is, dan deelt de mediator dit mee aan het secretariaat van CEPANI en aan de partijen.

Einde van de mediatie

3. Indien de mediatie tot een akkoord leidt, neemt deze een einde door de mededeling van het door de partijen en desgevallend door de mediator ondertekend akkoord aan het secretariaat van CEPANI. De partijen kunnen evenwel overeenkomen, en dit uitdrukkelijk in het akkoord voorzien, dat de mediatie pas later beëindigd zal worden, bijvoorbeeld om de mediator in functie te laten tijdens de uitvoering van het akkoord.

4. Elke partij mag, op ieder ogenblik, weigeren de mediatie voort te zetten. Wanneer de mediatie niet tot een akkoord leidt, stellen de partijen en de mediator dit vast en licht deze laatste of een van de partijen het secretariaat van CEPANI daarover in, met kopie van zijn/haar mededeling aan de andere partijen.

5. Bij mislukking van de mediatie, kan de mediator, behoudens andersluidend beding tussen de partijen, niet de functie van arbiter, vertegenwoordiger of raadsman van een partij vervullen in een arbitrale of gerechtelijke procedure betreffende een geschil dat het voorwerp is geweest van een mediatie.

Artikel 12. Kosten van de mediatie

1. De mediatiekosten omvatten de honoraria en de kosten van de mediator, de administratiekosten van CEPANI, evenals alle kosten in het kader van de mediatie waarmee de partijen akkoord zijn gegaan. Ter dekking van de mediatiekosten moet, vooraleer de mediator door het benoemingscomité of door de voorzitter benoemd wordt, aan CEPANI een provisie voor de mediatiekosten betaald worden. Deze provisie wordt door het secretariaat vastgesteld rekening houdend met het totaalbedrag van de hoofdvordering en de tegenvordering, overeenkomstig de tarieflijst voor mediatie geldig op de aanvangsdatum van de mediatie.

2. De andere kosten en uitgaven verbonden aan de mediatie, zoals uitgaven gedaan door de partijen, behoren niet tot de mediatiekosten. Zij vallen ten laste van de partij die ze maakt, behoudens andersluidend akkoord tussen partijen, dat schriftelijk moet worden vastgelegd.

3. Indien CEPANI in de loop van de procedure, na raadpleging van de mediator, vaststelt dat de oorspronkelijke provisie moet worden aangepast, zal door het secretariaat aan de partijen de betaling van een aanvullende provisie worden gevraagd.

Zowel de oorspronkelijke provisie als de gebeurlijk aanvullende provisie(s) zijn, behoudens andersluidend akkoord tussen partijen, in gelijke delen verschuldigd door elk van de partijen.

Indien aan het verzoek tot betaling van een aanvullende provisie niet wordt voldaan, kan het secretariaat van CEPANI, na raadpleging van de mediator, deze uitnodigen zijn/haar opdracht op te schorten in afwachting van de betaling.

4. Na de beëindiging van de mediatie worden de mediatiekosten verrekend met de door CEPANI ontvangen provisie. Het eventuele saldo wordt, overeenkomstig het akkoord tussen de partijen, aan hen terugbetaald.

SLOTBEPALINGEN

Artikel 13. Beperking van de aansprakelijkheid

De mediator, CEPANI en zijn leden en personeel zijn niet aansprakelijk voor enige handeling of nalatigheid in het kader van een mediatie, behalve in geval van bedrog of zware fout.

Bijlage I: Tarieflijst voor mediatie

Bijlage II: Gedragsregels voor de CEPANI-procedures

Bijlage III: De partijkosten

Bijlage IV:  Bepalingen van het Belgisch gerechtelijk wetboek (zoals gewijzigd op 18 juni 2018)

Download het reglement

TYPE BEDING VOOR MINI-TRIAL

De partijen die naar het mini-trial reglement van CEPANI willen verwijzen, wordt aanbevolen om in hun contracten het hiernavolgende type beding op te nemen.

“De partijen verbinden zich ertoe voor ieder geschil dat uit of met betrekking tot deze overeenkomst mochtontstaan, het mini-trial reglement van CEPANI toe te passen.”

Dit type beding kan worden aangevuld met de volgende bepalingen:

“De zetel van de mini-trial is [    ].” “De taal van de mini-trial is [            ].”

“Indien de mini-trial niet lukt, zal het geschil definitief beslechtworden overeenkomstig het arbitragereglement van CEPANI, door een of meerdere arbiters benoemd conform dit reglement”.

VOORAFGAANDE  BEPALINGEN

Artikel 1. – Belgisch Centrum voor Arbitrage en Mediatie

Het Belgisch Centrum voor Arbitrage en Mediatie (“CEPANI”) is een onafhankelijke instelling die de mini-trial administreert overeenkomstig zijn reglement. Het lost zelf geen geschillen op en oefent niet de taak van voorzitter van het mini-trialcomité uit.

INLEIDING

Artikel 2. Toepassingsgebied

Een mini-trialovereenkomst kan het voorwerp uitmaken van een beding in een contract of kan na het ontstaan van het geschil worden gesloten.

HET INLEIDEN VAN DE PROCEDURE

Artikel 3. Verzoek tot mini-trial

1. De partij die een beroep wenst te doen op de mini-trial overeenkomstig het CEPANI-reglement, dient daartoe een verzoek tot mini-trial in bij het secretariaat.

Het verzoek tot mini-trial bevat onder meer de volgende gegevens:

  1. naam, voornaam en volledige benaming, hoedanigheid, adres, telefoon- en faxnummer, geldig e-mailadres en in voorkomend geval het BTW- nummer van elk der partijen;
  2. een bondige uiteenzetting over de aard en de omstandigheden van het geschil dat aan de vordering ten grondslag ligt;
  3. het onderwerp van de vordering, een samenvatting van de ingeroepen middelen en, indien mogelijk, een raming van de gevorderde bedragen;
  4. naam, voornaam, hoedanigheid, adres en een geldig e-mailadres, telefoon- en faxnummer van de bijzitter die de eiser aanduidt om te zetelen in het mini-trialcomité;
  5. aanwijzingen betreffende de plaats en de taal van de mini-trial en de toepasselijke  rechtsregels.

​Het verzoek moet vergezeld zijn van een kopie van de gesloten overeenkomsten en alleszins van de mini-trialovereenkomst, van de algemene of bijzondere volmacht van de bijzitter, van de briefwisseling tussen de partijen en van alle overige nuttige stukken.

Het verzoek tot mini-trial en de bijlagen bij dit verzoek dienen elektronisch alsook in één papieren exemplaar te worden ingediend.

2. De eiser moet bovendien bij het verzoek tot mini-trial het bewijs voegen van de kennisgeving van het verzoek en de bijlagen hiertoe aan de verweerder.

3. De mini-trial wordt geacht aan te vangen op de dag waarop het secretariaat zowel het verzoek tot mini-trial en de bijlagen bij het verzoek als de betaling van de registratiekosten zoals bepaald in artikel 4 bijlage I.B heeft ontvangen. Het secretariaat bevestigt de aanvangsdatum van de mini-trial aan de partijen.

Artikel 4. Beantwoording van het verzoek tot mini-trial en het instellen van een tegenvordering

1. Binnen een termijn van eenentwintig dagen na de aanvangsdatum van de mini-trial moet de verweerder zijn/haar antwoord op het verzoek tot mini-trial bij het secretariaat indienen.

Het antwoord bevat onder meer de volgende gegevens:

  1. naam, voornaam en volledige benaming, hoedanigheid, adres, telefoon- en faxnummer, geldig e-mailadres en in voorkomend geval het BTW- nummer van de verweerder;
  2. zijn/haar commentaar betreffende de aard en de omstandigheden van het geschil dat aan de vordering ten grondslag ligt;
  3. zijn/haar standpunt over de onderdelen van de vordering, zijn/haar eventuele voorstellen en eigen aanspraken;
  4. naam, voornaam, hoedanigheid, adres en een geldig e-mailadres, telefoon- en faxnummer van de bijzitter die de verweerder aanduidt om te zetelen in het mini-trialcomité;
  5. zijn/haar houding betreffende de plaats en de taal van de mini-trial en de  toepasselijke rechtsregels.

Het antwoord moet vergezeld zijn van de algemene of bijzondere volmacht van de bijzitter en van alle overige nuttige stukken.

Het antwoord en de bijlagen bij dit antwoord dienen elektronisch alsook in één papieren exemplaar te worden ingediend.

2. De verweerder moet bovendien bij het antwoord het bewijs voegen van de kennisgeving, binnen dezelfde termijn van eenentwintig dagen, van het antwoord en bijlagen hiertoe aan de eiser.

3. Elke tegenvordering geformuleerd door een verweerder, moet samen met het antwoord op het verzoek tot mini-trial gebeuren en moet onder meer volgende gegevens bevatten:

  1. een uiteenzetting over de aard en de omstandigheden van het geschil, dat aan de tegenvordering ten grondslag ligt;
  2. het voorwerp van de tegenvordering en, indien mogelijk, een raming van de gevorderde bedragen.

Op gemotiveerd verzoek van de verweerder of zelfs ambtshalve kan het secretariaat de in lid 1 bepaalde termijn verlengen.

Artikel 5. Ontbreken van een prima facie mini-trialovereenkomst

Bij gebrek aan een prima facie mini-trialovereenkomst kan geen mini- trial plaatsvinden, indien de verweerder niet binnen de in artikel 4 voorgeschreven termijn van eenentwintig dagen zijn/haar antwoord op het verzoek tot mini-trial indient of indien hij/zij de mini-trial overeenkomstig het CEPANI-reglement betwist.

Artikel 6. Gevolgen van de mini-trialovereenkomst

1. Indien de partijen overeenkomen een beroep te doen op de mini-trial overeenkomstig het CEPANI-reglement, onderwerpen zij zich aan het reglement, met inbegrip van de bijlagen, dat van toepassing is op het ogenblik van de aanvangsdatum van de mini-trial, tenzij zij uitdrukkelijk overeenkomen om zich te onderwerpen aan het reglement van toepassing op het tijdstip van de totstandkoming van de mini-trialovereenkomst.

2. Behoudens andersluidend beding tussen de partijen, verloopt de procedure in overeenstemming met de bepalingen van dit reglement.

3. De voorzitter van het mini-trialcomité kan, indien hij/zij dit nodig acht en na overleg met zijn/haar bijzitters, van de in dit reglement vastgelegde procedure afwijken.

Artikel 7. Schriftelijke kennisgevingen of mededelingen en termijnen

1. Het verzoek tot mini-trial, het antwoord op het verzoek tot mini-trial, de memories of conclusies en de benoeming van het mini-trialcomité kunnen geldig gebeuren wanneer de kennisgeving of mededeling in elektronische vorm aan een geldig e-mailadres wordt gedaan. In deze gevallen draagt de verzender de bewijslast van de verzending. In geval er geen bekend e-mailadres voorhanden is voor een partij, zal de kennisgeving of mededeling geldig kunnen gebeuren wanneer zij gedaan wordt per koerier tegen ontvangstbewijs, per aangetekende brief of per telefax.

2. Indien een partij vertegenwoordigd wordt door een raadsman, gebeuren de kennisgevingen en mededelingen aan deze laatste, tenzij deze partij anders verzoekt.

De kennisgevingen of mededelingen zijn geldig als zij verstuurd zijn aan het laatst bekende adres van de bestemmeling, zoals dit meegedeeld werd door de bestemmeling zelf of, desgevallend, door de wederpartij.

3. Een kennisgeving of een mededeling verricht in overeenstemming met lid 1 wordt geacht te zijn gedaan, wanneer zij werd ontvangen of zou moeten zijn ontvangen door de partij zelf, haar vertegenwoordiger of haar raadsman.

4. De in dit reglement bepaalde termijnen beginnen te lopen op de dag na die waarop een kennisgeving of mededeling overeenkomstig het voorgaande lid geacht wordt gedaan te zijn. Indien de laatste dag van de verleende termijn een officiële feestdag is of geen werkdag is in het land waar de kennisgeving of mededeling moet worden gedaan, verstrijkt de termijn aan het eind van de eerstvolgende werkdag.

5. Een kennisgeving of mededeling die in overeenstemming met lid 1 van dit artikel verzonden werd vóór of op de laatste dag van de toegekende termijn, wordt geacht tijdig ingediend te zijn.

Artikel 8. Gerechtelijke of arbitrale procedures

1. De partijen verbinden zich ertoe om, gedurende de mini-trialprocedure met betrekking tot het geschil dat geheel of gedeeltelijk aan de voorliggende procedure onderworpen is, geen gerechtelijke noch arbitrale procedure in te leiden of voort te zetten, behoudens ten bewarende titel.

2. Niettegenstaande het bepaalde in het eerste lid van dit artikel kunnen de partijen zich tot de rechter of de arbiter wenden voor het vorderen van voorlopige of bewarende maatregelen. Zij zien hierdoor niet af van de mini-trial.

HET MINI-TRIALCOMITÉ

Artikel 9. Algemene bepalingen

1. Uitsluitend personen die onafhankelijk zijn ten opzichte van de partijen en hun raadslieden en die de gedragsregels voor de CEPANI procedures naleven, kunnen als voorzitter van het mini-trialcomité in een CEPANI-mini-trial optreden.

2. Het benoemingscomité of de voorzitter benoemt de voorzitter van het mini-trialcomité. De partijen kunnen de voorzitter van het mini- trialcomité in onderling akkoord ter aanvaarding voordragen aan het benoemingscomité of de voorzitter.

3. Voor zijn/haar benoeming of bevestiging, ondertekent de voorzitter van het mini-trialcomité een verklaring van aanvaarding, beschikbaarheid en onafhankelijkheid. Hij/zij deelt schriftelijk aan het secretariaat de feiten en omstandigheden mee, die van dien aard zijn dat deze in de ogen van de partijen aanleiding zouden kunnen geven zijn/haar onafhankelijkheid in twijfel te trekken.

Het secretariaat deelt deze informatie schriftelijk mee aan de partijen en stelt een termijn waarbinnen zij eventuele opmerkingen kunnen indienen.

4. Indien in de loop van de arbitrageprocedure zich feiten en omstandigheden voordoen van dezelfde aard als deze vermeld in lid 2 van dit artikel, brengt de voorzitter van het mini-trialcomité deze onmiddellijk schriftelijk ter kennis van het secretariaat en de partijen.

5. De beslissingen van het benoemingscomité of de voorzitter inzake de benoeming, de bevestiging of de vervanging van een voorzitter van het mini-trialcomité zijn niet aanvechtbaar. De motivering van de beslissing wordt niet meegedeeld.

6. Door het aanvaarden van zijn/haar opdracht verbindt de voorzitter van het mini-trialcomité er zich toe om deze tot het einde uit te voeren in overeenstemming met de bepalingen van dit reglement.

7. Behoudens andersluidend beding tussen de partijen, legt de voorzitter van het mini-trialcomité zichzelf het verbod op om de functie van arbiter, vertegenwoordiger of raadsman van een partij te vervullen in een arbitrale of gerechtelijke procedure betreffende het geschil dat het voorwerp is geweest van een mini-trial.

Artikel 10. Samenstelling en taak van het mini-trialcomité

1. Het mini-trialcomité bestaat uit: de voorzitter van het mini-trialcomité en twee bijzitters, die elk de partij die hen heeft aangewezen kunnen verbinden krachtens een algemene of bijzondere volmacht.

2. Wanneer meer dan twee partijen in de mini-trial betrokken zijn, wijst elk der partijen, behoudens andersluidende overeenkomst, één bijzitter aan om deel uit te maken van het mini-trialcomité.

3. Het benoemingscomité of de voorzitter benoemt of bevestigt de voorzitter van het mini-trialcomité wanneer de provisie voor mini- trialkosten voorzien in artikel 21 integraal werd voldaan. Het houdt hierbij meer bepaald rekening met de beschikbaarheid, de kwalificaties en de bekwaamheid van de voorzitter van het mini-trialcomité om de mini-trial te voeren overeenkomstig dit reglement.

4. De voorzitter van het mini-trialcomité heeft de taak om de partijen te helpen om een minnelijke regeling te vinden die een einde maakt aan hun geschil. Dit akkoord tracht hij/zij tot stand te brengen via overleg met zijn/ haar bijzitters.

5. De bijzitter is de hooggeplaatste verantwoordelijke, die door een partij wordt aangewezen om, in naam en voor rekening van de partij die hem/ haar aangewezen heeft en onder leiding van de voorzitter van het mini- trialcomité, te trachten een minnelijke regeling te vinden over het gerezen geschil. De bijzitter kan het ondernemingshoofd zelf of een hoger kaderlid van de partij die hem/haar aanwijst zijn, maar eveneens een derde, zoals een advocaat of iedere andere vertrouwenspersoon aan wie de partij de bevoegdheid verleent om haar te verbinden.

Artikel 11. Vervanging van de voorzitter van het mini-trialcomité

1. Bij overlijden, wraking, behoorlijk aanvaarde terugtrekking, verhindering of op verzoek van alle partijen, wordt de voorzitter van het mini-trialcomité vervangen.

2. De voorzitter van het mini-trialcomité wordt eveneens vervangen indien het benoemingscomité of de voorzitter vaststelt dat deze de jure of de facto verhinderd is zijn/haar functie uit te oefenen of zijn/haar functie niet uitoefent in overeenstemming met de bepalingen van dit reglement of binnen de toegekende termijnen.

In dit geval, neemt het benoemingscomité of de voorzitter een beslissing nadat het de betrokken voorzitter van het mini-trialcomité, de bijzitters en de partijen heeft uitgenodigd om hun opmerkingen schriftelijk aan het secretariaat over te maken, binnen de door het secretariaat bepaalde termijn. Deze opmerkingen worden meegedeeld aan de partijen en aan het mini-trialcomité.

DE MINI-TRIALPROCEDURE

Artikel 12. Overhandiging van het dossier aan het mini-trialcomité

Het secretariaat overhandigt het dossier aan het mini-trialcomité na zijn benoeming en wanneer de provisie voor mini-trialkosten voorzien in artikel 21 integraal werd voldaan.

Artikel 13. Taal van de mini-trial

1. De partijen bepalen in onderling akkoord de taal waarin de mini-trial wordt gevoerd. Bij gebrek aan overeenstemming tussen de partijen bepaalt de voorzitter van het mini-trialcomité, na overleg met zijn/haar bijzitters, de taal of talen van de mini-trial, rekening houdend met de omstandigheden en met name de taal van de overeenkomst.

2. De voorzitter van het mini-trialcomité beslist, na overleg met zijn/haar bijzitters, wie en in welke verhouding de eventuele vertaalkosten draagt.

Artikel 14. Plaats van de mini-trial

1. Het benoemingscomité of de voorzitter bepaalt de plaats van de mini- trial, tenzij de partijen deze zijn overeengekomen.

2. Behoudens andersluidend beding tussen de partijen en na hen geraadpleegd te hebben, kan het mini-trialcomité op elke plaats die het daartoe geschikt acht, zittingen en bijeenkomsten houden.

3. Het mini-trialcomité kan beraadslagen op elke plaats die het daartoe geschikt acht.

Artikel 15. Onderzoek van de zaak

1. De voorzitter van het mini-trialcomité kan, na overleg met zijn/haar bijzitters, de partijen verzoeken bijkomende toelichtingen en stukken voor te leggen.

2. De voorzitter van het mini-trialcomité bepaalt, na overleg met zijn/ haar bijzitters, de dag, het uur en de plaats van een bijeenkomst in aanwezigheid van de partijen.

3. De voorzitter van het mini-trialcomité zit de bijeenkomst voor en biedt de partijen de gelegenheid hun standpunt uiteen te zetten.

4. De zittingen zijn niet openbaar. Behoudens toestemming van het mini-trialcomité en van de partijen zijn de zittingen niet toegankelijk voor personen die niet in het geding betrokken zijn.

5. De partijen verschijnen in persoon, via een behoorlijk daartoe gevolmachtigde en/of raadsman.

6. Na de bijeenkomst overlegt de voorzitter van het mini-trialcomité met zijn/haar bijzitters met het oog op het bereiken van een akkoord. De voorzitter van het mini-trialcomité beschikt hierbij over de ruimste bevoegdheid om te ondernemen wat volgens hem/haar redelijkerwijze een akkoord kan bewerkstelligen. Hij/zij kan te dien einde onder meer in overleg treden met elk van zijn/haar bijzitters afzonderlijk.

Artikel 16. Vertrouwelijkheid van de mini-trial

Tenzij partijen anders zijn overeengekomen, of er een wettelijke verplichting tot bekendmaking is, is de mini-trial vertrouwelijk.

Artikel 17. Vertrouwelijkheid van de mededelingen

Alle mededelingen tussen de partijen en/of de voorzitter van het mini-trialcomité vanaf zijn/haar aanstelling door CEPANI of die door deze worden gedaan in de loop en ten behoeve van de mini-trial zijn vertrouwelijk. Het is partijen verboden om er melding van te maken buiten het kader van de mini-trial. Behoudens andersluidend akkoord van de partijen, geldt dit evenwel niet voor de kennisgeving van de beëindiging van de mini-trial zoals voorzien in artikel 19 hierna, noch voor het akkoord dat tussen partijen zou gesloten worden bij het einde van de mini-trial.

Vooraf bestaande documenten of documenten die een partij ontvangt buiten het kader van de mini-trial en die medegedeeld worden tijdens de mini-trial en ten behoeve ervan tussen partijen, aan de voorzitter van het mini-trialcomité of door de voorzitter van het mini- trialcomité aan de partijen of aan één van hen, zijn niet gedekt door deze vertrouwelijkheidsregel. Zij kunnen, desgevallend, door de partijen gebruikt worden voor andere doelstellingen dan deze van de mini-trial, behoudens wanneer zij specifiek onder de dekking van de vertrouwelijkheid van de mini-trial werden meegedeeld. Behoudens toestemming van alle partijen in de mini-trial, is het de partijen verboden om, op welkdanige wijze dan ook, melding te maken van het feit dat de mededeling van deze documenten gebeurd is in het kader van de mini-trial.

HET AKKOORD EN EINDE VAN DE MINI-TRIAL

Artikel 18. Akkoord

1. Wanneer het overleg tot een akkoord tussen de partijen leidt, wordt dit in een schriftelijke en door de bijzitters, in naam en voor rekening van de partijen, ondertekende akte vastgelegd. Deze akte bevat de precieze verbintenissen van iedere partij.

De voorzitter van het mini-trialcomité stelt vervolgens een proces-verbaal op dat vaststelt dat de partijen een akkoord bereikten en ondertekent dit samen met de bijzitters, die in naam en voor rekening van de partijen ondertekenen. Hij/zij stuurt een kopie van dit proces-verbaal aan het secretariaat.

2. Wordt er geen akkoord bereikt, dan neemt de voorzitter van het mini- trialcomité dit gegeven op in een proces-verbaal dat hij/zij ondertekent en ter kennis brengt van het secretariaat.

Artikel 19. Einde van de mini-trial

1. Indien het overleg tot een akkoord leidt, neemt de mini-trial een einde door de ondertekening door de bijzitters, in naam en voor rekening van de partijen, en de voorzitter van het mini-trialcomité van het proces-verbaal dat het akkoord vaststelt.

2. Indien geen akkoord werd bereikt, neemt de mini-trial een einde door de schriftelijke kennisgeving door de voorzitter van het mini-trialcomité van het proces-verbaal dat dit gegeven vaststelt aan het secretariaat.

3. Indien een partij, na behoorlijk te zijn opgeroepen, niet verschijnt, neemt de mini-trial een einde door de schriftelijke kennisgeving van dit feit door de voorzitter van het mini-trialcomité aan het secretariaat.

4. Elke partij kan te allen tijde weigeren de mini-trial voort te zetten. In dat geval neemt de mini-trial een einde door de schriftelijke kennisgeving van deze weigering aan het secretariaat en aan de voorzitter van het mini- trialcomité, voor zover deze laatste reeds benoemd is.

5. De voorzitter van het mini-trialcomité kan, na overleg met zijn/haar bijzitters, beslissen dat het voortzetten van de mini-trial niet langer gerechtvaardigd is. In voorkomend geval neemt de mini-trial een einde door de schriftelijke kennisgeving van dit feit door de voorzitter van het mini-trialcomité aan het secretariaat.

DE MINI-TRIALKOSTEN

Artikel 20. Aard en bedrag van de mini-trialkosten

1. De mini-trialkosten omvatten het honorarium en de kosten van de voorzitter van het mini-trialcomité, evenals de administratiekosten van CEPANI. Ze worden door het secretariaat vastgesteld rekening houdend met het totaalbedrag van de vorderingen, en overeenkomstig de tarieflijst voor mini-trial geldig op het ogenblik van de aanvangsdatum van de mini-trial.

2. De honoraria en kosten van de bijzitter zijn ten laste van de partij die hem/haar aanstelde. De andere kosten en uitgaven verbonden aan de mini-trial, zoals de uitgaven gedaan door de partijen voor hun verdediging en deze met betrekking tot de bewijsvoering en met de hulp van deskundigen en getuigen, behoren niet tot de mini-trialkosten. Zij vallen ten laste van de partij die ze maakt.

3. Indien bijzondere omstandigheden dit vereisen, kan het secretariaat de mini-trialkosten vaststellen op een hoger of lager bedrag dan wat uit de toepassing van de tarieflijst voor mini-trial voortvloeit.

4. Bij gebrek aan een totale of gedeeltelijke raming van de vorderingen stelt het secretariaat, op basis van de beschikbare elementen, het totaalbedrag van het geschil vast, op basis waarvan de mini-trialkosten zullen worden berekend.

5. In de loop van de procedure kan het secretariaat het bedrag van de mini-trialkosten aanpassen indien uit de omstandigheden van de zaak of uit nieuwe vorderingen blijkt dat het geschil omvangrijker is dan aanvankelijk werd bevonden.

Artikel 21. De provisie voor mini-trialkosten

1. Ter dekking van de mini-trialkosten bepaald overeenkomstig artikel 20, lid 1, moet, voorafgaand aan de benoeming van de voorzitter van het mini- trialcomité door het benoemingscomité of de voorzitter, aan CEPANI een provisie voor mini-trialkosten worden betaald.

2. Indien de mini-trialkosten in de loop van de procedure moeten worden aangepast, geeft dit, op dat ogenblik, aanleiding tot het vaststellen van een aanvullende provisie.

3. Zowel de provisie als de aanvullende provisie is in gelijke delen verschuldigd door de partijen. Iedere partij kan evenwel de totaliteit van de provisie ten laste nemen, indien de andere partij nalaat haar deel van de provisie te betalen.

4. Indien het bedrag van de provisie € 50.000,00 overschrijdt, kan de betaling van de provisie door middel van een bankgarantie geschieden.

5. Indien aan een verzoek tot betaling van een aanvullende provisie niet wordt voldaan, kan het secretariaat, na raadpleging van het mini- trialcomité, het uitnodigen zijn opdracht op te schorten en een termijn van minstens vijftien dagen vaststellen, na verloop van welke de vordering en/of tegenvordering op basis waarvan de aanvullende provisie werd berekend, geacht wordt ingetrokken te zijn. Een dergelijke intrekking verhindert niet dat de betreffende partij op een later tijdstip dezelfde vordering of tegenvordering opnieuw indient.

Artikel 22. Beslissing over de mini-trialkosten

1. Het definitieve eindbedrag van de mini-trialkosten wordt door het secretariaat vastgesteld.

2. Behoudens andersluidend beding tussen de partijen, betalen de partijen een gelijk deel van de mini-trialkosten.

3. Het proces-verbaal dat het tot stand gekomen akkoord tussen de partijen vaststelt, vermeldt de mini-trialkosten, zoals deze definitief werden vastgesteld door het secretariaat en vermeldt het eventuele akkoord van de partijen betreffende de verdeling ervan.

SLOTBEPALINGEN

Artikel 23. Beperking van de aansprakelijkheid

De voorzitter van het mini-trialcomité, CEPANI en zijn leden en personeel zijn niet aansprakelijk voor enige handeling of nalatigheid in het kader van een mini-trial, behalve in geval van bedrog of zware fout.

Bijlage II: Gedragsregels voor de CEPANI-procedures

Bijlage III: De partijkosten

Download het Reglement

TYPE BEDING VOOR  DESKUNDIGENONDERZOEK

De partijen die naar het reglement inzake het deskundigenonderzoek van CEPANI willen verwijzen, wordt aanbevolen om in hun contracten het hiernavolgende type beding op te nemen.

“De partijen verbinden zich ertoe voor alle geschillen die uit of met betrekking tot deze overeenkomst mochten ontstaan, een

deskundigenonderzoek volgens het reglement van CEPANI te laten plaatsvinden.”

Dit type beding kan worden aangevuld met de volgende bepalingen1:

“De zetel van het deskundigenonderzoek is [          ]”. “De taal van het deskundigenonderzoek is [    ]”.

“Het deskundigenonderzoek zal uitgevoerd worden door [een] of [drie] deskundigen”.

“De vaststellingen en besluiten van de deskundige(n) binden de partijen [niet].”

VOORAFGAANDE BEPALINGEN

Artikel 1. Belgisch Centrum voor Arbitrage en Mediatie

Het Belgisch Centrum voor Arbitrage en Mediatie (“CEPANI”) is een onafhankelijke instelling die de procedures van deskundigenonderzoek administreert overeenkomstig dit reglement. Het beslecht zelf geen geschillen en oefent niet de taak van deskundige uit.

HET INLEIDEN VAN DE PROCEDURE

Artikel 2. VerZoek tot deskundigenonderzoek

1. De partij die een beroep wenst te doen op het deskundigenonderzoek overeenkomstig het CEPANI-reglement, dient daartoe een verzoek tot deskundigenonderzoek in bij het secretariaat.

Het verzoek tot deskundigenonderzoek bevat onder meer de volgende gegevens:

  1. naam, voornaam en volledige benaming, hoedanigheid, adres, telefoon- en faxnummer, geldig e-mailadres en in voorkomend geval het BTW- nummer van ieder der partijen;
  2. een bondige uiteenzetting over de aard en de omstandigheden van het geschil, dat aan de vordering ten grondslag ligt;
  1. het doel en de aard van het gevraagde deskundigenonderzoek;
  2. aanwijzingen betreffende de plaats en de taal van het deskundigenonderzoek.

Het verzoek moet vergezeld zijn van een kopie van de gesloten overeenkomsten en alleszins van de overeenkomst tot deskundigenonderzoek en van alle overige nuttige stukken.

Het verzoek tot deskundigenonderzoek en de bijlagen bij dit verzoek dienen elektronisch alsook in één papieren exemplaar te worden ingediend.

De eiser moet bovendien bij het verzoek tot deskundigenonderzoek het bewijs voegen van de kennisgeving van het verzoek en de bijlagen hiertoe aan de verweerder.

1. De procedure wordt geacht aan te vangen op de dag waarop het secretariaat het verzoek tot deskundigenonderzoek en de bijlagen hiertoe, evenals de betaling van de registratiekosten heeft ontvangen. Ieder verzoek tot deskundigenonderzoek moet vergezeld gaan van een betaling van € 750,00 excl. BTW als voorschot op de administratiekosten. Dit bedrag is niet terugvorderbaar en wordt in mindering gebracht op het door de eiser verschuldigd deel van de provisie voor kosten van het deskundigenonderzoek.

Het secretariaat bevestigt de aanvangsdatum van het deskundigenonderzoek aan de partijen.

Artikel 3. Antwoord op het verzoek tot deskundigenonderzoek

1. Binnen een termijn van vijftien dagen na de aanvangsdatum van het deskundigenonderzoek, moet de verweerder zijn antwoord op het verzoek tot deskundigenonderzoek bij het secretariaat indienen.

Het antwoord bevat onder meer de volgende gegevens:

  1. naam, voornaam en volledige benaming, hoedanigheid, adres, telefoon- en faxnummer, geldig e-mailadres en in voorkomend geval het BTW- nummer van de verweerder;
  2. zijn bondige commentaar betreffende de aard en de omstandigheden van het geschil, dat aan de vordering ten grondslag ligt;
  3. zijn standpunt betreffende de door de eiser geformuleerde opdracht;
  4. zijn houding betreffende de taal en de plaats van het deskundigenonderzoek.

Het antwoord en bijlagen bij dit antwoord dienen elektronisch alsook in één papieren exemplaar te worden ingediend.

2. De verweerder moet bovendien bij het antwoord het bewijs voegen van de kennisgeving binnen dezelfde termijn van vijftien dagen, van het antwoord en de bijlagen hiertoe aan de eiser.

3. Op gemotiveerd verzoek van de verweerder of zelfs ambtshalve, kan het secretariaat de in lid 1 bepaalde termijn verlengen.

Artikel 4. Ontbreken van een prima facie overeenkomst tot deskundigenonderzoek

Bij gebrek aan een prima facie overeenkomst tot deskundigenonderzoek, kan geen deskundigenonderzoek plaatsvinden indien de verweerder niet binnen de in artikel 3 voorgeschreven termijn van vijftien dagen zijn antwoord op het verzoek tot deskundigenonderzoek indient of indien hij het deskundigenonderzoek overeenkomstig het CEPANI-reglement betwist.

Artikel 5. Gevolgen van de overeenkomst tot deskundigenonderzoek

1. Indien de partijen overeenkomen een beroep te doen op het deskundigenonderzoek overeenkomstig het CEPANI-reglement, onderwerpen zij zich aan het reglement, met inbegrip van de bijlagen, dat van kracht is op het ogenblik van de aanvangsdatum van het deskundigenonderzoek, tenzij zij uitdrukkelijk overeenkomen om zich te onderwerpen aan het reglement van toepassing op het tijdstip van de totstandkoming van de overeenkomst.

2. Als, niettegenstaande het bestaan van een prima facie overeenkomst tot deskundigenonderzoek, één van de partijen weigert deel te nemen aan het deskundigenonderzoek of zich van deelname onthoudt, zal het deskundigenonderzoek desalniettemin doorgaan.

Artikel 6. Schriftelijke kennisgevingen of mededelingen en termijnen

1. Het verzoek tot deskundigenonderzoek, het antwoord op het verzoek tot deskundigenonderzoek, de memories of conclusies, de benoeming van de deskundige(n), kunnen geldig gebeuren onder voorbehoud van artikel 15, lid 2, wanneer de kennisgeving of mededeling in elektronische vorm aan een geldig e-mailadres wordt gedaan. In deze gevallen draagt de verzender de bewijslast van de verzending. In geval er geen bekend e-mailadres voorhanden is voor een partij, zal de kennisgeving of mededeling geldig kunnen gebeuren wanneer zij gedaan wordt per koerier tegen ontvangstbewijs, per aangetekende brief of per telefax.

2. indien een partij vertegenwoordigd wordt door een raadsman, gebeuren de kennisgevingen en mededelingen aan deze laatste, tenzij deze partij anders verzoekt.

De kennisgevingen of mededelingen zijn geldig als zij verstuurd zijn aan het laatst bekende adres van de bestemmeling, zoals dit meegedeeld werd door de bestemmeling zelf of desgevallend door de tegenpartij.

3. Een kennisgeving of een mededeling verricht in overeenstemming met lid 1, wordt geacht te zijn gedaan wanneer zij werd ontvangen of zou moeten ontvangen zijn door de partij zelf, haar vertegenwoordiger of haar raadsman.

4. De in dit reglement bepaalde termijnen, beginnen te lopen op de dag na die waarop een kennisgeving of mededeling overeenkomstig het voorgaande lid geacht wordt gedaan te zijn. Indien de laatste dag van de verleende termijn een officiële feestdag is of geen werkdag is in het land waar de kennisgeving of mededeling moet worden gedaan, verstrijkt de termijn aan het eind van de eerstvolgende werkdag.

Een kennisgeving of mededeling die in overeenstemming met lid 1 van dit artikel verzonden werd vóór of op de laatste dag van de toegekende termijn, wordt geacht tijdig ingediend te zijn.

DE DESKUNDIGE

Artikel 7. Algemene bepalingen

1. Uitsluitend personen die onafhankelijk zijn ten opzichte van de partijen en hun raadslieden en die de gedragsregels voor de CEPANI procedures naleven, kunnen als deskundige in een CEPANI-deskundigenonderzoek optreden.

2. Het benoemingscomité of de voorzitter benoemt de deskundige(n). De partijen kunnen ook de deskundig(n) in onderling akkoord ter aanvaarding voordragen aan het benoemingscomité of de voorzitter.

3. Voor zijn benoeming of bevestiging, ondertekent de voorgedragen deskundige een verklaring van aanvaarding, beschikbaarheid en onafhankelijkheid. Hij deelt schriftelijk aan het secretariaat de feiten en omstandigheden mee, die van dien aard zijn dat deze in de ogen van de partijen aanleiding zouden kunnen geven zijn onafhankelijkheid in twijfel te trekken.

Het secretariaat deelt deze informatie schriftelijk mee aan de partijen en stelt hen een termijn waarbinnen zij eventuele opmerkingen kunnen indienen.

4. Indien in de loop van de procedure zich feiten en omstandigheden voordoen, van dezelfde aard als deze vermeld in lid 3 van dit artikel, brengt de deskundige deze onmiddellijk schriftelijk ter kennis van het secretariaat en de partijen.

5. De beslissingen van het benoemingscomité of de voorzitter inzake de benoeming, de bevestiging of de vervanging van een deskundige zijn niet aanvechtbaar. De motivering van de beslissingen wordt niet meegedeeld.

6. Door het aanvaarden van zijn opdracht, verbindt iedere deskundige er zich toe om deze tot het einde uit te voeren in overeenstemming met dit reglement.

7. Behoudens met akkoord van de partijen, legt de deskundige zichzelf het verbod op om de functie van arbiter, vertegenwoordiger of raadspersoon van een partij te vervullen in een arbitrale of gerechtelijke procedure betreffende het geschil dat het voorwerp is geweest van een procedure van  deskundigenonderzoek.

Artikel 8. Benoeming van de deskundige

1. Het benoemingscomité of de voorzitter stelt de deskundige aan of bevestigt deze in overeenstemming met de hiernavolgende regels.

2. De partijen bepalen de opdracht van de deskundige(n). Indien de deskundige wordt aangesteld tijdens een arbitrageprocedure, bepaalt het scheidsgerecht na consultatie met de partijen de opdracht van de deskundige. Indien de deskundige wordt aangesteld tijdens een mediatie, bepaalt de mediator na consultatie met de partijen de opdracht van de deskundige.

3. Het benoemingscomité of de voorzitter benoemt of bevestigt de deskundige(n) nadat de in artikel 17 voorziene provisie voor kosten van het deskundigenonderzoek werd betaald door de partijen of één van hen. Het houdt hierbij meer bepaald rekening met de beschikbaarheid, de kwalificaties en de bekwaamheid van de deskundige(n) om het deskundigenonderzoek te voeren overeenkomstig dit reglement.

Artikel 9. Vervanging van de deskundige(n)

1. Bij overlijden, wraking, behoorlijk aanvaarde terugtrekking, verhindering of op verzoek van alle partijen, wordt een deskundige vervangen.

2. Een deskundige wordt eveneens vervangen indien het benoemings- comité of de voorzitter vaststelt dat deze de jure of de facto verhinderd is zijn functie uit te oefenen of zijn functie niet uitoefent in overeenstemming met de bepalingen van dit reglement of binnen de toegekende termijnen.

In dit geval neemt het benoemingscomité of de voorzitter een beslissing nadat het de betrokken deskundige, de eventuele andere deskundigen en de partijen heeft uitgenodigd om hun opmerkingen schriftelijk aan het secretariaat over te maken, binnen de door het secretariaat bepaalde termijn. Deze opmerkingen worden meegedeeld aan de partijen en aan de deskundige(n).

HET DESKUNDIGENONDERZOEK

Artikel 10. Overhandiging van het dossier aan de deskundige(n)

Het secretariaat overhandigt het dossier aan de deskundige(n) na hun benoeming of aanvaarding en wanneer de provisie voor kosten van het deskundigenonderzoek voorzien in artikel 17 integraal werd voldaan.

Artikel 11. Taal van het deskundigenonderzoek

1. De partijen bepalen in onderling akkoord de taal waarin het deskundigenonderzoek wordt gevoerd.

Bij gebrek aan overeenstemming tussen de partijen, bepaalt (bepalen) de deskundige(n) de taal of talen van de procedure, rekening houdend met de omstandigheden en met name de taal van de overeenkomst.

2. De deskundige(n) beslist (beslissen) wie en in welke verhouding de eventuele vertaalkosten draagt.

Artikel 12. Plaats van het deskundigenonderzoek

1. Het benoemingscomité of de voorzitter bepaalt de plaats van het deskundigenonderzoek, tenzij de partijen deze zijn overeengekomen.

2. Behoudens andersluidend beding tussen de partijen en na hen geraadpleegd te hebben, kan (kunnen) de deskundige(n) op elke plaats die hij/zij daartoe geschikt acht(en), zittingen en bijeenkomsten houden.

Artikel 13. Onderzoek van de zaak

1. De deskundige(n) verricht(en) de onderzoeksdaden op tegenspraak binnen de grenzen van de opdracht.

2. De partijen verschijnen in persoon, of via een behoorlijk daartoe gevolmachtigde en/of raadsman.

3. De partijen vergemakkelijken met alle middelen de uitoefening van de opdracht van de deskundige(n), onder meer door de nodige stukken voor te leggen of door toegang te verschaffen tot de plaatsen waar de vereiste vaststellingen en onderzoeken moeten gebeuren.

4. Behoudens andersluidende overeenkomst, verbinden de vaststellingen en adviezen van de deskundige(n) de partijen net als hun contractuele bepalingen.

5. De zittingen zijn niet openbaar. Behoudens toestemming van de deskundige(n) en van de partijen zijn de zittingen niet toegankelijk voor personen die niet in het geding betrokken zijn.

6. Het deskundigenonderzoek is slechts vertrouwelijk, in zoverre de partijen dit overeenkomen.

HET DESKUNDIG VERSLAG EN HET EINDE VAN DE OPDRACHT

Artikel 14. Het deskundigenverslag

De deskundige(n) beëindigt (beëindigen) de opdracht met het opmaken van een definitief verslag waarin het zijn (hun) bevindingen en/of adviezen weergeeft.

Artikel 15. Kennisgeving van het deskundig verslag

1. Wanneer het deskundig verslag werd opgesteld, maakt (maken) de deskundige(n) dit aan het secretariaat over in zoveel originele exemplaren als er partijen zijn, meer een bijkomend origineel exemplaar voor het secretariaat.

2. Het secretariaat brengt een origineel van het door de deskundige(n) ondertekende verslag ter kennis van de partijen per aangetekend schrijven of per koerier tegen ontvangstbewijs en een kopie daarvan per e-mail, voor zover de kosten voor het deskundigenonderzoek volledig aan CEPANI zijn betaald.

DE KOSTEN VAN HET DESKUNDIGENONDERZOEK

Artikel 16. Aard en bedrag van de kosten van het deskundigenonderzoek

1. De kosten voor het deskundigenonderzoek omvatten de honoraria en kosten van de deskundige(n), evenals de administratiekosten van CEPANI. Ze worden door het secretariaat vastgesteld rekening houdend met de aard en omvang van de aan de deskundige(n) toevertrouwde opdracht.

2. De partijkosten omvatten de kosten van de partijen, de kosten voor hun verdediging en deze met betrekking tot de bewijsvoering. Zij behoren niet tot de kosten van het deskundigenonderzoek en zijn ten laste van de partij die ze maakt.

In de loop van de procedure kan het secretariaat het bedrag van de kosten voor het deskundigenonderzoek aanpassen, indien uit de omstandigheden van de zaak of uit nieuwe opdrachten blijkt dat de zaak omvangrijker is dan aanvankelijk werd bevonden.

Artikel 17. De provisie voor kosten van het deskundigenonderzoek

1. Ter dekking van de overeenkomstig artikel 16, lid 1 bepaalde kosten van het deskundigenonderzoek wordt, voorafgaand aan de benoeming of aanvaarding van de deskundige(n) door het benoemingscomité of de voorzitter, en na consultatie met de deskundige, door de partijen aan CEPANI een provisie voor kosten van het deskundigenonderzoek betaald.

2. Bij de benoeming van de deskundige of de omschrijving van zijn opdracht, wordt de provisie vastgesteld in samenspraak met de deskundige.

3. Indien de kosten van het deskundigenonderzoek in de loop van de procedure moeten aangepast worden, geeft dit op, dat ogenblik, aanleiding tot het vaststellen van een aanvullende provisie.

4. Zowel de provisie als de aanvullende provisie is in gelijke delen verschuldigd door de eisende partij en de verwerende partij. Iedere partij kan evenwel de totaliteit van de provisie ten laste nemen, indien de andere partij nalaat haar deel van de provisie te betalen.

5. Indien het bedrag van de provisie € 50.000,00 overschrijdt, kan de betaling ervan door middel van een bankgarantie die onherroepelijk en op eerste verzoek is, geschieden.

6. Indien aan een verzoek tot betaling van een aanvullende provisie niet wordt voldaan, kan het secretariaat, na raadpleging van de deskundige(n), hen uitnodigen hun opdracht op te schorten en een termijn van minstens vijftien dagen vaststellen, na verloop van welke de uitbreiding van de opdracht op basis waarvan de aanvullende provisie werd berekend, geacht wordt ingetrokken te zijn. Een dergelijke intrekking verhindert niet dat de betreffende partij op een later tijdstip dezelfde vordering of tegenvordering opnieuw indient.

Artikel 18. Beslissing over de kosten van het deskundigenonderzoek

1. Het definitieve eindbedrag van de kosten van het deskundigenonderzoek wordt door het secretariaat vastgesteld.

2. Behoudens andersluidend beding tussen de partijen, betalen de partijen een gelijk deel van de kosten van het deskundigenonderzoek.

3. Het definitief deskundigenverslag, vermeldt de kosten van het deskundigenonderzoek, zoals deze definitief werden vastgesteld door het secretariaat en vermeldt het eventuele akkoord van de partijen betreffende de verdeling ervan.

SLOTBEPALINGEN

Artikel 19. Beperking van de aansprakelijkheid

De deskundige(n), CEPANI en zijn leden en personeel zijn niet aansprakelijk voor enige handeling of nalatigheid in het kader van een procedure van deskundigenonderzoek, behalve in geval van bedrog of zware fout.

Bijlage II: Gedragsregels voor de CEPANI-procedures

Bijlage III: De partijkosten

Download het Reglement

TYPE BEDING VOOR DE AANPASSING VAN OVEREENKOMSTEN.

De partijen die naar het reglement inzake de aanpassing van overeenkomsten willen verwijzen, wordt aanbevolen om in hun contracten het hiernavolgende type beding op te nemen.

“De partijen verbinden zich er toe om op verzoek van één van hen toepassing te maken van het reglement van CEPANI betreffende de aanpassing van de overeenkomsten.”

Het advies van de conform dit reglement aangestelde derde geldt als (aanbeveling) of als(beslissing).1

Dit type beding kan worden aangevuld met de volgende bepalingen:

“De zetel van het verloop van de procedure is [            ]”. “De taal van de procedure is [      ]”.

“De procedure tot aanpassing van de overeenkomst zal op verzoek van één der partijen gevolgd worden door een arbitrageprocedure volgens het arbitragereglement  van CEPANI”.

VOORAFGAANDE BEPALINGEN

Artikel 1. – Belgisch Centrum voor Arbitrage en Mediatie

Het Belgisch Centrum voor Arbitrage en Mediatie (“CEPANI”) is een onafhankelijke instelling die de procedures voor de aanpassing van overeenkomsten administreert overeenkomstig dit reglement. Het lost zelf geen geschillen op en oefent niet de taak van derde uit.

ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 2. Toepassingsgebied

1. Dit reglement is van toepassing wanneer één of meerdere partijen beroep willen doen op een derde wiens/wier opdracht erin bestaat hetzij een tussen partijen gesloten overeenkomst aan te passen en te vervolmaken daar waar partijen dit niet deden, hetzij de gemeenschappelijke wilsuiting van partijen die aan de basis van een bepaalde overeenkomst lag aan nieuwe situaties aan te passen.

2. Enkel partijen die de toepasselijkheid van dit reglement in een specifiek beding overeenkwamen, kunnen beroep doen op deze procedure. Volgens de draagwijdte die de partijen haar geven neemt de opdracht van de aan te stellen derde uiteindelijk de vorm van een aanbeveling of een beslissing aan.

HET INLEIDEN VAN DE PROCEDURE

Artikel 3. Verzoek tot aanpassing van de overeenkomsten

1. De partij die een beroep wenst te doen op de procedure tot aanpassing van de overeenkomsten overeenkomstig het CEPANI-reglement dient daartoe een verzoek tot aanpassing van de overeenkomsten in bij het secretariaat.

Het verzoek tot aanpassing van de overeenkomsten bevat onder meer de volgende gegevens:

a)naam, voornaam en volledige benaming, hoedanigheid, adres, telefoon- en faxnummer, geldig e-mailadres en in voorkomend geval het BTW- nummer van ieder der partijen;

b)een bondige uiteenzetting van het standpunt van de eiser; c)aanwijzingen betreffende de plaats en de taal van de procedure en de toepasselijke  rechtsregels;

d)het bewijs van de betaling van de registratiekosten.

Het verzoek moet vergezeld zijn van een kopie van de betreffende overeenkomst(en) en de overeenkomst die de toepasselijkheid van het reglement tot aanpassing van de overeenkomsten voorziet, van de briefwisseling tussen de partijen en van alle overige nuttige stukken.

2. Ieder verzoek tot aanpassing van de overeenkomsten moet vergezeld gaan van een betaling van € 750,00 excl. BTW als voorschot op de administratiekosten. Dit bedrag is niet terugvorderbaar en wordt in mindering gebracht op het door de eiser verschuldigd deel van de provisie voor kosten van de procedure tot aanpassing van de overeenkomsten.

3. Het verzoek tot aanpassing van de overeenkomsten en de bijlagen bij dit verzoek dienen elektronisch alsook in één papieren exemplaar te worden ingediend.

Na ontvangst zendt CEPANI een exemplaar van het eenzijdig verzoek per e-mail aan de wederpartij en/of aan de andere betrokken partijen.

In het geval er geen bekend e-mailadres voorhanden is voor de wederpartij en/of de andere betrokken partij(en), dient het verzoek te worden ingediend in zoveel originele en ondertekende exemplaren als er betrokken partijen zijn, vermeerderd met één exemplaar voor het secretariaat.

Artikel 4. Antwoord op het verzoek tot aanpassing van de overeenkomsten

1. Binnen de twee weken na het doorzenden van het verzoek zoals bedoeld in artikel 3, zal de wederpartij haar hun opmerking omtrent dit verzoek meedelen aan het secretariaat.

Indien binnen voormelde termijn geen reactie van de wederpartij is ontvangen, wordt het verzoek tot aanpassing van de overeenkomsten geacht te zijn afgewezen door de wederpartij.

2. Wanneer het verzoek van slechts één partij uitgaat, wordt de procedure tot aanpassing van de overeenkomsten geacht aan te vangen op de dag waarop het secretariaat het verzoek en de bijlagen hiertoe ter kennis brengt van de andere partij.

Wanneer het verzoek van alle partijen uitgaat, wordt de procedure tot aanpassing van de overeenkomsten geacht aan te vangen op de dag waarop het secretariaat zowel het verzoek en de bijlagen bij het verzoek, als de betaling van de registratiekosten zoals bepaald in artikel 3.1 d) heeft ontvangen.

Het secretariaat bevestigt de aanvangsdatum van de procedure tot aanpassing van de overeenkomsten aan de partijen.

3. Op gemotiveerd verzoek van de andere partij of zelfs ambtshalve kan het secretariaat de in lid 1 bepaalde termijn verlengen.

Artikel 5. Ontbreken van een prima facie overeenkomst tot aanpassing van de overeenkomsten

bij gebrek aan een prima facie overeenkomst tot aanpassing van de overeenkomsten kan geen procedure tot aanpassing van de overeenkomsten plaatsvinden indien de andere partij niet binnen de in artikel 4 voorgeschreven termijn van vijftien dagen zijn antwoord op het verzoek tot aanpassing van de overeenkomsten indient of indien hij de procedure tot aanpassing van de overeenkomsten overeenkomstig het CEPANI-reglement betwist.

Artikel 6. Gevolgen van de overeenkomst tot aanpassing van de overeenkomsten

Indien de partijen overeenkomen een beroep te doen op de procedure tot aanpassing van de overeenkomsten overeenkomstig het CEPANI- reglement, onderwerpen zij zich aan het reglement, met inbegrip van de bijlagen, dat van kracht is op het ogenblik van de aanvangsdatum van de procedure tot aanpassing van de overeenkomsten, tenzij zij uitdrukkelijk overeenkomen om zich te onderwerpen aan het reglement van toepassing op het tijdstip van de totstandkoming van de overeenkomst tot aanpassing van de overeenkomsten.

Artikel 7. Schriftelijke kennisgevingen of mededelingen en termijnen

1. Het verzoek tot aanpassing van de overeenkomsten, het antwoord op het verzoek tot aanpassing van de overeenkomsten, de memories of conclusies en de benoeming van de derde, onder voorbehoud van artikel 17, lid 2, kunnen geldig gebeuren wanneer de kennisgeving of mededeling in elektronische vorm aan een geldig e-mailadres wordt gedaan. In deze gevallen draagt de verzender de bewijslast van de verzending. In geval er geen bekend e-mailadres voorhanden is voor een partij, zal de kennisgeving of mededeling geldig kunnen gebeuren wanneer zij gedaan wordt per koerier tegen ontvangstbewijs, per aangetekende brief of per telefax.

2. Indien een partij vertegenwoordigd wordt door een raadspersoon, gebeuren de kennisgevingen en mededelingen aan deze laatste, tenzij deze partij anders verzoekt.

De kennisgevingen of mededelingen zijn geldig als zij verstuurd zijn aan het laatst bekende adres van de bestemmelling,zoals dit meegedeeld werd door de bestemmeling zelf of desgevallend door de wederpartij.

3. Een kennisgeving of een mededeling, verricht in overeenstemming met lid 1, wordt geacht te zijn gedaan wanneer zij werd ontvangen of zou moeten ontvangen zijn door de partij zelf, haar vertegenwoordiger of haar raadspersoon.

4. De in dit reglement bepaalde termijnen beginnen te lopen op de dag na die waarop een kennisgeving of mededeling overeenkomstig het voorgaande lid geacht wordt gedaan te zijn. Indien de laatste dag van de verleende termijn een officiële feestdag is of geen werkdag is in het land waar de kennisgeving of mededeling moet worden gedaan, verstrijkt de termijn aan het eind van de eerstvolgende werkdag.

Een kennisgeving of mededeling die in overeenstemming met lid 1 van dit artikel verzonden werd vóór of op de laatste dag van de toegekende termijn, wordt geacht tijdig ingediend te zijn.

DE DERDE

Artikel 8. Algemene bepalingen

1. Uitsluitend personen die onafhankelijk zijn ten opzichte van de partijen en hun raadslieden en die de gedragsregels voor de CEPANI procedures naleven, kunnen als derde in een CEPANI-procedure tot aanpassing van de overeenkomsten optreden.

2. Het benoemingscomité of de voorzitter benoemt de derde. De partijen kunnen de derde in onderling akkoord ter aanvaarding voordragen aan het benoemingscomité of de voorzitter.

3. Voor zijn benoeming of bevestiging, ondertekent de voorgedragen derde een verklaring van aanvaarding, beschikbaarheid en onafhankelijkheid. Hij/ zij deelt schriftelijk aan het secretariaat de feiten en omstandigheden mee, die van dien aard zijn dat deze in de ogen van de partijen aanleiding zouden kunnen geven zijn/haar onafhankelijkheid in twijfel te trekken.

Het secretariaat deelt deze informatie schriftelijk mee aan de partijen en stelt hen een termijn waarbinnen zij eventuele opmerkingen kunnen indienen.

4. Indien in de loop van de procedure zich feiten en omstandigheden voordoen, van dezelfde aard als deze vermeld in lid 3 van dit artikel, brengt de derde deze onmiddellijk schriftelijk ter kennis van het secretariaat en de partijen.

5. De beslissingen van het benoemingscomité of de voorzitter inzake de benoeming, de bevestiging of de vervanging van een derde zijn nieT aanvechtbaar. De motivering van de beslissingen wordt niet meegedeeld.

6. Door het aanvaarden van zijn/haar opdracht, verbindt iedere derde er zich toe om deze tot het einde uit te voeren in overeenstemming met de bepalingen van dit reglement.

7. Behoudens met akkoord van de partijen, legt de derde zichzelf het verbod op om de functie van arbiter, vertegenwoordiger of raadspersoon van een partij te vervullen in een arbitrale of gerechtelijke procedure betreffende het geschil dat het voorwerp is geweest van een procedure tot aanpassing van de  overeenkomsten.

Artikel 9. Benoeming van de derde

1. De partijen kunnen in onderling akkoord een derde ter aanvaarding voordragen aan het benoemingscomité of de voorzitter. Bij gebrek aan overeenstemming tussen de partijen binnen een termijn van vijftien dagen na de kennisgeving van het verzoek tot aanpassing van de overeenkomsten aan de andere partij, of binnen een andere termijn die door het secretariaat kan worden bepaald, wordt de derde ambtshalve benoemd door het benoemingscomité of de voorzitter. Indien het benoemingscomité of de voorzitter weigert de voorgedragen derde te aanvaarden, zorgt het binnen een termijn van vijftien dagen na de datum waarop de weigering ter kennis van de partijen wordt gebracht voor vervanging van de geweigerde derde.

2. Het benoemingscomité of de voorzitter benoemt of bevestigt de derde nadat de provisie voor kosten van de procedure tot aanpassing van de overeenkomsten voorzien in artikel 19 werd betaald door de partijen of één van hen. Het houdt hierbij meer bepaald rekening met de beschikbaarheid, de kwalificaties en de bekwaamheid van de derde om de procedure tot aanpassing van de overeenkomsten te voeren overeenkomstig dit reglement.

Artikel 10. Vervanging van de derde

1. Bij overlijden, wraking, behoorlijk aanvaarde terugtrekking, verhindering of op verzoek van alle partijen, wordt de derde vervangen.

2. De derde wordt eveneens vervangen indien het benoemingscomité of de voorzitter vaststelt dat de derde de jure of de facto verhinderd is zijn/haar functie uit te oefenen of zijn/haar functie niet uitoefent in overeenstemming met de bepalingen van dit reglement of binnen de toegekende termijnen.

In dit geval neemt het benoemingscomité of de voorzitter een beslissing nadat het de derde en de partijen heeft uitgenodigd om hun opmerkingen schriftelijk aan het secretariaat over te maken, binnen de door het secretariaat bepaalde termijn. Deze opmerkingen worden meegedeeld aan de partijen en aan de derde.

DE PROCEDURE TOT AANPASSING VAN DE OVEREENKOMSTEN

Artikel 11. Overhandiging van het dossier aan de derde

Het secretariaat overhandigt het dossier aan de derde na zijn/haar benoeming of bevestiging en wanneer de provisie voor de kosten van de procedure tot de aanpassing van de overeenkomsten voorzien in artikel 19 integraal werd voldaan.

Artikel 12. Taal van de procedure tot aanpassing van de overeenkomsten

1. De partijen bepalen in onderlinge overeenstemming de taal of de talen waarin de procedure wordt gevoerd.

Bij gebrek aan overeenstemming tussen de partijen, bepaalt de derde de taal of talen van de procedure, rekening houdend met de omstandigheden en met name de taal van de overeenkomst.

2. De derde beslist wie en in welke verhouding de eventuele vertaalkosten draagt.

Artikel 13. Plaats van de procedure tot aanpassing van de overeenkomsten

1. Het benoemingscomité of de voorzitter bepaalt de plaats van de procedure, tenzij de partijen deze onderling bepaalden.

2. Behoudens andersluidend beding tussen de partijen en na hen geraadpleegd te hebben, kan de derde op elke plaats die hij/zij daartoe geschikt acht, zittingen en bijeenkomsten houden.

3. De derde kan beraadslagen op elke plaats die hij/zij daartoe geschikt acht.

Artikel 14. Onderzoek van de zaak

De derde organiseert vrij de procedure tot aanpassing van de overeenkomsten.

Artikel 15. – Vertrouwelijkheid van de procedure tot aanpassing van de overeenkomsten

Tenzij de partijen anders zijn overeengekomen of er een wettelijke verplichting tot bekendmaking is, is de procedure tot aanpassing van de overeenkomsten vertrouwelijk.

DE BESLISSING OF AANBEVELING EN HET EINDE VAN DE PROCEDURE TOT AANPASSING VAN DE OVEREENKOMSTEN

Artikel 16. De beslissing of aanbeveling van de derde

De derde beëindigt zijn/haar opdracht met het formuleren van zijn/haar bevindingen in een schriftelijke beslissing of aanbeveling.

Artikel 17. Kennisgeving van de beslissing of aanbeveling

1. Wanneer de beslissing of aanbeveling werd opgesteld, maakt de derde deze aan het secretariaat over in zoveel originele exemplaren als er partijen zijn, vermeerderd met één origineel exemplaar voor het secretariaat.

2. Het secretariaat brengt een origineel van de door de derde ondertekende beslissing of aanbeveling ter kennis van de partijen, per aangetekend schrijven of per koerier tegen ontvangstbewijs en een kopie daarvan per e-mail, nadat zij of één van hen de kosten van de procedure tot aanpassing van de overeenkomsten volledig aan CEPANI hebben betaald.

DE KOSTEN VAN DE PROCEDURE TOT AANPASSING VAN DE OVEREENKOMSTEN

Artikel 18. Aard en bedrag van de kosten van de procedure tot aanpassing van de overeenkomsten

1. De kosten van de procedure tot aanpassing van de overeenkomsten omvatten het honorarium en de kosten van de derde evenals de administratiekosten van CEPANI. Ze worden door het secretariaat vastgesteld rekening houdend met de aard en omvang van de aan de derde toevertrouwde opdracht.

2. De andere kosten en uitgaven die verbonden zijn aan de procedure tot aanpassing van de overeenkomsten, zoals de uitgaven gedaan door de partijen, behoren niet tot de kosten tot aanpassing van de overeenkomsten en zijn ten laste van de partij die ze maakt.

3. In de loop van de procedure kan het secretariaat het bedrag van de kosten van de procedure tot aanpassing van de overeenkomsten aanpassen indien uit de omstandigheden van de zaak of uit nieuwe opdrachten blijkt dat de zaak omvangrijker is dan aanvankelijk werd bevonden.

Artikel 19. De provisie voor kosten van de procedure tot aanpassing van de overeenkomsten

1. Ter dekking van de overeenkomstig artikel 18 lid 1 bepaalde kosten van de procedure tot aanpassing van de overeenkomsten wordt, voorafgaand aan de benoeming of aanvaarding van de derde door het benoemingscomité of de voorzitter, door de partijen aan CEPANI een provisie betaald.

2. Indien de kosten van de procedure tot aanpassing van de overeenkomsten in de loop van de procedure moeten aangepast worden, geeft dit, op dat ogenblik, aanleiding tot het vaststellen van een aanvullende provisie.

3. Zowel de provisie als de aanvullende provisie is in gelijke delen verschuldigd door de partijen. Iedere partij kan evenwel de totaliteit van de provisie ten laste nemen, indien de andere partij nalaat haar deel van de provisie te betalen.

4. Indien het bedrag van de provisie € 50.000,00 overschrijdt, kan de betaling ervan door middel van een bankgarantie geschieden.

5. Indien aan het verzoek tot betaling van een aanvullende provisie voor kosten van de procedure tot aanpassing van de overeenkomsten niet wordt voldaan, kan het secretariaat, na raadpleging van de derde, hem/ haar uitnodigen zijn opdracht op te schorten en een termijn van minstens vijftien dagen vaststellen, na verloop van welke de procedure geacht wordt ingetrokken te zijn. Dit verhindert niet dat de betreffende partij op een later tijdstip dezelfde procedure opnieuw indient.

Artikel 20. Beslissing over de kosten van de procedure tot aanpassing van de overeenkomsten

1. Het definitieve eindbedrag van de kosten van de procedure tot aanpassing van de overeenkomsten wordt door het secretariaat vastgesteld.

2. Behoudens andersluidend beding tussen de partijen, betalen de partijen een gelijk deel van de kosten van de procedure tot aanpassing van de overeenkomsten.

3. De beslissing of aanbeveling van de derde vermeldt de kosten van de procedure tot aanpassing van de overeenkomsten, zoals deze definitief werden vastgesteld door het secretariaat en vermeldt het eventuele akkoord van de partijen betreffende de verdeling ervan.

SLOTBEPALINGEN

Artikel 21. – Beperking van de aansprakelijkheid

De derde, CEPANI en zijn leden en personeel zijn niet aansprakelijk voor enige handeling of nalatigheid in het kader van een procedure tot aanpassing van overeenkomsten, behalve in geval van bedrog of zware fout.

Bijlage II: Gedragsregels voor de CEPANI-procedures

Bijlage III: De partijkosten

We vestigen vriendelijk uw aandacht op het gegeven dat de procedure voortaan uitsluitend elektronisch verloopt en dat de kosten van de procedure exclusief BTW zijn.

Tekst van toepassing vanaf 1 januari 2022

Download het volledige reglement voor domeinnaamprocedures 

ARTIKEL 1. – BELGISCH CENTRUM VOOR ARBITRAGE EN MEDIATIE. 2

ARTIKEL 2. – DEFINITIES. 2

ARTIKEL 3. – DE KLACHT. 3

ARTIKEL 4. – INLEIDING VAN DE KLACHT. 5

ARTIKEL 5. – KENNISGEVINGEN.. 6

ARTIKEL 6. – HET ANTWOORD.. 8

ARTIKEL 7. – AANSTELLING VAN DE DERDE-BESLISSER. 10

ARTIKEL 8. – ONAFHANKELIJKHEID VAN DE DERDE-BESLISSER. 10

ARTIKEL 9. – COMMUNICATIE TUSSEN DE PARTIJEN EN DE DERDE-BESLISSER. 11

ARTIKEL 10. – SAMENSTELLEN EN OVERMAKEN VAN HET DOSSIER AAN DE DERDE-BESLISSER. 11

ARTIKEL 11. – ALGEMENE BEVOEGDHEDEN VAN DE DERDE-BESLISSER. 12

ARTIKEL 12. – TAAL EN PLAATS VAN DE PROCEDURE. 12

ARTIKEL 13. – BIJKOMENDE MEMORIES OF STUKKEN – SLUITING VAN DE DEBATTEN.. 13

ARTIKEL 14. – HOORZITTING.. 14

ARTIKEL 15. AFWEZIGHEID VAN REACTIE DOOR ÉÉN VAN DE PARTIJEN.. 14

ARTIKEL 16. – BESLISSING VAN DE DERDE-BESLISSER. 14

ARTIKEL 17. – KENNISGEVING, PUBLICATIE EN UITVOERING VAN DE BESLISSING.. 15

ARTIKEL 18. – BEROEP TEGEN DE BESLISSING VAN DE DERDE-BESLISSER. 15

ARTIKEL 19. – MINNELIJKE SCHIKKING OF ANDERE WIJZEN VAN BEËINDIGING VAN HET GESCHIL – VERHINDERING VAN DE DERDE-BESLISSER. 17

ARTIKEL 20. – GEVOLGEN VAN PROCEDURES VOOR DE RECHTBANKEN.. 18

ARTIKEL 21. – KOSTEN.. 18

ARTIKEL 22. – UITSLUITING VAN AANSPRAKELIJKHEID.. 19

ARTIKEL 23. – ALGEMENE BEPALINGEN.. 19

ARTIKEL 1. – BELGISCH CENTRUM VOOR ARBITRAGE EN MEDIATIE

Het Belgisch Centrum voor Arbitrage en Mediatie “CEPANI” is een onafhankelijke instelling die de procedures voor beslechting van geschillen inzake .be-domeinnamen beheert overeenkomstig dit Reglement.

CEPANI is een VZW met zetel te Stuiversstraat 8, 1000 Brussel, België en met als ondernemingsnummer BE 0413.975.115.

CEPANI is de door de Registratieautoriteit erkende Klachtbeheerder. Het beslecht zelf geen geschillen en oefent niet de taak van een Derde-beslisser uit.

ARTIKEL 2. – DEFINITIES

In dit Reglement betekent:

Antwoord: Een antwoord op de Klacht.

Beleidslijnen van DNS Belgium: de op de website van de Registratieautoriteit (www.dnsbelgium.be) gepubliceerde beleidslijnen voor de geschillenregeling. Deze beleidslijnen zijn opgenomen in de algemene voorwaarden voor domeinnaamregistratie binnen het .be-domein.

Derde-beslisser(s): de persoon of personen benoemd door CEPANI om de Klacht te beslechten.

Domeinnaam: één of meerderen domeinnamen geregistreerd in het .be-domein.

Domeinnaamhouder: de persoon die houder is van een domeinnaam binnen het .be-domein.

Klacht: een vordering gericht tegen een Domeinnaamhouder tot beslissing door een Derde-beslisser overeenkomstig dit Reglement en de Beleidslijnen van DNS Belgium.

Klachtbeheerder: CEPANI, die verantwoordelijk is voor alle administratieve verrichtingen betreffende de domeinnaamprocedure en voor de mededelingen tussen enerzijds de Partijen en anderzijds de Derde-beslisser.

Klager: de partij die een Klacht indient met betrekking tot het houderschap van een door de Registratieautoriteit geregistreerde .be-domeinnaam.

Partij: de Klager of de Domeinnaamhouder.

Registratieautoriteit: de VZW DNS Belgium, met zetel te Ubicenter, Philipssite 5, 3001 LEUVEN, BELGIE, met als ondernemingsnummer BE 0466.158.640, die instaat voor de registratie van de domeinnamen met extensie «.be».

Registratieovereenkomst: de overeenkomst tussen de Domeinnaamhouder en de Registratieautoriteit of haar gemachtigde.

ARTIKEL 3. – DE KLACHT

3.1.      Klachten moeten worden ingeleid bij de Klachtbeheerder overeenkomstig dit Reglement.

3.2.      De Klacht wordt ingediend in portable document format» (pdf). Indien de Klager een ander overdrachtssysteem of andere formaten wenst te gebruiken, dan zal de Klager eerst contact opnemen met de Klachtbeheerder per e-mail naar het adres info@cepani.be om zich ervan te vergewissen of de Klachtbeheerder de Klacht kan ontvangen en lezen. De Klacht is slechts volledig indien ze wordt ingediend per e-mail naar het adres info@cepani.be (voor zwaardere bestanden kan in de e-mail worden verwezen naar een overdrachtssysteem via internet zoals www.wetransfer.com, of ieder gelijkwaardig overdrachtssysteem), is opgesteld conform het in bijlage IV van dit Reglement opgenomen klachtformulier, en ten minste de volgende informatie bevat:

3.2.1.   de vraag om de Klacht te onderwerpen aan een beslissing overeenkomstig dit Reglement en de Beleidslijnen van DNS Belgium;

3.2.2.   de juiste naam, post- en e-mailadressen en telefoonnummers van de Klager, evenals van iedere vertegenwoordiger die voor de Klager optreedt. Vertegenwoordigers, die geen advocaat zijn verbonden aan een balie binnen de Europese Unie, moeten over een bijzondere volmacht beschikken;

3.2.3.   de naam van de Domeinnaamhouder zoals vermeld in de WHOIS databank van de Registratieautoriteit en voor zover beschikbaar op de website www.dnsbelgium.be, evenals alle informatie waarover de Klager beschikt om de Domeinnaamhouder of diens vertegenwoordiger te contacteren (zoals post- en e-mailadressen en telefoonnummers), inclusief informatie verworven uit contacten voorafgaand aan de Klacht. Indien de contactgegevens van de Domeinnaamhouder niet beschikbaar zijn via de WHOIS databank op de website www.dnsbelgium.be, kan een gemotiveerd verzoek om de contactgegevens te verkrijgen voor de Klacht gericht worden aan de Registratieautoriteit per e-mail naar het adres legal@dnsbelgium.be;

3.2.4.   de Domeinnaam die het voorwerp uitmaakt van de Klacht;

3.2.5.   een beschrijving van alle feiten en gronden waarop, overeenkomstig de Beleidslijnen van DNS Belgium, de Klacht gebaseerd is;

3.2.6.   de aanduiding, in overeenstemming met de Beleidslijnen van DNS Belgium, van de verzochte maatregel, zijnde de overdracht of de doorhaling van de Domeinnaam;

3.2.7.   de identificatie van alle andere rechtsprocedures met betrekking tot de Domeinnaam die het voorwerp uitmaakt van de Klacht waarvan de Klager kennis heeft en een kopie van elke tussengekomen beslissing;

3.2.8.   de keuze van de Klager om:

–           ofwel de Domeinnaamhouder de mogelijkheid te geven vrijwillig over te gaan tot uitvoering van de verzochte maatregel, waarna de Klachtbeheerder de Domeinnaamhouder informeert dat indien de verzochte maatregel niet wordt uitgevoerd binnen een termijn van 7 kalenderdagen, de procedure wordt verdergezet en dat, indien de Derde-beslisser in de procedure oordeelt dat de Domeinnaam moet worden overgedragen of doorgehaald, de Domeinnaamhouder gehouden is om de kosten van de domeinnaamprocedure, met vermelding van het concrete bedrag, aan de Registratieautoriteit terug te betalen overeenkomstig de Beleidslijnen van DNS Belgium;

–           ofwel geen mogelijkheid te geven vrijwillig over te gaan tot uitvoering van de verzochte maatregel, in welk geval de procedure verder loopt zonder de kennisgeving hieromtrent aan de Domeinnaamhouder;

3.2.9.   het bewijs van betaling van de in artikel 21 van dit Reglement bepaalde kosten;

3.2.10. de volgende verklaring gevolgd door de rechtsgeldige (elektronische) handtekening van de Klager of diens vertegenwoordiger: «De Klager verklaart zich akkoord dat zijn vorderingen en rechtsmiddelen betreffende de registratie van de Domeinnaam, het geschil of de beslechting van het geschil enkel gericht zijn tegen de Domeinnaamhouder en ziet uitdrukkelijk af, tenzij in geval van opzettelijke fout, van enige vordering tegen a) CEPANI, zijn bestuurders en aangestelden, en b) de Derde-beslisser.

De Klager verklaart dat de informatie die is vervat in deze Klacht naar zijn beste weten volledig en juist is».

3.2.11. een elektronische versie van alle documenten en andere bewijsmiddelen waarop de Klager zich baseert met een genummerde inventaris.

ARTIKEL 4. – INLEIDING VAN DE KLACHT

4.1.      De Klachtbeheerder zal binnen een termijn van 7 kalenderdagen de Klacht nazien op haar volledigheid overeenkomstig artikel 3.2 van dit Reglement. Wanneer de Klacht volledig wordt bevonden, maakt de Klachtbeheerder deze over aan de Domeinnaamhouder met kopie aan de Klager. De Klachtbeheerder informeert de Domeinnaamhouder over de eventuele mogelijkheid tot vrijwillige uitvoering van de verzochte maatregel.

4.2.      Wanneer de Klacht onvolledig wordt bevonden, informeert de Klachtbeheerder de Klager over de tekortkomingen. De Klager beschikt vervolgens over een termijn van 14 kalenderdagen om de tekortkomingen te verbeteren en de Klacht terug te zenden aan de Klachtbeheerder. Bij gebrek aan verbetering en terugzending binnen voormelde termijn wordt de procedure geacht te zijn stopgezet, zonder afbreuk te doen aan het recht van de Klager om een nieuwe Klacht in te dienen. Reeds betaalde bedragen blijven verworven door CEPANI.

4.3.      Indien de Domeinnaamhouder binnen de termijn van 7 kalenderdagen is overgegaan tot vrijwillige uitvoering van de verzochte maatregel, dan neemt de procedure een einde en zal CEPANI de betaalde kosten zoals bepaald in artikel 21 van dit Reglement aan de Klager terugbetalen, verminderd met de administratieve kosten bepaald door CEPANI.

4.4.      De aanvangsdatum van de procedure is de datum waarop de Klachtbeheerder de Klacht overeenkomstig artikel 5.1 van dit Reglement overmaakt aan de Domeinnaamhouder.

4.5.      De Klachtbeheerder deelt de aanvangsdatum van de procedure onmiddellijk mee aan de Klager, de Domeinnaamhouder en de Registratieautoriteit.

ARTIKEL 5. – KENNISGEVINGEN

5.1.      De Klachtbeheerder deelt de Klacht per e-mail mee aan de Domeinnaamhouder. De Klachtbeheerder stuurt eveneens een notificatie van de Klacht per gewone brief op het adres van de Domeinnaamhouder opgenomen in de WHOIS databank van de Registratieautoriteit en op de eventuele bijkomende adressen vermeld in de Klacht volgens artikel 3.2.3 van dit Reglement. Eventuele bijlagen worden enkel per e-mail gestuurd. 5.2.  Alle mededelingen aan de Klachtbeheerder gebeuren per e-mail aan het e-mailadres van CEPANI: info@cepani.be.

5.3.      Alle elektronische documenten worden door CEPANI bewaard tot 10 jaar na de kennisgeving van de eindbeslissing aan de Partijen. Alle originele documenten worden door CEPANI bewaard tot 30 dagen na de kennisgeving van de eindbeslissing aan de Partijen. Na het verstrijken van deze termijn, worden de originele documenten vernietigd, tenzij wanneer een Partij of de Derde-beslisser vóór het verstrijken van deze termijn om de teruggave van haar documenten heeft verzocht.

5.4.      Tenzij anders bepaald in dit Reglement, gebeuren alle kennisgevingen in uitvoering van dit Reglement geldig per e-mail.

5.5.      Mededelingen zullen gebeuren in de taal beschreven in artikel 12 van dit Reglement. Elektronische mededelingen (e-mail) gebeuren volgens de bepalingen vermeld in bijlage VII.

5.6.      Elke Partij mag haar contactgegevens wijzigen door de Klachtbeheerder en de andere Partij in te lichten van de nieuwe contactgegevens met dien verstande dat de wijziging pas effect heeft op de vijfde kalenderdag na datum van de kennisgeving aan de Klachtbeheerder.

5.7.      Tenzij de Derde-beslisser anders beslist, zal elke mededeling voorzien in dit Reglement geacht worden te zijn ontvangen op de datum waarop de mededeling werd verstuurd.

5.8.      Alle termijnen die aanvangen op de dag van ontvangst van een bepaalde mededeling, beginnen te lopen op de dag na die waarop de mededeling geacht wordt te zijn ontvangen overeenkomstig artikel 5.7 van dit Reglement.

5.9.      Vanaf de aanvangsdatum van de procedure geschieden alle mededelingen als volgt:

5.9.1.   door een Partij aan de Derde-beslisser en, omgekeerd, door de Derde-beslisser aan de Partijen, in overeenstemming met de bepalingen van artikel 9 van dit Reglement: langs de Klachtbeheerder om;

5.9.2.   door de Klachtbeheerder aan een Partij met een kopie aan de andere Partij en aan de Derde-beslisser, voor zover deze reeds benoemd is; en

5.9.3.   door een Partij aan de Klachtbeheerder met een kopie aan de andere Partij.

5.10.    Indien de laatste dag van een termijn geen werkdag is in het land waar de kennisgeving moet worden gedaan, verstrijkt de termijn aan het eind van de eerstvolgende werkdag.

5.11.    Wanneer een verzendende Partij een bewijs van niet-ontvangst van een mededeling ontvangt, zal zij de Klachtbeheerder hiervan onmiddellijk op de hoogte brengen. De Klachtbeheerder informeert de Derde-beslisser hiervan, indien deze reeds werd benoemd. Alle verdere mededelingen en antwoorden hierop zullen gebeuren op de wijze opgelegd door de Derde-beslisser of door de Klachtbeheerder.

ARTIKEL 6. – HET ANTWOORD

6.1.      Binnen een termijn van 21 kalenderdagen na de aanvangsdatum van de procedure moet de Domeinnaamhouder zijn Antwoord aan de Klachtbeheerder sturen.

6.2.      Het Antwoord wordt ingediend in «portable document format» (pdf). Indien de Domeinnaamhouder een ander overdrachtssysteem of andere formaten wenst te gebruiken, dan zal de Domeinnaamhouder eerst contact opnemen met de Klachtbeheerder per e-mail naar het adres info@cepani.be om zich er van te vergewissen of de Klachtbeheerder het Antwoord kan ontvangen en lezen. Het Antwoord is slechts volledig indien het wordt ingediend per e-mail naar het adres info@cepani.be (voor zwaardere bestanden kan in de e-mail worden verwezen naar een overdrachtssysteem via internet zoals www.wetransfer.com, of ieder gelijkwaardig overdrachtssysteem), is opgesteld conform het in bijlage V van dit Reglement opgenomen antwoordformulier, en ten minste de volgende informatie bevat:

6.2.1.   een antwoord op de feiten en gronden van de Klacht en de argumenten om de registratie van de Domeinnaam te behouden;

6.2.2.   de juiste naam, post- en e-mailadressen en telefoonnummers van de Domeinnaamhouder, evenals van iedere vertegenwoordiger die voor de Domeinnaamhouder optreedt; Vertegenwoordigers, die geen advocaat zijn verbonden aan een balie binnen de Europese Unie, moeten over een bijzondere volmacht beschikken;

6.2.3.   de identificatie van iedere andere  rechtsprocedure met betrekking tot de Domeinnaam die het voorwerp uitmaakt van de Klacht en waarvan de Domeinnaamhouder kennis heeft, samen met een kopie van elke tussengekomen beslissing voor zover deze niet reeds met de Klacht werd meegedeeld;

6.2.4.   de bevestiging dat een kopie van het Antwoord en de bijlagen hierbij per e-mail toegestuurd werden aan de Klager op het e-mailadres vermeld in artikel 3.2.2 van dit Reglement;

6.2.5.   de hiernavolgende verklaring, gevolgd door de rechtsgeldige (elektronische) handtekening van de Domeinnaamhouder of diens vertegenwoordiger: «De Domeinnaamhouder verklaart zich akkoord dat zijn vorderingen en rechtsmiddelen betreffende de registratie van de domeinnaam, het geschil of de beslechting van het geschil enkel zullen gericht zijn tegen de Klager en ziet uitdrukkelijk af, tenzij in het geval van opzettelijke fout, van enige vordering tegen a) CEPANI, zijn bestuurders en aangestelden en b) de Derde-beslisser.

De Domeinnaamhouder bevestigt dat de informatie die dit Antwoord bevat naar zijn beste weten volledig en juist is.»;

6.2.6.   een elektronische versie van alle documenten en andere bewijsmiddelen waarop de Domeinnaamhouder zich baseert met een genummerde inventaris.

6.3.      Op verzoek van de Domeinnaamhouder of ambtshalve kan de Klachtbeheerder de termijn waarbinnen het Antwoord moet worden geformuleerd verlengen. De termijn kan eveneens worden verlengd door een bevestiging van beide Partijen, voor zover deze bevestiging door de Klachtbeheerder werd goedgekeurd.

6.4.      Wanneer de Domeinnaamhouder geen Antwoord toestuurt, zal de procedure onverkort voortgang vinden en zal de Derde-beslisser het geschil beslechten enkel op basis van de Klacht.

6.5.      De Klachtbeheerder zal binnen een termijn van 7 kalenderdagen het Antwoord nazien op zijn volledigheid overeenkomstig artikel 6.2 van dit Reglement. Wanneer het Antwoord onvolledig wordt bevonden, informeert de Klachtbeheerder de Domeinnaamhouder over de tekortkomingen. De Domeinnaamhouder beschikt vervolgens over een termijn van 14 kalenderdagen om de tekortkomingen te verbeteren en het Antwoord terug te zenden aan de Klachtbeheerder. Bij gebrek aan verbetering en terugzending binnen voormelde termijn, zal de procedure onverkort voortgang vinden en zal de Derde-beslisser het geschil beslechten op basis van het Antwoord zoals ingediend.

ARTIKEL 7. – AANSTELLING VAN DE DERDE-BESLISSER

7.1.      Het Benoemingscomité of de Voorzitter van CEPANI stelt uiterlijk binnen een termijn van 7 kalenderdagen na ontvangst van het Antwoord of na het verstrijken van de daarvoor toegekende termijn, een Derde-beslisser aan uit de lijst van erkende Derde-beslissers die op de CEPANI website wordt gepubliceerd.

7.2.      Na de aanstelling van de Derde-beslisser, deelt de Klachtbeheerder aan de Partijen de identiteit mee van de Derde-beslisser, evenals de termijn waarbinnen de Derde-beslisser de beslissing moet toesturen aan de Klachtbeheerder.

ARTIKEL 8. – ONAFHANKELIJKHEID VAN DE DERDE-BESLISSER

Uitsluitend personen die onafhankelijk zijn ten opzichte van de Partijen en hun raadslieden kunnen als Derde-beslisser worden benoemd.

Voordat de Derde-beslisser haar/zijn benoeming aanvaardt, vervolledigt en ondertekent de Derde-beslisser een verklaring van beschikbaarheid, aanvaarding en onafhankelijkheid (bijlage II). Hierin deelt de Derde-beslisser schriftelijk aan de Klachtbeheerder de feiten en omstandigheden mee, die er zouden kunnen toe leiden haar/zijn onafhankelijkheid in de ogen van de Partijen in twijfel te trekken.

Wanneer nadien in de loop van de procedure nieuwe omstandigheden aan het licht komen die gerechtvaardigde twijfel omtrent de onafhankelijkheid van de Derde-beslisser kunnen doen ontstaan, deelt de Derde-beslisser onmiddellijk deze omstandigheden mee aan de Klachtbeheerder.

De Klachtbeheerder heeft de bevoegdheid om op basis van deze mededeling aan het Benoemingscomité of de Voorzitter van CEPANI te vragen de Derde-beslisser te vervangen.

Door het aanvaarden van de benoeming, verbindt iedere Derde-beslisser zich ertoe de opdracht tot het einde uit te voeren in overeenstemming met dit Reglement.

ARTIKEL 9. – COMMUNICATIE TUSSEN DE PARTIJEN EN DE DERDE-BESLISSER

Geen van de Partijen, noch enig persoon handelend voor één der Partijen mag op enigerlei wijze rechtstreeks of onrechtstreeks contact hebben met de Derde-beslisser.

ARTIKEL 10. – SAMENSTELLEN EN OVERMAKEN VAN HET DOSSIER AAN DE DERDE-BESLISSER

De Klachtbeheerder stuurt het dossier via e-mail naar de Derde-beslisser bij diens benoeming. Een Derde-beslisser kan steeds de mededeling van de originele stukken bevelen. De originele stukken dienen in dat geval naar keuze van de Derde-beslisser ofwel te worden verzonden naar de zetel van de Klachtbeheerder waar de Derde-beslisser ze kan raadplegen, of, indien dit door uitzonderlijke omstandigheden niet mogelijk is, rechtstreeks naar de Derde-beslisser.

ARTIKEL 11. – ALGEMENE BEVOEGDHEDEN VAN DE DERDE-BESLISSER

11.1.    De Derde-beslisser leidt in overeenstemming met dit Reglement, de Beleidslijnen van DNS Belgium en de Registratieovereenkomst de procedure op de wijze die zij/hij geschikt acht.

11.2.    De Derde-beslisser waakt er steeds over dat de Partijen gelijk worden behandeld en dat elke Partij haar rechten kan doen gelden.

11.3.    De Derde-beslisser behartigt een vlot verloop van de procedure. De Derde-beslisser kan op verzoek van een Partij of ambtshalve – ten uitzonderlijke titel – de termijnen bepaald in dit Reglement verlengen of de debatten heropenen.

11.4.    De Derde-beslisser oordeelt over de toelaatbaarheid, relevantie en bewijswaarde van het bewijsmateriaal.

11.5.    Het Benoemingscomité of de Voorzitter van CEPANI beslist ambtshalve of op vraag van een Partij over de samenvoeging van verschillende Klachten, rekening houdend met het samenhangend of onsplitsbaar karakter van de geschillen. Deze beslissing is definitief.

ARTIKEL 12. – TAAL EN PLAATS VAN DE PROCEDURE

12.1.    Tenzij Partijen anders overeenkomen, is de taal van de procedure de taal aangeduid bij de registratie of de verlenging van de registratie van de Domeinnaam in de WHOIS databank van de Registratieautoriteit beschikbaar op de website www.dnsbelgium.be. Indien deze informatie niet beschikbaar is via de WHOIS databank op de website www.dnsbelgium.be, dan kan deze informatie opgevraagd worden bij de Registratieautoriteit via e-mail naar het adres legal@dnsbelgium.be. In bijzondere omstandigheden kan de Derde-beslisser de taal wijzigen.

12.2.    De Derde-beslisser mag eisen dat bij ieder document dat wordt toegestuurd in een andere taal dan de taal van de procedure, een volledige of gedeeltelijke vertaling wordt gevoegd in de taal van de procedure. Bij gebrek aan mededeling van de gevraagde vertaling, kan de Derde-beslisser het document uit de debatten weren.

12.3.    De plaats van de procedure is de zetel van de Klachtbeheerder.

ARTIKEL 13. – BIJKOMENDE MEMORIES OF STUKKEN – SLUITING VAN DE DEBATTEN

De debatten worden geacht te zijn gesloten na het verstrijken van een termijn van 7 kalenderdagen na de aanstelling van de Derde-beslisser. Tijdens deze termijn kan de Klager de Derde-beslisser verzoeken om een aanvullende termijn om een wederwoord in te dienen. Dit verzoek en de eventuele stukken worden in overeenstemming met de bepalingen van artikel 9 van dit Reglement aan de Klachtbeheerder gericht, die ze onverwijld aan de Derde-beslisser overmaakt. De Derde-beslisser beslist over de inwilliging van dit verzoek en treft zo nodig schikkingen voor het verdere verloop van de procedure.

Indien de Derde-beslisser meent dat het dossier onvolledig is, kan de Derde-beslisser de Partijen uitnodigen aanvullende informatie over te maken. De Derde-beslisser respecteert hierbij steeds het principe van de tegenspraak.

ARTIKEL 14. – HOORZITTING

Partijen worden alleen gehoord indien de Derde-beslisser dit beslist. Dit gebeurt op tegenspraak, op de wijze gekozen door de Derde-beslisser en bij voorkeur via een video-conferentie.

ARTIKEL 15. AFWEZIGHEID VAN REACTIE DOOR ÉÉN VAN DE PARTIJEN

Wanneer een Partij niet reageert binnen de door dit Reglement of de Derde-beslisser vastgestelde termijnen, kan de Derde-beslisser overgaan tot het nemen van de beslissing.

ARTIKEL 16. – BESLISSING VAN DE DERDE-BESLISSER

16.1.    De Derde-beslisser oordeelt over de Klacht met inachtneming van de standpunten van de Partijen en in overeenstemming met de Beleidslijnen van DNS Belgium, de Registratieovereenkomst en dit Reglement.

16.2.    De Derde-beslisser bezorgt de beslissing over de Klacht in «portable document format»  (pdf) aan de Klachtbeheerder binnen een termijn van 14 kalenderdagen na de sluiting van de debatten overeenkomstig artikel 13 van dit Reglement.

16.3.    De beslissing van de Derde-beslisser is (elektronisch) ondertekend, is voorzien van de omstandige redenen waarop zij is gebaseerd, met aanduiding van de datum waarop de beslissing werd genomen, en bevat de identiteit van de Derde-beslisser.

16.4.    Indien de Derde-beslisser na onderzoek van de zaak oordeelt dat de Klacht te kwader trouw werd ingediend, stelt de Derde-beslisser in de beslissing het misbruik van de procedure vast.

ARTIKEL 17. – KENNISGEVING, PUBLICATIE EN UITVOERING VAN DE BESLISSING

17.1.      Binnen een termijn van 7 kalenderdagen na de ontvangst van de beslissing van de Derde-beslisser, deelt de Klachtbeheerder de volledige tekst van de beslissing mee aan elke Partij en aan de Registratieautoriteit. In deze mededeling vermeldt de Klachtbeheerder ook de datum waarop de termijn vervalt voor het instellen van hoger beroep overeenkomstig artikel 18.1 van dit Reglement.

17.2.    Wanneer de Derde-beslisser de Klacht gegrond verklaart en beslist tot de overdracht of de doorhaling van de Domeinnaam, zal de Registratieautoriteit deze beslissing na het verstrijken van een termijn van 14 kalenderdagen na de kennisgeving van de beslissing aan de Partijen uitvoeren, tenzij de Domeinnaamhouder binnen deze termijn hoger beroep instelt overeenkomstig artikel 18 van dit Reglement. In dit laatste geval, blijft de  Domeinnaam «on hold» tot wanneer er definitief beslist wordt in hoger beroep.

17.3.    Tenzij de Derde-beslisser anders beslist, publiceert de Klachtbeheerder de beslissing op de publiek toegankelijke website van de Klachtbeheerder: www.cepani.be.

ARTIKEL 18. – BEROEP TEGEN DE BESLISSING VAN DE DERDE-BESLISSER

18.1.    Iedere Partij heeft het recht om binnen een termijn van 14 kalenderdagen vanaf de kennisgeving van de beslissing van de Derde-beslisser hiertegen hoger beroep in te stellen. Het hoger beroep wordt ingesteld door het indienen van een verzoek tot hoger beroep en door de betaling van de beroepskosten (artikel 21 van dit Reglement).

18.2.    Het verzoek tot hoger beroep wordt ingediend in «portable document format» (pdf). Indien de appellant een ander overdrachtssysteem of andere formaten wenst te gebruiken, dan zal de appellant eerst contact opnemen met de Klachtbeheerder per e-mail naar het adres info@cepani.be om er zich van te vergewissen of de Klachtbeheerder de documenten kan ontvangen en lezen. Het verzoek tot hoger beroep is slechts volledig indien het wordt ingediend per e-mail naar het adres info@cepani.be (voor zwaardere bestanden kan in de e-mail worden verwezen naar een overdrachtssysteem via internet zoals www.wetransfer.com, of ieder gelijkwaardig overdrachtssysteem) en is opgesteld conform het in bijlage VI van dit Reglement opgenomen formulier.

18.3.    Het verzoek tot hoger beroep bevat naast de identiteit van de Partijen, het identificatienummer van de beslissing waartegen het beroep wordt ingesteld en de identiteit van de Derde-beslisser, een gedetailleerde uiteenzetting van de feiten en gronden waarop het beroep is gesteund, gevolgd door een rechtsgeldige (elektronische) handtekening.

18.4.    Binnen een termijn van 7 kalenderdagen na de datum waarop de Klachtbeheerder zowel het verzoek tot hoger beroep, als de betaling van de beroepskosten heeft ontvangen, deelt de Klachtbeheerder het verzoek tot hoger beroep per e-mail mee aan de andere Partij. Bij ontvangst van een bewijs van niet-ontvangst van deze mededeling, deelt de Klachtbeheerder het verzoek tot hoger beroep mee aan de andere Partij bij aangetekend schrijven.

18.5.    De geïntimeerde kan binnen een termijn van 14 kalenderdagen na ontvangst van de mededeling een antwoord indienen. Dit antwoord bevat een gedetailleerde uiteenzetting van de feiten en gronden waarom het beroep wordt betwist.

18.6.    Binnen een termijn van 7 kalenderdagen na de ontvangst van het antwoord of na het verstrijken van de termijn hiertoe, stelt het Benoemingscomité of de Voorzitter van CEPANI uit de lijst van erkende Derde-beslissers een college van drie Derde-beslissers (het Beroepscollege) aan, waarvan één als voorzitter. Elk van deze Derde-beslissers moet voldoen aan de onafhankelijkheidsvoorwaarden zoals uiteengezet in artikel 8 van dit Reglement.

18.7.    De bepalingen van de artikelen 13, 14, 15, 16 en 17 van dit Reglement zijn van toepassing op het Beroepscollege, behalve dat:

  • het Beroepscollege in principe haar beslissing moet nemen binnen een termijn van 30 kalenderdagen na de sluiting van de debatten;
  • de beslissing van het Beroepscollege niet meer vatbaar is voor hoger beroep;
  • de beslissing van het Beroepscollege afzonderlijk (elektronisch) ondertekend wordt door elke Derde-beslisser waarna het ondertekende exemplaar wordt overmaakt aan de Klachtbeheerder; en
  • de Klachtbeheerder, na ontvangst van de (elektronisch) ondertekende beslissing, minstens het door de voorzitter ondertekende exemplaar overmaakt aan de Partijen.

ARTIKEL 19. – MINNELIJKE SCHIKKING OF ANDERE WIJZEN VAN BEËINDIGING VAN HET GESCHIL – VERHINDERING VAN DE DERDE-BESLISSER

19.1.    Wanneer de Partijen, voordat de Derde-beslisser een beslissing heeft genomen, tot een minnelijke regeling komen, brengen zij de Klachtbeheerder hiervan op de hoogte. De Klachtbeheerder informeert op zijn beurt de Registratieautoriteit en de Derde-beslisser of het Beroepscollege. De Derde-beslisser of het Beroepscollege gaat na of alle Partijen de minnelijke regeling hebben bevestigd en verklaart in dat geval de procedure beëindigd.

19.2.    Wanneer, voordat de Derde-beslisser of het Beroepscollege een beslissing heeft genomen, blijkt dat om eender welke reden het niet nodig of onmogelijk is de procedure voort te zetten, maakt de Derde-beslisser of het Beroepscollege haar/zijn voornemen om de procedure te beëindigen kenbaar en verklaart deze binnen een redelijke termijn hierna beëindigd, tenzij een Partij binnen de door de Derde-beslisser of het Beroepscollege opgelegde termijn hiertegen een gerechtvaardigd bezwaar uit.

19.3.    Bij verhindering van een Derde-beslisser om eender welke reden, voorziet het Benoemingscomité of de Voorzitter van CEPANI in diens vervanging en geeft hiervan kennis aan de Partijen. In voorkomend geval, past de Klachtbeheerder de toegekende termijnen aan.

19.4.    In alle voormelde gevallen blijven de kosten zoals gedefinieerd in artikel 21.1 van dit Reglement verworven door de Klachtbeheerder.

ARTIKEL 20. – GEVOLGEN VAN PROCEDURES VOOR DE RECHTBANKEN

20.1.    Indien voorafgaand aan of tijdens de procedure een geding werd ingeleid voor een rechtbank met betrekking tot de Domeinnaam, oordeelt de Derde-beslisser of het Beroepscollege of de procedure geheel of ten dele wordt geschorst.

20.2.    Indien een Partij tijdens de procedure een geding start voor een rechtbank, informeert zij de Klachtbeheerder hiervan onmiddellijk. Zij deelt tevens een kopie mee van het stuk waarmee het rechtsgeding werd ingeleid.

ARTIKEL 21. – KOSTEN

21.1.    De kosten van de procedure worden bepaald overeenkomstig de tarieflijst voor geschillen inzake domeinnamen (bijlage I) die integraal deel uitmaakt van dit Reglement en vallen ten laste van de Klager. De kosten omvatten de erelonen en kosten van de Derde-beslisser(s) evenals de administratieve kosten van de Klachtbeheerder. Zij moeten tegelijkertijd met het indienen van de Klacht en/of het verzoek tot hoger beroep aan de Klachtbeheerder worden betaald.

21.2.    Tot aan de ontvangst van het integrale bedrag van de kosten stelt de Klachtbeheerder geen enkele handeling met betrekking tot de Klacht en/of het verzoek tot hoger beroep.

21.3.    Wanneer de Klachtbeheerder binnen een termijn van 10 kalenderdagen na de ontvangst van de Klacht of het verzoek tot hoger beroep, geen volledige betaling van de kosten heeft ontvangen, wordt de Klacht of het verzoek tot hoger beroep geacht te zijn teruggetrokken.

21.4.    Indien de voortgang van de procedure bijzondere prestaties vergt waarvan de kost redelijkerwijze niet gedekt is door de gevraagde kosten, worden deze prestaties slechts vervuld na storting door de meest gerede partij van het door de Klachtbeheerder vastgestelde bedrag voor aanvullende kosten.

21.5.    In elk geval blijven de reeds betaalde bedragen verworven door de Klachtbeheerder, zonder afbreuk te doen aan artikel 4.3 van dit Reglement.

ARTIKEL 22. – UITSLUITING VAN AANSPRAKELIJKHEID

Tenzij in geval van opzettelijke of zware fout, is i) noch CEPANI, haar bestuurders en aangestelden, en ii) noch de Derde-beslisser aansprakelijk ten opzichte van een Partij of de Registratieautoriteit voor een daad of nalatigheid met betrekking tot de procedure die krachtens dit Reglement wordt gevoerd.

ARTIKEL 23. – ALGEMENE BEPALINGEN

De meest recente versie van dit Reglement is beschikbaar op de website van CEPANI (www.cepani.be). CEPANI behoudt zich het recht voor dit Reglement te allen tijde te wijzigen. Een Klacht wordt altijd alleen beheerst door het reglement dat van toepassing is op het ogenblik van de indiening ervan.

BIJLAGEN

Bijlage I: Kostenregeling

Bijlage II: Onafhankelijkheidsverklaring

Bijlage III: Erkende derde beslissers

Bijlage IV: Klachtformulier

Bijlage V: Antwoordformulier

Bijlage VI: Hoger beroep

Bijlage VII: Technische bepalingen